Inkoopfacturen inlezen via de Outlook Add-in in SnelStart

Vanaf het pakket inStap kun je de via de Outlook Add-in facturen uit Outlook importeren in je online administratie. In dit artikel vind je meer informatie over de installatie en het inlezen van de facturen.

1. De Outlook add-in installeren

De e-mailapplicatie (bijv. Outlook programma, Office 365 of Outlook.com) moet verbonden zijn met een Exchange server of met Office 365. Bij het instellen van de e-mailapplicatie moet de gebruiker inloggen met een Exchange, Office 365 of Outlook.com account. Add-ins worden niet geladen als de e-mailapplicatie verbinding maakt via POP3 of IMAP. Voor meer informatie over systeemeisen voor Microsoft add-ins verwijzen wij je graag door naar Microsoft.

Het is alleen mogelijk om deze koppeling te maken met het hoofdmailadres van het Outlook account. De koppeling kan dus niet worden gemaakt met andere mailadressen die onder het account hangen. 

Installatie in Outlook 2016

Open Outlook 2016 → klik op het tabblad Start ga vervolgens naar het tabblad Invoegtoepassingen downloaden. (Dit staat helemaal rechtsboven). Typ in het nieuwe venster, rechtsboven in het zoekveld: SnelStart voor e-mail → klik vervolgens op de blauwe knop voor Toevoegen. Wanneer je nog niet ingelogd bent in Outlook met je Office365 account, dien je nu in te loggen. Vervolgens verschijnt de status Added op de plek waar de knop toevoegen stond.
Je kunt nu het venster sluiten. Het icoon SnelStart voor e-mail is nu rechts naast de knop Store in het tabblad Start zichtbaar.


Installatie in de webversie van Office 365
Open Outlook in de webversie van je Office 365 account → klik rechtsboven op het ‘tandwiel’ icoon voor instellingen → Ga vervolgens naar invoegtoepassingen beheren. Typ in het nieuwe venster, rechtsboven in het zoekveld: SnelStart voor e-mail → klik vervolgens op de blauwe knop voor Toevoegen. Vervolgens verschijnt de status Added op de plek waar de knop toevoegen stond. Je kunt nu het venster sluiten. Het icoon SnelStart voor e-mail is nu rechts bovenin een e-mail zichtbaar.

Installatie in web outlook.com (voor Hotmail, live, msn en outlook e-mailadressen)

Klik op de volgende link → kies linksboven voor Nu downloaden → Log in met je Hotmail, Live, Msn of Outlook e-mailadres. Tijdens het proces wordt je mailbox geopend. Rechts in beeld verschijnt een veld waarin wordt gevraagd of je de invoegtoepassing wilt installeren. Kies voor Installeren. Wanneer je nu een e-mail selecteert kun je rechtsboven, in de mail op pijltje naar beneden klikken. Onderaan zie je vervolgens SnelStart voor e-mail.

2. De facturen inlezen

Selecteer in Outlook of Office365 de e-mail waar je factuurbijlage in zit. Klik in de add-in SnelStart voor e-mail op het kopje bijlagen. Nu worden alle bijlagen die geschikt zijn om in te lezen in je administratie zichtbaar. Klik op het plusje naast de bijlage. SnelStart importeert nu de bijlage in de door jou geselecteerde administratie. Wanneer je een XML-bestand hebt geïmporteerd, verschijnt er in het groen de volgende melding: Er is een factuur geboekt van € ….. Als de e-mail alleen een Pdf-bestand bevat, verschijnt er na het importeren de volgende melding in het groen: Er is een onverwerkte inkoop aangemaakt.

Hoe ziet de geïmporteerde factuur eruit?
Open je administratie in SnelStart 12. Ga naar Snel Starten → Boekhouden → Open het dagboek Inkoop. In het dagboek Inkoop vind je de geïmporteerde inkoopfacturen terug als vet gedrukte regels. Deze kunnen op verschillende manieren zijn verwerkt door SnelStart:

  • Wanneer er alleen een XML-bestand is geïmporteerd maakt SnelStart een inkoopboeking aan en probeert deze zoveel mogelijk op de juiste grootboekrekeningen te boeken. De datum, het factuurnummer en het bedrag worden ingevuld. Als de leverancier bekend is wordt hij aan de juiste leverancier gekoppeld. Is dit niet het geval, dan wordt hij gekoppeld aan Leverancier onbekend. Het XML-bestand staat in de bijlage van de boeking.
  • Als er zowel een XML-bestand als een PDF-bestand met dezelfde naam zijn geïmporteerd, reageert SnelStart als hetzelfde als het punt hiervoor. Als aanvulling is het PDF-bestand in de bijlage bijgevoegd.
  • Wanneer alleen een PDF-bestand is geïmporteerd, wordt een onverwerkte inkoopboeking gemaakt in het dagboek Inkoop. Er is in dit geval geen leverancier, factuurnummer en bedrag ingevuld en de boekingsdatum is de datum van importeren.