Klantenoverzicht 

 

1. Algemeen

Met de pakketten Accountant en Accountant Pro kun je gebruikmaken van de Snelstart Kantoorsuite. Log hiervoor in bij Snelstart Polaris en klik bovenaan op Klanten. Je komt dan direct in de Kantoorsuite.

Vanuit de Kantoorsuite ga je via Klanten naar het klantenoverzicht. Hier vind je al je klanten voor fiscale aangiften, jaarrekeningen en salarisadministraties.

De Kantoorsuite is de centrale plek voor al je klanten waarvoor je fiscale aangiften, jaarrekeningen of salarisadministraties verzorgt. Vanuit één overzicht houd je alles bij en ga je eenvoudig aan de slag met de verschillende werkzaamheden.

Je maakt hier nieuwe klanten aan en vult de gegevens aan die je nodig hebt om voor je klant te werken.

Wat is het verschil tussen mijn relaties/debiteuren in de Snelstart administraties en de klanten in het kantorensuite?

De klanten (relaties) in de administraties in Snelstart Polaris - is een administratief overzicht dat wordt gebruikt voor de financiële verwerking van transacties met een klant. Op de debiteurenkaarten in Snelstart Polaris – Relaties worden gegevens vastgelegd die nodig zijn voor het factureren, het bewaken van openstaande posten en het beheren van betalingen. Denk hierbij aan klantnummer, factuuradressen, facturen, creditnota's, betalingen en het actuele saldo van de klant.

Op de klantenkaart van de Snelstart Kantoorsuite vind je een overzicht van gegevens die nodig zijn voor het doen van fiscale, salaris- en jaarrekeningwerkzaamheden voor een klant.

Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een fiscaal identificatienummer, btw-identificatienummer, loonheffingennummer, rechtsvorm, vestigingsland, adresgegevens en andere informatie die noodzakelijk is voor een correcte (fiscale) verwerking en rapportage.

Hoewel beide soorten klantenkaarten gegevens kunnen bevatten van dezelfde relatie, dienen zij verschillende doeleinden en zijn niet volledig onderling uitwisselbaar. De klantenkaart van Snelstart Polaris ondersteunt in basis het financiële en commerciële proces van de eigen kantooradministratie. De klantenkaart van de Snelstart Kantoorsuite bevat fiscale klantgegevens die zijn gericht op wettelijke naleving en het correct kunnen indienen van aangiften.

Omdat de beide klantenkaarten los van elkaar – om privacy redenen - niet alle gegevens bevatten, kan niet worden voorkomen dat in de verschillende pakketonderdelen andere of aanvullende gegevens moet worden ingegeven en worden onderhouden.

Hierbij wordt gestreefd naar gegevensminimalisatie zodat alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor een specifiek proces worden vastgelegd en gebruikt.

Door het afzonderlijk vastleggen van gegevens van klanten (debiteuren) in Snelstart Polaris – Relaties en in Snelstart Kantoorsuite wordt het nu onder andere mogelijk om:

• als kantoor een eigen keuze te maken bij het aanmaken van klanten
• een beter onderscheid te maken tussen fiscale en financiële klanten
• gegevens voor specifieke processen beter te scheiden
• meerdere klanten van de Snelstart Kantoorsuite aan één klantnummer te koppelen.

2.  Een nieuwe klant toevoegen

Hieronder lees je hoe je een nieuwe klant toevoegt in de kantorensuite.

Stap 1: Ga naar Klanten

Klik in het menu aan de linkerkant op Klanten. Je ziet het klantenoverzicht met alle klanten die al zijn aangemaakt, inclusief hun telefoonnummer, e-mailadres etc.).

Stap 2: Klik op 'Nieuw'

Klik bovenin op de blauwe knop + Nieuw. Je ziet twee opties:

• Nieuw — hiermee maak je zelf handmatig één nieuwe klant aan.
• Importeren — hiermee vraag je de gratis Snelstart Overstapservice aan om al je klanten in één keer te laten overzetten (zie hoofdstuk 5 verderop in dit artikel).
  
  

Kies Nieuw om zelf een enkele klant aan te maken.

Het venster Klantinstellingen opent met acht tabbladen: Algemeen, Contact, Adressen, Snelstart administraties, Externe administraties, Belastingplicht, Jaarrapportage en Uitstel. Hieronder lopen we ieder tabblad met je door.

3. De klantgegevens invullen per tabblad

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad leg je de basisgegevens van de klant vast.

• Klantnummer: vul je eigen gekozen nummer in.

Je kunt meerdere klanten hetzelfde klantnummer geven. Dat kan bijvoorbeeld voor een particuliere belastingklant, waarbij je zowel de aangever en partner hetzelfde klantnummer wil geven. Zolang per klant het fiscale nummer (bsn) uniek is, levert dat geen problemen op.

• Type klant: kies of het gaat om een natuurlijk persoon (particulier of zzp'er), een rechtspersoon (zoals een bv of nv) of een samenwerkingsverband (zoals een vof of cv).
  
  

• Particulier / ondernemer: Kies je voor een natuurlijk persoon, dan geef je daarna aan of het om een particulier of om een ondernemer/zzp'er gaat. Vervolgens vul je de persoonlijke gegevens in.
  
