Financieel voorraadbeheer

In SnelStart Polaris kun je werken met financieel voorraadbeheer. Dit is beschikbaar vanaf het pakket inZicht.

Als je hebt ingesteld dat je de voorraad van je artikelen wilt bijhouden, kun je vanaf het pakket inZicht ook werken met financieel voorraadbeheer. Financieel voorraadbeheer betekent dat je de waarde van je voorraad bijhoudt in je boekhouding. Het gaat dus niet alleen om wat fysiek op voorraad is, maar vooral om wat dat financieel betekent voor je bedrijf.

1. Startniveau voorraadtelling instellen

Je kunt instellen vanaf welk moment je wil dat de voorraad wordt afgenomen. Dit kan bijvoorbeeld al zijn bij het maken van een pakbon of pas vanaf de factuur. 

1. Open je administratie. Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen). 
2. Ga naar Basisinstellingen en klik op het tabblad Artikelen. 
3. Stel bij Startniveau voorraadtelling in vanaf welk moment je de voorraad wil afnemen.
   

2. Financieel voorraadbeheer instellen

Bij uitgebreid journaliseren (ook wel: boeken van de financiële voorraad) worden inkopen geboekt op een voorraadrekening, met een tegenboeking op de Tegenrekening Inkopen. Bij verkopen wordt de kostprijs van de omzet geboekt, met een tegenboeking op de voorraadrekening.

Om hiermee te kunnen werken, moet je eerst een aantal instellingen goed zetten in de administratie.

Stap 1. Voorraadcontrole instellen op de artikelkaart

1. Klik bovenin op het tabblad Artikelen.
2. Selecteer het artikel waarvoor je de voorraad wil bijhouden. De artikelkaart opent. 
3. Aan de rechterkant zie je Voorraadcontrole staan. Schuif het bolletje naar rechts om in te stellen dat je de voorraad wil bijhouden.

Stap 2. Voorraadcontrole bij orderinvoer

1. Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen) en ga naar Basisinstellingen.
2. Ga naar het tabblad Orders. 
3. Schuif het bolletje bij Voorraadcontrole bij orderinvoer naar rechts.

Stap 3. De grootboekrekeningen instellen

Voordat je in- en verkopen kunt boeken, moet je eerst de juiste grootboekrekeningen opnemen in je rekeningschema. Werk je met financieel voorraadbeheer, dan gebruik je uitgebreid journaliseren. Hiervoor zijn specifieke grootboekrekeningen nodig.

Een aantal van deze rekeningen zit standaard in het SnelStart-rekeningschema, maar controleer dit altijd goed.

Let op: bij het aanmaken van een nieuwe administratie worden de benodigde grootboekrekeningen voor uitgebreid journaliseren niet automatisch aangemaakt. Je voegt ze handmatig toe via het tandwiel (instellingen) → Grootboekrekeningen.

De grootboekrekeningnummers in het schema hieronder zijn voorbeelden. Werk je met het rekeningschema van je accountant? Stem de toevoegingen dan altijd af met je accountant.

Hoog btw

Laag btw

Geen btw

Stap 4. Artikelomzetgroep instellen

Om met uitgebreid journaliseren te werken, zet je dit aan op de artikelomzetgroep.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen) en ga naar Omzetgroepen.

2. Selecteer de omzetgroep waarin je dit wilt toepassen.

3. Schuif het bolletje bij Uitgebreid voorraad journaliseren naar rechts.

4. Het tabblad Voorraad verschijnt nu. Vul daar de juiste grootboekrekeningen in die je bij stap 3 hebt aangemaakt. Dit gaat om Voorraadgrootboek, Kostprijs omzet, Tegenrekening inkoop en Voorraadverschillen grootboek.  

Tip: Stem dit altijd af met je boekhouder of accountant. Zo weet je zeker dat alles goed is ingericht.

Stap 5. De financiële boeking bij voorraadmutaties

Vanaf het pakket inZicht wordt de financiële voorraad automatisch bijgewerkt:

• bij het maken van een factuur of contantbon via het tabblad Verkopen

• bij een handmatige voorraadmutatie (alle opties behalve ontvangst)

Gebruik je het pakket inControle? Dan wordt de financiële voorraad automatisch bijgewerkt zodra je een inkooporder financieel boekt.

Tip: Lees in hoofdstuk 5 van dit artikel meer informatie over de kostprijsberekening die wordt gemaakt bij de verkoop van artikelen waarbij een financiële boeking plaatsvindt. Hierbij wordt de afname van de voorraad en de kostprijs van de verkoop automatisch verwerkt.

3. Het voorraadsysteem instellen

In je administratie kun je kiezen hoe het voorraadsysteem werkt. Deze keuze bepaalt hoe de kostprijs wordt berekend en heeft invloed op de financiële voorraad (bij uitgebreid journaliseren). De berekening gebeurt dan op basis van de gemiddelde inkoopprijs per orderregel.

Zo stel je het voorraadsysteem in:

1. Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen). 

