Aanvragen en beheren van machtigingen

Klanten kunnen jou als kantoor machtigen. In dit artikel lees je hoe je binnen SnelStart de machtigingen en berichten kunt beheren en ontvangen.

Particulieren, ondernemers en organisaties kunnen jouw kantoor machtigen om namens hen digitale berichten van de Belastingdienst, Dienst Toeslagen en/of UWV op te halen via Digipoort. Zo’n machtiging moet eerst worden geregistreerd.

Met een eigen PKI-certificaat kun je binnen SnelStart Fiscaal machtigingen beheren en berichten ontvangen. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Vooraf ingevulde aangiften (VIA)
• Serviceberichten Aanslag (SBA)
• Serviceberichten Toeslagen (SBT)
• Informatie over uitstel en ingediende aangiften (beconregeling)
• Beheer van machtigingen

1. Waar kan ik machtigingen voor registreren?

Voor zowel de Belastingdienst als Dienst Toeslagen kunnen machtigingen worden geregistreerd.

Machtigingen voor de Belastingdienst

Je kunt een machtiging registreren voor:

• Serviceberichten Aanslag (SBA)
• Vooraf ingevulde aangifte (VIA)
• Serviceberichten Uitstel
• Doorlopende machtiging voor Inkomstenbelasting (IB), Vennootschapsbelasting (VpB) of btw

Machtigingen voor Dienst Toeslagen

Je kunt een machtiging registreren voor:

• Serviceberichten Toeslagen (SBT)
• Doorlopende machtigingen voor toeslagen

Meer informatie over machtigingen vind je op deze websites:
- Belastingdienst
- Logius 

2. Uitleg machtigingsproces (algemeen)

Particulieren, ondernemers en organisaties kunnen een intermediair, zoals een belastingadviseur of administratiekantoor, machtigen om namens hen digitale berichten van de Belastingdienst en Dienst Toeslagen op te halen via Digipoort. Dit kan alleen als de machtiging is geregistreerd in het Machtigingenregister.

Soorten machtigingen

Bij de Belastingdienst zijn er twee soorten machtigingen: doorlopende machtigingen en jaarmachtigingen.

1. Doorlopende machtiging

• Geldt voor meerdere belastingjaren, totdat deze wordt ingetrokken.
• Geeft doorlopend toegang tot belastingaanslagen en/of toeslagbeschikkingen.
• Voordeel: Minder administratief werk, handig bij langdurige fiscale begeleiding.
• Let op: De machtiging blijft geldig totdat deze expliciet wordt ingetrokken. Controleer regelmatig of deze nog nodig is.

2. Jaarmachtiging

• Beperkt tot één belastingjaar of toeslagjaar.
• Eindigt automatisch na afloop van dat jaar.
• Voordeel: Meer controle voor de klant, voorkomt ongewenste toegang na afloop.
• Let op: Moet jaarlijks opnieuw worden aangevraagd, wat meer administratief werk oplevert.

Voor welke berichten is een machtiging nodig?

Voor de volgende berichten moet jaarlijks een machtiging worden geregistreerd, of kan een doorlopende machtiging worden afgegeven:

• Serviceberichten Aanslag (inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en btw).
• Servicebericht Toeslagen.
• Gegevens uit de vooraf ingevulde aangifte.

Daarnaast volstaat voor sommige berichten een eenmalige machtiging, zoals voor Serviceberichten Uitstel.

Een machtiging van de Belastingdienst is specifiek en gericht op één klant, één digitale dienst en één aangifte of toeslagjaar.

3. Hoe verloopt het machtigingsproces?

Boekhouders, belastingadviseurs en administratiekantoren kunnen namens hun klanten digitale berichten van de Belastingdienst en Dienst Toeslagen ophalen. Dit kan alleen als de klant hiervoor een machtiging afgeeft. Het proces verloopt in drie stappen:

1. Machtigingsverzoek indienen

De intermediair dient via een gekoppeld softwarepakket een verzoek in voor de registratie van een machtiging. Dit verzoek is gekoppeld aan de specifieke digitale diensten waarvoor de intermediair namens de klant berichten wil ontvangen.

2. Klant ontvangt een brief

Na indiening van het verzoek ontvangt de klant een brief van de Belastingdienst of Dienst Toeslagen. Dit kan gemiddeld 5 tot 10 werkdagen duren. Hierin wordt gevraagd om toestemming te geven. Dit kan op twee manieren, afhankelijk van het type bericht:

• Opt-out (geen bezwaar) – De klant hoeft niets te doen als hij akkoord is. Dit geldt voor Serviceberichten Aanslag.
• Activeringscode – De klant ontvangt een code die hij moet doorgeven aan de intermediair. Deze vult de code in via de software. Dit geldt voor:
  • Belastingdienst: Vooraf ingevulde aangifte, doorlopende machtigingen en serviceberichten uitstel.
  • Dienst Toeslagen: Doorlopende machtigingen en serviceberichten toeslagen.

