De opmaak van een rapportage bewerken - basis uitleg

Vanaf het pakket inBalans kun je de opmaak van een rapportage naar eigen wens maken. In dit artikel lees je hier alles over.

In dit artikel leggen we uit hoe de rapportage van een rapportage is opgebouwd. Ook leer je hoe je de basisinstellingen aanpast om je rapportage te personaliseren. Dit is beschikbaar vanaf het pakket inBalans.

1. Een rapportage bewerken

Je kunt de rapportage van een rapportage volledig naar eigen wens aanpassen. Kopieer hiervoor eerst de standaardrapportage en bewerk vervolgens de kopie helemaal zoals jij dat wilt.

1. Open je administratie. Klik bovenin op het tabblad Rapportages.
2. Ga naar de categorie waarin de rapportage staat die je wilt bewerken. 
3. Klik in de regel van de rapportage aan de rechterkant op de drie puntjes. 
4. Kies voor Kopiëren. 
5. Geef je kopie een naam en klik op Opslaan. 
6. Je ziet de rapportage nu in het overzicht onderaan bij Mijn rapportages staan. 
7. Klik in de regel van de gekopieerde rapportage aan de rechterkant op de drie puntjes en kies voor Bewerken. 
8. Je komt nu in de editor waar je de rapportage kunt bewerken. 

Algemene informatie over de editor

Vertalen naar Nederlands
Wil je de editor in het Nederlands gebruiken? Stel dan de taal van je browser in op Nederlands.
Gebruik je Chrome? Klik dan met de rechtermuisknop buiten de editor en kies Vertalen naar het Nederlands. Wil je weer terug naar de oorspronkelijke taal? Klik rechtsboven in de adresbalk op het vertaalicoontje met de letter G. Kies daarna voor Waargenomen taal en selecteer een andere taal.

Een voorbeeld tonen
Heb je een rapportage bewerkt? Dan kun je eenvoudig een voorbeeld bekijken. Klik rechtsboven op Preview. De gegevens die je ziet zijn fictieve gegevens.
Let op: is een vak omlijnd, maar zie je de lijn niet in het voorbeeld? Zoom dan in op het document – de lijn wordt dan meestal zichtbaar. Op de uiteindelijke factuur is de lijn wel gewoon te zien.

De rapportage opslaan
Klik linksboven op de drie horizontale streepjes en kies voor Save.

 

2. Uitleg over de opbouw van een rapportage

Dit hoofdstuk is onderverdeeld in drie sub-hoofdstukken:

1. Uitleg over de opbouw
2. Uitleg over de verschillende soorten bands
3. Uitleg over de afmetingen van de opbouw

1. Uitleg over de opbouw

Een rapportage bestaat uit verschillende onderdelen, ook wel bands genoemd. Elke band vormt een specifiek onderdeel van de rapportage.

Je herkent de verschillende bands aan de kleuren in de verticale lijst aan de linkerkant van het scherm. In het voorbeeld hieronder zie je bovenaan groene bands , gevolgd door een blauwe band en als laatst paarse bands. Elke kleur staat voor een ander onderdeel van je rapportage.

De werking van de bands
Klik je in een band, dan verschijnt aan de rechterkant een scherm met de eigenschappen van die band. In het voorbeeld hieronder zie je de eigenschappen van ReportHeader1 (Report Header). Hieronder leggen we uit wat elke band inhoudt.

2. Uitleg over de verschillende soorten bands

Hieronder lees je wat elke band inhoudt.

De TopMargin en BottomMargin

Deze bands vind je helemaal bovenaan en onderaan in je rapportage. Dit is een stukje marge dat altijd aanwezig moet zijn voor het afdrukken van de rapportage. Je kunt deze bands niet verwijderen.

Afmetingen van de marges aanpassen
Je kunt wel de afmetingen van de marges aanpassen. Dit doe je door in het rechterscherm bij Properties (eigenschappen) te kiezen voor Report1.

Hier vind je bij de page settings (pagina instellingen) de afmetingen van de marges terug. Dit gaat om de Top en Bottom.

De reportHeader

De ReportHeader is het bovenste deel van je rapportage. Dit onderdeel wordt alleen op de eerste pagina van je rapport weergegeven.

