Een UBL factuur inlezen in SnelStart 12

In Snelstart Web kun je ook een UBL factuur inlezen. Klik hier om naar dat stappenplan te gaan. 

1. Algemene informatie 

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een standaard waarmee verschillende boekhoudpakketten gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Een UBL-factuur is een XML-bestand met onder andere het factuurnummer, de factuurdatum, de gegevens van de verzender en ontvanger, de btw-specificatie en de factuurregels.

De grootboekrekening staat niet in de UBL-factuur. Snelstart bepaalt daarom zelf op welke grootboekrekening de factuurregels worden geboekt.

Hoe bepaalt Snelstart de grootboekrekening?

Snelstart kijkt naar de omschrijvingen van de factuurregels en vergelijkt deze met eerdere boekingen. Op basis van gebruikte trefwoorden en de bijbehorende grootboekrekeningen bepaalt Snelstart een voorkeursboeking. Het btw-percentage speelt hierbij geen rol.

In het begin moet je de voorgestelde boeking mogelijk nog aanpassen. Naarmate je meer boekingen maakt, kan Snelstart steeds beter bepalen welke grootboekrekening bij een factuurregel hoort.

2. De map voor UBL bestanden inlezen maken op je computer en instellen in Snelstart

Ga naar Administratie → Instellingen → Basisgegevens en ga naar het tabblad Boekhouden.
Vul bij Map UBL bestanden de map in waarin je het UBL bestand eerst opslaat op je computer. Deze map moet je dus eerst zelf aanmaken. Dit kan bijvoorbeeld op de C schijf in de map Snelstart. Maak hierin een map aan die je UBL bestanden noemt. Een andere map op een andere locatie kan natuurlijk ook. Klik op de gele map achter Map UBL bestanden, selecteer de map die je zojuist hebt aangemaakt en klik op Opslaan.

3. De UBL factuur inlezen

Sla de ontvangen UBL-factuur en eventueel het PDF- bestand op in de ingestelde map op je computer.
Ga naar Boekhouden → Boekhouden → Dagboek inkoop. Klik op de knop UBL inlezen. Het UBL bestand wordt ingelezen en de inkoopboeking wordt automatisch gemaakt. Als je het  Pdf-bestand ook in de map had opgeslagen dan wordt deze ook automatisch als bijlage in de boeking gezet, het PDF- bestand moet dan wel dezelfde naam hebben als het UBL bestand.

Bankmutaties
Wanneer de bankmutaties al waren ingelezen en daarna wordt een UBL factuur ingelezen dan wordt er gekeken of de UBL factuur gekoppeld kan worden aan een bankmutatie waardoor de factuur direct als betaald staat. 

Btw verlegd
Als je inkoop UBL factuur btw verlegd is wordt dit ook automatisch goed geboekt.

Let op: UBL-bestanden die je van Snelstart ontvangt, zoals facturen, kun je niet inlezen in Snelstart 12. Dit komt doordat Snelstart Polaris verder wordt ontwikkeld. 

4. Foutmelding: Het bestand voldoet niet aan de eisen voor UBL

Het kan zijn dat je onderstaande melding krijgt na het inlezen van een UBL factuur.

Snelstart werkt met het maken en inlezen van elektronische facturen volgens de standaard die is vastgesteld door de deelnemers UBL-ketentest. De bovenstaande melding krijg je uitsluitend als het bestand, dat je hebt ontvangen van je leverancier, niet voldoet aan deze standaard.

Je leverancier moet ervoor zorgen dat het bestand aan de eisen voldoet. Dit kan door het document eerst te testen: 

• Ga naar https://test.peppolautoriteit.nl/validate, kies voor Select File en klik op Validate Document.

Was dit artikel nuttig?