3. Klant geeft toestemming of weigert

• Toestemming geven → De machtiging wordt geregistreerd en geactiveerd.
• Weigeren → In de brief staat welke stappen de klant moet ondernemen om de machtiging te blokkeren. Zonder toestemming kan de intermediair geen gegevens ophalen.

4. Machtiging inzien en intrekken

Intermediairs en hun klanten kunnen op elk moment een machtigingsregistratie inzien en intrekken.

Machtiging inzien

• Intermediairs bekijken machtigingen via het softwarepakket dat is gekoppeld aan Digipoort.
• Particulieren en ondernemers loggen in met DigiD op het portaal Machtigingsregister Digipoort. De machtigingen zijn gekoppeld aan het BSN van de klant en het KVK-nummer of RSIN van de intermediair.

Machtiging intrekken

Machtigingen kunnen op elk moment worden ingetrokken door:

• Particulieren en ondernemers → Inloggen met DigiD op het portaal Machtigingsregister Digipoort.
• Organisaties → Inloggen met eHerkenning op het portaal Machtigingsregister Digipoort.
• Intermediairs → Intrekking gebeurt via het eigen softwarepakket. Lukt dit niet, dan kan dit via het portaal Machtigingsregister Digipoort.

Extra aandachtspunten

• Klanten kunnen hun machtiging ook intrekken door de registratiebrief (of een kopie) naar Logius te sturen. Hiervoor kan het formulier Afwijzen/intrekken machtigingsregistratie van Logius worden gebruikt.
• Voor sommige digitale berichten geldt per belastingjaar een aparte machtigingsregistratie. Deze moeten afzonderlijk worden ingetrokken. Dit betekent dat bijvoorbeeld zowel een doorlopende machtiging inkomstenbelasting als de machtigingen voor Servicebericht Aanslag inkomstenbelasting 2024, 2023 en 2022 apart moeten worden beëindigd.
  
  

5. Machtigingen instellen en beheren in SnelStart fiscaal

Hieronder lees je hoe je machtigingen binnen SnelStart beheert, activeert, opvoert en intrekt.

1. Stel bij je kantoorinstellingen in dat je een eigen PKI-certificaat gebruikt. Je kunt daarbij aangeven of je het beheer van de Machtigingen & serviceberichten via SnelStart fiscaal wil doen. Kies in dat geval voor Ja, WEL via SnelStart fiscaal. Heb je dit al ingesteld in een ander softwarepakket? Lees dan hier hoe dit werkt.
   
   
2. Voeg de klant toe in je klantenoverzicht en stel in dat de klant belastingplichtig is en vul het fiscale nummer in. Doordat je hebt ingesteld dat je een eigen PKI-certificaat gebruikt wordt automatisch een Dossiers Machtigingen bij deze klant aangemaakt. 
   
   
   
3. Klik op het Dossier Machtigingen. Hier vind je de machtigingen die voor deze klant van toepassing zijn. Deze hebben standaard de status Controleren/Wordt geconctroleerd. 
4. Elke nacht loopt er een automatisch controleproces via Digipoort om de actuele status van deze machtigingen op te halen. Dit proces geeft de volgende dag een terugkoppeling met één van de volgende statussen:
   * Actief → De machtiging is goedgekeurd en je kunt berichten ontvangen
   * Activeren → De klant heeft een machtigingscode ontvangen die je moet invoeren. In hoofdstuk 6 van dit stappenplan lees je hoe dit werkt.
   * Niet actief → Er is geen actieve machtiging. In dat geval kun je de klant opvoeren om het machtigingsproces te starten. Hieronder lees je hoe dat werkt.
   * Ontvangen → Het opvoeren van een machtiging is succesvol ontvangen door Digipoort.
   * In behandeling → Bij een opt-out machtiging (servicebericht aanslagen) is de wachttijd van 6 weken gaande. Zonder bezwaar van de klant gaat de status automatisch over in Actief. 
   * Afgekeurd → De termijn van de huidige machtiging is verlopen. Je kunt de machtiging opnieuw opvoeren naar de klant. 
   