In de ReportHeader van je rapportage zie je bijvoorbeeld:

• De naam van de rapportage (linksboven)

• De parameters (rechtsboven)

Klik op de ReportHeader om de Properties (eigenschappen) aan de rechterkant te openen.
Hier kun je de instellingen van dit onderdeel aanpassen.

De parameters die je ziet, worden automatisch gevuld bij het maken van een rapport.
Ze verwijzen naar de gegevens die je hebt opgegeven bij het genereren van de rapportage.

Voorbeeld:
Bij Relatie zie je de reeks klanten die je hebt gekozen tijdens het genereren van de rapportage.

 

De PageHeader

De PageHeader staat standaard in je rapportage en wordt gebruikt als je rapportage meerdere pagina’s heeft. Zie afbeelding hieronder:

In de eigenschappen (Properties) van de PageHeader geef je aan wanneer dit onderdeel zichtbaar moet zijn op de rapportage. Meestal kies je ervoor om de PageHeader alleen te tonen op pagina’s zonder ReportHeader, dus vanaf pagina 2.

Dit stel je in bij Print On op: Not with Report Header (zie afbeelding hieronder).

In de PageHeader zie je vergelijkbare gegevens als de Report header aangevuld met (in dit voorbeeld) het subtotaal aan openstaand saldo van de vorige pagina.

Overal dezelfde kop op je factuur?
Wil je op alle pagina’s dezelfde koptekst tonen? Dan gebruik je de PageHeader in plaats van de ReportHeader.

Ga naar de eigenschappen (Properties) van de PageHeader en stel Print On in op: All Pages. Zo wordt de PageHeader bovenaan elke pagina van je factuur getoond.

Let op: gebruik je deze instelling, dan moet je de ReportHeader verwijderen.
Dat doe je zo: klik met je rechtermuisknop op de ReportHeader-band en kies Delete.

De detailband

Zie hieronder wat de Detailband is:

Hoe werkt de detailband?

Wanneer je een rapportage maakt, bestaat die vaak uit meerdere regels. Bijvoorbeeld:

• Dit even samen bespreken

De detailband zorgt ervoor dat al deze artikelen netjes onder elkaar op je factuur verschijnen, met per regel de juiste informatie over het artikel, de omschrijving, het aantal en de prijs.
Voor elke orderregel wordt de inhoud van de detailband herhaald. Zo komt automatisch alles wat je factureert of aanbiedt op het document te staan.

Belangrijk om te weten

• De detailband is speciaal bedoeld voor herhalende gegevens, zoals orderregels.

• Zonder de detailband zouden je facturen, offertes of pakbonnen alleen een samenvatting tonen en niet de afzonderlijke artikelen die je hebt toegevoegd.

 

De ReportFooter

In de ReportFooter van een rapport staan bijvoorbeeld de lokale datum en tijd, het logo van SnelStart en het paginanummer. 

Hier komen meestal de volgende gegevens te staan:

• het totaalbedrag

• het btw-bedrag

• leveringsgegevens

De ReportFooter verschijnt standaard onderaan de laatste pagina van je factuur. Als je maar 1 pagina hebt verschijnt deze onderaan die pagina. 

 

De PageFooter

Dit onderdeel is van toepassing als je rapportage bestaat uit meerdere pagina's. Je ziet daar dan het totaal van de rapportage en de volgende pagina.

 

Report 1

Klik je met je muis in het grijze vlak aan de rechter- of linkerkant van je rapportage? Dan verschijnt aan de rechterkant bij Properties het onderdeel Report1. Hier zie je de eigenschappen waarin is ingesteld hoe de data voor de hele rapportage wordt gebruikt.

In dit voorbeeld staat bij Data Member de waarde Klanten. Dit betekent dat de detailband op de rapportage net zo vaak wordt herhaald als er klanten in het overzicht staan.

3. Uitleg over de afmetingen van de rapportage

In de editor vind je aan de rechterkant de properties van de volledige rapportage: Report1.
Een belangrijk onderdeel hiervan is Page settings. Hier stel je het papierformaat in waarop je de rapportage wilt afdrukken.

Het formaat kan ingesteld staan op Landscape (liggend) of Portrait (staand). Je vindt deze instelling bij Report1 → Page settings.
Als het vinkje bij Landscape is aangezet, wordt de rapportage in dat formaat weergegeven.

