Koppeling met Mollie en de verwerking van Mollie

In dit artikel lees je meer over de koppeling tussen Mollie en SnelStart en hoe Mollie afschriften zonder koppeling kunnen worden ingelezen.

Heb je een account bij Mollie? Dan kun je een koppeling maken tussen Mollie en SnelStart. Je kunt dan een betaallink toevoegen in de factuur en/of in de mail. Dit is alleen mogelijk in SnelStart Web. In stap 2, tijden het maken van de factuur, kan de betaallink in de factuur worden toegevoegd en in stap 4 in de mail. 

In SnelStart 12 kan de betaallink alleen worden toegevoegd via een koppeling met een andere softwarepartner. Lees hier voor meer informatie daarover.


1. De koppeling met Mollie instellen

  1. Open je administratie in SnelStart Web en klik links in het overzicht op koppelingen.
  2. Ga naar de tegel van Mollie. Volg de 3 stappen. 
  3. In 2 moet je de API-key invullen. Deze kun je ophalen in je Mollie omgeving.
  4. In stap 3 selecteer je het dagboek en de tussenrekening voor de Mollie betalingen. Als deze nog niet in je administratie staan kun je deze hier aanmaken. Het gaat om de volgende grootboekrekeningen:
    Dagboek Mollie: met functie 7 (memoriaal)
    Tussenrekening Mollie: functie 110 (tussenrekening betalingen)

Nadat de koppeling is ingesteld kun je de betaallink toevoegen je factuur en of in de mail. De verdere verwerking van de Mollie betaling lees je in dit artikel bij punt 2. Let er op dat je een deel van de verwerking zelf moet doen. Het is dus belangrijk om punt 2 goed door te lezen. Wij leggen in dit stappenplan uit hoe de verwerking hiervan in SnelStart 12 gedaan kan worden. 

Ik heb geen koppeling
Wil je geen koppeling met Mollie instellen, maar wil je wel de afschriften van Mollie inlezen? Lees dan verder in dit artikel bij punt 3.

2. De verwerking van Mollie betalingen met een koppeling

Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe een factuur die betaald is via de betaallink van Mollie kan worden verwerkt in je administratie. In dit voorbeeld nemen we een factuur van €9,98.

Stap 1: De factuur maken
In SnelStart Web maak je een factuur en in stap 4 verstuur je de betaallink van Mollie mee in de mail. In dit voorbeeld gaan we uit van een factuur van €9,98.

Stap 2: De klant betaalt de factuur
De klant ontvangt de factuur en betaalt deze via de betaallink van Mollie. Hierdoor komt de betaling binnen bij Mollie. De klant betaalt dus €9,98 aan Mollie.

Stap 3: Mollie maakt een boeking in SnelStart
Zodra Mollie de betaling van de klant heeft ontvangen maakt Mollie een boeking in het Dagboek Mollie (memoriaal). Dit gebeurt automatisch. In deze boeking staan 2 orderregels:

Regel 1: Hierin wordt de openstaande verkoopfactuur geboekt. In de eerste kolom onder order/factuur F4 staat het factuurnummer van de verkoopfactuur en het bedrag (€9,98) wordt credit geboekt. 
Regel 2: Hierin wordt het saldo van de verkoopfactuur (€9,98) in zijn totaal tegen geboekt naar de tussenrekening Mollie. Dit bedrag wordt debet geboekt. De boeking ziet er dan als volgt uit:
Mollie1_b
Doordat deze boeking wordt gemaakt staat de factuur niet meer als openstaand in SnelStart, maar staat het saldo van de factuur op de tussenrekening Mollie. In dit geval staat er €9,98 debet op de tussenrekening Mollie.

Stap 4: De uitbetaling van Mollie
Doordat de klant de factuur aan Mollie heeft betaald doet Mollie hiervan een uitbetaling naar jou. Je kunt bij Mollie instellen hoe vaak je deze uitbetaling wilt laten doen (per week, per dag etc.) Mollie zal tijdens een uitbetaling meerdere ontvangsten tegelijk uitbetalen. Bij het uitbetalen houdt Mollie transactiekosten in. Dit zijn de kosten die Mollie in rekening brengt per betaalde factuur. In dit voorbeeld: de factuur van de klant was €9,98 euro, maar Mollie betaalt geen €9,98 aan jou uit, maar €9,63. Mollie rekent ongeveer €0,35 aan transactiekosten per betaalde factuur en houdt dit zelf in bij de uitbetaling. 