2. Ga naar Basisgegevens en open het tabblad Artikelen.

3. Ga naar het tabblad Artikelen.

4. Selecteer bij Voorraadsysteem Fifo of LiFo.

Twee opties:

• FiFo (First In, First Out)
  De eerst ingekochte artikelen worden als eerste geleverd.

• LiFo (Last In, First Out)
  De laatst ingekochte artikelen worden als eerste geleverd.

Voorbeeld: berekening bij verkoop

Inkoopgegevens:

• 25 maart: 20 gereedschapskisten à € 20

• 17 april: 10 gereedschapskisten à € 22

• Eind april: verkoop van 25 stuks

Bij FiFo:

• Verwerkt: 20 stuks van € 20 + 5 van € 22

• Kostprijs: (20 × € 20) + (5 × € 22) = € 510,00

Bij LiFo:

• Verwerkt: 10 stuks van € 22 + 15 van € 20

• Kostprijs: (10 × € 22) + (15 × € 20) = € 520,00

4. Het dagboek voorraadverschillen

Je kunt een speciaal dagboek instellen voor voorraadverschillen. Zijn er verschillen? Dan beïnvloeden die het resultaat van je onderneming. De kostprijs van de voorraadverschillen boek je op de grootboekrekening Voorraadverschillen. In de basisinstellingen geef je aan in welk dagboek deze boekingen worden vastgelegd.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen) en ga naar Basisinstellingen. 
2. Ga naar het tabblad Artikelen. 
3. Onderin staat Dagboek voorraadverschillen. Vul daar het dagboek in. Dit moet een dagboek zijn met functie 7 (dagboek memoriaal).

5. Uitleg over de kostprijs berekening bij uitgebreid journaliseren

In dit artikel leggen we uit hoe de kostprijsberekening werkt bij de verkoop van artikelen. Daarbij wordt een financiële boeking gemaakt voor de afname van de voorraad en de kostprijs van de verkopen. Dit noemen we ‘uitgebreid journaliseren’.

Zo bepaalt SnelStart de kostprijs van artikelen

De kostprijs van een artikel wordt op twee manieren bepaald, afhankelijk van de instellingen in je administratie: zonder voorraadcontrole of met voorraadcontrole.

Zonder voorraadcontrole: vaste verrekenprijs

Bij deze methode:

• Controleert SnelStart niet of er voldoende voorraad is bij verkoop.

• Wordt de factuur direct aangemaakt, zonder voorraadmelding.

• Geldt de inkoopprijs op de artikelkaart als kostprijs.

Is ‘Uitgebreid journaliseren’ aangevinkt bij de artikelomzetgroep? Dan gebruikt SnelStart deze vaste inkoopprijs voor de kostprijs- en voorraadboeking. Wijzig je de inkoopprijs op de artikelkaart? Dan geldt de nieuwe prijs voor alle toekomstige facturen.

Belangrijk om te weten:

• Ontvang je voorraad via het tabblad Voorraadmutaties? Dan wordt geboekt tegen de inkoopprijs van de artikelkaart.

• Voer je een inkoop in via Inkopen? Dan gebruik je de voorgestelde inkoopprijs van de artikelkaart.

• Prijsverschillen tussen de werkelijke en vaste prijs boek je direct op een prijsverschillenrekening.

Deze methode heet de Vaste Verreken Prijs.

Met voorraadcontrole: FIFO of LIFO

Werk je met voorraadcontrole? Dan gebruikt SnelStart de werkelijke inkoopprijs volgens:

• FIFO (First In, First Out): de oudste voorraad wordt als eerste verkocht.

• LIFO (Last In, First Out): de nieuwste voorraad wordt als eerste verkocht.

Werkwijze:

• Je plaatst een bestelling via Inkopen en geeft de actuele inkoopprijs op.

• Wijkt deze prijs af van de artikelkaart?

  • Pas de artikelkaart aan bij een structurele wijziging.

  • Laat de artikelkaart ongewijzigd bij een eenmalige afwijking.

• Bij ontvangst boek je artikelen tegen de opgegeven prijs × aantal stuks.

• Elke inkoopregel krijgt een uniek volgnummer.

• Bij verkoop koppelt SnelStart automatisch aan de juiste inkoopregel en gebruikt de bijbehorende prijs voor de kostprijsberekening.

Voorbeeld:

• 10 artikelen ingekocht voor € 12,50

• 10 artikelen ingekocht voor € 15,00

• 15 artikelen verkocht
  ➡ Kostprijs = (10 × € 12,50) + (5 × € 15,00) = € 200,00

SnelStart houdt in tabellen bij welke inkoopregels aan welke verkoopregels zijn gekoppeld.

Gemiddelde inkoopprijs (voor rapportages)

Het overzicht Inkoopwaarde op datum toont de gemiddelde inkoopprijs van je voorraad. Bijvoorbeeld:

• 5 stuks à € 15,00

• 10 stuks à € 17,50
  ➡ Gemiddelde = (€ 75 + € 175) / 15 = € 16,67 per stuk

  Let op: de daadwerkelijke kostprijsberekening in SnelStart kan complexer zijn vanwege verschillende instellingen. Deze uitgebreide berekening is hier niet opgenomen.

 

Was dit artikel nuttig?