De afmetingen voor Portrait op A4-formaat zijn 21 x 29,7 cm.
Wil je een rapportage die nu op Landscape staat omzetten naar Portrait?
Zorg er dan eerst voor dat alle velden binnen de marge van 21 cm breed vallen. Velden buiten deze marge worden anders niet correct weergegeven in de rapportage.

Let op: Je rapportage kan langer lijken dan 29,7 cm. Dat komt doordat SnelStart Polaris automatisch berekent hoeveel ruimte er per pagina beschikbaar is voor herhalende gegevens, zoals orderregels in een detailband.

Hoe werkt de berekening.

De editor berekent per pagina de ruimte die overblijft nadat de vaste onderdelen – de zogenaamde bands – zijn afgetrokken van de totale paginalengte.
Per pagina kunnen de header en footer verschillen, dus dit wordt telkens opnieuw bekeken.

De detailband op je rapportage heeft standaard een vaste hoogte die afgestemd is op een nette weergave van je regels. Elke regel op je rapportage — bijvoorbeeld een artikel met omschrijving, aantal en prijs — gebruikt precies die hoogte.

Let op: Als je de hoogte van de detailband vergroot, wordt elke rregel automatisch groter weergegeven. Dat betekent dat er veel extra witruimte ontstaat tussen de regels, waardoor je rapportage er rommelig uit kan zien en mogelijk zelfs onnodig lang wordt.

Wij raden aan om de standaardhoogte van de detailband te behouden.
Zo blijft je rapportage overzichtelijk en passen alle regels netjes onder elkaar zonder onnodige ruimte.

3. Uitleg over de onderdelen in de rapportage

Dit hoofdstuk is onderverdeeld in 10 sub-hoofdstukken:

1. Een tabel of cel toevoegen
2. Een label (los veld) toevoegen
3. Een databaseveld toevoegen
4. Een databaseveld toevoegen
5. Een panel toevoegen
6. Een Afbeelding/logo toevoegen
7. Een vorm toevoegen
8. Een lijn toevoegen
9. Een barcode toevoegen
10. Een handtekeningenveld toevoegen
11. Een paginanummerveld toevoegen

1. Een tabel of cel toevoegen

De rapportage is zoveel mogelijk opgebouwd met tabellen. Een tabel is een overzicht met gegevens die zijn verdeeld in rijen en kolommen; elke cel is het vakje waar een rij en een kolom elkaar kruisen en bevat informatie. Hieronder zie je de pageheader van een factuurrapportage. In het oranje vak zie je een voorbeeld van een tabel:

Alle cellen binnen een tabel zijn met elkaar gelinkt. Dat heeft een voordeel: voeg je een extra cel toe, dan sluit dat automatisch aan bij de rest van het tabel. Zo blijft je rapportage overzichtelijk.

Wil je het hele tabel verplaatsen? Selecteer dan het complete tabel. Je kunt het dan eenvoudig als geheel verschuiven naar een andere plek in je rapportage.

Een nieuw tabel toevoegen

Je kunt eenvoudig een nieuwe tabel toevoegen aan je rapportage.

1. Klik links op het tabel-icoon:
   

2. Houd je muisknop ingedrukt en sleep het tabel naar de gewenste plek in je rapportage.

3. Vanuit de velden in de tabel kun je de tabel verder uitbreiden. Dit doe je door in een cel te klikken op je rechtermuisknop → Insert.

Een extra cel toevoegen aan een tabel

1. Selecteer de cel waaraan je iets wilt toevoegen.

2. Klik met je rechtermuisknop op de geselecteerde cel.

3. Kies Insert.

4. Selecteer of je de nieuwe cel boven of onder de bestaande cel wil plaatsen.

De nieuwe cel wordt automatisch uitgelijnd zoals de cel dat je als bron hebt gekozen. 

De eigenschappen van een tabel of cel
Als je een tabel of cel selecteert zie je aan de rechterkant de properties (eigenschappen).

Een cel verwijderen
Wil je iets verwijderen uit een tabel? Selecteer dan eerst een cel in de tabel.

1. Klik met je rechtermuisknop op de cel.

2. Kies Delete (Verwijderen).

3. Je krijgt drie opties:

   • Rij verwijderen: verwijdert de hele rij waarin de cel staat.

