Financiële rapportages afdrukken of exporteren

In dit artikel leggen we je uit welke financiële rapportages er zijn en welk abonnement je hiervoor nodig hebt.

De rapportages zijn per pakket verschillend, hoe uitgebreider je pakket, hoe meer inzicht je hebt in je administratie 

1. Rapportages

Boekingsverslagen


Het Boekingsverslag vind je in SnelStart 12 bij het tabblad Rapportage → Financieel. Een Boekingsverslag is een overzicht van alle journaalposten op volgorde van boekingsdatum of boekstuknummer. Per journaalpost worden de gespecificeerde gegevens van de boeking opgenomen. Op het Journaal staan per grootboekrekening de totalen van de debet- en de creditmutaties die in het boekingsverslag zijn opgenomen. Om verslag te kunnen doen bij de Belastingdienst of je accountant kun je een Auditfile maken en exporteren, dit is mogelijk vanaf het pakket InStap. Het bestand dat je hebt aangemaakt kun je versturen naar de Belastingdienst of je accountant.

Bestandsformaten Auditfile
Je kunt de auditfile exporteren in XML V2, XML V3 of in ADF-formaat. XML V3 is de nieuwste versie. Neem contact op met de Belastingdienst of je accountant om na te vragen welk bestandsformaat zij willen ontvangen.

Een auditfile met formaat V3.2 kun je alleen aanvragen i.c.m. een online administratie. Na het kiezen voor een auditfile V3.2 word je doorverwezen naar onze online omgeving. Hier moet je inloggen. Kies van welk jaar je de auditfile wilt opmaken en welke bestanden je wilt hebben. Na het versturen van je keuzes ontvang je een e-mail met een link om de auditfile of de bijlages te downloaden.

  • Door de optie 'Inclusief NAW gegevens relaties' aan te vinken, bepaal je of de auditfile naam- en adresgegevens van leveranciers bevat
  • Een auditfile wordt opgeslagen als XAF-bestand


    Kolommenbalans

    Vanaf het pakket InStap beschik je over de kolommenbalans. Je vindt dit overzicht onder Rapportage → Financieel. Een kolommenbalans geeft je een compleet overzicht van de financiële stand van zaken van je bedrijf. Een kolommenbalans begint altijd op 1 januari van het gekozen boekjaar. 

    Rubricering op basis van RGS
    Dit is mogelijk vanaf het pakket inBalans in combinatie met je accountant. Je vindt het keuzemenu voor de rubricering van de grootboekrekeningen bovenin het venster, rechts naast de velden voor de datum van - tot en met. Hier kun je het gewenste niveau van rubricering aangeven. Om niet te rubriceren kies je 'geen', daarnaast kun je kiezen voor rubriceren op niveau van balans en winst- en verlies, rubriceren op niveau van hoofdrubriek, rubriek en grootboekrekening.

    Dit is alleen mogelijk als de RGS-codes van de online administratie in SnelStart Web zijn ingesteld. In eerste instantie wordt dit door de accountant gedaan. De rubricering kan vervolgens in de kolommenbalans in SnelStart 12 gebruikt worden vanaf het pakket inBalans.
    Weet je niet wat RGS inhoudt? Lees er hier dan meer over.

    Grootboekmutatiekaarten

    Vanaf het pakket InStap beschik je over het overzicht Grootboekmutatiekaarten. Dit overzicht vind je bij Rapportage →  Grootboekmutatiekaarten. De grootboekmutatiekaarten geven per grootboekrekening een overzicht van alle gemaakte boekingen in een aangegeven periode.

    De bijlage van de boeking direct openen
    Om de bijlage te openen moet de bijlagekolom zijn toegevoegd aan het overzicht. Kies rechtsboven in het scherm voor de knop met het Tandwiel > Kolommen kiezen > en dubbelklik op Bijlage.

    Als er bij de verkoopboeking een bijlage is toegevoegd kun je deze vanuit dit venster direct openen. Bevat de regel het woord 'ja', dan kun je erop hangen met de muis. Er zal een icoontje van een paperclip verschijnen. Klik hierop en de bijlage wordt direct geopend. Dit is handig bij het controleren van de administratie.

    Btw-controle
    Plaats een vinkje bij 'btw-controle' om het gebruikte btw-tarief te tonen. Afwijkende percentages worden getoond met een sterretje achter het btw-tarief.

    Periodevergelijking

    Vanaf het pakket InZicht beschik je over het overzicht Periodevergelijking. Dit overzicht vind je bij Rapportage → Financieel. Dit overzicht geeft je de mogelijkheid om de resultaten van een aantal periodes met elkaar te vergelijken. Je kunt kiezen welke periodes en welke grootboekrekeningen in de vergelijking worden getoond.

