Incassobestanden maken

Vanaf het pakket inBalans kun je in SnelStart Polaris incassobestanden aanmaken. Deze bestanden lever je aan bij je bank om de incasso uit te voeren. In dit artikel lees je hier alles over

Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je een incassobestand maakt. 

Een incassobestand maken

Voordat je een incassobestand kunt maken moet het volgende in je administratie staan:

• Je eigen bankrekeningnummer waarop je de incasso's van je klanten incasseert. 

Stap 1: Incasseren instellen bij je rekeningnummer

Stel bij je bankrekeningnummer in SnelStart in dat je wilt werken met incassobestanden. 

1. Ga naar je bankrekeningnummer in Bankieren. 
2. Klik in de regel van het rekeningnummer aan de rechterkant op de drie puntjes en kies voor Koppel & Wijzig bankrekening.
3. Je ziet het tabblad Algemeen, Betalen en Incasseren. Ga naar het tabblad Incasseren. 
4. Geef aan welk incasso-contract je bij de bank hebt: CORE (voor particulieren en bedrijven) of B2B (voor alleen bedrijven).
5. Stel het Incasso-ID in dat je van de bank hebt gekregen.
6. Vul eventueel de overige velden in. 
7. Wil je gebruikmaken van een tussenrekening? Zet dan deze optie aan. Facturen worden dan direct afgeboekt zodra je het incassobestand aanmaakt. Het saldo wordt tijdelijk geboekt op een tussenrekening en wordt automatisch tegen geboekt zodra de batchbetaling op je bankrekening binnenkomt.
   
   Gebruik je deze optie, dan stel je een memoriaal in als dagboek en een tussenrekening als grootboekrekening. Deze grootboekrekening moet de functie 110 hebben. In het standaard rekeningschema van SnelStart is dit meestal rekening 2000.
   
   Advies: Kies voor deze optie als je bijna dagelijks incassobestanden aanmaakt. Wanneer je deze instelling niet activeert, blijven facturen openstaan totdat de betaling is afgeboekt. Zolang de facturen openstaan, blijven ze telkens verschijnen bij het aanmaken van een nieuw incassobestand.

Stap 2: Stel per klant de betalingstermijn en incasseren in

Je moet per klant instellen of je bij deze klant wilt incasseren. 

1. Ga naar de klantkaart van de betreffende klant. Klik op Gegevens wijzigen.  
2. Je ziet nu een scherm waarin je gegevens van de klant kunt invullen. Ga naar het tabblad Betalen. 
3. Vul de rekeninggegevens van de klant in.
   Let op: de velden Naam rekeninghouder en Plaats rekeninghouder zijn verplichte invoervelden, deze mag je niet leeg laten.
4. Selecteer in het veld Incassosoort het soort contract. Je ziet dan een venster verschijnen waarin je de doorlopende machtiging kunt toevoegen. 
5. Klik op + Nieuwe doorlopende machtiging toevoegen. Het kenmerk wordt automatisch gevuld, maar dit kun je aanpassen. 
6. Ga verder naar het tabblad Verkoopvoorkeuren. Vul daar het veld "Betaaltermijn in dagen" in. Dit bepaalt wanneer een factuur geïncasseerd mag worden. 
7. De machtiging staat nu ingesteld bij de klant. Als je nu een factuur of verkoopboeking maakt voor deze klant is de incassomachtiging automatisch gekoppeld. Hierdoor kun je deze boeking meenemen in het incassobestand. 

Stap 3: Het incassobestand maken

1. Ga naar het tabblad Bankieren. 
2. Klik op de regel van het bankrekeningnummer waarmee je wilt incasseren. 
3. Je ziet drie tabbladen: Transacties, Betaalopdrachten en Incasso-opdrachten. Klik op Incasso-opdrachten. 
4. Klik op de blauwe knop +Nieuw.
5. Vul de uitvoerdatum in (dat is de datum waarop de incasso-opdracht moet worden uitgevoerd).
6. Vul de vervaldatum in (deze datum betekent dat je tot en met die datum facturen wilt zien die vervallen zijn).
7. De facturen die in aanmerking komen om te incasseren zie je nu in het scherm.
8. Selecteer de factu(ren) die je wilt incasseren en klik rechtsonder op Klaarzetten en downloaden.
9. Het bestand wordt opgeslagen in je downloadmap met bestandsnaam SEPAINC.xml.
10. Dit bestand moet je uploaden bij de bank om de incasso uit te voeren.
    
    

Was dit artikel nuttig?