Het grootboekrekeningschema koppelen aan RGS

Met het pakket Accountant kun je in SnelStart Web je grootboekrekeningen koppelen aan het Referentie Grootboek Schema (RGS). In dit artikel leggen we uit hoe dit werkt.

1. Algemene informatie

RGS (Referentie Grootboek Schema) is een standaard grootboekrekeningschema voor belastingplichtige organisaties. Een standaard grootboekschema maakt het eenvoudiger om financiële gegevens uit te wisselen en te analyseren. Daarnaast biedt de standaard betere rapportagemogelijkheden.

In SnelStart Web is het mogelijk om je grootboekrekeningen te koppelen aan het Referentie Grootboek Schema. Het RGS is gekoppeld aan je account en niet aan één administratie specifiek. Dit houdt in dat wanneer je voor al je administraties hetzelfde grootboekrekeningscherm gebruikt je deze maar één keer hoeft te koppelen aan het RGS. Bijvoorbeeld: wanneer je in Administratie 1 grootboekrekening “1000 Kas” koppelt aan RGS-code “BLimKasKas”, zorgt deze koppeling ervoor dat in alle online administraties die grootboeknummer 1000 hebben met als omschrijving Kas de koppeling met RGS-code “BLimKasKas” is gemaakt.

SnelStart maakt gebruik van RGS versie 3.1 op basis van niveau 4. Dit houdt in dat er in de code wordt aangegeven of het een balansrekening of een winst- en verliesrekening is. Daarna worden de hoofdrubriek, de rubriek van de grootboekrekening en de grootboekrekening gedefinieerd. Zo staat “BLimKasKas” voor: Balans, Liquide Middelen, Kasmiddelen, Kas.

Niveau 1 = B = Balans
Niveau 2 = BLim = Hoofdrubriek Liquide middelen
Niveau 3 = BLimKas = Rubriek Kasmiddelen
Niveau 4 = BLimKasKas = Kas

Klik hier voor meer informatie over het RGS.

Alleen gebruikers met beheerdersrechten kunnen de RGS-codes aanpassen.

2. De grootboekrekeningen koppelen aan het RGS

Het koppelen van het grootboekrekeningschema aan RGS kan alleen in een online administratie in SnelStart Web. Open de online administratie in Web, klik rechtsboven op de naam van de administratie en kies in het menu voor RGS koppelen. Het hele grootboekrekeningschema uit de administratie komt naar voren. Hier kunnen de RGS-codes aan worden gekoppeld. Wanneer je begint bij de derde regel (het vierde niveau) dan worden niveau 2 en 3 automatisch gevuld.
Niveau 1 is hier niet direct zichtbaar en wordt bepaald doordat er in SnelStart al een onderscheid aanwezig is tussen balansrekeningen en winst- en verliesrekeningen.

Vul met suggesties
Het is ook mogelijk om door SnelStart de rekeningen automatisch aan RGS te laten koppelen. Bovenaan elke pagina staat de optie Vul met suggesties. Wanneer je hier op klikt dan worden per pagina 25 niet gekoppelde rekeningen automatisch aan RGS gekoppeld. Dit gebeurt op basis van logica. Controleer de gevulde grootboekrekeningen en klik vervolgens weer op Vul met suggesties om de volgende 25 rekeningen te koppelen.

rtaImage-12

3. Een grootboekrekening toevoegen of wijzigen

Ga in SnelStart 12 naar Boekhouden → Grootboekrekeningen. Kies de gewenste grootboekrekening en klik op RgsCode. Je wordt dan doorverwezen naar het RGS venster in SnelStart Web. Hier is het mogelijk om een code toe te voegen of te wijzigen. Dit is bijvoorbeeld makkelijk als je een nieuwe ‘onbekende’ grootboekrekening hebt toegevoegd.

rtaImage 1-8

4. Het RGS exporteren en importeren

Je kunt het rekeningschema met gekoppelde RGS-codes exporteren naar .csv (komma-gescheiden) en dit ook weer importeren met gekoppelde RGS-codes. Het importbestand moet gelijk zijn aan het exportbestand.

Het RGS exporteren
Open je online administratie in Web. Klik rechtsboven op de naam van de administratie en kies in het menu voor RGS koppelen. We gaan er vanuit dat de grootboekrekeningen al zijn gekoppeld aan RGS-codes. Klik daarna op Exporteren. Er zal nu een bestand worden aangemaakt met de naam rgs_export.csv. Dit is een csv-bestand (komma-gescheiden) dat de volgende informatie bevat: Grootboeknummer, Grootboekomschrijving, Grootboekcode (balans of winst- en verlies) en RGS-code. Dit bestand kan op iedere gewenste plek op de computer worden opgeslagen en vervolgens gebruikt worden om aan de grootboekrekeningen de RGS-codes te koppelen.

Het RGS koppelen in Excel
Open een leeg werkblad in Excel, ga naar Gegevens en kies links voor Uit tekst/CSV. Blader vervolgens naar het bestand dat uit SnelStart Web is geëxporteerd en dubbelklik erop. Bovenaan zal 65001: Unicode (UTF-8) staan en het scheidingsteken op Komma. Kies voor Laden.

rtaImage-13

Het rekeningschema zal nu in kolommen getoond worden: Grootboeknummer, Grootboekomschrijving, Grootboekcode en RGSCode. De kolom RGSCode kan nu handmatig gevuld worden. Hierbij is het belangrijk te weten dat SnelStart koppelt op niveau 4. Een RGS-code bestaat dus uit 10 posities (bijv. BLimKasKas). Het volledige RGS-schema is te vinden via deze link.

Het RGS importeren
Het is allereerst belangrijk dat de kolommen gelijk zijn aan het exportbestand. Log vervolgens in in SnelStart Web en open een online administratie. Klik rechtsboven op de naam van de administratie en kies in het menu voor RGS koppelen → Importeren. Er komt nu een venster waarin gebladerd kan worden naar het importbestand op de computer. Open of dubbelklik op dit bestand om het te importeren. Na het importeren verschijnt er rechtsboven in het scherm een groene banner met bijvoorbeeld de tekst: ‘Er zijn 10 grootboeken gekoppeld’.1.