De factuuropmaak en opmaak voor andere orders maken of wijzigen in SnelStart 12

De opmaak van je factuur, offerte, pakbon, werkbon, afhaalbon, bevestiging of contantbon kun je in SnelStart 12 maken of wijzigen. In dit artikel leggen we uit hoe je dit kunt doen.

 

1. Algemene informatie

Werk je in SnelStart Web en maak je maar één soort factuur of eenvoudige offertes? Klik dan hier. We leggen je in dat artikel uit hoe je de factuur-en offerteopmaak kunt instellen in SnelStart Web. Hierin is de opmaak eenvoudiger in te stellen. 

Werk je in SnelStart 12 volg dan dit artikel. In SnelStart 12 is het naast de opmaak voor je factuur en offerte ook mogelijk om overige orderdocumenten op te maken. (uitgebreide offerte, pakbon, werkbon, afhaalbon, bevestiging of contantbon).  We noemen deze documenten Orders. Een order kun je omzetten naar een factuur.

Onder Verkopen → Verkoopsjablonen staat standaard een sjabloon. Hierin staan de opmaken die horen bij jouw pakket. De volgende opmaken zijn mogelijk:

  • Factuur: vanaf inStap (ook in Web)
  • Eenvoudige offerte: vanaf inStap in Web
  • Uitgebreide offerte: vanaf inBalans, alleen SnelStart 12
  • Pakbon: vanaf inZicht, alleen SnelStart 12
  • Werkbon: vanaf inZicht, alleen SnelStart 12
  • Afhaalbon: vanaf inZicht, alleen SnelStart 12
  • Bevestiging: vanaf inZicht, alleen SnelStart 12
  • Contantbon: Met de module Kassa, alleen SnelStart 12

In elke nieuwe administratie wordt een standaard basis factuuropmaak toegevoegd. Het personaliseren van de factuuropmaak valt buiten de ondersteuning van SnelStart. Wil je hierbij toch hulp dan kun je eventueel contact opnemen met één van onze implementatiepartners. Tegen een vergoeding kunnen zij de factuuropmaak helemaal voor je op maat maken.

2. Een opmaak in de administratie zetten

In dit artikel gaan we uit van de factuuropmaak. Dezelfde werkwijze gebruik je voor de andere opmaken. In SnelStart staat een basissjabloon. Dit basissjabloon heet Verkooporder. In dit sjabloon zet je de opmaak van je factuur. In hoofdstuk 3 lees je hoe je dit doet.

Als je met SnelStart begint, vind je in jouw administratie de opmaken die horen bij jouw pakket. Stap je over naar een hoger pakket, dan staan de extra opmaken die bij je nieuwe pakket horen er nog niet in. Die maak je zelf aan. Ook als je bijvoorbeeld met meerdere handelsnamen werkt kan het makkelijk zijn met meerdere opmaken te werken. Hoe je een opmaak erin kunt zetten leggen we hieronder uit. 

Ga naar het onderdeel Verkopen → Verkoopsjablonen. Selecteer links in het rijtje het sjabloon dat je wilt gebruiken of klik op Nieuw om een nieuwe sjabloon aan te maken. Het sjabloon is de basis die je gebruikt bij het maken van de opmaak voor je order of factuur. In het tabal algemeen vul je de algemene gegevens in die van toepassing zijn bij dit sjabloon en gelden voor alle opmaken die in dit sjabloon staan. 

Algemeen verkoopsjabloon_b

Selecteer vervolgens in het venster Opmaak het document waarvoor je een opmaak wilt toevoegen, bijvoorbeeld Factuur. Klik op de knop Opmaak kopiëren. Met de optie Basis-/voorbeeld stel je een basisopmaak in. Dit werkt zo voor alle documenten waarvoor je een opmaak wilt toevoegen.

opmaak_bJe kunt ook de opmaak vanuit een andere administratie kopiëren. Hoe je dat doet vind je hier. Wil je een nieuwe opmaak in de administratie zetten? Verwijder dan eerst de opmaak die er instaat en volg daarna bovenstaande stappen.

3. De opmaak aanpassen

De opmaak aanpassen
Het is mogelijk om je opmaak aan te passen. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van je eigen logo. Ga naar het tabblad Facturen → Verkoopsjablonen. Standaard heb je in SnelStart één sjabloon dat automatisch wordt geopend. Dit sjabloon heet verkooporder. Heb je meerdere sjablonen aangemaakt, selecteer dan het sjabloon waarin je wilt werken. Rechts in beeld onder Opmaak zie je de verschillende mogelijke opmaken. Selecteer de regel Verkoopfactuur en klik op de knop Opmaak wijzigen. Let erop dat het aanpassen van je opmaak buiten de ondersteuning van SnelStart valt.

