Inkoopfacturen inlezen via de Outlook Add-in in SnelStart

Vanaf inStap kun je de via de Outlook Add-in facturen uit Outlook importeren in je online administratie. In dit artikel vind je meer informatie over de installatie en het inlezen van de facturen.

1. De Outlook Add-in installeren

De e-mailapplicatie (bijv. Outlook programma, Office 365 of Outlook.com) moet verbonden zijn met een Exchange server of met Office 365. Bij het instellen van de e-mailapplicatie moet de gebruiker inloggen met een Exchange, Office 365 of Outlook.com account. Add-ins worden niet geladen als de e-mailapplicatie verbinding maakt via POP3 of IMAP. Voor meer informatie over systeemeisen voor Microsoft add-ins verwijzen wij je graag door naar Microsoft.

Het is alleen mogelijk om deze koppeling te maken met het hoofdmailadres van het Outlook account. De koppeling kan dus niet worden gemaakt met andere mailadressen die onder het account hangen. 

Installatie in Outlook 2016
Open Outlook 2016 → klik op het tabblad Start ga vervolgens naar het tabblad Invoegtoepassingen downloaden. (Dit staat helemaal rechtsboven). Type in het nieuwe venster, rechtsboven in het zoekveld: SnelStart voor e-mail → klik vervolgens op de blauwe knop voor Toevoegen. Wanneer je nog niet ingelogd bent in Outlook met je Office365 account, dien je nu in te loggen. Vervolgens verschijnt de status Added op de plek waar de knop toevoegen stond.
Je kunt nu het venster sluiten. Het icoon SnelStart voor e-mail is nu rechts naast de knop Store in het tabblad Start zichtbaar.

Installatie in de webversie van Office 365
Open Outlook in de webversie van je Office 365 account → klik rechtsboven op het ‘tandwiel’ icoon voor instellingen → Ga vervolgens naar invoegtoepassingen beheren. Type in het nieuwe venster, rechtsboven in het zoekveld: SnelStart voor e-mail → klik vervolgens op de blauwe knop voor Toevoegen. Vervolgens verschijnt de status Added op de plek waar de knop toevoegen stond. Je kunt nu het venster sluiten. Het icoon SnelStart voor e-mail is nu rechts bovenin een e-mail zichtbaar.

Installatie in web outlook.com (voor Hotmail, live, msn en outlook e-mailadressen)
Klik op de volgende link → kies linksboven voor Nu downloaden → Log in met je Hotmail, Live, Msn of Outlook e-mailadres. Tijdens het proces wordt je mailbox geopend. Rechts in beeld verschijnt een veld waarin wordt gevraagd of je de invoegtoepassing wilt installeren. Kies voor Installeren. Wanneer je nu een e-mail selecteert kun je rechtsboven, in de mail op pijltje naar beneden klikken. Onderaan zie je vervolgens SnelStart voor e-mail.

2. De facturen inlezen

1. Selecteer in Outlook of Office365 de e-mail waarin de factuur zit.  

2. Klik in de add-in SnelStart voor e-mail op het kopje Bijlagen. Alle bijlagen die geschikt zijn om te worden ingelezen verschijnen.

3. Klik op het plusje naast de bijlage om deze te importeren. Heb je een XML bestand geïmporteerd dan verschijnt de melding: Er is een factuur geboekt van €. Heb je een PDF geïmporteerd dan verschijnt de melding: Er is een onverwerkte inkoop aangemaakt.

4. Na het importeren wordt er een inkoopboeking gemaakt in Dagboek inkoop (SnelStart 12) of in je inkoopoverzicht in SnelStart Web. Zowel een XML bestand als een PDF bestand gaan automatisch door de scan-en-herken functie. Hierdoor worden gegevens die herkend worden automatisch ingevuld. Heb je een XML bestand geïmporteerd, maar in de mail zat ook het PDF bestand met dezelfde naam dan wordt deze ook als bijlage toegevoegd.


Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee