Een opmaak voor je factuur en orders in de administratie zetten en wijzigen in SnelStart 12

In dit artikel vind je meer informatie over het instellen van het sjabloon voor je orders en het wijzigen van de opmaak.



Een offerte, pakbon, werkbon, afhaalbon of bevestiging wordt in SnelStart gezien als een order. Om een order te maken moet er een sjabloon in de administratie staan. Een order kan worden omgezet naar een factuur. 

In SnelStart Web kun je ook de opmaak instellen. Deze opmaak wordt gebruikt wanneer je factureert vanuit Web en staat los van de opmaak in SnelStart 12. Klik hier om naar Starten met verkoopsjablonen in Web te gaan.

Stap 1: een sjabloon in de administratie zetten

De basis van een order is altijd een verkoopsjabloon. Hierin is de lay-out bepaald. Om een order te maken moet er een sjabloon met een opmaak in de administratie staan. In een nieuwe administratie staat standaard een basisopmaak.

Vanaf het pakket inKaart kun je ook een tweede opmaak aanmaken via het tabblad Facturen > Verkoopsjablonen > Nieuw. Vul daar een omschrijving in en kies voor de knop Opslaan. Vervolgens kun je een nieuwe opmaak selecteren via de knop Opmaak kopiëren. Kies je voor de basisopmaak, dan wordt deze in de administratie geplaatst. Je kunt ook een opmaak uit een andere administratie overnemen. Hoe je dat doet vind je hier

Stap 2: de opmaak wijzigen

Maak eerst een back-up van je administratie voordat je de opmaak wijzigt. Wanneer je later de wijzigingen wilt terugdraaien, dan kun je eventueel de opmaak uit deze back-up terugzetten

Na het instellen van het sjabloon kun je de opmaak naar eigen wens inrichten. Selecteer bij Facturen > Verkoopsjablonen onder de kolom Soort de regel van het verkoopdocument dat je wilt aanpassen. Klik op Opmaak wijzigen. De opmaak opent. Je kunt in de opmaak velden verplaatsen, bewerken, toevoegen en instellen. Hieronder leggen we de verschillende mogelijkheden uit.



Velden of objecten positioneren
Klik het veld aan, houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep het veld naar de gewenste plek in de opmaak. Als je een aantal velden boven elkaar hebt staan die je allemaal op dezelfde afstand van de linkerkant van de factuur wilt plaatsen, dan klik je met je rechtermuisknop op het veld en kies je voor Eigenschappen > Positionering. In de velden Boven en Links, vul je de afstand in vanaf de bovenkant en de linkerkant van de factuur. Vul het precieze getal in, of gebruik de pijltjestoetsen voor grotere stappen.

Velden instellen voor printen of mailen
In de opmaak kun je per veld instellen of je dit veld wilt printen en/of mailen. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.


Velden verwijderen

Klik met je rechtermuisknop op het veld en klik op Verwijderen.

Veld met afwijkende getalnotatie of nulwaarde niet afdrukken
Klik met je rechtermuisknop op het veld en kies Eigenschappen. Je hebt hier verschillende mogelijkheden, zoals het instellen van een afwijkende getalnotatie of het niet tonen van nulwaarden. Dit kun je instellen via eigenschappen > veld > Nulwaarde niet afdrukken.

Een veld vergroten of verkleinen
Als je een veld breder maakt kun je er meer tekst in kwijt. Klik op het veld. Op het veld wordt een selectiekader met donkerblauwe blokjes getoond. Als je de muis op een blokje zet, verandert de muisaanwijzer in een dubbele pijl. Je kunt nu, slepend met de muis, het blokje verplaatsen om het veld te vergroten, of verkleinen.

Het niveau van het veld instellen
Klik met je rechtermuisknop op het veld > kies voor Niveau.

De tekst van een veld opmaken
Klik op het gewenste veld. De eigenschappen van de tekst worden getoond in de knoppenbalk. De tekst in onderstaand voorbeeld is in het lettertype Segoe UI, de grootte is 20, de tekst is dikgedrukt en blauw. Deze eigenschappen kunnen eenvoudig worden aangepast.


Velden toevoegen vanuit het gereedschapsvenster
Via het gereedschapsvenster kun je verschillende velden toevoegen. Klik een veld aan met je linkermuisknop, houd het veld ingedrukt en sleep het veld naar de gewenste plek in de opmaak. Hieronder vind je de uitleg voor de verschillende soorten velden.

Tekstregel
Een tekstregel kun je gebruiken voor het invoeren van tekst. Je kunt één lettertype en grootte instellen en per tekstveld maar één regel invoeren.