   • Kolom verwijderen: verwijdert de hele kolom waarin de cel staat.

   • Cel verwijderen: verwijdert alleen de geselecteerde cel.

De afmetingen

• Tabel:
  Een tabel heeft altijd een locatie met X en Y coördinaten, en een hoogte en breedte.
  Wil je de hele tabel aanpassen? Selecteer dan de volledige tabel.
  Ga in het venster Properties (Eigenschappen) naar het tabblad Layout → Location en Size om de positie en afmetingen te bekijken of aan te passen.
• Tabelcel (tablecel):
  Een cel binnen een tabel heeft altijd een breedte.
  Selecteer het veld en open in Properties het tabblad Layout → Size om de breedte aan te passen.
• Rij (row):
  Een rij kan bestaan uit meerdere cellen. Wil je een rij selecteren? Selecteer dan eerst een cel in die rij of de gehele tabel. Je ziet dan aan de buitenrand van de cel/tabel een wit blokje. Als je daar met je muis langs gaat verschijnt vanzelf een een zwarte pijl. Klik dan op die pijl om die rij te selecteren. Bij Properties (eigenschappen) zie je nu de instellingen van die hele rij. Onder Layout kun je hier zowel de hoogte als breedte van de rij aanpassen.

 

2. Een label (los veld) toevoegen

Een label (los veld) toevoegen in de rapportage
Je kunt een label toevoegen aan je rapportage. Een label is een los veld.

1. Klik in het menu aan de linkerkant op het label-icoon:
   
2. Houd je muisknop ingedrukt en sleep het label naar de gewenste plek in je rapportage.
3. Aan de rechterkant zie je de properties (eigenschappen) van het label. Wil je losse tekst in het label zetten? Dubbelklik dan in het label en voeg je tekst toe. Je kunt dit ook bij Properties (eigenschappen) bij text invullen.
   
   

3. Een databaseveld toevoegen

Je kunt een veld uit je database (administratie) toevoegen aan je rapportage.

Je kunt dit veld op twee manieren toevoegen:

1. Als label
Je plaatst het veld als label (los veld) in je rapportage. Je hoeft dan vooraf geen aparte cel toe te voegen. Ga in dit geval direct verder met stap 1 hieronder.

2. In een tabelcel
Je voegt eerst een cel toe aan een bestaande tabel. Vervolgens sleep je het gewenste databaseveld in de cel. Hoe je een cel toevoegt, lees je hierboven in het hoofdstuk Tabellen en cellen.

Zo voeg je een databaseveld toe: 

1. Klik in het menu aan de rechterkant op het database-icoon:
   
2. Open de map Administratie
3. Als je de map opent die je daar ziet vind je alle velden uit de administratie van dat onderdeel.
4. Zoek het juiste veld.
5. Sleep het veld naar je rapportage - als los label (veld) of in een tabelcel, afhankelijk van wat je wilt. 

Een extra veld toevoegen
Vanaf het pakket inBalans kun je extra velden aanmaken in je administratie. Deze velden kun je vervolgens ook toevoegen in je rapportage. Lees hier hoe je dit doet. 

4. Een panel toevoegen

Een panel is een afgebakend vlak waarin je verschillende onderdelen kunt plaatsen, zoals bijvoorbeeld een tabel, een los veld (label) of een afbeelding. Alles wat je binnen het panel zet, blijft binnen dat kader. Verplaats je het hele panel, dan blijven alle onderdelen die erin staan netjes op hun plek.

Een panel toevoegen

1. Klik in het menu aan de linkerkant op het Panel-icoon:
   
2. Sleep het panel naar de gewenste plek in je rapportage.
3. Selecteer en sleep de onderdelen die je in het panel wilt in het panel. (Je kunt bijvoorbeeld het tabel-icoon aan de rechterkant selecteren en dit slepen in het panel)
4. Aan de rechterkant bij Properties (eigenschappen) stel je instellingen voor je panel in.

Voordelen van een panel:

• Je kunt verschillende onderdelen makkelijk bij elkaar houden
• Je kunt voor alle onderdelen tegelijk instellingen aanpassen
• Je kunt je rapportage hierdoor nog meer personaliseren.

