Periodiek factureren (abonnementen) in SnelStart 12

Vanaf inBalans kun je met één druk op de knop periodieke facturen versturen. Hoe je dat doet, vind je hier.

1. Algemene informatie

In SnelStart 12 kun je per klant een abonnementsorder aanmaken. Deze order kun je vervolgens omzetten naar een reeks periodieke facturen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je klanten maandelijks dezelfde factuur krijgen. 

2. De abonnementsorder maken en factureren

Stap 1: De abonnementsorder maken
Als eerste maak je de abonnementsorder aan. Ga naar het tabblad Facturen → Verkopen, selecteer de klant en kies het gewenste sjabloon. Maak de order (de factuur) aan zoals deze per periode naar de klant moet worden verstuurd. Klik daarna bovenin op de knop Abonnement. Vul hier de factuurperiode van het abonnement in. 
abonnement_bTip: Om per kwartaal te facturen vul je maandelijks in en dan bijvoorbeeld de eerste maandag van elke 3 maanden.

Nadat alle gegevens zijn ingevuld klik je linksboven op de knop Opslaan. De order is aangemaakt en vanaf nu kun je deze per ingestelde periode factureren. Hoe je dat doet leggen we in stap 2 uit. 

De abonnementsorder is terug te vinden in Verkopen bij de betreffende klant onder het mapje Orders. Achter de order staat een datum. Dit is de datum vanaf wanneer de order weer kan worden gefactureerd. 

De factuurperiode van het abonnement overnemen naar andere klanten
Is de factuurperiode bij meerdere klanten hetzelfde dan kan je instellen dat dit automatisch wordt overgenomen. Ga naar het tabblad Administratie → Instellingen. Selecteer links in het overzicht Basisgegevens en ga naar het tabblad Orders. Zet een vinkje bij de optie Abonnement overnemen. Wanneer je nu bij een klant een abonnementsorder maakt en daarna maak je bij een andere klant een abonnementsorder aan met hetzelfde sjabloon dan worden de gegevens bij de Factuurperiode abonnement automatisch gevuld.

Stap 2: De abonnementsorder factureren
Wanneer de order gefactureerd kan worden is afhankelijk van wat je hebt ingesteld in de factuurperiode. Het factureren gaat vanuit Orderbeheer en moet je zelf doen.

  1. Ga naar het tabblad Facturen → Orderbeheer.
  2. Selecteer de betreffende klant(en) en selecteer in het veld ordersjabloon het gewenste sjabloon. Vul in de selectievelden het soort abonnement in (de factuurperiode) en vul eventueel een begindatum in. Standaard wordt bij de t/m datum de datum van vandaag ingevoerd. Dit is de peildatum. SnelStart kijkt welke abonnementsorders er tot die datum in aanmerking komen om gefactureerd te worden.
  3. Zet een vinkje bij Niet verstuurd en klik op Vul de lijst. De orders die gefactureerd kunnen worden verschijnen. Om de orders te factureren klik je onderaan op de knop Factuur. Je kunt hier kiezen uit verschillende opties:

    - Alles e-mailen: Alle facturen worden gemaild naar de klant. Er moet dan wel een emailadres staan ingevuld op de klantkaart.
    - Alles afdrukken: Alle facturen worden alleen afgedrukt.
    - E-mailen volgens instellingen: Wanneer er op de klantkaart bij het tabblad emailadressen een vinkje staat bij Factuur dan kun je kiezen voor deze optie. De factuur wordt dan gemaild naar de klant. Staat dit vinkje daar niet aangevinkt klik dan voor Alles e-mailen.
    - Afdrukken volgens instellingen: Wanneer er op de klantkaart bij het tabblad emailadressen een vinkje staat bij Factuur dan werkt deze optie niet. Wanneer daar geen vinkje staat kun je deze optie selecteren en wordt de factuur afgedrukt. 
    - Afdrukken en e-mailen volgens instellingen. In dit geval wordt naar alle klanten waarbij op de klantkaart in het tabblad e-mailadressen een vinkje staat bij Factuur de factuur per mail verstuurd en voor klanten waarbij dit vinkje niet staat aangevinkt worden de facturen afgedrukt.  

De factuur e-mailen en ook afdrukken voor jezelf:
Moet de factuur gemaild worden, maar ook afgedrukt dan kun je dit instellen in het verkoopsjabloon. Ga naar het tabblad Facturen → Verkoopsjablonen. Selecteer het sjabloon dat staat ingesteld op je order en ga naar de tabel opmaak. Zet in de regel van de verkoopfactuur in de kolom Aantal afdrukken een 2. Als je nu kiest voor bijvoorbeeld de optie e-mailen volgens instellingen dan worden de factuur ook afgedrukt. 

De factuur afdrukken met een andere datum op de factuur
De datum die je invoert is de peildatum. SnelStart vult de lijst met abonnementsorders die op die datum van toepassing zijn. Vul je bijvoorbeeld een datum voor in de toekomst in dan verschijnen de orders die op dat moment van toepassing zijn. Onderin bij afdrukken wordt de datum van vandaag gezet en dat is ook de datum die de factuur krijgt. Wil je de datum op de factuur aanpassen dan kan dat door de datum in het veld onderin aan te passen naar de datum zoals je deze op de factuur wilt. 

datumafdrukken_b

De Abonnementsorder stopzetten
De abonnementsorder kan worden stopgezet door te gaan naar de abonnementsorder in verkopen en dan bij de factuurperiode aan te geven per wanneer de abonnementsorder stopt.

De factuurperiode op de factuur
In onze standaard basis opmaak voor de factuur staat een formule waardoor de factuurperiode van het abonnement op de factuur wordt getoond. Wil je deze formule op een andere opmaak zetten of wil je de formule zien lees dan hier.

3. Een prijswijziging doorvoeren in de orders

Het kan voorkomen dat de prijs van een artikel wat in een order staat wijzigt. Deze wijziging moet handmatig in de order worden aangepast. Wijzig eerst de verkoopprijs op de artikelkaart en ga vervolgens naar de order in Verkopen toe. Selecteer de order onder abonnementen en kies voor Wijzig. Door in de orderregel het artikelnummer weg te halen en opnieuw toe te voegen zal de nieuwe verkoopprijs worden getoond. Klik na het wijzigen linksboven op opslaan. Bij het opnieuw factureren van de abonnementsorders wordt de vernieuwde prijs getoond. 

Vanaf inZicht is het mogelijk om de prijs van meerdere artikelen in één keer te wijzigen en deze wijziging daarna in één keer door te voeren op je abonnementsorders. Lees hier voor meer informatie hierover. 



Meer weten over dit onderwerp?
Klik hier om terug te gaan naar alles over verkopen, of lees hier de veelgestelde vragen.