Mailen vanuit Polaris vanaf je eigen mailserver

1. Mailen vanaf je eigen mailserver

In Snelstart Polaris kun je een externe mailserver instellen.

Je hebt twee mogelijkheden:

• Microsoft 365 met OAuth (aanbevolen)
• SMTP met gebruikersnaam en wachtwoord

Na het instellen kun je een testmail versturen om te controleren of alles goed werkt. 

2. Waar vind je de mailserver in Polaris

De klant ontvangt de e-mails namens jouw eigen e-mailadres. Dit is het adres dat je hebt ingesteld bij je bedrijfsgegevens.

1. Ga in Polaris naar → Basisinstellingen → E-mail → Mailserver
2. Zet vervolgens de Mailserver aan → E-mails via eigen mailserver

3. Daarna kies je de gewenste authenticatiemethode (Microsoft 365 met OAuth of gebruikersnaam + wachtwoord met SMTP).

   
   

3. Zo stel je een mailserver in voor Microsoft 365 met OAuth

Het instellen van een Microsoft 365 met OAuth bestaat uit een paar stappen.

1. Emailadres van de hoofdgebruiker ‘send as’ rechten geven op het afzender emailadres
2. App registreren in Microsoft Entra
3. Client ID en client secret aanmaken
4. Gegevens invoeren in Polaris
5. Koppeling autoriseren met Microsoft Entra
6. Testmail versturen 
   
   

Wat heb je nodig voordat je begint?

Voordat je Microsoft 365 met OAuth instelt, controleer je eerst:

• toegang tot Microsoft Entra (Azure)
• rechten om een app registration te maken
• een Microsoft 365 mailbox die facturen mag versturen namens het e-mailadres van de hoofdgebruiker 
• je bent eigenaar van de administratie waarop je de eigen mailserver wilt instellen

In veel organisaties voert een systeembeheerder deze stappen uit.

Stap 1  → Open Microsoft Entra

Ga naar Microsoft Azure 

Stap 2 → Maak een app registration 

1. Ga naar → Entra-id → Appregistraties → Nieuwe registratie

2. Vul in:
   Naam
   Polaris Mail OAuth
   Supported account types
   Accounts in this organizational directory only

3. Klik op Register.

Stap 3 → Noteer de Client ID 

1. Noteer → Application (client) ID
   
   De Tenant ID is niet nodig.
   Polaris bepaalt deze automatisch tijdens het autoriseren op basis van de ingelogde hoofdgebruiker.

Stap 4 → Voeg redirect URI toe 

1. Ga naar → Authentication → Add Redirect URI (Web)
2. Gebruik: https://api.snelstart.nl/product/communication/oauth/microsoft/callback
3. Klik op Save

Stap 5 → Maak een Client Secret

1. Ga naar → Certificates & secrets → Client secrets → New client secret
2. Geef de client secret een omschrijving en kies hoe lang deze geldig blijft.
3. Let op! Voordat de client secret verloopt moet deze tijdig worden vernieuwd en in de administratie instellingen worden aangepast.
4. Let op! Kopieer direct de waarde. Deze is later niet meer zichtbaar. 
    

Stap 6 →  Stel API-permissies in

1. Ga naar → API permissions
2. Kies Microsoft Graph
3. Voeg deze permissies toe (Delegated):

• Mail.Send
• SMTP.Send
• offline_access
• User.Read

Stap 7 →  Configureer Polaris

1. Ga naar → Basisinstellingen → E-mail → Mailserver

2. Kies → Office365 (OAuth)

   Vul in: 

• Client ID
• Client secret
  
  Klik op Opslaan

Stap 8 →  Autoriseer de koppeling 

1. Dit gebeurt automatisch op de achtergrond. Je wordt hierna teruggeleid naar de administratie instellingen in Polaris. 

   Polaris slaat de koppeling automatisch op voor de administratie.
   
   

Stap 9 →   Test de mailserver 

1. Klik op → Test mailserver instellingen

   De testmail wordt gestuurd naar het ingestelde e-mailadres.
   Dit adres is ook het afzenderadres van facturen.

Afzenderadres
Het e-mailadres (algemeen) is het afzenderadres van facturen en orders.

Eigen verantwoordelijkheid
Bij een eigen mailserver ben je zelf verantwoordelijk voor de werking en aflevering van e-mails. 

Foutmeldingen
Bij een fout ontvang je automatisch een melding op het ingestelde e-mailadres.

Meer weten over dit onderwerp?
Klik hier voor meer informatie over het standaard e-mailbericht aanpassen en een bijlage toevoegen.

Was dit artikel nuttig?