Een factuur maken

In SnelStart kun je verkoopfacturen maken. Voordat je hiermee kunt starten moeten er eerst een aantal dingen worden ingericht in de administratie. Als dit is gedaan dan kun verkoopfacturen gaan maken en versturen.

1. Wat is er nodig om te kunnen factureren vanuit SnelStart?

Als je in SnelStart wilt starten met het maken van facturen, is het belangrijk dat een aantal onderdelen aanwezig zijn in je administratie voordat je hiermee kunt beginnen. Zonder het aanmaken van een artikel kun je niet factureren vanuit SnelStart.

De onderdelen die nodig zijn:

  • Artikelen
    Binnen SnelStart worden alle facturen gemaakt op basis van een artikel. Ook wanneer je geen producten verkoopt, maar bijvoorbeeld diensten of uren is het aanmaken van een artikel noodzakelijk. Elk artikel is gekoppeld aan een omzetgroep. Klik hier voor alle informatie over artikelen.
  • Omzetgroepen
    Zoals hierboven aangegeven moet je elk artikel koppelen aan een omzetgroep. Klik hier voor alle informatie over het aanmaken van omzetgroepen.
  • Grootboekrekeningen met juiste functie
    Als je de omzetgroep hebt aangemaakt, is het belangrijk dat hieraan een grootboekrekening wordt gekoppeld. Aan de grootboekrekeningen is een omzetfunctie gekoppeld ( voor omzet binnen Nederland zijn de functies 10, 11, 12, 13 te gebruiken). De functie van de grootboekrekening bepaalt uiteindelijke welke btw-tarief er wordt berekend ( hoog, laag of geen). Door de juiste functie te kiezen komt daardoor de omzet op de juiste plaats op de btw-aangifte. Klik hier voor alle informatie over verschillende functies van grootboekrekeningen.

Als de bovenstaande drie punten aanwezig zijn of zijn aangemaakt, ga dan naar hoofstuk 2.

2. Een verkoopsjabloon aanmaken

In onderstaande stappen gaan we er vanuit dat je voor het eerste keer een factuur gaat maken in SnelStart. 

  1. Open je administratie.
  2. Klik rechtsboven op het tandwiel en kies voor Verkoopsjablonen.
  3. Klik op Nieuw. Het venster wordt geopend.
  4. Vul de naam van het verkoopsjabloon in bij de Omschrijving.
  5. Kies of je de Prijsingave in het ordervenster inclusief of exclusief btw wilt. In dit geval kiezen voor inclusief btw. Bij stap 9 dien je dan ook te kiezen voor een de opmaak Factuur (inclusief btw).
  6. Optioneel: Betalingscondities invullen ( dit is mogelijk vanaf het pakket inBalans) zoals Kredietbeperking of Betalingskorting.
    Kredietbeperking: is een toeslag die een leverancier rekent als een klant niet binnen de afgesproken termijn betaalt. Het is bedoeld om snelle betaling te stimuleren.
    Betalingskorting: is een korting die een klant krijgt als hij binnen een bepaalde periode betaalt. Dit moedigt klanten aan om sneller te betalen.
    Ook kun je nog schuifjes aan- of uitzetten bij de onderstaande opties:
    Nieuwe orders blokkeren (dit is mogelijk vanaf het pakket inBalans):
    Btw verleggen ( dit is mogelijk vanaf het pakket inKaart): als je gebruik maakt van btw-verlegd  dan maak je hier een apart verkoopsjabloon voor aan met deze optie. Voor nu is dit niet van toepassing.
    Memo beschikbaar bij orders (dit is mogelijk vanaf het pakket inBalans): dit kun je gebruiken als je extra informatie wilt toevoegen op je order.
    Alle opties van stap 6 hierboven zijn optioneel, en je moet beschikken over het juiste pakket. Als dit niet bij jouw bedrijf van toepassing is, ga dan naar stap 7.
  7. Klik op het tabblad Opmaak. Hier kun je een factuuropmaak toevoegen.
  8. Klik op + Voeg opmaak toe.
  9. Klik op Factuur → klik op Factuur (inclusief btw).
  10. Optioneel: de tabbladen Kostensoorten en Hoeveelheidsbepaling (mogelijk vanaf het pakket inZicht) en het tabblad Extra velden (mogelijk vanaf het pakket inBalans).
    Kostensoorten: Door te werken met kostensoorten kun je extra vaste of variabele kosten op je factuur in rekening brengen. Denk bijvoorbeeld aan verzendkosten, transportkosten of telefoonkosten. Deze kosten vallen dan niet onder bijvoorbeeld een factuurkorting die je voor je klant berekent.
    Hoeveelheidsbepaling: Voorbeeld -> je hebt een glashandel en je verkoopt glas voor een vaste prijs per vierkante meter. Het aantal vierkante meters wordt berekend aan de hand van lengte en breedte van het geleverde stuk glas. Door gebruik te maken van de hoeveelheidsbepaling, kun je het verkoopsjabloon zo inrichten dat je op de factuur de lengte en breedte kunt invullen en SnelStart automatisch het aantal vierkante meters berekent en op de factuur vermeldt.
    Alle opties van stap 10 hierboven zijn optioneel, en je moet beschikken over het juiste pakket. Als dit niet bij jouw bedrijf van toepassing is, ga dan naar stap 11.
  11. Klik rechtsboven op Opslaan. Alle instellingen worden tot zover opgeslagen.
  12. Open het verkoopsjabloon opnieuw.
  13. Klik op het tabblad Email opmaken. Bij deze optie kun je een eigen tekst instellen die wordt meegestuurd met de facturen die per e-mail worden verzonden.
  14. Klik op Template beheren. Het venster wordt geopend. Typ hier je eigen tekst die je wilt meesturen per e-mail. Je kunt ook nog bijlagen toevoegen indien gewenst. Tekst klaar? Klik op Opslaan.
  15. Als alles hierboven is ingesteld dan is het verkoopsjabloon klaar voor gebruik. Klik rechtsboven op het kruisje om het verkoopsjabloon af te sluiten.

3. Een verkoopfactuur maken

Als alle bovenstaande instellingen zijn gedaan dan kan je een verkoopfactuur gaan maken voor de klant.

  1. Open je administratie.
  2. Klik op Verkopen → Facturen.
  3. Klik op Nieuw → Kies het gewenste sjabloon waarmee je de factuur wilt maken. Zodra je met de muis over een sjabloon gaat dan zie je ook direct welke opmaken er zijn gekoppeld ( bijv. Offerte, Factuur, Pakbon etc. ). Kies een sjabloon waar een factuur(opmaak) aan is gekoppeld. 
  4. Het invulvenster voor het maken van een factuur is nu geopend. Vul de volgende velden in: Klant, Order/leverdatum, Factuurdatum, Betalingstermijn en Omschrijving.
  5. Scroll iets naar beneden, onder Algemeen kun je de artikelen toevoegen die op de factuur moeten komen. Klik in het veld Artikel en zoek het artikel erbij. Wil je nog een artikel toevoegen klik dan op + Voeg regel toe. Voor elk artikel maak je een aparte regel aan.
  6. Als je alle orderregels hebt toegevoegd dan kun je rechtsboven kiezen uit verschillende opties: Tussentijds opslaan, Opslaan en Versturen, Opslaan en Afdrukken, Opslaan en nieuw factuur factuur of Opslaan en sluiten. Maak de juiste keuze. De factuur is nu gemaakt en vastgelegd.

 

Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee