De Europese regelgeving voor SEPA-bestanden (betalingen en incasso’s) verandert. Vanaf 2025 en 2026 gelden nieuwe eisen voor de adresinformatie die in SEPA-bestanden wordt meegestuurd. In dit artikel lees je wat dit voor jou betekent.
1.Wat is de wijziging?
De European Payments Council (EPC) heeft bepaald dat in SEPA-betalingen (incasso- en betaalbestanden) de adresgegevens van je klanten of leveranciers verplicht moeten worden ingevuld. Het gaat om de volgende gegevens:
- Straatnaam
- Huisnummer (inclusief eventuele toevoeging)
- Postcode
- Woonplaats
- Land (bijvoorbeeld NL, DE)
2.Wanneer gaat de wijziging in?
De wijziging geldt vanaf 23 november 2025 voor SEPA-betalingen buiten de EER,
en vanaf 15 november 2026 voor SEPA-betalingen binnen de EER.
De EER staat voor Europese Economische Ruimte. Dat zijn alle landen van de Europese Unie plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen.
Een voorbeeld voor landen buiten de EER zijn: Het Verenigd Koningkrijk, Zwitserland, Monaco.
Lijst van landen binnen de EER
3.Wat betekent dit voor jou?
Als je in SnelStart SEPA-bestanden maakt (incasso- of betaalbestanden), moeten de verplichte adresgegevens staan ingevuld op de klant- of leverancierskaart. Dit moet in de daarvoor bestemde velden. Bijvoorbeeld: in het veld straatnaam vul je de straatnaam in, in het veld postcode de postcode, enzovoort.
Voorheen konden deze gegevens ook in één vrije tekstregel worden gezet, maar met deze wijziging is dat niet meer toegestaan.
Op dit moment worden de verplichte velden nog niet automatisch meegenomen in de incasso of betaalbestanden. Daarom moeten wij de software aanpassen op deze wijziging.
Wij passen de software van SnelStart Polaris hierop aan. Dat betekent dat je uiteindelijk alleen nog vanuit SnelStart Polaris de correcte incasso- of betaalbestanden kunt aanmaken. SnelStart Polaris is onze nieuwe moderne applicatie. Dit is de opvolger van SnelStart 12. SnelStart Polaris zorgt er automatisch voor dat de verplichte gegevens correct in het bestand worden meegenomen als jij die hebt ingevuld op de leveranciers- of klantkaart.
Hieronder lees je precies wat dit verder voor jou betekent.
SEPA-betalingen voor landen buiten de EER (buiten de EU) vanaf 23 november 2025:
Vanaf 23 november 2025 kun je je betaal- en incassobestanden voor klanten/leveranciers buiten de EER alleen nog opmaken in SnelStart Polaris. In SnelStart Polaris zorgen wij ervoor dat de verplichte adresgegevens in het juiste bestandsformaat worden gezet, zodat de bank het bestand kan verwerken. In SnelStart 12 wordt deze wijziging niet doorgevoerd.
In SnelStart Polaris kun je betaal- en incassobestanden maken vanaf het pakket inBalans. Heb je nog geen toegang tot SnelStart Polaris of gebruik je het pakket inKaart? Neem dan contact op met onze klantenservice voor verdere hulp. Wij bieden een overgangsregeling aan voor klanten van inKaart.
Let op: je moet zelf zorgen dat de verplichte adresgegevens op de klant- of leverancierskaart zijn ingevuld:
- Straatnaam
- Huisnummer (inclusief toevoeging, indien van toepassing)
- Postcode
- Woonplaats
- Land (ISO‑code, bijv. NL, DE)
SEPA-betalingen voor landen binnen de EER (binnen de EU) vanaf 15 november 2026
Het maken van betaal- en incassobestanden voor klanten of leveranciers binnen de EER kan vanaf 23 november al in SnelStart Polaris, maar dit is nog niet verplicht. Tot november 2026 kunnen deze bestanden nog gewoon in SnelStart 12 worden aangemaakt volgens de oude regels.
Maak je de bestanden aan in SnelStart Polaris, dan moeten de verplichte adresgegevens van je klanten en leveranciers correct in de velden zijn ingevuld.
Tip: bereid je alvast voor door de verplichte adresgegevens van je klanten en leveranciers in te vullen. Zo ben je straks direct klaar voor de verplichting vanaf november 2026.
In SnelStart Polaris kun je betaal- en incassobestanden aanmaken vanaf het pakket inBalans. Heb je nog geen toegang tot SnelStart Polaris of gebruik je het pakket inKaart? Neem dan contact op met onze klantenservice voor verdere hulp. Wij bieden een overgangsregeling aan voor klanten van inKaart.
4.Waarom is deze wijziging?
Deze wijziging is vastgesteld door de European Payments Council (EPC). De EPC beheert de SEPA‑betalingsschema’s, zoals SEPA Credit Transfer (SCT) en SEPA Direct Debit (SDD), en stelt regels op voor hoe betalingen correct moeten worden aangeleverd. In het EPC153‑22 guidance document staat dat adressen voortaan gestructureerd of hybride moeten zijn, zodat banken de betalingen kunnen verwerken zonder fouten of vertragingen. Dit is belangrijk omdat:
- Banken betalingen alleen correct kunnen verwerken als de adresgegevens goed zijn ingevuld.
- Het fouten en vertragingen voorkomt bij betalingen.
- dit is vooral belangrijk bij grensoverschrijdende betalingen naar landen buiten de EU.
5.Tijdlijn
- Vanaf 23 november 2025: gestructureerde of hybride adressen zijn verplicht bij betalingen naar landen buiten de EU/EER.
- Tot uiterlijk 15 november 2026: overgangsperiode waarin een hybride adresvorm (gestructureerd + beperkte vrije tekst) nog is toegestaan.
- Vanaf 15 november 2026: geldt deze verplichting voor alle SEPA-betalingen, dus ook binnen Nederland en de rest van de EER/EU. Vanaf dat moment mogen ongestructureerde adressen niet meer gebruikt worden.
6.Extra informatie
Wil je meer weten over de regels en hoe dit precies werkt? Bekijk dan het officiële EPC-document: EPC 153‑22 “Provision of Addresses under the EPC Payment Schemes”
Was dit artikel nuttig?