Belangrijke aandachtspunten:

• Instellingen gelden voor het hele panel: Wanneer je het panel selecteert en instellingen toepast (zoals rapportage of marges), zijn deze van toepassing op alle inhoud binnen het panel. Wil je dus alleen iets instellen voor een bepaalde cel? Doe dit dan nadat je alles voor het panel hebt ingesteld. 

• De afmetingen van het panel zijn leidend: Het formaat van het panel bepaalt hoeveel ruimte beschikbaar is. Als je bijvoorbeeld een cel in het panel gebruikt waarin gegevens uit de database worden geladen, en je hebt ingesteld dat regels automatisch mogen uitvouwen bij langere teksten, dan groeit het panel zelf niet mee. Panels hebben een vaste hoogte en breedte. Zorg er dus voor dat je het panel groot genoeg maakt om alle verwachte inhoud te kunnen tonen.

Waar zie ik of staat ingesteld dat regels mogen uitvouwen?
Standaard staat de optie "Can Grow" ingeschakeld voor elke cel of tabel. Dit betekent dat de cel automatisch in hoogte kan meegroeien als er meer inhoud uit de database in komt te staan.

Je kunt dit als volgt controleren of aanpassen:

1. Selecteer de gewenste cel.

2. Ga in het rechterdeel van het scherm naar Properties (Eigenschappen).

3. Open het onderdeel Table Cell Tasks.

4. Hier zie je de optie Can Grow aangevinkt staan.

Als je het vinkje bij Can Grow weghaalt, groeit de cel niet meer automatisch mee met de inhoud.

 

5. Een afbeelding/logo toevoegen

Je kunt een afbeelding/logo toevoegen in je rapportage.

De toegestaande bestandsformaten: BMP, JPG, JPEG, GIF, TIF, TIFF, PNG, ICO, DIB, RLE, JPE, JFIF, EMF, WMF, SVG.

Een afbeelding toevoegen

1. Klik in het menu aan de linkerkant op het afbeelding-icoon:
   
2. Sleep de afbeelding naar de gewenste plek in je rapportage.
3. Klik bij Properties (eigenschappen) in het veld Image Source op de drie puntjes: 
   
4. Selecteer de afbeelding die op je computer staat opgeslagen. 
5. Je afbeelding wordt automatisch geschaald naar de afmetingen van het afbeeldingsveld in je rapportage. Dit komt omdat bij Properties in het veld Sizing "Zoom Image" staat ingesteld.

De afmeting van je afbeelding
Bij Properties kun je onder ‘Sizing’ ook andere afmetingen instellen voor je afbeelding.
Als Zoom Image staat ingesteld schaalt de afbeelding automatisch naar het afbeeldingsveld in je rapportage.

De positie van de afbeelding in het afbeeldingsveld
Bij ‘Properties’ onder ‘Alignment’ staat standaard ‘Default’ ingesteld. Dat betekent dat je afbeelding automatisch in het midden van het afbeeldingsveld wordt geplaatst. Wil je een andere positie? Dan kun je dit hier aanpassen.

Briefpapier toevoegen
Wil je briefpapier toevoegen? In dit artikel lees je hoe dit werkt.

6. Een vorm toevoegen

Je kunt een vorm toevoegen in je rapportage. 

1. Klik in het menu aan de linkerkant op het vorm-icoon:
   
2. Sleep de vorm naar de gewenste plek in je rapportage.
3. Standaard is de vorm ingesteld op een cirkel. Je kunt dit aanpassen via ‘Properties’ (Eigenschappen) onder het kopje ‘SHAPE’. Kies hier de vorm die je wilt gebruiken.
4. Bij Properties (eigenschappen) zie je nog meer instellingen die je kunt instellen voor de vorm. Bijvoorbeeld: Line Width is de lijn dikte, Angle is het draaien van de vorm. 

7. Een lijn toevoegen

Je kunt een lijn toevoegen in je rapportage

1. Klik in het menu aan de linkerkant op het lijn-icoon:
   
2. Sleep de lijn naar de gewenste plek in de rapportage.
3. Je kunt het veld breder trekken. De lijn wordt dan ook breder. 
4. Bij Properties (eigenschappen) kun je bij Line Direction de richting van de lijn instellen. Dit kan horizontaal, verticaal, hellend of schuin zijn.
5. Bij Line Style kun je verschillende stijlen instellen.

