Artikelen in SnelStart Polaris

In SnelStart kun je werken met artikelen. Artikelen zijn nodig om te kunnen factureren. Voor artikelen kun je ook prijsafspraken in SnelStart. Daarnaast kun je artikelen ook verwerken in recepten.

1. Algemene informatie artikelen

1.1 De artikelenlijst

Als je je administratie opent in SnelStart Polaris en je gaat naar Artikelen. Dan zie je daar je artikelenlijst staan. In de artikelenlijst staan een aantal kolommen:

Artikelcode: de code waaronder je het artikel kunt vinden.
Omschrijving: de naam van het artikel.
Type: artikel
Verkoopprijs: de verkoopprijs van het artikel
Omzetgroep: de groep waarop de omzet wordt geboekt ( hoog, laag, of geen btw)
Minimum voorraad: de voorraad van een artikel die minimaal aanwezig moet zijn voor de verkoop
Vrije voorraad: dit veld toon hoeveel artikelen er nog daadwerkelijk voor de verkoop beschikbaar zijn ( technische voorraad minus de gereserveerde voorraad).

De drie puntjes aan het einde van de regel (van een artikel): Als je hierop klikt dan kun je kiezen om een artikel te Wijzigen, Kopiëren of Archiveren.
De drie puntjes boven aan de de rechterkant: als je hierop klikt dan kun je uit een aantal opties kiezen zoals:

• Kies kolommen: hier kun je kolommen aan- of uitzetten in je artikelenlijst. 
• Lay-out opslaan als standaard: als je een bepaalde indeling hebt gedaan bijv. met de kolommen dan kun je deze opslaan als standaard.
• Herstel kolombreedte: daarmee gaat de kolombreedte weer naar de oorspronkelijke indeling.
• Ververs data: de artikelenlijst wordt ververst.
• Gearchiveerde artikelen: als je hierop klikt dan kom je in de lijst met gearchiveerde artikelen.
• Omzetgroepen: door hierop te klikken bij de omzetgroepen terecht.
• Artikelinstellingen: als je hierop klikt dan kom je terecht bij de basisinstellingen voor je artikelen zoals: soort artikelcode, verkoopprijs, decimalen in prijzen, lengte artikelcode etc.

1.2 De artikelenkaart

Als je een artikel aanklikt dan wordt de artikelkaart van dit geopend.
Hier zijn ook verschillende mogelijkheden zichtbaar. Sommige velden die op de artikelkaart zichtbaar zijn zijn hieronder nog kort toegelicht, de andere velden spreken voor zich.

Omschrijving: de naam van het artikel.
Artikelcode: de code waaronder je het artikel kunt vinden.
Omzetgroep: de groep waarop de omzet wordt geboekt.
Eenheid: als je bijv. een bepaald artikel per doos verkoopt.
Verkoopprijs: de verkoopprijs van het artikel

Inkopen (beschikbaar vanaf het pakket inControle)
Leverancier: de persoon/bedrijf waar je je artikelen besteld.
Inkoopprijs: de prijs die je betaalt bij de leverancier voor de inkoop van het artikel.
Besteleenheid: in dit veld vul je het aantal in waarvan je een veelvoud dient te bestellen bijv. 10. Dit veld gebruik je alleen als je voorraadcontrole hebt aantstaan.
Min. bestelaantal: hier vul je in hoeveel je minimaal moet bestellen.

Voorraadcontrole (beschikbaar vanaf het pakket inControle)
Minimum voorraad: je krijgt een melding als je onder het ingestelde minimum komt.
Gewenste voorraad: hoeveel voorraad je standaard wil hebben van een artikel.
+ Voorraadmutatie: afboeken of bijboeken van voorraad.

Korting (beschikbaar vanaf het pakket inBalans)
Prijsafspraken analyse:
Verkoopprijs vastzetten:
Maximale korting: 
+ Staffelkorting:

Tabblad Recepten (beschikbaar vanaf het pakket inZicht)
Hoofdartikel plaatsen:
Losse artikelen plaatsen:
Losse artikelen + voeg regel toe:

Tabblad Voorraad
Algemeen:
Voorraad in Verkoop:
Directe voorraadmutaties:

Tabblad Extra velden (beschikbaar vanaf het pakket inBalans)
Hier staan de beschikbare extra velden die zijn aangemaakt op artikelniveau.

