Inkoopfactuur (ook UBL) en bonnetjes automatisch inlezen in SnelStart Web

Vanaf inStap kun je SnelStart Web je inkoopfacturen automatisch inlezen.

1. Inkoopfactuur (ook UBL) of bonnetje uploaden

In SnelStart Web en in de app kun je je inkoopfacturen en of bonnetjes automatisch inlezen. Hierbij past SnelStart de scan en herken functie (OCR) toe. Dit houdt in dat SnelStart kijkt naar gegevens op de factuur en deze alvast invult. Denk hierbij aan de leverancier, het factuurbedrag enzovoort. Na het inlezen staat de boeking in je inkoopoverzicht en in SnelStart 12 in je Dagboek inkoop. Werk je samen met je accountant dan kun jij gemakkelijk de facturen of bonnen in de administratie zetten en de accountant kan de boeking controleren. 
  1. Open je online administratie in SnelStart Web en ga links in het overzicht naar Inkopen. 
  2. Je ziet een breed vlak waarin staat Sleep je facturen/bonnen hierheen of kies uit bestanden. Het is in dat veld mogelijk om meerdere bonnen/facturen tegelijk te slepen of door te klikken op Kies uit bestanden kun je bestand(en) vanaf je telefoon/computer selecteren en toevoegen.
  3. Na het uploaden wordt het bestand dikgedrukt in je inkoopoverzicht gezet. Dit overzicht zie je onderin op dezelfde pagina. Heb je een UBL bestand toegevoegd dan wordt de boeking direct op de juiste grootboekrekening geboekt. Door te gaan naar Controleer je inkoop kun je de inkoop direct controleren en goed wegboeken. Of open de boeking in het inkoopoverzicht.
  4. Klik op Dit klopt zo als de boeking goed is geboekt. Klopt de boeking niet klik dan op Wijzigen. In stap 1 kun je de basisgegevens van de factuur invullen. Het is hier ook mogelijk om een nieuwe leverancier toe te voegen in het veld leveranciers.
    Door te klikken op Naar stap 2 is het mogelijk om een grootboekrekening toe te voegen. Je kunt daar ook een extra grootboekrekening toevoegen door te klikken op het Plus teken. Vanaf inZicht kun je ook  een kostenplaats toevoegen als dit is ingesteld op de grootboekrekening.
    Dit is alleen mogelijk in SnelStart 12. Klik hier voor meer informatie over kostenplaatsen
Handmatige inkoop toevoegen
Door te klikken op de optie Handmatige inkoop toevoegen is het ook mogelijk om inkoop toe te voegen en direct de gegevens in te vullen. Klik op Kies bestand of sleep het bestand naar het vierkant toe. Door te klikken op Opslaan wordt alleen de inkoopfactuur als bijlage in het inkoopoverzicht gezet. Er is dan geen Scan en herken (OCR) herkenning overheen gegaan.  Wanneer je kiest voor gegevens invullen is het in Stap 1 mogelijk om de basisgegevens in te vullen. Door te klikken op Naar stap 2 is het mogelijk om een grootboekrekening toe te voegen en vanaf het pakket inZicht ook een kostenplaats.
Extra informatie over het inlezen een (xml) UBL factuur
Wanneer de bankmutaties al waren ingelezen en daarna wordt de UBL factuur ingelezen dan wordt er automatisch gekeken of de UBL factuur nog gekoppeld kan worden aan een bankmutatie waardoor de factuur direct als betaald komt te staan.

Wanneer je inkoop UBL factuur btw verlegd is wordt dit ook automatisch goed geboekt. Niet alle bedrijven versturen hun factuur in UBL formaat. Wanneer je de factuur niet in UBL formaat ontvangt dan is het wel mogelijk om je ontvangende factuur om te laten zetten tot UBL factuur. Dit is niet rechtstreeks mogelijk in of door SnelStart, maar kan gedaan worden bij een software partner. Klik hier voor meer informatie over onze partners.


2. Inkoopfactuur via de Outlook add-in voor e-mail inlezen
Vanaf inStap kun je de via de Outlook Add-in facturen importeren in je online administratie.
In
dit artikel lees je hierover meer informatie.