De uitbetaling doet Mollie naar jouw bankrekeningnummer en deze betaling staat vervolgens, na het inlezen van de bankmutaties, in je dagboek Bank. Ga naar je Dagboek bank en boek deze betaling in de orderregel credit op de tussenrekening Mollie. In dit voorbeeld wordt er dan €9,63 credit geboekt op de tussenrekening Mollie. De boeking ziet er dan als volgt uit:
Mollie2_b
Het saldo van de tussenrekening Mollie wordt daardoor verminderd met €9,63. Hierdoor is het het saldo op de tussenrekening Mollie €9,98 - €9,63 = €0,35. Dat is het saldo van de transactiekosten. Lees verder hoe je dit saldo weg kunt boeken.

Stap 5: De inkoopfactuur van de transactiekosten voor Mollie
Vervolgens krijg je van Mollie de inkoopfactuur over de transactiekosten. In dit voorbeeld €0,35. Deze inkoopfactuur kun je downloaden in je Mollie omgeving. Boek de inkoopfactuur in je dagboek Inkoop en boek de kosten op een kostenrekening met een hoog btw tarief. Over de kosten mag het hoge percentage btw worden teruggevorderd. Nadat je deze boeking hebt gemaakt staat de factuur bij je openstaande inkoopfacturen. Doordat Mollie de transactiekosten al heeft ingehouden bij de uitbetaling hoef je deze kosten niet daadwerkelijk nog een keer aan Mollie te betalen. De inkoopfactuur kan dus worden weg geboekt. Lees verder in stap 6 hoe je dit kunt doen. 

Stap 6: De openstaande inkoopfactuur wegboeken tegen de tussenrekening Mollie
Het wegboeken van de inkoopfactuur doe je weer in het dagboek Mollie (memoriaal). Ga naar het dagboek Mollie en maak twee orderregels aan. 

Regel 1: Hierin zet je de inkoopfactuur. Ga in de kolom onder Order/factuur F4 staan en haal de inkoopfactuur van Mollie erbij. Het bedrag, in dit geval €0,35 wordt dan debet geboekt.
Regel 2: Maak een tweede orderregel aan. Hierin boek je het saldo van de inkoopfactuur (€0,35) in zijn totaal tegen naar de tussenrekening Mollie. Dit bedrag wordt credit geboekt. De boeking ziet er dan als volgt uit:
Mollie3_b
Doordat deze boeking is gemaakt komt het saldo van de tussenrekening Mollie op €0 te staan. 

3. De Mollie afschriften inlezen zonder koppeling - handmatig afschrift van Mollie inlezen

Vanaf inKaart is het ook mogelijk om het afschriftbestand van Mollie in te lezen in SnelStart.
Je hebt bijvoorbeeld een webshop waarbij de orders of boekingen worden doorgezet naar SnelStart. De betaling verloopt via de webshop bij Mollie. Je kunt het afschriftbestand van Mollie dan inlezen in SnelStart en vervolgens de openstaande verkoopboeking hieraan koppelen.

Om de afschriften van Mollie in te lezen en goed weg te boeken in SnelStart is het belangrijk dat de volgende grootboekrekeningen in de administratie staan:

Dagboek Mollie: functie 2 (dagboek Bank)
Tussenrekening Mollie: functie 110 (tussenrekening Mollie)
Dagboek memoriaal: functie 7

Stap 1: Een fictief bankrekeningnummer van Mollie in je administratie zetten
Om de bestanden van Mollie in te kunnen lezen moet er een fictief bankrekeningnummer in de administratie worden gezet. Koppel aan dit bankrekeningnummer het dagboek Mollie met
functie 2. Klik Hier om te lezen hoe je een fictief bankrekeningnummer kunt instellen. 

Stap 2: Het afschriftbestand downloaden in je Mollie omgeving
Download het afschriftbestand in je Mollie omgeving en lees dit bestand in SnelStart in. Dat kan via de knop Afschrift inlezen. De afschriftregels worden dan in je Dagboek Mollie geplaatst.