2. Een artikel aanmaken

Voordat je kunt factureren moet je eerst het artikel aanmaken wat je wilt gaan verkopen. Als je verschillende artikelen wilt facturen, dan maak je voor elke artikel een aparte artikelcode aan. Dit doe je als volgt:

1. Open je administratie. Klik bovenin op het tabblad Artikelen.

2. Klik op de knop + Nieuw.

3. Vul de volgende velden in: Omschrijving, Omzetgroep en Verkoopprijs, dit zijn verplichte velden. De omzetgroep bepaalt op welke omzetrekening de omzet wordt geboekt als je het artikel factureert.
   Lees hier meer over de omzetgroepen.

4. De artikelcode wordt automatisch ingevuld. Je kunt dit (indien nodig) aanpassen.

5. De optionele velden zijn (beschikbaar vanaf het pakket inBalans): Verkoopprijs vastzetten, Maximale korting, Staffelkorting, Prijsafspraken analyse.
   De optionele velden zijn (beschikbaar vanaf het pakket inZicht): Leverancier, Eenheid, Inkoopprijs, Besteleenheid, Min. bestelaantal, Minimum voorraad en Gewenste voorraad en Recepten.

6. Klik rechtsboven op Opslaan.

Wil je meerdere artikelen aanmaken? Dan volg je de bovenstaande stappen nogmaals.

3. Een artikel wijzigen of archiveren

Soms kan het voorkomen dat je bijvoorbeeld de Omschrijving van het artikel wilt wijzigen. Ook kan je artikelen archiveren die je niet meer gebruikt.

Wijzigen doe je als volgt:

1. Open je administratie. Klik bovenin op het tabblad Artikelen.
2. Klik op het artikel wat je wilt wijzigen. Deze wordt nu geopend.
3. Vul de wijziging in, bijvoorbeeld in het veld de Omschrijving.
4. Klik op Opslaan. Het artikel is nu gewijzigd.
   
   

Archiveren doe je als volgt:

1. Open je administratie. Klik boven in op het tabblad Artikelen.

2. Achteraan op de regel van het artikel dat je wilt archiveren daar zie je 3 puntjes staan. Klik op de drie puntjes en kies voor Archiveren.

3. Je artikel is nu gearchiveerd.

4. Recepten 

Door artikelen samen te voegen kun je meerdere artikelen verkopen als één artikel. Bijvoorbeeld: Je verkoopt verschillende tuinartikelen zoals een tuinstoel, tafel en parasol. Deze artikelen kun je los verkopen, maar door ze samen te voegen onder één hoofdartikel kun je ze ook als één set verkopen. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer je een actie hebt voor het verkopen van een complete tuinset.
Het samenvoegen van artikelen kan ook handig zijn als je bijvoorbeeld een apparaat verkoopt waarbij losse onderdelen (artikelen) horen. Door al deze artikelen samen te voegen onder één hoofdartikel hoef je alleen maar dat artikel in te voeren op de factuur. Alle losse artikelen komen dan ook naar voren.

Stap 1: Alle losse artikelen toevoegen

Het eerste wat je moet doen is alle losse artikelen toevoegen in je administratie.

1. Dit kun je doen Artikelen → Artikelen → Nieuw. 
2. Vul vervolgens de volgende velden in: Omschrijving, Artikelcode, Omzetgroep en Verkoopprijs.
3. Klik op Opslaan. Het artikel is nu aangemaakt.

Stap 2: Het hoofdartikel maken en alle losse artikelen samenvoegen

Als alle losse artikelen zijn toegevoegd in je administratie dan kun je het hoofdartikel toevoegen.

Maak een nieuw artikel aan en zet bij de Omschrijving de omschrijving van het hoofdartikel.
Optie 1: Als je het hoofdartikel ( de hele set) als geheel wilt factureren, zet dan in het veld Verkoopprijs het totaalbedrag.
Optie 2: Als je alleen de losse artikelen wilt factureren en niet het hoofdartikel dan vul je geen verkoopprijs in. Op de factuur worden dan de verkoopprijzen van de losse artikelen getoond.

Je kunt de losse artikelen nu gaan samenvoegen onder het hoofdartikel. Ga op de artikelkaart van het hoofdartikel naar het tabblad Recept. 
Je kunt dan in de kolom aantal aangeven hoe vaak dit artikel aan het hoofdartikel moeten worden toegevoegd. Dat is handig als je ook de voorraad goed wilt bijhouden.
Bijvoorbeeld: Een tuinset bestaat uit 4 stoelen en 1 tafel. Zet dan bij het  artikel Stoelen in de kolom aantal 4 neer. Verderop in dit artikel leggen we uit hoe je de voorraad goed kunt laten bijhouden. Zie hieronder:

In de bovenstaande afbeelding zie je een aantal invoervelden en opties staan. Hieronder de uitleg daarover.

