Een UBL factuur inlezen in SnelStart 12

Vanaf InKaart kun je een Ubl factuur inlezen. Deze factuur wordt dan automatisch geboekt in het Dagboek inkoop. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.

1. Algemene informatie 

UBL staat voor Universal Business Language, het is een standaard manier om onder andere verschillende boekhoudpakketten met elkaar te kunnen laten communiceren. De verzendende partij stelt een bestand op in xml-formaat en geeft daarbij in verschillende elementen aan wat de inhoud van de factuur is. De ontvangende partij kan de inhoud hierdoor goed lezen en kan zelf een inkoopboeking aanmaken in het boekhoudpakket.

De verschillende elementen die worden meegegeven zijn onder andere factuurnummer, factuurdatum, naw-gegevens van zowel verzender als ontvanger, een btw-specificatie én de verschillende factuurregels, met omschrijving, aantal, stuksprijs, het btw-bedrag per regel en het btw-percentage. Wat er dus niet in staat is op welke grootboekrekening geboekt moet worden, de leverancier kan uiteraard niet weten op welke grootboekrekening de kosten moeten komen te staan. Dat laatste, op welke grootboekrekening geboekt moet worden, moet bepaald worden door de ontvangende boekhoudsoftware gedaan worden, Snelstart dus.

Snelstart doet dit als volgt :
In de UBL krijgen de factuurregels een omschrijving mee. Aan de hand van die omschrijving gaat Snelstart kijken welke trefwoorden uit die omschrijving eerder zijn gebruikt in een boeking, en op welke grootboekrekening daar toen is geboekt, en hoeveel keer dat trefwoord met die grootboekrekening is gebruikt. Hieruit volgt een voorkeursboeking. Snelstart neemt bij het bepalen van de voorkeursboeking niet mee welk btw-percentage in de meegestuurde factuurregel staat. De eerste paar keer zal de gebruiker mogelijk de voorkeursboeking zelf moeten aanpassen, maar naarmate er meer boekingen gemaakt worden valt door Snelstart eenvoudiger te bepalen op welke grootboekrekening de gebruiker de factuur wenst te boeken.

In SnelStart Web kun je ook UBL inlezen.

2. De Map voor UBL bestanden inlezen maken op je computer en instellen in SnelStart

Ga naar Administratie → Instellingen → Basisgegevens en ga naar het tabblad Boekhouden.
Vul bij Map UBL bestanden de map in waarin je het Ubl bestand eerst opslaat op je computer. Deze map moet je dus eerst zelf aanmaken. Dit kan bijvoorbeeld op de C schijf in de map SnelStart. Maak hierin een map aan die je Ubl bestanden noemt. Een andere map op een andere locatie kan natuurlijk ook. Klik op de gele map achter Map UBL bestanden, selecteer de map die je zojuist hebt aangemaakt en klik op Opslaan.


ublmap_b

Werk je met GO2UBL? Dan vul je de map in waar je de GO2UBL+PDF bestanden in opslaat. Bekijk de veelgestelde vragen van GO2UBL.

3. De UBL factuur inlezen

Sla de ontvangen UBL-factuur en eventueel het pfd bestand op in de ingestelde map op je computer. Ga naar Boekhouden → Boekhouden → Dagboek inkoop. Klik op de knop UBL inlezen. Het UBL bestand wordt ingelezen en de inkoopboeking wordt automatisch gemaakt. Als je het pdf bestand ook in de map had opgeslagen dan wordt deze ook automatisch als bijlage in de boeking gezet, het pdf bestand moet dan wel dezelfde naam hebben als het UBL bestand.

SF000001240_afbeelding_002

Niet alle bedrijven versturen hun factuur in UBL formaat. Wanneer je de factuur niet in UBL formaat ontvangt dan is het wel mogelijk om je ontvangende factuur om te laten zetten tot UBL factuur. Dit is niet rechtstreeks mogelijk in of door SnelStart, maar kan gedaan worden bij een software partner. Klik hier voor meer informatie over mogelijke partners.


Bankmutaties

Wanneer de bankmutaties al waren ingelezen en daarna wordt een UBL factuur ingelezen dan wordt er gekeken of de UBL factuur gekoppeld kan worden aan een bankmutatie waardoor de factuur direct als betaald staat. 

Btw verlegd
Als je inkoop UBL factuur btw verlegd is wordt dit ook automatisch goed geboekt.

4. Foutmelding: Het bestand voldoet niet aan de eisen voor UBL

Het kan zijn dat je onderstaande melding krijgt na het inlezen van een UBL factuur.

SF000002232_afbeelding_001

SnelStart werkt met het maken en inlezen van elektronische facturen volgens de standaard die is vastgesteld door de deelnemers UBL-ketentest. De bovenstaande melding krijg je uitsluitend als het bestand, dat je hebt ontvangen van je leverancier, niet voldoet aan deze standaard.

Je leverancier moeten zorgen voor een bestand dat wel aan de eisen voldoet. Voordat je contact opneemt met je leverancier kun je het ontvangen bestand eventueel testen. Het spreekt voor zich dat je leverancier dit ook kan. Dit kan op twee manieren:

Ga naar http://www.oioubl.net/validator, upload je bestand en klik op de knop 'Validate'
Stuur je bestand als bijlage per mail naar validatethis@simplerinvoicing.org. Je ontvangt dan automatisch een antwoord terug.

  • Bij het inlezen van een UBL factuur wordt de voorraad niet bijgewerkt.
  • SnelStart 12 ondersteunt voor het ontvangen van SI ( is SimplerInvoicing) UBL 1.0, 1.1, 1.2, 2.0.
  • SnelStart Web ondersteunt voor het ontvangen van UBL facturen: SI UBL 1.1, 1.2 en 2.0.
  • In SnelStart Web en SnelStart 12 wordt het formaat SI UBL 1.2 (= UBL 2.1) aangemaakt bij het versturen van verkoopfacturen.