Een offerte of bestelling maken en het ontvangst boeken - inControle

Vanaf het pakket inControle kun je een offerte of bestelling maken voor je leverancier. Daarna boek je de ontvangst en de factuur. In dit artikel lees je hier alles over.

Met het pakket inControle kun je in het tabblad Inkopen eenvoudig een bestelling maken. Deze bestelling mail je daarna direct naar je leverancier. Zodra je de goederen ontvangt, boek je deze en de inkoopfactuur direct in. Zijn je goederen niet op voorraad bij verkoop of levering? Dan maakt SnelStart een backorder aan. Je leest er alles over in dit artikel.

Werk je met voorraadbeheer? Dan past SnelStart de voorraad van je artikelen automatisch aan zodra je de bestelling ontvangt en boekt.

1. De opmaak en het sjabloon voor je bestelling of offerte maken

Voordat je een bestelling of offerte kunt maken, moet je eerst een opmaak en sjabloon aanmaken. In dit stappenplan lees je precies hoe je dat doet.

2. Een offerte maken en versturen

Je kunt een offerte opvragen voor artikelen of diensten die je geleverd wilt hebben.

1. Klik bovenin op het tabblad Inkopen
2. Klik linksboven op +Nieuw → Inkoopofferte.
3. Vul de gewenste gegevens in. Klik eventueel rechtsboven op voorbeeld om te zien hoe je offerte eruit ziet.
4. Je kunt de bestelling direct mailen naar je leverancier door rechtsboven op Opslaan en offerte aanvragen te klikken. Je kunt de offerte ook tussentijds opslaan. 
5. Je offerte staat nu bij Inkopen → Offertes
   
   

3. Een bestelling maken en versturen

Wil je bestelling plaatsen? Lees hieronder hoe je dit doet. 

1. Klik bovenin op het tabblad Inkopen
2. Klik linksboven op +Nieuw → Inkooporder.
3. Vul de gewenste gegevens in. Klik eventueel rechtsboven op voorbeeld om te zien hoe je bestellingen eruit ziet.
4. Je kunt de bestelling direct mailen naar je leverancier door rechtsboven op Opslaan en bestellen te klikken. Je kunt de order ook tussentijds opslaan. 
5. De bestelling staat nu bij Inkopen → Orders.
   
   

4. Een besteladvies omzetten tot offerte of bestelling

Soms begint je inkoopproces met een besteladvies. Dat kun je eenvoudig omzetten naar een bestelling.

SnelStart maakt automatisch besteladviezen aan voor artikelen waarbij op de artikelkaart de optie Voorraadcontrole is aangevinkt en een leverancier is ingevuld.

Dit gebeurt zodra de technische voorraad of vrije voorraad onder de ingestelde minimumvoorraad komt. Daarbij kijkt SnelStart naar de gewenste voorraad en houdt het systeem rekening met:

• de besteleenheid, en

• het minimale bestelaantal dat je in de artikelkaart hebt opgegeven.

Een besteladvies omzetten

1. Ga naar het tabblad Inkopen → Besteladviezen.
2. Selecteer het besteladvies.
3. Linksonder zie je een melding dat er een besteladvies voor deze leverancier is. Klik op Besteladvies aan deze bestelling toevoegen.
4. Klik rechtsboven op Order aanmaken.
5. Je kunt de order nu nog aanvullen of wijzigen. Als je klaar bent klik je rechtsboven op Opslaan en bestellen. Je kunt de bestelling dan direct mailen naar de leverancier.
6. De bestelling zie je nu terug bij Inkopen → Orders.
   
   

5. Werken met backorders

Ontvang je een bestelling? Dan boek je de ontvangst. Ontbreken er artikelen? Geen probleem. Tijdens het boeken geef je aan wat er mist. SnelStart zet deze artikelen automatisch in backorder. Dit zie je terug bij Inkopen → Backorders. Zodra je de rest alsnog ontvangt, boek je dit eenvoudig vanuit de backorder.

Hetzelfde geldt voor verkooporders en facturen. Maak je een order of factuur terwijl er niet genoeg voorraad is? Dan maakt SnelStart automatisch een backorder aan voor de ontbrekende artikelen. Dit zie je terug bij Verkopen → Backorders.