Hoofdartikel plaatsen: Als je het hoofdartikel op de factuur wilt plaatsen dan zet je hier het schuifje aan. De omschrijving en het verkoopbedrag van dat artikel worden dan getoond. In het voorbeeld hierboven is het hoofdartikel Tuinset 4-persoons.
Je kunt het schuifje ook niet aanzetten en ervoor kiezen dat alle losse artikelen die onder dit hoofdartikel zijn samengevoegd worden getoond. Dit is handig bij de verkoop van apparaten. Dan hoef je niet steeds alle losse artikel toe te voegen, maar deze in één keer getoond. Dat is de gedachte achter het gebruik van Recepten. De omschrijvingen en verkoopprijzen van de losse artikelen komen dan op de factuur.

Hoe je dit ingericht wil hebben stel je in bij Losse artikelen plaatsen tijdens het ingeven van een factuurregel. Deze optie zie je onder Hoofdartikel plaatsen. Je hebt keuzen uit drie verschillende opties namelijk: Nee, Ja en Kies op factuur. Zie hieronder:

Hieronder de uitleg van de drie opties:
Nee → Als je deze kiest dan worden de samengevoegde artikelen niet op de factuur geplaatst. Heb je het schuifje bij hoofdartikel plaatsen aangezet dan wordt alleen het hoofdartikel geplaatst.
Ja → Als je voor deze kiest dan worden alle losse artikelen die je hebt samengevoegd getoond op de factuur. Als je ook het schuifje bij hoofdartikel plaatsen hebt aangezet dan wordt ook dat artikel getoond op de factuur.
Kies op factuur → Als je deze kiest dan kun je de keuze maken tijdens het maken van de factuur. Je kunt dan kiezen of je alleen het hoofdartikel of ook de losse artikelen op de factuur wilt hebben. Heb je het schuifje bij hoofdartikel plaatsen aangezet dan wordt het hoofdartikel sowieso geplaatst op de factuur.

 

5. Assembleren

Om gebruik te maken van de optie assembleren moeten artikelen eerst zijn samengevoegd in één artikel (het hoofdartikel), dit wordt ook wel een recept genoemd.

Het samenvoegen van artikelen, ook wel recepten genoemd houdt in dat je één hoofdartikel hebt en dat losse artikelen hieraan zijn gekoppeld (zijn samengevoegd). Je kunt dan het hoofdartikel factureren terwijl die losse artikelen daaronder hangen. Dat is bijvoorbeeld handig als je losse tuinartikelen verkoopt, maar deze als actie in één complete tuinset verkoopt.

Als je dat hoofdartikel verkoopt dan neemt de voorraad van de losse artikelen die daaronder hangen niet af. Wil je de voorraad wel kloppend houden dan kun je assembleren. 

Hiermee stel je bij het hoofdartikel in hoeveel aantallen je van de losse artikelen wilt toevoegen. De voorraad van het hoofdartikel wordt dan verhoogd en de voorraad van de losse artikelen verlaagd. Hierdoor weet je precies hoeveel voorraad je nog hebt om het artikel los te verkopen, en hoeveel voorraad je hebt om een bijvoorbeeld een complete tuinset te verkopen.

Kies je er bij het factureren voor dat de losse artikelen wel op de factuur moeten komen dan wordt de voorraad van de losse artikelen wel bijgehouden op dat moment. Je hoeft de voorraad dan niet te assembleren.

Hoe kan ik de voorraad assembleren?

1. Open je administratie
2. Klik op Artikelen. Je artikelenlijst wordt geopend.
3. Klik op artikel die je hebt verwerkt in een recept. De artikelen die verwerkt zijn in een recept kun je terugvinden doordat er in de lijst bij type Recept staat. In dit voorbeeld gaat het om Tuinset 4-ersoons. Zie hieronder:
   
4. Als je het juiste artikel hebt aangeklikt dan wordt de artikelkaart geopend. Klik op de artikelkaart op het tabblad Recept. Je ziet dan de volgende opties, zie hieronder:
   
5. Klik vervolgens op de knop Artikel (de)assembleren. Vul bij aantal te (de)assembleren het aantal in dat je wilt assembleren tot tuinset. Als je dus in het recept van het hoofdartikel bij de tuinstoel als aantal 4 hebt ingevuld, dan gaan er dus 4 stoelen in 1 tuinset. Als je dus 10 tuinsets wilt assembleren. Dan gaan er 4 x 10 = 40 tuinstoelen van je voorraad af. 

6. Als je dus kiest voor Assembleren neemt de voorraad van de losse artikelen af en neemt de voorraad van je tuinsets toe.

 

Was dit artikel nuttig?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Artikelhistorie