  

Volledig ingevuld ziet het tabblad Algemeen er zo uit voor een particuliere klant:

Kies je op Type klant voor Rechtspersoon (BV, NV, etc.), dan tonen de velden eronder geen persoonsgegevens meer maar bedrijfsgegevens:

Tabblad Contact

Op het tabblad Contact vul je de contactgegevens van de klant in: een vast telefoonnummer, een mobiel nummer (beide inclusief landcode, standaard +31) en een e-mailadres. Deze velden zijn optioneel.

Tabblad Adressen

Via + Adres toevoegen voeg je een of meerdere adressen aan de klant toe, bijvoorbeeld een bezoek- of postadres. Het type adres is handig bij het gebruik van de verschillende fiscale, salaris- of jaarrekeningmodules.
Je kunt een klant ook zonder adres opslaan en dit later aanvullen

Tabblad Snelstart administraties

Hier koppel je de klant aan een of meerdere van je eigen Snelstart-administraties. Klik op + Administratie toevoegen en kies de gewenste administratie uit de lijst van Snelstart Polaris-administraties.

Door deze koppeling kun je de boekhoudgegevens van de klant later gebruiken, bijvoorbeeld bij een aangifte of jaarrapportage. Een koppeling is niet verplicht.

Tabblad Externe administraties

Werkt de klant (of jij, voor deze klant) met een boekhoudpakket buiten Snelstart? Dan koppel je dat hier. Op dit moment kun je kiezen uit Exact Online, iMUIS Online en Minox.

Tabblad Belastingplicht

Op dit tabblad geef je aan voor welke belastingen de klant belastingplichtig is. Welk eerste veld je hier ziet, hangt af van het Type klant dat je op het tabblad Algemeen hebt gekozen:

• Bij een natuurlijk persoon zie je Belastingplicht inkomstenbelasting.
• Bij een rechtspersoon zie je in plaats daarvan Belastingplicht vennootschapsbelasting.

Daaronder staan voor beide typen klant dezelfde twee velden: Belastingplicht omzetbelasting en Inhoudingsplicht loonbelasting. Standaard staan alle velden op 'Nee'.

Zet je Belastingplicht inkomstenbelasting (of bij een rechtspersoon: Belastingplicht vennootschapsbelasting) op Ja, dan verschijnt er direct een extra veld: RSIN / Fiscaal nummer. Hier vul je het fiscaal nummer van de klant in (bijvoorbeeld het BSN bij een natuurlijk persoon, of het RSIN bij een rechtspersoon) — dit nummer moet minimaal 8 tekens lang zijn.

Tabblad Jaarrapportage

Wil je voor een ondernemer-klant een jaarrapport of publicatiestukken bij de Kamer van Koophandel kunnen opstellen? Vul dan hier het KvK-nummer in. Samen met de SBI-code en de bedrijfsklasse (die je op de klantpagina zelf toevoegt) activeer je hiermee de module Jaarrapportage.

Tabblad Uitstel

Op dit tabblad geef je aan of deze klant moet worden opgenomen in de uitstelregeling (beconregeling). De lijst met uitstelverzoeken en de voortgang daarvan, en het afmelden van klanten voor de uitstelregeling, vind je terug via de knop “Voortgang en uitstel” in het linkermenu.

Klik na het invullen van de gegevens rechtsonder in het venster op Opslaan. De klant verschijnt direct bovenaan in het klantenoverzicht.

4. Klantgegevens later aanvullen

Wil je later gegevens aanvullen, bijvoorbeeld zodra je het KvK-nummer of BSN van de klant weet? Klik dan in het klantenoverzicht op de klant en vervolgens rechtsboven op de knop Klantinstellingen. Je komt weer in hetzelfde venster met tabbladen terecht en kunt de ontbrekende gegevens toevoegen.

5. Klanten importeren via de Overstapservice

Start je voor het eerst met Fiscaal, Salarisadministratie of Jaarrekening? En kom je van een ander fiscaal pakket of een ander CRM-systeem en wil je al je klanten in één keer overzetten naar Snelstart? Dat doe je niet zelf via een import-bestand, maar via de gratis Snelstart Overstapservice.

Stap 1: Klik op 'Importeren'

Klik bovenin het klantenoverzicht op + Nieuw en kies Importeren.

Stap 2: Neem contact op met de klantenservice over de Overstapservice

In dit venster zit geen knop om zelf direct te importeren: neem contact op met de klantenservice van Snelstart. Je krijgt dan een contactpersoon toegewezen die je begeleidt bij het overstapproces. Klik daarna op Afsluiten om het venster te sluiten.

 

6. Een klant verwijderen

Wil je een klant die je niet meer nodig hebt uit het klantenoverzicht verwijderen? Dat doe je via het menu achter de klantregel.

Stap 1: Open het menu achter de klantregel

Klik in het klantenoverzicht op de drie puntjes (⋮) rechts van de klant die je wilt verwijderen en kies Verwijderen 

Stap 2: Bevestig het verwijderen

Er verschijnt een bevestigingsvenster Klant verwijderen. Lees de waarschuwing goed door voordat je bevestigt: het verwijderen van een klant kan niet ongedaan worden gemaakt 

Klik op Verwijderen om de klant definitief te verwijderen, of op Annuleren om het venster te sluiten zonder iets te wijzigen.

 

 

Was dit artikel nuttig?