Koppeling met Mollie en de verwerking van Mollie

In dit artikel geven we meer uitleg over de koppeling tussen Mollie en SnelStart en hoe Mollie afschriften kunnen worden ingelezen.


1. De koppeling met Mollie instellen
Heb je een account bij Mollie? Dan kun je een koppeling maken tussen Mollie en SnelStart. Hiermee kun je een betaallink toevoegen bij je factuur. Dit kan alleen bij facturen die gemaakt worden in SnelStart Web. Het toevoegen van de betaallink is mogelijk in stap 4 bij het maken van de factuur. Verstuur je je facturen vanuit SnelStart 12? Dan kan een betaallink worden toegevoegd via een koppeling met een andere softwarepartner. Klik hier voor meer informatie daarover. 
Met een koppeling worden de betalingen van Mollie automatisch in je administratie gezet. In punt 2 geven we hierover verdere uitleg.

De koppeling instellen
Log in in SnelStart Web (web.snelstart.nl) Open de betreffende administratie. Klik links in het overzicht op koppelingen. Klik op de tegel van Mollie. Er worden nu 3 stappen beschreven. Voer deze stappen uit. Vul bij stap 2 de API-key in die je via de website van Mollie hebt gehad.

In stap 3 selecteer je het juiste dagboek en de tussenrekening. Als deze nog niet in je administratie staan, maak je deze aan door Nieuw te kiezen. Zorg ervoor dat de onderstaande grootboekrekeningen met functies in je administratie staan.
Dagboek Mollie: met functie 7 (memoriaal)
Tussenrekening Mollie: functie 110 (tussenrekening betalingen)

Ik heb geen koppeling
Wil je geen koppeling met Mollie instellen, maar wil je wel de afschriften van Mollie inlezen? Lees dan verder in dit artikel bij punt 3.

2. De Mollie afschriften inlezen met een koppeling

Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe een factuur die betaald is in Mollie verwerkt moet worden in je administratie.

Stap 1: Een factuur maken
Je maakt in SnelStart Web een factuur van 10 euro en voegt daaraan een betaallink toe. De betaallink kun je in SnelStart Web toevoegen in stap 4. De factuur stuur je naar je klant.

Stap 2: De klant betaalt de factuur
De klant ontvangt je factuur en betaalt deze factuur via de betaallink die is toegevoegd in de mail. Doordat de klant via de betaallink de factuur betaalt, komt de betaling binnen bij Mollie. De klant betaalt dus eigenlijk aan Mollie.

Stap 3: Mollie boekt de betaling over naar SnelStart
Zodra Mollie de betaling van de klant heeft ontvangen zet Mollie hiervan een boeking in SnelStart. Dit gebeurt automatisch doordat je een koppeling met Mollie hebt gemaakt. Mollie zet een boeking in het dagboek Mollie (memoriaal). In deze boeking staan 2 orderregels:

Regel 1: Hierin wordt de openstaande verkoopfactuur geboekt. In de eerste kolom staat het factuurnummer en het bedrag van de verkoopfactuur wordt credit geboekt. 
Regel 2: Hierin wordt het saldo van de verkoopfactuur in zijn totaal tegengeboekt naar de tussenrekening Mollie. Dit bedrag wordt debet geboekt. 

Doordat deze boeking is gemaakt staat de factuur niet meer als openstaand in SnelStart, maar staat het saldo van de factuur op de tussenrekening Mollie. 
Mollie 3Stap 4: De uitbetaling van Mollie
Omdat de klant de factuur heeft betaald aan Mollie, moet Mollie de uitbetaling hiervan aan jou doen. Je kunt bij Mollie instellen hoe vaak je deze uitbetaling wilt laten doen (per week, per dag etc.) Mollie zal tijdens een uitbetaling meerdere ontvangsten tegelijk uitbetalen. De uitbetaling doet Mollie naar jouw bankrekeningnummer en deze betaling staat vervolgens, na het inlezen van de bankmutaties, in je dagboek Bank.

Voorbeeld: De factuur van de klant was 10 euro. Mollie doet geen uitbetaling van 10 euro, maar houdt de transactiekosten voor Mollie in. Mollie betaalt in dit geval €9,65 uit.
Dit is de verkoopfactuur €10 - de transactiekosten €0,35 = €9,65. Dit bedrag boek je in de orderregel credit op de tussenrekening Mollie. Op de tussenrekening Mollie stond al het saldo van de factuur (10 euro). Nu boek je deze uitbetaling credit op de tussenrekening Mollie waardoor het saldo van de tussenrekening Mollie op €0,35 komt te staan.

Stap 5: De inkoopfactuur van de transactiekosten voor Mollie
Over de transactiekosten die Mollie heeft ingehouden bij de uitbetaling stuurt Mollie een inkoopfactuur. Deze inkoopfactuur kun je downloaden in je Mollie omgeving. Boek de inkoopfactuur in je dagboek Inkoop en boek de kosten op een kostenrekening met een hoog btw tarief. Over de kosten mag het hoge percentage btw worden teruggevorderd. Nadat je deze boeking hebt gemaakt staat deze factuur bij je openstaande inkoopfacturen. Doordat Mollie de transactiekosten al heeft ingehouden bij de uitbetaling hoef je deze kosten niet daadwerkelijk nog een keer aan Mollie te betalen. De inkoopfactuur moet dus worden weg geboekt. 