   
   
   
5. Weet je zeker dat je klant nog geen machtiging heeft, of de staus is niet actief of afgekeurd dan kun je deze opvoeren zodat het machtigingsproces start. De klant ontvangt dan automatisch bericht over de machtiging. In sommige gevallen krijgt de klant een code, die jij kunt invoeren om de machtiging te activieren. Klik in het Dossier machtigingen op de machtiging die je wil opvoeren. Klik rechtsboven op de blauwe knop Opvoeren. Je kunt hier ook de machtigingen inzien of intrekken. De klant ontvangt nu automatisch bericht over de machtiging. Meer over dat proces lees je in hoofdstuk 3 van dit artikel.
   
   
   
   

6. Een machtigingscode activeren

Heb je een machtiging aangevraagd voor Vooraf ingevulde aangifte, doorlopende machtigingen, serviceberichten uitstel en/of serviceberichten toeslagen? Dan ontvangt de klant een brief met een machtigingscode (activeringscode).

Wat moet je doen?

• De klant geeft jou de machtigingscode uit de brief.
• Je registreert deze code in SnelStart Fiscaal om de machtiging te activeren.
• Dit moet binnen de termijn die in de brief staat vermeld.

Hoe vul je de machtigingscode in SnelStart Fiscaal in?

1. Ga in het klantportaal naar de juiste klant en open het dossier Machtigingen.
2. Klik op de betreffende machtiging en voer de machtigingscode in.
3. Klik rechtsboven op Activeren om de registratie bij Digipoort in gang te zetten.
4. De status wordt dagelijks bijgewerkt.
   
   

7. Betekenis statussen binnen SnelStart Fiscaal

De status van een machtiging hangt af van of een machtiging is opgevoerd, of het een opt-in of opt-out machtiging is en of er actie vereist is. Onderstaand een uitleg van de verschillende statussen.

Status	Betekenis	Actie
Niet actief	Er is geen machtiging actief.	-
Controleren	De status van de machtiging wordt door SnelStart gecontroleerd bij Digipoort.	-
Ontvangen	Het opvoeren van een machtiging is succesvol ontvangen door Digipoort.	-
In behandeling	Bij een opt-out machtiging* is de wachttijd van 6 weken gaande. Zonder bezwaar van de klant gaat de status automatisch over in ‘Actief’.	-
Activeren	Bij een opt-in machtiging** dient de machtigingscode ingevuld te worden.	Machtigingscode opvragen en invoeren in SnelStart Fiscaal
Afgekeurd	De opt-in termijn is verlopen bij een opt-in machtiging.	Desgewenst de machtiging opnieuw opvoeren.
Actief	De machtiging is actief.	Indien gewenst machtiging intrekken.

* Opt-out machtigingen: servicebericht aanslagen (SBA).
** Opt-in machtigingen: doorlopende machtigingen (DoMa), vooraf-ingevulde aangifte (VIA), servicebericht toeslagen (SBT), servicebericht uitstel (SBU).

8. Veelgestelde vragen

 1. Heb ik ook een machtiging nodig als ik alleen iets wil indienen bij de Belastingdienst?
Nee hiervoor heb je geen machtiging nodig. Je hebt hier ook geen eigen PKI-certificaat voor nodig. Je maakt dan gebruik van het SnelStart verzamelcertificaat.

2. Ik werk vanuit meerdere softwarepakketten met een eigen PKI-certificaat. Hoe werkt dit dan precies?
Wanneer je instelt dat je met een eigen PKI-certificaat wilt werken, kun je aangeven of je ook machtigingen en serviceberichten via SnelStart Fiscaal wilt ontvangen.
Let op: een PKI-certificaat is gekoppeld aan een kantoor, niet aan een specifiek softwarepakket.

Gebruik je in een ander softwarepakket ook een eigen PKI-certificaat en ontvang je daar serviceberichten? Dan kun je dit niet tegelijk in SnelStart instellen. De Belastingdienst verstuurt serviceberichten namelijk maar één keer en kijkt daarbij waar het PKI-certificaat is ingesteld. Op die locatie komen de serviceberichten binnen voor de klanten die daar geregistreerd staan.

Wil je in dit geval ook de serviceberichten ontvangen voor klanten waarvoor je de aangifte via SnelStart verstuurt? Dan moet je in SnelStart de optie machtigingen en serviceberichten op nee zetten. Daarnaast moet je de klant ook in het andere softwarepakket toevoegen met fiscaal nummer en machtiging. Wanneer de Belastingdienst de serviceberichten verstuurt, herkent het systeem dat de klant in dat pakket staat en levert de informatie daar aan.

 

 

Was dit artikel nuttig?