Een boeking maken in dagboek memoriaal

1. Wat is het dagboek memoriaal?

Het dagboek memoriaal gebruik je voor boekingen die niet via een verkoopfactuur, inkoopfactuur, banktransactie of kasboeking worden verwerkt. Een dagboek is gekoppeld aan een grootboekrekening in het grootboekrekenschema. In het grootboekrekenschema vind je alle dagboeken van je administratie terug, waaronder het dagboek memoriaal.

2. Wat kun je boeken in het dagboek memoriaal?

Gebruik het dagboek Memoriaal uitsluitend voor (financiële) boekingen die niet via een ander dagboek kunnen worden verwerkt of die niet in een ander dagboek thuishoren. Denk hierbij aan correctieboekingen, afschrijvingen, loonjournaalposten en overige memoriaalboekingen.

3. Een boeking maken in het dagboek memoriaal

Met een memoriaalboeking verwerk je handmatig een financiële mutatie in je administratie. Bij het maken van een boeking geef je aan welke grootboekrekeningen worden gedebiteerd en gecrediteerd. Controleer vooraf altijd of de boeking niet via een ander dagboek kan worden verwerkt.

4. Zo maak je een memoriaalboeking

1. Open je administratie.
2. Klik bovenin op Boekhouden en ga naar Dagboeken.
3. Je ziet daar een overzicht van je dagboeken.
4. Klik op het plus teken in de regel van je dagboek memoriaal en kies voor Nieuwe boeking. Het plus teken verschijnt als je met je muis over de regel gaat.
5. Vul de boekingsdatum in en omschrijving in.
6. Maak de juiste boekingsregels aan.
7. Klik op Opslaan. De boeking staat nu in het dagboek Tussenrekening memoriaal.
   
   

Een memoriaalboeking kopiëren (herhalen)
Je kunt ook een memoriaalboeking kopiëren, dit is bijvoorbeeld handig bij afschrijvingen of salarissen.

1. Klik op de knop +Nieuw → klik op het dagboek memoriaal.
2. Vul de boekingsdatum in → Vul de omschrijving in.
3. Ga naar de boekingsregel → Maak hier de gewenste regels aan.
4. Klik op Opslaan.
5. Open daarna de zojuist gemaakte boeking.
6. Klik rechtsboven op Herhalen.
7. Vul de velden Herhalen vanaf en Aantal maanden in.
8. Klik op Opslaan. De boeking wordt nu herhaald (gekopieerd).

5. Voorbeelden van memoriaalboekingen

Hieronder zie je een aantal voorbeeldboekingen van veelvoorkomende situaties in het dagboek Tussenrekening Memoriaal.

Boekhouden → Dagboeken → Tussenrekening memoriaal.

1. Een creditfactuur maken en verrekenen met de originele factuur
Als de originele factuur nog niet door de klant is betaald en je daarna een creditfactuur hebt aangemaakt, kun je beide het beste tegen elkaar wegboeken in het dagboek Tussenrekening memoriaal. Op die manier tellen ze niet langer mee als openstaande posten.

Hoe maak ik een creditfactuur?
Een creditfactuur maak je op dezelfde manier als een gewone factuur. Het enige verschil is dat je het aantal dat je wilt crediteren negatief invoert (–). Daardoor worden de bedragen op de factuur automatisch negatief.

In de afbeelding hieronder zie je hoe de originele factuur en de creditfactuur tegen elkaar worden weggeboekt in het dagboek Tussenrekening memoriaal.

Meer informatie over het verwerken van creditfacturen lees je hier.

2. Een oninbare factuur wegboeken
Een oninbare factuur is een factuur waarvan je verwacht dat deze niet meer (volledig) wordt betaald. Bijvoorbeeld omdat de klant failliet is of omdat betaling uitblijft, ondanks meerdere betalingsherinneringen. Je boekt de factuur af, zodat deze niet langer als openstaande post in je administratie staat.

Is de btw al aangegeven en afgedragen?
Dan kun je de btw terugvragen als vaststaat dat de klant niet meer betaalt of als de factuur volgens de btw-regels als oninbaar wordt gezien. 

Benodigde grootboekrekeningen
Controleer of alle benodigde grootboekrekeningen in het grootboekrekenschema aanwezig zijn. 

• Dagboek tussenrekening memoriaal met functie 7.

• Grootboekrekening dubieuze debiteuren met functie 12 (hoog btw).

• Grootboekrekening dubieuze debiteuren laag met functie 11 (laag btw).

• Eventueel grootboekrekening dubieuze debiteuren met functie 13 (overig).

• Btw af te dragen.

In de afbeelding hieronder zie je hoe je een oninbare factuur weg kan boeken in Tussenrekening memoriaal.

3. Een standaardboeking maken (vanaf inZicht)
Vanaf het pakket inZicht kun je ook een standaardboeking maken. Een standaardboeking houdt in dat je een regelmatig terugkerende boeking maar één keer hoeft te maken, en daarna alleen de datum, omschrijving etc. hoeft aan te passen waardoor de boeking opnieuw wordt gemaakt. Dit is bijvoorbeeld handig bij boekingen met veel regels, zoals salarisboekingen en afschrijvingen. 

In de afbeeldingen hieronder zie je een voorbeeld van een +Nieuwe standaardboeking. Meer informatie over het verwerken van een standaard boeking lees je hier.

4. Een afschrijving bedrijfsmiddel boeken
Bedrijfsmiddelen zijn zaken die je in je onderneming gebruikt en die je niet wilt verkopen. Je hebt ze nodig om producten te kunnen maken of diensten te kunnen verlenen. In Snelstart kun je deze bedrijfsmiddelen toevoegen zodat de afschrijving automatisch wordt geboekt. Een andere optie is de afschrijving van een bedrijfsmiddel handmatig boeken.