Stap 6: De openstaande inkoopfactuur wegboeken tegen de tussenrekening Mollie
De inkoopfactuur die nu nog open staat moet worden weg geboekt. Dit doe je weer in het dagboek Mollie (memoriaal). Ga naar het dagboek Mollie en maak twee orderregels aan. 

Regel 1: Hierin wordt de openstaande inkoopfactuur geboekt. In de eerste kolom staat het factuurnummer en het bedrag wordt debet geboekt. 
Regel 2: Hierin wordt het saldo van de inkoopfactuur in zijn totaal tegengeboekt naar de tussenrekening Mollie. Dit bedrag wordt credit geboekt. 

Doordat deze boeking is gemaakt staat de inkoopfactuur niet meer als openstaand in SnelStart maar is het saldo credit geboekt naar de tussenrekening Mollie. Hierdoor staat het dagboek Mollie en de tussenrekening Mollie weer op nul. 

3. De Mollie afschriften inlezen zonder koppeling

Vanaf inKaart kun je de afschriftbestanden van Mollie ook handmatig inlezen. Bijvoorbeeld bij een webshop, waarbij orders of boekingen worden doorgezet naar SnelStart en waarbij de betaling op de webshop via Mollie loopt. Je kunt het afschriftbestand van Mollie inlezen in SnelStart en vervolgens de openstaande verkoopboeking koppelen.

Wanneer je werkt met het handmatig inlezen van Mollie afschriften, zorg er dan voor dat de onderstaande grootboekrekeningen in de administratie aanwezig zijn.
De grootboekrekeningen
Dagboek Mollie: functie 2 (dagboek Bank)
Tussenrekening Mollie: functie 110 (tussenrekening Mollie)
Dagboek memoriaal: functie 7

Stap 1: Fictief bankrekeningnummer in de administratie zetten
Om afschriftbestanden van Mollie in te lezen moet er een fictief bankrekeningnummer in de administratie worden gezet. Koppel aan dit bankrekeningnummer het dagboek Mollie met
functie 2. Hier lees je hoe je een fictief bankrekeningnummer kunt instellen.

Stap 2: Bestand downloaden in je Mollie omgeving
Er zijn twee manieren waarop je het afschriftbestand in SnelStart kunt inlezen. Zet het bankafschrift bestand in de map die je hebt ingevoerd bij het fictieve bankrekeningnummer. Of ga naar het tabblad Boekhouden en klik op de knop Afschrift inlezen. Het bestand staat vervolgens als boeking in het dagboek Mollie.

Stap 3: Het boeken van de ingelezen mutaties
De boeking wordt als drie losse mutatie regels ingelezen. Hieronder leggen we per mutatie uit welke boekingen je vervolgens moet maken.

Mutatie 1
In deze mutatie regel staat het totaal ontvangen bedrag van de factuur minus de transactiekosten. Mollie houdt zelf de transactiekosten in. Koppel aan deze mutatie in de orderregel credit de openstaande verkoopfactuur/-facturen. De factuur staat hierdoor niet meer open bij debiteuren.

Door het koppelen van de factuur ontstaat er een verschil-bedrag. Dit komt doordat Mollie de transactiekosten al van de factuur afhaalt, maar de factuur wel met het volledige bedrag is geboekt. Het verschil-bedrag staat rechtsonder. Boek dit bedrag in de orderregel debet op de tussenrekening Mollie. Hierdoor ontstaat er een saldo op de tussenrekening Mollie.
Mutatie 1

Mutatie 2
In deze mutatie regel staan de uitgegeven transactiekosten die Mollie heeft ingehouden minus de btw over de transactiekosten. Koppel aan deze mutatie in de orderregel debet de openstaande inkoopfactuur. Dit is de inkoopfactuur met transactiekosten die je van Mollie hebt ontvangen. Deze inkoopfactuur moet je eerst zelf in je dagboek inkoop boeken.

Mutatie 3
in de deze mutatieregel staat de btw over de transactiekosten. Koppel aan deze mutatie in de orderregel ook debet de openstaande inkoopfactuur. Dit is dezelfde inkoopfactuur die je in stap 2 ook hebt gekoppeld. 

Stap 4: Saldo dagboek Mollie wegboeken
Na bovenstaande verwerking staat er een saldo open in het dagboek Mollie. Dit saldo kan je in één keer weg boeken naar de tussenrekening Mollie. Dit doe je in het dagboek Memoriaal.
Maak een orderregel aan en boek het saldo van het dagboek Mollie debet. Maak daaronder nog een nieuwe orderregel aan en boek daar het saldo credit naar tussenrekening Mollie.

overboeken saldo


Stap 5: De uitbetaling van Mollie

Uiteindelijk ontvang je de daadwerkelijke uitbetaling van Mollie op je zakelijke bankrekening. Koppel in deze mutatie in de orderregel het saldo credit van tussenrekening Mollie. Hierdoor komt het saldo op de tussenrekening Mollie weer op nul te staan.