Online samenwerken (SamenOp) met je klant

Met het pakket Accountant kun je samenwerken met je klant. In SnelStart 12 kun je de klant bij ons aanmelden en direct samenwerken.

1. Het online samenwerken

Als accountant kun je online samenwerken met je klant. Dit houdt in dat jij als accountant rechten krijgt in de administratie van de klant. Hierdoor kun je als accountant ten alle tijden in de administratie van je klant werken vanuit je eigen SnelStart overzicht. De klant kan zelf ook in de administratie werken, zoals inkoopbonnen of facturen uploaden en jij als accountant kan deze direct controleren. Doordat de administratie online staat kan de klant ook werken in SnelStart Web of in de SnelStart App.

Als accountant (met het pakket accountant) kun je een nieuwe klant vanuit SnelStart 12 bij ons aanmelden. De klant krijgt dan zijn eigen SnelStart abonnement en krijgt de eerste maand gratis. Tijdens het aanmelden kun je aangeven of je al een administratie van de klant hebt of dat er een nieuwe administratie voor de klant moet worden aangemaakt. De administratie wordt automatisch overgedragen naar het account van de klant en jij als accountant krijgt automatisch kosteloos rechten in de administratie.

De klant heeft al een eigen SnelStart abonnement
Het kan ook zijn dat de klant zelf al een abonnement bij ons heeft afgesloten. In dat geval kun je ook samenwerken met je klant, maar hoef je de klant niet meer bij ons aan te melden. De klant hoeft jou als accountantskantoor dan alleen rechten te geven in zijn/haar administratie. Klik hier voor een stappenplan hoe een klant rechten kan geven in SnelStart 12 of hier voor een stappenplan hoe een klant rechten kan geven in SnelStart Web.

2. Een klant aanmelden via Online samenwerken

Het aanmelden van een klant gaat via de knop Online Samenwerken. Deze knop zit in SnelStart 12. Het is belangrijk dat je een e-mailadres van de klant hebt waarmee de klant kan worden aangemeld bij ons.

  1. Ga naar het tabblad Administratie → Online samenwerken.
  2. Selecteer Nieuwe administratie als er een nieuwe administratie voor de klant moet worden aangemaakt of selecteer Bestaande administratie als je al een administratie van de klant hebt. 
  3. Als je Nieuwe administratie hebt geselecteerd verschijnt er een veld waarin je de naam van de administratie kan zetten. Als je bestaande administratie hebt geselecteerd verschijnt er een lijst met jouw administraties. Selecteer de betreffende administratie van de klant. Klik op Volgende.
  4. In dit scherm moeten de gegevens van de klant worden ingevuld. Controleer deze velden en vul de gegevens in. Het is belangrijk dat het e-mailadres van de klant goed wordt ingevuld. Dit wordt het e-mailadres waarmee de klant in SnelStart kan inloggen en ook waar de bevestigingsmail naar toe wordt gemaild. Klik op Volgende.
  5. Selecteer het abonnement wat de klant wilt hebben en geef aan naar wie de rekening moet gaan. Klik daarna op Voltooien.
  6. Er wordt nu een mail naar de klant gestuurd om de aanvraag te bevestigen. Ondertussen wordt de administratie online gezet onder het account van de accountant. De administratie krijgt de vermelding Samenop in de naam. Pas nadat de klant de aanvraag heeft bevestigd wordt de administratie overgedragen naar het account van de klant. De klant wordt dan eigenaar en jij als accountant krijgt automatisch rechten in de administratie. De administratie krijgt dan in de kolom soort de vermelding online (cliënt). 

De status van de aanbieding. 
Wanneer je gaat naar het tabblad Administratie → Status aanbieding dan zie je daar al je Online samenwerking aanbiedingen en de status daarvan. Wil je een aanbieding annuleren dan kan dat door in dat overzicht de administratie te selecteren en te klikken op Annuleren. De aanbieding wordt dan geannuleerd. 

De klant moet de aanbieding binnen 28 dagen bevestigen anders zal de aanbieding automatisch worden geannuleerd. 

Let op het volgende: Wanneer jij als accountant de aanbieding annuleert of de klant bevestigd niet op tijd dan wordt de aanbieding ook geannuleerd. De administratie staat dan nog wel online onder het account van de accountant. Voor een extra administratie online worden kosten gerekend. Gaat de aanvraag niet meer door dan is het ons advies om de administratie te kopiëren naar lokaal en daarna de online administratie te verwijderen. 

3. Stoppen met online samenwerken

Het kan voorkomen dat de online samenwerking stopt. Als accountant kun je dan een back up van de administratie maken. Dit back-up bestand komt in jouw eigen SnelStart omgeving onder de knop Overzicht te staan. De administratie wordt automatisch vrijgegeven tijdens het maken van de back-up. Dit betekent dat je het back up bestand via back up terugzetten weer lokaal of online kan terugzetten in jouw lijst en altijd inzicht kan hebben in de administratie.

Wanneer de klant zijn licentie heeft opgezegd dan wordt de online administratie van de klant na 90 dagen automatisch verwijderd uit zijn/haar lijst. Wanneer je als accountant op dat moment rechten had in de administratie wordt er automatisch een back up van de administratie gemaakt. Dit back up bestand komt in jouw SnelStart omgeving onder overzicht te staan.