Meer informatie over het verwerken van een Bedrijfsmiddel lees je hier.

5. De btw-boeking en de resultaatboeking maken voor de jaarafsluiting
Aan het einde van het jaar moet je het boekjaar afsluiten. Daarna begin je aan een nieuw boekjaar. Voordat je het jaar definitief afsluit, moet je eerst de btw- en resultaatboeking maken in het dagboek Tussenrekening memoriaal.

Het boekjaar sluit je in drie stappen af:

• stap 1 maak je de btw-boeking;

• stap 2 maak je de resultaatboeking;

• stap 3 sluit je het boekjaar definitief af.

In de afbeeldingen hieronder zie je een voorbeeld van btw-boeking en de resultaatboeking. Meer informatie over het verwerken van een deze boekingen en het boekjaar definitief afsluiten lees je hier.

Voorbeeld Btw-boeking

Voorbeeld Resultaatboeking

6. Een btw-privé boeking maken
Als je goederen aanschaft voor je bedrijf en je maakt daar ook privé gebruik van dan moet je als ondernemer, gedurende de eerst 5 jaar, een gedeelte van de gevorderde btw alsnog afdragen. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van het percentage tijd dat je privégebruik van maakt.

Btw privégebruik toevoegen in de aangifte 
Wanneer je de btw-privéboekingen in Polaris verwerkt in de btw-aangifte, worden de btw en de kosten automatisch in je administratie geboekt. Je vindt deze boekingen terug in het dagboek Tussenrekening memoriaal. 

Meer informatie over btw-privé toevoegen lees je hier.

7. Een inkoopfactuur boeken met kosten over verschillende periodes (vanaf inKaart)
Het kan voorkomen dat je een inkoopfactuur ontvangt met kosten die betrekking hebben op verschillende periodes. Een voorbeeld is een factuur van Snelstart waarop abonnementskosten voor juni en verbruikskosten over mei staan.

Benodigde grootboekrekening
Uiteraard zijn de standaard kostenrekeningen en btw te vorderen rekeningen nodig. Standaard staan deze al in je grootboekrekeningschema. Naast deze grootboekrekeningen heb je ook een extra grootboekrekening nodig:

• Tussenrekening overlopende kosten (functie 32 hoog btw of functie 31 laag btw).
  Let op: dit moet een balansrekening zijn.

In dit voorbeeld gaan we uit van de volgende inkoopfactuur die wordt ingeboekt op 1 juni 2026 in het dagboek inkoop. Je ontvangt op 1 juni 2026 een factuur van Snelstart met een totaalbedrag van €81,68 (inclusief btw). Hiervan is €50 (exclusief btw) aan abonnementskosten voor de maand juni en €17,50 (exclusief btw) aan verbruikskosten voor de maand mei. De totale btw bedraagt €14,18.
Hieronder is de voorbeeldboeking te zien.

De inkoopfactuur is nu geboekt, maar de kosten voor verbruikskosten staan nog op de Tussenrekening overlopende kosten. Deze kosten dien je vervolgens te boeken in de maand mei op de juiste kostenrekening. 

Verbruikerskosten Dagboek Memoriaal
Verwerk de verbruikskosten vervolgens in het dagboek Memoriaal. Maak een nieuwe boeking met een datum in mei en boek de verbruikskosten debet op de juiste kostenrekening. Boek hetzelfde bedrag credit op de grootboekrekening Tussenrekening overlopende kosten en klik op Opslaan.

Het saldo van de tussenrekening wordt hiermee afgeboekt en de verbruikskosten worden in de juiste periode verwerkt. Omdat deze boeking in het dagboek Memoriaal wordt gemaakt, wordt de btw niet opnieuw berekend, ook niet als de kostenrekening een btw-functie heeft.
Hieronder is de memoriaalboeking te zien.

8. Een transitorische boeking maken (vanaf inZicht)
Met een transitorische boeking verdeel je de kosten van een inkoopfactuur over meerdere maanden. Open de opgeslagen boeking in het dagboek Inkoop, klik op Verdelen, geef het aantal maanden op en selecteer de balansrekening. Snelstart maakt daarna automatisch per periode een boeking aan in het gekozen dagboek. De omschrijving bevat het factuurnummer en de bijbehorende periode.
In de afbeeldingen hieronder zie je een voorbeeld, meer informatie over transitorische boeking lees je hier.

9. Een verkoop- en inkoopfactuur met elkaar verrekenen
Het kan voorkomen dat een bedrijf in je administratie zowel als leverancier als klant is geregistreerd. Je ontvangt dan inkoopfacturen van dit bedrijf en verstuurt ook verkoopfacturen aan hetzelfde bedrijf. Heb je zowel een openstaande inkoopfactuur als een openstaande verkoopfactuur? Dan kun je deze met elkaar verrekenen via het dagboek Tussenrekening memoriaal. 

In de afbeeldingen hieronder zie je voorbeelden van het verrekenen van inkoop- en verkoopfacturen.

Gelijke bedragen

Ongelijke bedragen
De boeking is niet in balans. Pas het hoogste bedrag handmatig aan naar het laagste bedrag om de boeking op te slaan. 

Ongelijke bedragen, restant inkoop
Na het opslaan van de boeking blijft de inkoopfactuur gedeeltelijk openstaan. Het openstaande bedrag vormt het restant van de inkoopfactuur. 

Meer weten over dit onderwerp?
Klik hier voor meer informatie over het Een boeking maken in een dagboek.

Was dit artikel nuttig?