Instellen dat je met backorders wilt werken

1. Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen)
2. Ga naar Basisinstellingen. Klik op het tabblad Orders. 
3. Schuif het bolletje bij "Backorders gebruiken in verkoop" naar rechts. Je kunt nu tijdens het boeken van een ontvangst kiezen of je wilt werken met backorders. Wil je standaard werken met backorders? Schuif dan ook het bolletje bij "Deelleveringen in orders standaard aan" naar rechts (zie afbeelding hieronder).
   

Tekstregels overnemen bij het maken van backorder
In een verkooporder kun je naast artikelen ook tekstregels toevoegen, bijvoorbeeld voor extra informatie op de factuur. Op de backorder zijn niet altijd alle tekstregels nodig. In het tabblad Orders geef je via de optie "Welke tekstregels overnemen naar backorder" aan welke tekstregels je wel of niet wilt meenemen.

Geen: hiermee worden geen regels overgenomen.
Boven Artikel: neemt de regel boven het artikel over.
Onder Artikel: neemt de regel onder het artikel over.
Alle: neemt alle tekstregels over.

6. Voorraad reserveren voor orders 

Staat een verkooporder in backorder omdat er op dat moment onvoldoende voorraad was? Zodra je weer voldoende voorraad hebt, kun je die eenvoudig toewijzen aan de openstaande verkoopbackorders.

1. Ga naar je artikeloverzicht. 
2. Klik bovenin op de knop Voorraad reserveren.
3. Maak een selectie op artikel- of orderniveau. Het veld documenttype en Ordersjabloon moeten zijn ingevuld voordat je op Toepassen kunt klikken.
4. De beschikbare backorders zie je nu. Vul in het veld "Reserveren Na" het aantal in dat je aan de betreffende backorder wilt toewijzen.
5. Ga vervolgens naar de betreffende backorder toe en zet deze om naar Pakbon of Factuur. Het gereserveerde aantal staat daar dan ingesteld.
   
   

7. De ontvangst van een bestelling boeken

Heb je een bestelling ontvangen? Dan verwerk je dit bij je order.

1. Ga naar het tabblad Inkopen → Orders.
2. Selecteer de order die je hebt ontvangen. 
3. Klik rechtsboven op Ontvangst bevestigen.
4. Je ziet een scherm waarin je de ontvangst boekt. Schuif het bolletje bij "De order is compleet" naar rechts als je alles uit de order hebt ontvangen.
5. Klik op Ontvangst bevestigen. Je ontvangst staat nu bij Inkopen → Ontvangen
6. Heb je een gedeelte van de bestelling ontvangen? Vul dan bij "Aantal geleverd" het juiste aantal in.
7. Klik op Ontvangst bevestigen. Je order met ontvangen artikelen staat nu bij Inkopen → Ontvangen, en je order met nog te ontvangen artikelen staat bij Inkopen → Orders. Deze heeft nu als ordertype: Backorder.

8. De financiële voorraad boeken

Je kunt de financiële voorraad op twee momenten boeken. 

• Tijdens het boeken van de ontvangst 
• Tijdens het boeken van de inkoopfactuur

Lees hier alles over hoe je je administratie goed inricht om de financiële voorraad te boeken.

Waar stel je dit in?

1. Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen).
2. Ga naar Basisinstellingen.
3. Ga naar het tabblad Artikelen.
4. Selecteer in het veld Financiële voorraad bijwerken: Bij boeken inkoopfactuur of Bij boeken ontvangst. 
5. Als je kiest voor Bij boeken ontvangst dan moet je ook het veld Rekening te ontvangen inkoopfacturen invullen. Vul hier een tussenrekening in waarbij de tijdelijke boeking wordt gemaakt totdat je de inkoopfactuur boekt. Dit moet een rekening met de functie 0 zijn.

9. De inkoopfactuur boeken

Heb je een inkoopfactuur ontvangen dan kun je deze koppelen aan de inkooporder. 

1. Klik in de regel van je inkooporder aan de rechterkant op de drie puntjes en ga naar Wijzigen. 
2. Je kunt nu in het veld Factuurnummer kiezen voor + Voeg inkoopfactuur toe. Je kunt daar de factuur uploaden en gegevens aanvullen. 
3. De boeking wordt automatisch gemaakt in je dagboek inkoop.

 

Was dit artikel nuttig?