Periodiek factureren (abonnementen) in SnelStart 12

Vanaf inBalans kun je via één druk op de knop periodiek je factuur versturen naar je klanten. Hoe je dat doet leggen we je hier uit.

1. Algemene informatie

In SnelStart 12 kun je per klant een abonnementsorder aanmaken. Deze order kun je vervolgens periodiek omzetten tot factuur. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je klanten maandelijks dezelfde factuur krijgen. 

2. De abonnementsorder maken en factureren

Stap 1: De abonnementsorder maken
Als eerst maak je de abonnementsorder aan. Ga naar het tabblad Facturen → Verkopen, selecteer de klant en kies het gewenste sjabloon. Maak de order (de factuur) aan zoals deze per periode naar de klant moet worden verstuurd. Klik daarna bovenin op de knop Abonnement. Vul hier de factuurperiode van het abonnement in. 
abonnement_bTip: Om per kwartaal te facturen vul je maandelijks in en dan bijvoorbeeld de eerste maandag van elke 3 maanden.
Nadat alle gegevens zijn ingevuld klik je linksboven op de knop Opslaan. De order is aangemaakt en vanaf nu kun je deze per ingestelde periode factureren. Hoe je dat doet leggen we in stap 2 uit. 

De abonnementsorder is terug te vinden in Verkopen bij de betreffende klant onder het mapje Orders. Achter de order staat een datum. Dit is de datum vanaf wanneer de order weer kan worden gefactureerd. 

De factuurperiode van het abonnement overnemen naar andere klanten
Is de factuurperiode bij meerdere klanten hetzelfde dan kan je instellen dat dit automatisch wordt overgenomen. Ga naar het tabblad Administratie → Instellingen. Selecteer links in het overzicht Basisgegevens en ga naar het tabblad Orders. Zet een vinkje bij de optie Abonnement overnemen. Wanneer je nu bij een klant een abonnementsorder maakt en daarna maak je bij een andere klant een abonnementsorder aan met hetzelfde sjabloon dan worden de gegevens bij de Factuurperiode abonnement gevuld.

Stap 2: De abonnementsorder factureren
Wanneer de order gefactureerd kan worden is afhankelijk van wat je hebt ingesteld in de factuurperiode. Het factureren gaat vanuit Orderbeheer. Ga naar het tabblad Facturen → Orderbeheer. Selecteer de betreffende klant(en) en selecteer in het veld ordersjabloon het gewenste sjabloon. Vul in de selectievelden het soort abonnement in (de factuurperiode) en vul eventueel een begindatum in. Standaard wordt er bij de t/m datum de datum van vandaag ingevoerd. Dit is de peildatum. SnelStart kijkt welke abonnementsorders er tot die datum in aanmerking komen om gefactureerd te worden.

Zet vervolgens een vinkje bij Niet verstuurd en klik op Vul de lijst. De orders die gefactureerd kunnen worden komen naar voren. Om de orders te factureren klik je onderaan op de knop Factuur. Selecteer de optie e-mailen en afdrukken als de factuur per e-mail naar de klant moet worden verstuurd. Dit kan alleen wanneer er op de klantkaart een e-mailadres staat ingesteld. Als dat niet het geval is dan wordt de factuur afgedrukt.

De factuur afdrukken met een andere datum op de factuur
De datum die je invoert is de peildatum. SnelStart vult de lijst met abonnementsorders die op die datum van toepassing zijn. Vul je bijvoorbeeld een datum voor in de toekomst in dan komen de orders die op dat moment van toepassing zijn naar voren. Onderin bij afdrukken wordt de datum van vandaag gezet en dat is ook de datum die de factuur krijgt. Wil je de datum op de factuur aanpassen dan kan dat door de datum in het veld onderin aan te passen naar de datum zoals je deze op de factuur wilt. 

datumafdrukken_b

De Abonnementsorder stopzetten
De abonnementsorder kan worden stopgezet door te gaan naar de abonnementsorder in verkopen en dan bij de factuurperiode aan te geven per wanneer de abonnementsorder stopt.

De factuurperiode op de factuur
In onze standaard basis opmaak voor de factuur staat een formule waardoor de factuurperiode van het abonnement op de factuur wordt getoond. Wil je deze formule op een andere opmaak zetten of wil je de formule zien klik dan hier.

3. Een prijswijziging doorvoeren in de orders

Het kan voorkomen dat de prijs van een artikel wat in een order staat wijzigt. Deze wijziging moet handmatig in de order worden aangepast. Wijzig eerst de verkoopprijs op de artikelkaart en ga vervolgens naar de order in verkopen toe. Selecteer de order onder abonnementen en kies voor Wijzig. Door in de orderregel het artikelnummer weg te halen en opnieuw toe te voegen zal de nieuwe verkoopprijs worden getoond. Klik na het wijzigen links boven op opslaan. Bij het opnieuw factureren van de abonnementsorders wordt de vernieuwde prijs getoond. 

Vanaf inZicht is het mogelijk om de prijs van meerdere artikelen in één keer te wijzigen en deze wijziging daarna in één keer door te voeren op je abonnementsorders. Klik hier voor meer informatie hierover. 



Meer weten over dit onderwerp?

Een order kopiëren naar een nieuwe order of naar een andere klant