Belangrijke wijziging in SEPA betaal- en incassobestanden

1.Wat is de wijziging?

De European Payments Council (EPC) heeft bepaald dat in SEPA-betalingen (incasso- en betaalbestanden) de adresgegevens van je klanten of leveranciers verplicht moeten worden ingevuld. Het gaat om de volgende gegevens:

• Straatnaam
• Huisnummer (inclusief eventuele toevoeging)
• Postcode
• Woonplaats
• Land (bijvoorbeeld NL, DE)

2.Wanneer gaat de wijziging in?

De wijziging geldt vanaf 23 november 2025 voor SEPA-betalingen buiten de EER,
en vanaf 15 november 2026 voor SEPA-betalingen binnen de EER. 

De EER staat voor Europese Economische Ruimte. Dat zijn alle landen van de Europese Unie plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen.

Een voorbeeld voor landen buiten de EER zijn: Het Verenigd Koningkrijk, Zwitserland, Monaco.

Lijst van landen binnen de EER

3.Wat betekent dit voor jou?

Als je in Snelstart SEPA-bestanden aanmaakt (betaal- of incassobestanden), moeten de verplichte adresgegevens van je klanten en leveranciers in de juiste velden op de klant- of leverancierskaart staan. Dit betekent dat je de straatnaam invult in het veld Straatnaam, de postcode in het veld Postcode, enzovoort.

Voorheen kon je deze adresgegevens ook samen in één vrij tekstveld invullen. Met de nieuwe eisen is dat niet meer toegestaan.

We passen zowel Snelstart Polaris als Snelstart 12 aan op deze wijziging. Zo kun je in beide applicaties betaal- en incassobestanden blijven aanmaken. De software zorgt ervoor dat de adresgegevens automatisch in het juiste formaat in het SEPA-bestand terechtkomen, als je deze op de klant- of leverancierskaart hebt ingevuld (dat is dus verplicht).

• Snelstart Polaris is al aangepast.
• Snelstart 12 krijgt binnenkort een update met deze aanpassing. Installeer deze zodra de update beschikbaar is.

Hieronder lees je wat deze wijziging voor jou betekent.

SEPA-betalingen en -incasso's buiten de EER.  (sinds 23 november 2025)

Sinds 23 november 2025 gelden de nieuwe eisen voor SEPA-betalingen en -incasso's naar klanten en leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Op dit moment kun je deze bestanden aanmaken in Snelstart Polaris. Zodra de update voor Snelstart 12 beschikbaar is, kun je dit ook weer in Snelstart 12 doen.

In Snelstart Polaris kun je vanaf het pakket inBalans betaal- en incassobestanden aanmaken.

SEPA-betalingen en -incasso's binnen de EER.  (vanaf 15 november 2026)

Vanaf 15 november 2026 gelden de nieuwe eisen ook voor SEPA-betalingen en -incasso's binnen de EER, dus ook binnen Nederland.

In Snelstart Polaris kun je deze bestanden al aanmaken. Werk je met Snelstart 12? Dan heb je hiervoor de nieuwe update nodig. Zorg dat je deze hebt geïnstalleerd voordat je vanaf 15 november 2026 een betaal- of incassobestand aanmaakt.

Wat moet je zelf doen?

Of je nu werkt met Snelstart Polaris of Snelstart 12: je moet zelf zorgen dat de verplichte adresgegevens van je klanten en leveranciers zijn ingevuld in de juiste velden op de klant- of leverancierskaart.

Het gaat om de volgende gegevens:

• Straatnaam
• Huisnummer (inclusief toevoeging, indien van toepassing)
• Postcode
• Woonplaats
• Land (ISO-code, bijvoorbeeld NL of DE)

Wil je snel zien voor welke klanten en leveranciers incasseren of betalen is ingesteld?

In Snelstart 12:

1. Ga naar Relaties en kies Klanten of Leveranciers.
2. Klik in het veld Klantcode of Leverancierscode op het vergrootglas.
3. Laat het zoekveld leeg en klik op Start zoeken.
4. Je ziet nu een overzicht van je klanten of leveranciers.

In dit overzicht kun je het volgende controleren:

• Klanten: In de kolom Incasseren zie je voor welke klanten incasseren is ingesteld.
• Leveranciers: In de kolom Bankieren zie je aan het vinkje voor welke leveranciers bankieren is ingesteld.

In Snelstart Polaris:

1. Ga naar Relaties en kies Klanten of Leveranciers.
2. Klik rechtsboven, naast het zoekveld, op de drie puntjes.
3. Kies kolommen.
4. Selecteer de kolom die je wilt toevoegen:
   • Klanten: selecteer de kolom Incasso.
   • Leveranciers: selecteer de kolom Facturen automatisch in betaalopdrachten.
5. De geselecteerde kolom wordt toegevoegd aan het overzicht.

Zo zie je in één oogopslag voor welke klanten incasseren is ingesteld en voor welke leveranciers facturen automatisch in betaalopdrachten worden opgenomen.

4.Waarom is deze wijziging?

Deze wijziging is vastgesteld door de European Payments Council (EPC). De EPC beheert de SEPA‑betalingsschema’s, zoals SEPA Credit Transfer (SCT) en SEPA Direct Debit (SDD), en stelt regels op voor hoe betalingen correct moeten worden aangeleverd. In het EPC153‑22 guidance document staat dat adressen voortaan gestructureerd of hybride moeten zijn, zodat banken de betalingen kunnen verwerken zonder fouten of vertragingen. Dit is belangrijk omdat: 

• Banken betalingen alleen correct kunnen verwerken als de adresgegevens goed zijn ingevuld.
• Het fouten en vertragingen voorkomt bij betalingen.
• dit is vooral belangrijk bij grensoverschrijdende betalingen naar landen buiten de EU.

5.Tijdlijn

• Vanaf 23 november 2025: gestructureerde of hybride adressen zijn verplicht bij betalingen naar landen buiten de EU/EER.
• Tot uiterlijk 15 november 2026: overgangsperiode waarin een hybride adresvorm (gestructureerd + beperkte vrije tekst) nog is toegestaan.
• Vanaf 15 november 2026: geldt deze verplichting voor alle SEPA-betalingen, dus ook binnen Nederland en de rest van de EER/EU. Vanaf dat moment mogen ongestructureerde adressen niet meer gebruikt worden.
  
  

Wil je meer weten over de regels en hoe dit precies werkt? Bekijk dan het officiële EPC-document: EPC 153‑22 “Provision of Addresses under the EPC Payment Schemes” 

Was dit artikel nuttig?