8. Een barcode toevoegen

Je kunt een barcode toevoegen in je rapportage

Een barcode toevoegen:

1. Klik in het menu aan de linkerkant op het barcode-icoon:
   
2. Sleep de barcode naar de gewenste plek in de rapportage

Een waarde toekennen aan de barcode:

Je kunt op twee manieren een waarde toekennen aan een barcode:

1. Met een tekstveld: Vul bij het veld Text een tekst in. De barcode krijgt dan als waarde precies de tekst die je hebt ingevuld. (dit veld staat bij properties (eigenschappen)).
2. Met een databaseveld: Sleep een databaseveld in de barcode. De barcode toont dan de waarde uit dat veld. Heb je eerder een tekst ingevuld bij Text en sleep je daarna een databaseveld in de barcode? Dan wordt de tekst overschreven door de waarde uit het databaseveld. Hieronder lees je hoe je een databaseveld in de barcode plaatst.

Let op: Het veld Character Set (tekenset) bepaalt welke reeks tekens een barcode mag gebruiken.

Sleep je een barcodeveld in je rapportage? Dan is dit standaard een Code 128-barcode. De character set staat dan automatisch op CharsetA. Deze ondersteunt alleen hoofdletters, cijfers en een beperkt aantal symbolen.

Wil je ook kleine letters of speciale tekens gebruiken in de barcode? Zet de character set dan op CharsetAuto.

Je stelt dit in via de Properties (Eigenschappen):

1. Klik op het barcodeveld.

2. Zoek onder Symbology naar Code 128.

3. Klik op het zwarte pijltje voor Symbology.

4. Stel bij Character Set de waarde in op CharsetAuto.

Overige instellingen

Bij properties (eigenschappen) kun je nog meer instellingen maken voor de barcode:

Het veld SYMBOLOGY: Hier kun je het symbool van de barcode aanpassen.
Het veld Module: Deze waarde staat standaard op 1. Let op: stel dit veld niet lager in dan 1. Een lagere waarde kan ervoor zorgen dat de barcode niet goed meer gescand wordt.
Het veld Orientation: Dit staat standaard op Normaal. Dit kun je aanpassen.
Show Text: Als het vinkje bij Show text aanstaat dan zie je de waarde van de barcode terug op de rapportage. Dus als je bijvoorbeeld het veld artikelcode als databaseveld hebt toegevoegd dan zie je de artikelcode onder de barcode staan.

Een databaseveld in de barcode slepen:
Je kunt een databaseveld in de barcode slepen. Als voorbeeld nemen we hieronder het veld artikelcode.

1. Selecteer het barcodeveld.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op het database-icoon:
   
3. Open de map Administratie.
4. Zoek het databaseveld en sleep deze in het barcodeveld.
5. Als bij Properties (eigenschappen) het veld Show text staat aangevinkt (zie onderstaande afbeelding onderaan), dan wordt de artikelcode getoond op de rapportage.
   
   

9. Een handtekeningenveld toevoegen

Je kunt in je rapportage een handtekeningveld toevoegen. Je klant kan het document dan digitaal ondertekenen en ondertekend terugsturen. Let op: je klant heeft hiervoor een pdf-programma nodig, zoals Adobe Acrobat.

1. Klik in het menu aan de linkerkant op het handtekeningen-icoon:
   
2. Sleep het veld naar de gewenste plek in de rapportage.
3. Bij properties (instellingen) →  kun je o.a. aangeven wat in het handtekeningenveld zichtbaar moet zijn.

4. Standaard staan bij Signature Options alle vinkjes aan. Haal je het vinkje weg bij Display Document Signature (de bovenste optie), dan kun je ook de vinkjes daaronder uitzetten.
   
   Tip: zet alleen het vinkje aan bij Show Signature Date (de een-na-onderste optie). Dan kan je klant het document ondertekenen en wordt automatisch de datum van ondertekenen toegevoegd.

   
   

10. Een paginanummerveld toevoegen

Je kunt een paginanummerveld toevoegen in je rapportage.

1. Klik aan de linkerkant in het menu op het paginanummer-icoon:
   
2. Sleep het veld naar de gewenste plek in je rapportage.
3. Bij properties (eigenschappen) → Page info tasks kun je verschillende instellingen maken voor het veld. 

 

 

Was dit artikel nuttig?