Een herinnering of aanmaning versturen

Vanaf het pakket inBalans kun je herinneringen en aanmaningen versturen middels dossiervorming. In dit artikel lees je hier alles over

Betaalt de klant zijn factuur niet op tijd?
Dan kun je vanuit SnelStart een herinnering of aanmaning sturen. Je kunt je eigen aanmaanproces instellen. Deze kan bestaan uit een eerste herinnering en een eerste en/of tweede aanmaning. Dit worden de aanmaanstappen genoemd. Het instellen van de aanmaanstappen doe je in het aanmaningssjabloon.

1. De administratie inrichten om te werken met herinneringen en aanmaningen

Stap 1: De opmaken kopiëren.

Net zoals je een opmaak gebruikt voor je facturen, heb je ook een opmaak nodig voor herinneringen en aanmaningen. Je bepaalt zelf welke opmaken je wilt gebruiken. Werk je bijvoorbeeld alleen met een eerste en tweede herinnering, dan kopieer je enkel deze opmaken. Wil je daarnaast ook aanmaningen versturen, dan kopieer je ook de bijbehorende opmaken.

In dit stappenplan lees je precies hoe je een opmaak kopieert. 

Stap 2: Het aanmaningsjabloon maken en de opmaken koppelen

Nadat je de gewenste opmaken hebt gekopieerd, kun je het aanmaningsjabloon aanmaken. In dit sjabloon stel je precies in hoe jouw aanmaanproces eruitziet. Vervolgens koppel je de opmaken uit stap 1 aan dit sjabloon.

In dit stappenplan lees je precies hoe je een aanmaningsjabloon maakt.

Stap 3: De klant instellen voor herinneringen/aanmaningen

Voor elke klant geef je afzonderlijk aan of hij/zij in aanmerking mag komen voor herinneringen en/of aanmaningen (als dat van toepassing is). Dit stel je in op de klantkaart.

1. Ga naar Relaties → Klanten. 
2. Selecteer de gewenste klant om de klantkaart te openen.
3. Ga naar het tabblad Verkoopvoorkeuren. 
4. Vul bij het veld Aanmaningssoort Consument (particulier) of Onderneming (bedrijf) in.
   Let op: dit verschil heeft te maken met de berekening van het rentepercentage. 
5. Vul de Betalingstermijn in. Deze termijn bepaalt wanneer een factuur als vervallen wordt beschouwd en dus opgenomen wordt in het aanmaanproces.
6. Klik rechtsboven op Opslaan om de instellingen te bewaren. 

Je bent nu klaar om een herinneringen of aanmaning te versturen. In hoofdstuk 2 lees je hoe dat werkt. 

2. Een herinnering of aanmaning versturen

Als alle bovenstaande instellingen zijn gedaan dan kun je gaan starten met het versturen van een herinnering of aanmaning. 

1. Ga naar Verkopen → Aanmaningen.
2. Klik op Nieuw → Aanmaning.
3. Vul de volgende velden in: Klant tot en met, Peildatum en Sjabloon.
4. Optioneel: zet de schuifjes aan of uit bij Ook klanten waarbij Aanmanen op Nee staat en Ook klanten met status deurwaarder aanmanen voor nieuwe facturen.

5. Klanten die in aanmerking komen voor een herinnering of aanmaning worden weergegeven in een overzichtslijst. In deze lijst zie je direct welke aanmaanstap op dat moment van toepassing is. Selecteer vervolgens de klanten naar wie je de herinnering of aanmaning wilt versturen.

6. Kies rechtsboven voor één van de opties:
   E-mailen: alles wordt direct gemaild. Er moet wel een e-mailadres staan ingesteld op de klantkaart.
   Afdrukken en e-mailen volgens instellingen: in dit geval wordt naar alle klanten waar op op de klantkaart in het tabblad E-mails het schuifje aanstaat bij Aanmaningen de aanmaanstap per e-mail gestuurd, en voor klanten waarbij dit schuifje niet aanstaat wordt de aanmaanstap afgedrukt.
   Afdrukken volgens instellingen: als er op de klantkaart in het tabblad E-mails het schuifje aanstaat bij Aanmaningen dan werkt deze optie niet. Klik dan op Alles afdrukken.
   E-mailen volgens instellingen: als er op de klantkaart in het tabblad E-mails het schuifje aanstaat bij Aanmaningen dan kun je kiezen voor deze optie. Staat het schuifje niet aan dan kies je voor E-mailen.
   Alles afdrukken: alles wordt afgedrukt.
7. Als je één van de opties hierboven hebt gekozen dan zijn de aangevinkte herinneringen en/of aanmaningen gemaild en/of afgedrukt.
8. Je ziet dit terug bij Verkopen → Aanmaningen.
   
   

Was dit artikel nuttig?