    Vanuit dit overzicht kun je dubbelklikken op de boeking. Dit leidt je direct naar de boeking op de grootboekmutatiekaart. Vanuit daar kun je weer doorklikken naar de boeking. 

    Periodebalans

    Vanaf het pakket InZicht beschik je over het overzicht Periodebalans. Het overzicht vind je bij Rapportage → Periodebalans. Dit overzicht geeft je een goed beeld over de stand van zaken in je boekhouding. 

    Kostenplaatsen

    Vanaf SnelStart InZicht kun je met behulp van kostenplaatsen de kosten en opbrengsten van een grootboekrekening per project, afdeling, soort of groep uitsplitsen. Een overzicht van de kostenplaatsen is eenvoudig opvraagbaar, af te drukken en te exporteren. Het overzicht vind je bij Rapportage → Financieel. Het is geen vernieuwd overzicht, waardoor je het overzicht niet kunt aanpassen.

    Indien je kiest voor de knop Exporteer kun je het bestand opslaan in Microsoft Excel. Een kleine kanttekening: de informatie van de kostenplaatsen wordt niet meegenomen in de export.


    2. Mogelijkheden binnen de rapportage-overzichten

    In de nieuwe weergave voor financiële rapportages kun je overzichten aanpassen en/of exporteren.

    Kolommen toevoegen/verwijderen of verplaatsen
    Wanneer je met de rechtermuisknop op een van de kolomnamen klikt, komen er een aantal handige opties tevoorschijn. Eén van deze opties is de veldkiezer. Hiermee wordt een klein extra venstertje geopend waar extra kolommen aan toe te voegen zijn. Om een kolom toe te voegen dubbelklik je op de gewenste naam in de veldkiezer.

    Om een kolom te verwijderen klik je op de kolom met de rechtermuisknop en kies je voor “verwijder deze kolom”.

    Om een kolom te verplaatsen, sleep je hem met de muis van links naar rechts of omgekeerd tot hij op de gewenste plek staat. Daarnaast is het mogelijk om de kolombreedte aan te passen.

    Meer zoek- en filtermogelijkheden
    Links bovenin in het scherm staat een zoekbalk waar je kunt zoeken op een woord of woordcombinaties. In dit venster is het ook mogelijk om per kolom een zoekterm in te vullen. Dit kan in de eerste regel onder de kolomkoppen. Verder is de kolom Datum uitgerust met een filteroptie. Klik, om deze te gebruiken, op het trechterknopje rechts in de kolomtitel.

    Doorklikken naar de boeking
    Wanneer je op één regel in het overzicht klikt dan wordt deze regel alleen geselecteerd. Als je dubbelklikt op de regel, word je doorgestuurd naar de boeking.

    Exporteer de gegevens naar Excel of print het overzicht
    Rechts bovenin dit venster staat een rij knopjes. Met het printerknopje kun je het overzicht printen. Met het knopje van een vierkantje met een pijl eruit is het mogelijk om het overzicht te exporteren naar Excel (vanaf het pakket inKaart).

    3. Eigen rapportages maken

    Vanaf het pakket inBalans kun je een overzicht kopiëren en naar eigen wens aanpassen. Dit is mogelijk in het tabblad Rapportage, daar kies je voor Lijst/grafiek ontwerpen. Klik daar op het gewenste mapje en selecteer het juiste overzicht. Vervolgens kies je voor de knop Kopieer en heb je de keuze tussen Naar huidige administratie of Naar andere administratie. Geef de gekopieerde lijst een duidelijke omschrijving en pas andere instellingen aan.

    Met de knop Opmaak kun je de lay-out van het overzicht aanpassen. Via de knop Test kun je het nieuw gemaakte overzicht uitproberen. We adviseren om altijd vooraf een back-up van je administratie te maken. Het overzicht dat je zelf hebt aangemaakt wordt getoond in het scherm waarin ook het originele overzicht staat. Je herkent het gemaakte overzicht aan de naam: Eigen Lay-out. 

    Het aanpassen en ontwerpen van rapportages via lijst/grafiek ontwerpen ligt buiten de ondersteuning van onze klantenservice.  Wil je extra hulp bij het ontwerpen en opmaken van je overzichten en andere verkoopdocumenten, dan kunnen wij je de hulp van een SnelStart ImplementatiePartner aanbevelen. Deze kan je ondersteunen in het maken en ontwerpen van je overzichten.