Herinneringen en aanmaningen

Vanaf het pakket inBalans kun je herinneringen en aanmaningen versturen door middel van dossiervorming. In dit artikel lees je meer.

Betaalt de klant zijn factuur niet op tijd?
Dan kun je vanuit SnelStart een herinnering of aanmaning sturen. Je kunt je eigen aanmaanproces instellen. Deze kan bestaan uit een eerste herinnering en een eerste en/of tweede aanmaning. Dit worden de aanmaanstappen genoemd. Het instellen van de aanmaanstappen doe je in het aanmaningssjabloon.

1. De administratie inrichten om te werken met herinneringen en aanmaningen

Stap 1: Het aanmaningssjabloon instellen

1. Open je administratie.
2. Klik rechtsboven op het tandwiel ( de instellingen).
3. Klik op Aanmaningssjablonen.
4. Klik op Nieuw. Het venster wordt geopend om alle gegevens in te vullen.
5. Vul het veld Omschrijving in.
6. Zet het schuifje aan bij Alle openstaande facturen of Alleen vervallen facturen. In dit voorbeeld kiezen we voor Alleen vervallen facturen.
7. Optioneel: Sjabloon verbergen in Aanmaningen. In dit voorbeeld zetten we de optie hiervoor niet aan.
8. Door het schuifje aan te zetten voor de aanmaanstap geef je aan dat je deze stap wilt gebruiken in het proces. In dit voorbeeld kiezen voor een Eerste herinnering, Tweede herinnering en Eerste aanmaning. Vul ook meteen de dagen in vanaf wanneer de aanmaanstap mag worden verstuurd. Dan komt het er als volgt uit te zien:
   
   Bij een eerste en tweede aanmaning kun je ook rent-of incassokosten berekenen. Hier zijn wel bepaalde wettelijke regels voor vastgelegd door de Rijksoverheid. Kijk op de website van de Rijksoverheid voor meer informatie.
9. Klik op het tabblad Opmaak. Hier kun je zien over er ook al opmaken zijn gekoppeld. In de meeste gevallen zijn deze al automatisch gekoppeld. Als deze er nog niet zijn dan klik je op + Voeg opmaak toe.
10. Klik rechtsboven op Opslaan. Het aanmaningssjabloon is aangemaakt en opgeslagen.

Stap 2: De klant instellen voor herinneringen/aanmaningen

Je moet per klant instellen of de klant voor herinneringen en/of aanmaningen in aanmerking mag komen. Dit doe je op de klantkaart. Het aanmaanproces stel je in per klant en niet per factuur.

1. Klik op Relaties.
2. Klik op Klanten.
3. Klik de klant aan, de klantkaart wordt geopend.
4. Klik op het tabblad Betalen.
5. Vul bij het veld Aanmaningssoort Consument (particulier) of Onderneming (bedrijf) in. Het verschil hierin heeft te maken me het berekenen van het rentepercentage.
6. Vul het veld Betalingstermijn in. Dit veld bepaalt wanneer een factuur is vervallen en in het aanmaanproces terecht komt.
7. Klik rechtsboven op Opslaan.
   
   

2. Een herinnering of aanmaning versturen

Als alle bovenstaande instellingen zijn gedaan dan kun je gaan starten met het versturen van herinneringen en aanmaningen.

1. Klik op Verkopen.
2. Klik op Aanmaningen.
3. Klik op Nieuw → Aanmaning.
4. Vul de volgende velden in: Klant tot en met, Peildatum en Sjabloon.
5. Optioneel: zet de schuifjes aan of uit bij Ook klanten waarbij Aanmanen op Nee staat en Ook klanten met status deurwaarder aanmanen voor nieuwe facturen.
6. De klanten zijn inmiddels verschenen in de lijst, ook staat hierbij welke stap er in het aanmaanproces wordt verzonden. Vink de klanten aan waarvoor je de herinneringen en/of aanmaningen wilt versturen.
7. Als alle klanten zijn aangevinkt waarvoor je de herinneringen en/of aanmaning wil maken kies dan rechtsboven voor één van de opties:
   E-mailen: alles wordt direct gemaild. Er moet wel een e-mailadres worden ingesteld op de klantkaart.
   Afdrukken en e-mailen volgens instellingen: in dit geval wordt naar alle klanten waar op op de klantkaart in het tabblad Emails het schuifje aanstaat bij Aanmaningen de aanmaanstap per e-mail gestuurd, en voor klanten waarbij dit schuifje niet aanstaat wordt de aanmaanstap afgedrukt.
   Afdrukken volgens instellingen: als er op de klantkaart in het tabblad Emails het schuifje aanstaan bij Aanmaningen dan werkt deze optie niet. Klik dan op Alles afdrukken.
   E-mailen volgens instellingen: als er op de klantkaart in het tabblad Emails het schuifje aanstaat bij Aanmaningen dan kun je kiezen voor deze optie. Staat het schuifje niet aan dan kies je voor Emailen.
   Alles afdrukken: alles wordt afgedrukt.
8. Als je één van de opties hierboven hebt gekozen dan zijn de aangevinkte herinneringen en/of aanmaningen gemaild en/of afgedrukt.
   
   

Tips!

• In het venster Aanmaningen kun je rechtsboven klikken op Afdrukvoorbeeld, dan krijg je een voorbeeld te zien zoals de klant hem ontvangt per e-mail of afgedrukt.
• Als je de aanmaningen of herinneringen per e-mail verstuurd naar de klant, dan gaat er ook een begeleidende emailtekst mee. Deze tekst kun je aanpassen. Klik hiervoor rechtsboven op het tandwiel en kies voor Aanmaningssjablonen. Klik het sjabloon aan. Scroll naar beneden en klik op Email templates. Hier kun je de tekst aanpassen die wordt meegestuurd.
  
  

Was dit artikel nuttig?