De opmaak wordt geopend en de basisopmaak voor een factuur ziet er als volgt uit. Hierin is het mogelijk om de opmaak aan te passen naar eigen wens. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van je logo/briefpapier of het verplaatsen en toevoegen van velden.

4. Logo of briefpapier toevoegen


Bestandsformaat voor logo/briefpapier
Bestandsformaat: .png, .jpg, .gif, .bmp (.png geeft het beste resultaat. Klik hier voor logo omzetten naar png.)
Bestandsgrootte: max. 500kb
Afmetingen: max. 210 x 297 mm op 96dpi

Voeg de afbeelding direct in het juiste formaat toe. Klopt het formaat niet? Pas dit dan eerst aan. (Dat kan bijvoorbeeld in een fotobewerkingsprogramma, in Paint, of via deze website.)

Logo toevoegen
In de opmaak staat standaard een voorbeeldlogo (een blauwe cirkel). Dit logo kun je verwijderen via de rechtermuisknop → verwijderen. In het Gereedschapsvenster vind je de ‘knop’ Plaatje/Logo. Houd deze knop vast met je linkermuisknop en sleep hem naar de opmaak. De verkenner verschijnt. Selecteer hierin het logo of briefpapier dat je wilt plaatsen.
Je kunt ook op het bestaande logo staan. Klik op je rechtermuisknop en kies voor Plaatje laden. Selecteer het nieuwe logo en klik op Openen. Het oude logo verdwijnt en het nieuwe logo wordt geplaatst.

Naast het voorbeeldlogo staat het veld fldInstellingenBedrijfsNaam. Dit veld toont de bedrijfsnaam die je hebt ingesteld in je administratie bij Instellingen. Soms staat dit in de weg bij je logo. Je kunt het verplaatsen of verwijderen. Verwijderen: selecteer het veld en klik op Delete. Verplaatsen: sleep het veld naar een andere plek met je linkermuisknop ingedrukt.

Door te dubbelklikken op het logo wordt het Eigenschappen-venster geopend. Met de optie Afdrukken en Naar PDF kun je instellen wanneer een onderdeel afgedrukt moet worden. Zo zorg je bijvoorbeeld dat het logo niet wordt afgedrukt op een papieren versie (omdat je voorgedrukt briefpapier gebruikt), maar wel wordt gebruikt in het pdf-bestand.

Briefpapier toevoegen
Klik op de knop Plaatje/logo en sleep het veld naar het gestippelde orderveld. Laat de muis los, kies in het navigatievenster de juiste afbeelding en klik op Openen om de afbeelding in de opmaak te plaatsen. Klik met de rechter muisknop op de afbeelding en kies in het menu voor de optie Eigenschappen. Vul in het veld Breedte het getal 21,0 in en bij Hoogte 29,7 klik op OK.

SF000002198_afbeelding_002

Klik nogmaals met de rechter muisknop op de afbeelding → kies voor Niveau en selecteer de optie Naar achtergrond. Sla vervolgens de opmaak op met de blauwe diskette links bovenin het venster.

Het is niet mogelijk om een PDF-bestand als achtergrond te gebruiken. In dat geval kun je het om laten zetten in een JPG-bestand. Dit kan bijvoorbeeld op de website www.pdf2jpg.net.

5. De basismogelijkheden in de opmaak

Afdrukvoorbeeld
Soms is het handig om te kijken hoe het er ‘in het echt’ gaat uitzien. Klik bovenin het menu op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe je factuuropmaak er ingevuld uitziet. Het kan zijn dat je nog niet alle gegevens op het afdrukvoorbeeld ziet staan. Dat komt omdat er dan nog een factuur is opgemaakt en er daardoor nog geen gegevens geladen kunnen worden. Maak dan een proef factuur aan klik in verkopen op Afdrukvoorbeeld.

Velden of objecten positioneren
De velden die in de opmaak staan kunnen worden verplaatst. Klik het veld aan, houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep het veld naar de gewenste plek in de opmaak. Als je een aantal velden boven elkaar hebt staan die je allemaal op dezelfde afstand van de linkerkant van de factuur wilt plaatsen, dan klik je met je rechtermuisknop op het veld en kies je voor Eigenschappen → Positionering. In de velden Boven en Links, vul je de afstand in vanaf de bovenkant en de linkerkant van de factuur. Vul het precieze getal in of gebruik de pijltjestoetsen voor grotere stappen.

Een rood knipperend veld
Wanneer een veld rood knippert dan betekent het dat dit veld op een locatie in het sjabloon staat waar dit veld niet kan staan. Een hoofdveld kan bijvoorbeeld niet het orderveld of in de orderregel (tussen de groene lijnen) staan. 

