Koppeling met eVerbinding

Vanaf inKaart kun je een koppeling instellen met eVerbinding. Hiermee kun elektronisch inkoopfacturen ontvangen via het platform van eVerbinding. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.

 

Geen papieren facturen meer. Je ontvangen facturen worden direct automatisch verwerkt in je administratie. Aan het ontvangen van E-facturen via eVerbinding zijn kosten verbonden.

1. Starten met eVerbinding

Stap 1: Registreer een account bij eVerbinding

Voordat je gebruik kunt maken van de koppeling met eVerbinding, registreer je een account. Dit doe je op de website van eVerbinding. Registreer direct je account.

Stap 2: Voeg een bedrijf toe en stel de softwarekoppeling in

Als je je account bij eVerbinding hebt aangemaakt, moeten er voor het gebruik nog een aantal instellingen worden gedaan in de omgeving van eVerbinding. Het advies is om hiervoor contact op te nemen met eVerbinding.

Stap 3: Koppeling met eVerbinding instellen in SnelStart

Nadat je je account hebt geregistreerd bij eVerbinding maak je de instellingen in SnelStart. Het uitvoeren van de instellingen voor eVerbinding kan uitsluitend gedaan worden door de hoofdgebruiker of een accountant met de juiste rechten in de administratie. Vul de volgende gegevens in SnelStart in, onder het tabblad Instellingen → eVerbinding:

  • Het e-mailadres waarmee je bent geregistreerd bij eVerbinding
  • Bedrijfs-ID (deze is op te halen onder je account bij eVerbinding)
  • Klant Key (deze is op te halen onder je account bij eVerbinding)
  • Klantgeheim (deze is op te halen onder je account bij eVerbinding)
  • Download facturen vanaf: kies de gewenste datum
  • Tot slot kies je voor Opslaan.

    2. Facturen ontvangen 

    Alle instellingen gemaakt? Dan kun je elektronische inkoopfacturen ontvangen. Als je bij de basisinstellingen in SnelStart je account bij eVerbinding hebt ingesteld, dan controleert SnelStart elke keer als je je administratie opnieuw opent of er nieuwe facturen klaar staan. Is dit het geval, dan worden deze via het SnelStart Services Platform opgehaald en klaargezet om in te lezen. Als dit voltooid is, verschijnt rechts bovenin SnelStart naast je gebruikersnaam een wolkje. Het ophalen van de facturen gebeurt als de administratie is geopend door een gebruiker die valt onder het account van de hoofdgebruiker die de instellingen heeft gemaakt in SnelStart.

    E-facturen inlezen

    Klik op het blauwe wolkje rechts bovenin SnelStart en klik in het menu dat verschijnt op Nu inlezen.

    De beschikbare facturen worden nu automatisch ingelezen als de leverancier, van wie de factuur afkomstig is als in je relatiebestand staat.

    • Bij onbekende leveranciers krijg je de mogelijkheid de leverancier direct toe te voegen.

    • Als er iets aan een bestand mankeert, waardoor het niet kan worden ingelezen, krijg je hiervan een melding.

      3. Veelgestelde vragen over de koppeling met eVerbinding


      1. Wat als de koppeling niet actief wordt?
      Als je in SnelStart de gegevens van de softwarekoppeling bij eVerbinding hebt ingesteld dan zou de koppeling na het opslaan direct de status 'actief' moeten krijgen. Het kan echter voorkomen dat de koppeling de status 'in behandeling' of 'niet actief' krijgt. Hoe kan dat en wat kun je hieraan doen?

      Oorzaak 1
      Je account bij eVerbinding is nog niet geactiveerd. Om je account te activeren dien je alle stappen bij het registreren te doorlopen, met name stappen 4 en 5, de activatie en registratie bij Simplerinvoice. Log opnieuw in op je account bij eVerbinding en doorloop de ontbrekende stappen. Je kunt hiervoor eventueel informatie opvragen bij de klantenservice van eVerbinding.

      Oorzaak 2
      Het bedrijf dat je hebt ingesteld bij je account op eVerbinding is nog niet geverifieerd. Dat betekent dat je nog niet de betaling aan eVerbinding hebt gedaan. Log opnieuw in op je account bij eVerbinding en zorg dat je bedrijf geverifieerd (geactiveerd) wordt.

      Oorzaak 3
      Bij het kopiëren van het bedrijfsID op de website van eVerbinding wordt soms ten onrechte een spatie toegevoegd aan hetgeen je gekopieerd hebt. Hierdoor is het bedrijfsID dat je plakt in SnelStart onjuist en wordt de koppeling niet actief. Controleer of er inderdaad een extra spatie is geplakt achter het bedrijfsID in SnelStart en verwijder deze. Sla de wijziging op. De koppeling moet nu wel actief worden.

      2. Hoe kan ik de koppeling opheffen?
      Als je een koppeling tussen je administratie en eVerbinding hebt ingesteld, dan kun je deze ook weer eenvoudig ongedaan maken als je dit wilt. Dit doe je in SnelStart via de knop Administratie → Instellingen → eVerbinding → Opheffen. Bij het opheffen van de koppeling blijft je account bij eVerbinding actief. Deze kun je opheffen door in te loggen op de website van eVerbinding. Zolang je je account niet hebt opgeheven, kun je de koppeling altijd weer opnieuw instellen.

      3. Hoe kan ik de niet ingelezen facturen via eVerbinding alsnog inlezen?
      Als je inkoopfacturen ontvangt via eVerbinding dan kan het voorkomen dat facturen niet worden ingelezen in je administratie. Dit kan gebeuren als je een melding krijgt en kiest voor niet inlezen, je voor de optie overslaan kiest bij het toevoegen van een leverancier of als het bestand niet het juiste formaat heeft om in te lezen. In alle gevallen worden de gedownloade inkoopfacturen opgeslagen in de map 'Niet gelukt'. Dit wordt aangegeven in de melding die verschijnt.

      Niet ingelezen facturen alsnog inlezen
      Met uitzondering van de inkoopfacturen waarvan het bestandsformaat niet juist is, kunnen de gedownloade facturen opnieuw worden ingelezen. Ga met de Windows-verkenner naar de map die in de melding is vermeld. Selecteer met de muis de bestanden die in deze map staan. Knip de bestanden met de toetscombinatie [CTRL+X]. Ga één map omhoog in de verkenner (dit herken je aan de map Niet gelukt die te zien is) en gebruik te toetscombinatie [CTRL+V] om de geknipte bestanden in deze map te plakken. Open vervolgens SnelStart, ga naar Boekhouden → Boekhouden → dagboek Inkoop en klik op de knop UBL inlezen.