RTF regel
Wil je een grote tekst kwijt in de opmaak? Dan kies je dit veld. In een RTF-regelveld kun je een RTF (Rich Tekst Format)-tekst uit een bestand plaatsen. 

Hoofdvelden 
Dit zijn formulevelden die je alleen kunt plaatsen in de kop of voet van de opmaak (boven en onder het gestippelde vlak). Het formuleveld verwijst naar een veld dat je in de administratie hebt ingevuld. Het veld fldInstellingenAdres verwijst bijvoorbeeld naar het veld onder de knop Instellingen waarin je je adres hebt ingevuld.

Regelvelden
Dit zijn formulevelden die je alleen kunt plaatsen tussen de twee bovenste groene lijnen (net boven het gestippelde vlak). Vervolgens worden bij het maken van de order de ingevoerde gegevens getoond in het gestippelde vlak dat je ziet in de opmaak.

Stap 3: een logo of briefpapier toevoegen in de opmaak

In elk verkoopsjabloon dat SnelStart aanmaakt, staat automatisch een logo. Dit logo kun je verwijderen via je rechtermuisknop > Verwijderen. Je plaatst vervolgens eenvoudig jouw eigen logo. Kies in het gereedschapsvenster Plaatje/logo, houd het veld ingedrukt en sleep dit naar de opmaak. Navigeer naar de juiste map op je computer en selecteer het afbeeldingsbestand dat je wilt toevoegen. Het aanbevolen bestandsformaat is *.png (maar -.jpg, -.gif, -.bmp, -.psd, en -.tif zijn ook mogelijk). Wij adviseren een maximum bestandsgrootte van 500kb en max. 210 x 297 mm bij 96dpi. Voeg de afbeelding direct in het juiste formaat toe. Is je afbeelding groter of (te klein) dan bovengenoemde specificaties dan verklein (of vergroot) je hem eerst in een fotobewerkingsprogramma (Paint) of via de website https://tinypng.com/.

Briefpapier kun je op dezelfde manier aan je opmaak toevoegen. Hoe je dit doet vind je hier

Door te dubbelklikken op het logo wordt het Eigenschappen-venster geopend. Met de optie Afdrukken en Naar PDF kun je instellen waar een onderdeel afgedrukt wordt. Zo zorg je bijvoorbeeld dat het logo niet wordt afgedrukt op de factuur-afdruk (omdat je voorgedrukt briefpapier gebruikt), maar wel wordt gebruikt in het PDF-bestand van de factuur.

Stap 4: het e-mailbericht aanpassen of een bijlage toevoegen

Je kunt bij het mailen van je order of factuur het e-mailbericht aanpassen en een bijlage toevoegen. Je kunt ook het standaard-e-mailbericht aanpassen en/of een bijlage toevoegen. Dit wordt dan standaard meegenomen met elk e-mailbericht waarbij dit sjabloon wordt gebruikt. 

Ga naar het tabblad Facturen > Verkoopsjablonen. Selecteer links in het rijtje het sjabloon waarbij je het e-mailbericht wilt aanpassen of een bijlage wilt toevoegen. Selecteer rechts in het veld Opmaak bij welke opmaak je dit wilt doen. Wanneer je dit bijvoorbeeld bij de facturen wilt doen dan selecteer je verkoopfacturen en klik je aan de rechterkant op de knop E-mailbericht. Je komt in het venster van het e-mailbericht. Hier kan je de e-mailtekst aanpassen en/of een bijlage toevoegen. 

Het aanpassen van de opmaak valt buiten de ondersteuning van SnelStart. Wil je hierbij toch uitgebreide hulp? Dan kan je hiervoor contact opnemen met één van onze implementatiepartners.


Overige artikelen
Een specifieke printer instellen voor het printen van de opmaak
Aanbetaling op de factuur vermelden
Opmaak maken met betalingskorting
Intracommunautaire levering vermelden op je factuur
Layout voor abonnementsfactuur
Vreemde valuta op de opmaak
Hoeveelheidsbepaling op de factuur vermelden
Het aantal afdrukken instellen
Rekenvelden gebruiken
Het toevoegen van een formule
Betalingstermijn op de opmaak zetten
Factuursjabloon maken met kredietbeperking
Aantal decimalen afdrukken op de factuur
Extra hoofdveld op de factuur plaatsen
Extra regelveld op de factuur plaatsen
Extra velden toevoegen op de opmaak

Wat als
De velden rood knipperen in de opmaak
Er sterretjes op de factuur staan in plaats van het bedrag
Ik meer artikelen heb, die niet op één pagina passen
Bij het gebruik van meerdere pagina's het subtotaal niet wordt getoond
De afstand tussen de orderregels te groot of te klein is