Instellen of een veld wel of niet moet worden afgedrukt
Door te dubbelklikken op het veld, wordt het Eigenschappen-venster geopend. Met de optie Afdrukken en Naar PDF kun je instellen wanneer een onderdeel afgedrukt moet worden. Zo zorg je bijvoorbeeld dat de informatie niet wordt afgedrukt op een papieren versie (omdat je voorgedrukt briefpapier gebruikt), maar wel wordt gebruikt in het pdf-bestand.

Velden verwijderen
Klik met je rechtermuisknop op het veld en klik op Verwijderen. Of selecteer het veld en klik op de Delete knop op je toetsenbord.

Veld met afwijkende getalnotatie of nulwaarde niet afdrukken
Klik met je rechtermuisknop op het veld en kies Eigenschappen. Je hebt hier verschillende mogelijkheden, zoals het instellen van een afwijkende getalnotatie of het niet tonen van nulwaarden. Dit kun je instellen via eigenschappen → veld → Nulwaarde niet afdrukken.

Een veld vergroten of verkleinen
Als je een veld breder maakt kun je er meer tekst in kwijt. Klik op het veld. Op het veld wordt een selectiekader met donkerblauwe blokjes getoond. Als je de muis op een blokje zet, verandert de muisaanwijzer in een dubbele pijl. Je kunt nu, slepend met de muis, het blokje verplaatsen om het veld te vergroten, of verkleinen.

Het niveau van het veld instellen
Klik met je rechtermuisknop op het veld → kies voor Niveau. Je kunt het veld dan op de voorgrond of achtergrond plaatsen.

De tekst van een veld opmaken
Klik op het gewenste veld. De eigenschappen van de tekst worden getoond in de knoppenbalk. De tekst in onderstaand voorbeeld is in het lettertype Segoe UI, de grootte is 20, de tekst is dikgedrukt en blauw. Deze eigenschappen kunnen eenvoudig worden aangepast.

Velden toevoegen vanuit het gereedschapsvenster
Wanneer je de opmaak opent wordt automatisch het gereedschapsveld geopend. Vanuit dit veld kun je velden toevoegen in je opmaak. Hieronder geven we uitleg over de verschillende velden die kunnen worden toegevoegd.

Gereedschapsvenster_b

Tekstregel
Een tekstregel kun je gebruiken voor het invoeren van tekst. Je kunt één lettertype en grootte instellen en per tekstveld maar één regel invoeren.

RTF-regel
Wil je een grote tekst kwijt in de opmaak? Dan kies je dit veld. In een RTF-regelveld kun je een RTF (Rich Text Format)-tekst uit een bestand plaatsen.

Hoofdvelden 
Dit zijn formulevelden die je alleen kunt plaatsen in de kop of voet van de opmaak (boven en onder het gestippelde vlak). Het formuleveld verwijst naar een veld dat je in de administratie hebt ingevuld. Het veld fldInstellingenAdres verwijst bijvoorbeeld naar je adresgegevens zoals deze staan ingevuld bij Instellingen. 

Regelvelden
Dit zijn formulevelden die je alleen kunt plaatsen tussen de twee bovenste groene lijnen (net boven het gestippelde vlak). Vervolgens worden bij het maken van de order (factuur, offerte of andere order) de ingevoerde gegevens getoond in het gestippelde vlak.

Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden in de opmaak. Klik hier voor extra mogelijkheden of kijk onderaan dit artikel naar meer weten over dit onderwerp. 

4. Het e-mailbericht aanpassen of een bijlage toevoegen of verwijderen

Het e-mailbericht bij je factuur kun je voor verzending aanpassen. Je kunt ook een bijlage toevoegen. Wil je bij elke factuur hetzelfde e-mailbericht gebruiken, dan kun je het standaardbericht aanpassen en / of een standaard bijlage toevoegen (denk hierbij bijvoorbeeld aan algemene voorwaarden). Je kunt per opmaak het standaard e-mailbericht aanpassen.

Ga naar het tabblad Facturen → Verkoopsjablonen. Selecteer linksboven het sjabloon waarbij je het e-mailbericht wilt aanpassen of een bijlage wilt toevoegen. Selecteer rechts in het venster Opmaak bij welke opmaak je dit wilt doen. (Voor een factuur kies je bijvoorbeeld Verkooporder → Verkoopfactuur.) Klik daarna op de knop E-mailbericht en pas de tekst aan of voeg een bijlage toe. Het is hier ook mogelijk om een bijlage weer te verwijderen. 


Meer weten over dit onderwerp?
De afdruk mogelijkheden en printerinstellingen
Extra mogelijkheden voor de factuuropmaak en andere opmaken
De opmaak van een factuur die uit meerdere pagina's bestaat
Hoe krijg ik mijn nieuwe rekeningnummer op de factuur?