Stap 3: Het boeken van de ingelezen afschriftregels
Na het inlezen van het bankafschrift van Mollie staan er verschillende mutatieregels in je Dagboek. Hieronder leggen we per regel uit wat de boeking van Mollie is en hoe dit kan worden weg geboekt

Mutatieregel 1
In één regel staat een ontvangen bedrag van Mollie. Dit is het bedrag wat Mollie heeft ontvangen van de betaalde verkoopfacturen door de klanten. Mollie keert dit bedrag - transactiekosten aan jou uit. Mollie rekent per betaalde factuur transactiekosten. Stel je had een factuur van €9,98 euro en deze is door je klant aan Mollie betaald dan betaalt Mollie geen €9,98 aan jou uit, maar €9,63. In dat geval houdt Mollie €0,35 aan transactiekosten in. 

Deze mutatieregel dien je te koppelen aan de openstaande verkoopfactuur of facturen waarvan Mollie nu de uitbetaling doet. Dit doe je door in de orderregel onder de kolom order/factuur F4 te gaan staan en daarin de openstaande factuur op te halen.
Doordat het bedrag van de factuur hoger is dan het door Mollie ontvangen bedrag, ontstaat er een verschil in saldo. Dit zie je rechtsonder gebeuren. Dit verschilbedrag moet je ook boeken. Maak een nieuwe orderregel aan en boek in de kolom grootboekrekening op de Tussenrekening Mollie. Zet in het veld credit het verschilbedrag met een min teken ervoor. Dit moet omdat het bedrag debet moet worden geboekt. De boeking ziet er dan als volgt uit:

Mutatieregel1_b

Mutatieregel 2
In een andere mutatieregel staat als uitgegeven bedrag het bedrag van de transactiekosten die jij aan Mollie moest betalen. Mollie heeft deze kosten zelf al ingehouden op het moment dat Mollie de uitbetaling aan jou deed (zie mutatieregel hierboven). In deze regel staan de transactiekosten zonder de btw. De btw wordt in een andere mutatieregel geboekt.

Deze mutatieregel dien je te koppelen aan de openstaande inkoopfactuur. Dit is de inkoopfactuur die je van Mollie hebt of moet ontvangen over de transactiekosten. Deze inkoopfactuur moet je eerst zelf inboeken in je Dagboek inkoop. De inkoopfactuur aan deze boeking koppelen doe je door in de orderregel onder de kolom order/factuur F4 te gaan staan en daarin de openstaande factuur op te halen. Doordat het uitgegeven bedrag minder is dan de inkoopfactuur ontstaat er rechtsonder een verschil. Klik op plaatsen om dit verschil te accepteren. Dit verschil is namelijk de btw en die kun je in de 3e mutatieregel weg boeken. De boeking ziet er dan dan als volgt uit:
Mutatieregel2_b

Mutatieregel 3
In de derde mutatieregel staat als uitgegeven bedrag het btw bedrag. Koppel aan deze boeking ook weer in de orderregel de inkoopfactuur, dit is dezelfde inkoopfactuur als hierboven en gaat op dezelfde manier. De inkoopfactuur stond namelijk nog open met het btw bedrag. De boeking ziet er dan als volgt uit:

Mutatieregel3_b

Stap 4: Saldo dagboek Mollie wegboeken
Nadat bovenstaande stappen zijn doorlopen staat er een saldo in je Dagboek Mollie. Dit saldo kun je in één keer wegboeken naar de Tussenrekening Mollie. Dit doe je in het dagboek Memoriaal. Ga naar het Dagboek memoriaal en maak een nieuwe boeking aan. Zet in de eerste orderregel het saldo van het dagboek Mollie credit. Maak daaronder nog een nieuwe orderregel aan en boek daarin het saldo van het Dagboek Mollie debet naar de Tussenrekening Mollie. De boeking ziet er dan als volgt uit. 

tegenboekingmemoriaal2_b
Het saldo op de Tussenrekening Mollie is na deze boeking €9,63. Het leegboeken van de tussenrekening Mollie doe je op het moment dat Mollie de daadwerkelijke uitbetaling doet naar jouw zakelijke bankrekening. Zie stap 5. 

Stap 5: De daadwerkelijke uitbetaling en de tussenrekening leegboeken
Uiteindelijk ontvang je de daadwerkelijke uitbetaling van Mollie op je zakelijke bankrekening. Koppel in deze mutatie in de orderregel het saldo credit van tussenrekening Mollie. Hierdoor komt het saldo op de tussenrekening Mollie weer op nul te staan. Deze boeking ziet er dan als volgt uit:
tegenboekingmemoriaal2_b-1