Mailen vanuit Polaris

Vanuit Snelstart Polaris kun je heel gemakkelijk facturen en andere documenten mailen naar je klanten. In dit artikel lees je hoe dit werkt. 

1. Mailen vanuit Snelstart Polaris

Staat het e-mailadres van je klant ingevuld op de klantkaart? Dan kun je heel gemakkelijk documemten zoals facturen en offertes rechtstreeks vanuit Snelstart Polaris mailen.

Belangrijk om te weten:

De klant ontvangt de e-mail namens jouw bedrijf. Om ervoor te zorgen dat de e-mail zo betrouwbaar mogelijk wordt afgeleverd en niet in de spam- of ongewenste mailbox van de klant terechtkomt, wordt deze verzonden vanaf mail@klanten.snelstart.nl. Dit afzendadres kan niet worden aangepast.

Voor de klant ziet de e-mail er als volgt uit:

• Afzender: jouw bedrijfsnaam, zoals deze bij jouw bedrijfsgegevens is ingesteld.
• E-mailadres: mail@klanten.snelstart.nl.

Wanneer de klant vervolgens op ‘Beantwoorden’ klikt, wordt het antwoord automatisch naar jouw eigen e-mailadres gestuurd. Dit is het e-mailadres dat je hebt ingesteld bij je bedrijfsgegevens.

Kortom: de klant ziet jouw bedrijfsnaam als afzender, maar de e-mail wordt technisch verzonden vanaf mail@klanten.snelstart.nl. Zodra de klant antwoordt, komt de reactie terecht op het e-mailadres dat bij jouw bedrijfsgegevens staat ingesteld.

Mailen vanaf je eigen mailserver
Wil je liever e-mails versturen vanaf je eigen e-mailadres? Dat kan door je eigen mailservergegevens in Snelstart in te stellen. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je dit instelt.

2. Het e-mailbericht

Standaard staat er in Polaris een begeleidende e-mailtekst ingesteld die wordt meegestuurd wanneer je een offerte, factuur, pakbon, werkbon of bevestiging per e-mail verstuurt naar je klanten. Je kunt deze tekst inclusief onderwerp standaard voor al je klanten aanpassen. Het is niet mogelijk om meerdere e-mailteksten in te stellen en daartussen te wisselen.

Waar pas je het Standaard e-mailbericht aan
Ga naar Verkopen en maak een offerte, factuur, pakbon, werkbon of bevestiging aan. Wanneer je kiest voor ‘Opslaan en verzenden’, verschijnt het e-mailscherm waarin je aanpassingen kunt doorvoeren.

Wil je de tekst standaard voor al je klanten aanpassen? Klik dan onderaan op ‘E-mailsjabloon bewerken’. Pas de tekst aan en klik op ‘Opslaan’. Je kunt daarna het document per e-mail naar de klant versturen.

Je kunt het e-mailbericht ook aanpassen via de instellingen van je verkoopsjabloon:  

1. Ga rechtsboven naar Instellingen (het tandwielicoon).
2. Ga naar Verkoopsjablonen.
3. Klik op de regel van het gewenste sjabloon.
4. Ga naar het tabblad E-mailberichten.

Tags toevoegen
Je kunt nu tags toevoegen. Hiermee kun je variabele informatie (zoals bijvoorbeeld het factuurnummer of een naam) toevoegen in het e-mailbericht. Klik op de optie Tag toevoegen om een tag toe te voegen op de plek waar je wilt.

Logo toevoegen
Je kunt ook je logo in het e-mailbericht toevoegen.
Als eerst moet je het gewenste logo selecteren. Dit doe je door te klikken op Tag toevoegen → Logo instellingen. Selecteer het gewenste logo vanaf je computer. Klik daarna weer op Tag toevoegen → Logo. Zet de tag logo op de plek in de mail waar je het logo wilt hebben.

Een standaard bijlage toevoegen
Om een standaard bijlage aan het e-mailbericht toe te voegen klik je op +Bestand toevoegen. Het is dan mogelijk om een bijlage vanaf je computer te selecteren. Deze bijlage zal dan standaard in elk e-mailbericht worden mee verstuurd.

Een mollie-betaallink toevoegen
Wil je dat je klanten eenvoudig via een betaallink kunnen betalen? Dan kun je een Mollie-betaallink toevoegen aan je e-mailbericht.

Voordat je hiervan gebruik kunt maken, moet je eerst de Mollie-koppeling instellen. Dit doe je door rechtsboven op het tandwielicoon te klikken en vervolgens naar Koppelingen te gaan. Zoek bij de beschikbare koppelingen naar Mollie.

Zodra je deze stappen hebt afgerond kun je de link toevoegen op je factuur. Meer weten over Mollie en Snelstart? Klik hier voor alle informatie over Mollie en Snelstart.

Goed om te weten: Je kunt de betaallink ook als QR-code tonen op de factuur. In dit artikel lees je in hoofdstuk 3 (punt 9) hoe je dit instelt.

E-mailbericht van een betalingsherinnering
De standaard e-mailtekst van een betalingsherinnering kan ook worden aangepast. Ga naar het Factuuroverzicht en klik op het belicoontje achter de factuur. Daarna kun je onderaan de knop ‘E-mailsjabloon bewerken’ kiezen.

Ben je klaar? Klik op Opslaan. Je krijgt dan de optie om deze wijziging ook door te voeren bij andere sjablonen die dezelfde opmaak gebruiken. Bijvoorbeeld: wijzig je de tekst van je factuuropmaak, dan kun je bij Opslaan aangeven dat deze wijziging ook in de e-mailberichten van dezelfde opmaak bij andere sjablonen wordt doorgevoerd.

Was dit artikel nuttig?