1. Boekhouden
  2. Grootboekrekeningen

Je grootboekrekeningen koppelen aan het RGS (Referentie Grootboek Schema)

Met het pakket Accountant kun je je grootboekrekeningen koppelen aan het RGS (Referentie Grootboek Schema). In dit artikel lees je hoe dit werkt.

In SnelStart Web kun je je grootboekrekeningen koppelen aan het RGS (het Referentie Grootboek Schema). Het RGS is een standaard grootboekrekeningschema voor belastingplichtige organisaties. Dit maakt het eenvoudiger om financiële gegevens uit te wisselen en te analyseren. Daarnaast biedt dit ook betere rapportagemogelijkheden.

Het RGS is gekoppeld aan je account en niet aan één administratie specifiek. Dit houdt in dat wanneer je voor al je administraties hetzelfde grootboekrekeningscherm gebruikt je deze maar één keer hoeft te koppelen aan het RGS.
Bijvoorbeeld: wanneer je in Administratie 1 grootboekrekening “1000 Kas” koppelt aan RGS-code “BLimKasKas”, zorgt deze koppeling er automatisch voor dat in alle online administraties met grootboekrekenig "1000 kas" deze wordt gekoppeld aan de RGS-code “BLimKasKas”.

1. Algemene informatie

SnelStart maakt gebruik van het RGS versie 3.1 op basis van niveau 4. Dit houdt in dat er in de code wordt aangegeven of het een balansrekening of een winst- en verliesrekening is. Daarna worden de hoofdrubriek, de rubriek van de grootboekrekening en de grootboekrekening gedefinieerd. Zo staat “BLimKasKas” voor: Balans, Liquide Middelen, Kasmiddelen, Kas.

Niveau 1 = B = Balans
Niveau 2 = BLim = Hoofdrubriek Liquide middelen
Niveau 3 = BLimKas = Rubriek Kasmiddelen
Niveau 4 = BLimKasKas = Kas

Lees hier meer informatie over het RGS.

  • Alleen extra gebruikers (binnen het pakket accountant) met beheerdersrechten kunnen de RGS-codes aanpassen.
  • Het grootboekrekeningschema koppelen aan RGS kan alleen in online administraties.

2. De grootboekrekeningen koppelen aan het RGS

Het koppelen van het grootboekrekeningschema aan het RGS kan alleen in een online administratie in SnelStart Web. Open de online administratie in Web, klik rechtsboven op de naam van de administratie en kies in het menu voor RGS koppelen. Het hele grootboekrekeningschema uit de administratie komt naar voren. Hier kun je de grootboekrekeningen koppelen aan de RGS-codes. Je kunt dit zelf invullen. Wanneer je begint bij het invullen van de derde regel (het vierde niveau) dan worden niveau 2 en 3 automatisch gevuld. Niveau 1 is hierin niet zichtbaar. Dit onderscheid is al gemaakt in SnelStart 12 bij de grootboekrekening. Hier wordt aangegeven of het gaat om een balansrekeningen of winst- en verliesrekeningen.

Je kunt er ook voor kiezen om je grootboekrekeningen door SnelStart aan het RGS te laten koppelen. SnelStart vult de niveaus dan zelf op basis van logica. Bovenaan elke pagina staat de optie Vul met suggesties. Wanneer je hier op klikt dan worden per pagina 25 niet gekoppelde rekeningen automatisch aan het RGS gekoppeld. Controleer de gevulde grootboekrekeningen en klik vervolgens weer op Vul met suggesties om de volgende 25 rekeningen te koppelen.

rtaImage-12

Een nieuwe grootboekrekening koppelen aan het RGS
Stel dat je grootboekrekeningen zijn gekoppeld aan het RGS, en je maakt daarna een nieuwe grootboekrekening aan dan kun je deze rekening ook direct koppelen aan het RGS. Ga in SnelStart 12 naar de rekening toe en klik op RgsCode. Je wordt doorverwezen naar het RGS venster in SnelStart Web. Hier kun je een RGS code toevoegen.
rtaImage 1-8

3. Het RGS exporteren en importeren

Je kunt het rekeningschema met gekoppelde RGS-codes exporteren naar .csv (komma-gescheiden) en dit ook weer importeren met gekoppelde RGS-codes. Het importbestand moet gelijk zijn aan het exportbestand.

Het RGS exporteren
Open je online administratie in Web. Klik rechtsboven op de naam van de administratie en kies in het menu voor RGS koppelen. We gaan er vanuit dat de grootboekrekeningen al zijn gekoppeld aan RGS-codes. Klik daarna op Exporteren. Er zal nu een bestand worden aangemaakt met de naam rgs_export.csv. Dit is een csv-bestand (komma-gescheiden) dat de volgende informatie bevat: Grootboeknummer, Grootboekomschrijving, Grootboekcode (balans of winst- en verlies) en RGS-code. Dit bestand kan op iedere gewenste plek op de computer worden opgeslagen en vervolgens gebruikt worden om aan de grootboekrekeningen de RGS-codes te koppelen.

Het RGS koppelen in Excel
Open een leeg werkblad in Excel, ga naar Gegevens en kies links voor Uit tekst/CSV. Blader vervolgens naar het bestand dat uit SnelStart Web is geëxporteerd en dubbelklik erop. Bovenaan zal 65001: Unicode (UTF-8) staan en het scheidingsteken op Komma. Kies voor Laden.

rtaImage-13

Het rekeningschema zal nu in kolommen getoond worden: Grootboeknummer, Grootboekomschrijving, Grootboekcode en RGSCode. De kolom RGSCode kan nu handmatig gevuld worden. Hierbij is het belangrijk te weten dat SnelStart koppelt op niveau 4. Een RGS-code bestaat dus uit 10 posities (bijv. BLimKasKas). Het volledige RGS-schema is te vinden via deze link.

Het RGS importeren
Het is allereerst belangrijk dat de kolommen gelijk zijn aan het exportbestand. Log vervolgens in in SnelStart Web en open een online administratie. Klik rechtsboven op de naam van de administratie en kies in het menu voor RGS koppelen → Importeren. Er komt nu een venster waarin gebladerd kan worden naar het importbestand op de computer. Open of dubbelklik op dit bestand om het te importeren. Na het importeren verschijnt er rechtsboven in het scherm een groene banner met bijvoorbeeld de tekst: ‘Er zijn 10 grootboeken gekoppeld’.1.


Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee