Overslaan naar inhoud
Nederlands
Terug naar Klantenservice & Contact
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Mailen vanuit Polaris vanaf je eigen mailserver

Wil je facturen en andere documenten versturen vanaf je eigen mailserver? In dit artikel lees je meer.

In dit artikel:
1. Mailen vanaf je eigen mailserver
2. Waar vind je de mailserver in Polaris
3. Zo stel je de mailserver in voor Microsoft 365 met OAuth
4. Aandachtspunten


1. Mailen vanaf je eigen mailserver

In SnelStart Polaris kun je een externe mailserver instellen. Hierbij kun je gebruikmaken van twee mogelijkheden.

Je hebt twee mogelijkheden:

  • Microsoft 365 met OAuth (aanbevolen)
  • SMTP met gebruikersnaam en wachtwoord

Na het instellen kun je een testmail versturen om te controleren of alles goed werkt. 

Let op: 

  • Het instellen van een eigen SMTP-server valt buiten de ondersteuning van SnelStart.

  • Alleen een beheerder of de eigenaar van het account dat eigenaar is van deze administratie kan de mailserver instellen.

  • Werk je als accountant of externe gebruiker in een administratie van een klant? Dan kan deze instelling alleen worden gedaan door de eigenaar of beheerder van het account van die administratie.


2. Waar vind je de mailserver in Polaris

De klant ontvangt de e-mails namens jouw eigen e-mailadres. Dit is het adres dat je hebt ingesteld bij je bedrijfsgegevens.

  1. Ga in Polaris naar → Basisinstellingen → E-mail → Mailserver
  2. Zet vervolgens de Mailserver aan → E-mails verzenden via eigen mailserver inschakelen?

  3. Daarna kies je de gewenste authenticatiemethode (Microsoft 365 met OAuth of eigen SMTP-server instellen).


    Mailserver Polaris-2


3. Zo stel je een mailserver in voor Microsoft 365 met OAuth

Het instellen van een Microsoft 365 met OAuth bestaat uit een paar stappen.

  1. App registreren in Microsoft Entra
  2. Client ID en client secret aanmaken
  3. Gegevens invoeren in Polaris
  4. Koppeling autoriseren met Microsoft
  5. Testmail versturen

    Mailserver Polaris OAuth-1

 

Gebruik je een andere mailprovider?

  • Dan kun je een eigen SMTP-server instellen.

  • Ga in Polaris naar → Basisinstellingen → E-mail → Mailserver
  • Zet vervolgens de Mailserver aan → E-mails verzenden via eigen mailserver inschakelen?
  • Zet de authenticatiemethode authenticatiemethode op Basic (gebruikersnaam & wachtwoord)



Wat heb je nodig voordat je begint?

Voordat je Microsoft 365 met OAuth instelt, controleer je eerst:

  • toegang tot Microsoft Entra (Azure)
  • rechten om een app registration te maken
  • een Microsoft 365 mailbox die facturen mag versturen
  • een beheerder of eigenaar van het account om de koppeling te autoriseren

In veel organisaties voert een systeembeheerder deze stappen uit.


Microsoft 365 met OAuth instellen

  • Gebruik je Microsoft 365? Kies dan altijd OAuth-authenticatie.

  • Microsoft ondersteunt Basic Authentication niet meer voor Office 365. Hierdoor werkt verzenden met een gebruikersnaam en wachtwoord niet meer betrouwbaar.

  • Gebruik daarom OAuth. 

 

Stap 1 – Open Microsoft Entra

Ga naar: website van Entra Microsoft

Entra_startpagina



Stap 2 –  Maak een app registration 

  1. Ga naar → Entra-id → Appregistraties → Nieuwe registratie

  2. Vul in:
    Naam
    Polaris Mail OAuth
    Supported account types
    Accounts in this organizational directory only

  3. Klik op Register.

App_registratie-2



Stap 3 –  Noteer de Client ID 

  1. Noteer → Application (client) ID

    De Tenant ID is niet nodig.
    Polaris bepaalt deze automatisch tijdens het inloggen.

 

Stap 4 –  Voeg redirect URI toe 

  1. Ga naar → Authentication → Add a platform → Web
  2. Gebruik: https://api.snelstart.nl/product/communication/oauth/microsoft/callback
  3. Klik op Save

 

Stap 5 –  Maak een Client Secret

  1. Ga naar → Certificates & secrets → New client secret
  2. Let op! Kopieer direct de waarde. Deze is later niet meer zichtbaar. 

 

Stap 6 –  Stel API-permissies in

  1. Ga naar → API permissions

  2. Voeg deze permissies toe (Delegated):

  • Mail.Send
  • SMTP.Send
  • offline_access
  • User.Read

 

Stap 7 –  Configureer Polaris

  1. Ga naar → Basisinstellingen → E-mail → Mailserver

  2. Kies → Office365 (OAuth)

    Vul in: 

  • Client ID
  • Client secret

    Klik op Opslaan

 

Stap 8 –  Autoriseer de koppeling 

  1. Log in met → de eigenaar of beheerder van de administratie.

    Gebruik bij voorkeur een vaste gebruiker of mailbox.
    Polaris slaat de koppeling automatisch op voor de administratie.

Tip voor een stabiele koppeling:

Gebruik géén persoonlijke accounts van medewerkers.
Zo voorkom je problemen bij wijzigingen.

 

Stap 9 –   Test de mailserver 

  1. Klik op → Test mailserver instellingen

    De testmail wordt gestuurd naar het ingestelde e-mailadres.
    Dit adres is ook het afzenderadres van facturen.

SMTP instellen

Gebruik je géén Microsoft 365? Dan kun je SMTP gebruiken.
Let op! Gebruik bij Microsoft 365 altijd OAuth.

 

4. Aandachtspunten

Het kan voorkomen dat de mails die je via je eigen e-mailserver wilt versturen niet worden verzonden. Controleer onderstaande instellingen of deze gegevens goed staan ingesteld en of de testmail kan worden verstuurd.

Testmail werkt niet

  • instellingen

  • rechten
  • spamfilter

OAuth werkt niet

  • client secret
  • API-permissies
  • autorisatie 

Verzenden lukt niet

  • Send As-rechten

 

Afzenderadres
Het e-mailadres (algemeen) is het afzenderadres van facturen en orders.

Eigen verantwoordelijkheid
Bij een eigen mailserver ben je zelf verantwoordelijk voor de werking en aflevering van e-mails. 

Foutmeldingen
Bij een fout ontvang je automatisch een melding op het ingestelde e-mailadres.

 

Meer weten over dit onderwerp?
Klik hier voor meer informatie over het standaard e-mailbericht aanpassen en een bijlage toevoegen.

 

Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee