In dit artikel lees je hoe je dubbele klanten samenvoegt nadat je klanten uit het klantenoverzicht bij Dossiers zijn samengevoegd met je relaties uit je SnelStart-administratie.
Let op: Dit artikel is alleen relevant voor kantoren waarvan je relaties uit je SnelStart-administratie in november 2025 is samengevoegd met de klantenlijst uit Dossiers (Fiscaal, Rapporten, Salaris), of wanneer er een klantenlijst in SnelStart is geïmporteerd vanuit de fiscale aangiftesoftware Nextens of Exact Online Fiscaal.
Gebruik je de modules in Dossier voor het eerst, dan is dit artikel niet van toepassing.
Wanneer je inlogt in SnelStart Polaris, zie je het tabblad Dossiers. Klik je hierop, dan kom je terecht in het klantenoverzicht. Vanuit dit overzicht kun je voor je klanten diverse fiscale functionaliteiten uitvoeren.
Het klantenoverzicht in Dossiers is samengevoegd met het relatieoverzicht uit je SnelStart-administratie. In een eerder kennispleinartikel kon je lezen hoe deze samenvoeging is uitgevoerd. In dit artikel lees je hoe je dubbele klanten kunt opsporen en samenvoegen, zodat je klantgegevens weer overzichtelijk en up-to-date zijn. Let op: dit artikel is dus alleen van toepassing als je je relaties moest integreren. Start je pas net met SnelStart fiscaal dan is dit niet van toepassing.
1. Hoe voeg ik dubbele klanten samen?
Dubbele klanten gevonden? Geen probleem! Je kunt ze eenvoudig samenvoegen, waarbij alle gegevens bewaard blijven.
De klant uit het klantenoverzicht bij Dossiers kan worden samengevoegd met de relatie die ook in je SnelStart-administratie voorkomt. Na het samenvoegen wordt de klant uit Fiscaal automatisch gearchiveerd.
Om fouten te voorkomen, worden klanten uit je SnelStart-administratie niet gearchiveerd tijdens dit proces. Dat doen we bewust, zodat bijvoorbeeld factuurhistorie of andere gegevens die in Relaties zijn vastgelegd, niet verloren gaan.
Wat gebeurt er als klanten worden samengevoegd?
Stel, je hebt na de integratie een klant die twee keer in de klantenlijst voorkomt:
a. Klant zzp’er P. De Boer – voor wie je de administratie voert binnen Polaris (Boekhouden).
b. Klant P. De Boer – de belastingplichtige waarvoor je de aangifte inkomstenbelasting doet.
Tijdens het samenvoegen van de klantenlijsten stond:
-
Klant a in de lijst met Relaties (uit je SnelStart-administratie).
-
Klant b in de lijst met Dossiers (Fiscaal).
In dit geval willen we klant a (de zzp’er) behouden, omdat daar ook factuurhistorie en andere administratieve gegevens aan gekoppeld zijn. Klant b (de aangifteklant) mag worden gearchiveerd.
Bij het archiveren worden alle aangiftedossiers en -items automatisch verplaatst van klant b naar klant a. Daarna wordt klant b als gearchiveerde klant opgeslagen.
Er verdwijnen dus geen klanten uit het systeem. Ze worden alleen gearchiveerd om dubbele vermeldingen te voorkomen.
Let op: voeg alleen klanten samen die daadwerkelijk hetzelfde zijn.
-
De partner van een particuliere klant is vaak een fiscale partner, maar in de klantenlijst staan dit twee afzonderlijke klanten. Deze moet je dus niet samenvoegen.
-
Een directeur/aandeelhouder van een BV is iets anders dan de BV zelf. Deze moet je niet samenvoegen.
-
De firmant van een Vennootschap onder firma (vof) mag niet samengevoegd worden met de firma zelf.
De klanten samenvoegen
- Nadat de relaties zijn geintegreerd kun je dubbele klanten samenvoegen.
- Klik bovenin op de knop "Klant samenvoegen".
- Je komt in het overzicht waar al je relaties staan en waar je deze kunt samenvoegen.
- Zoek rechtsboven in het zoekveld op de naam van een klant om te zien of deze dubbel in het overzicht staat.
- Je ziet een lijst met klanten die voldoen aan je zoekterm.
-
Selecteer in de kolom ‘Behouden’ de klant die je wilt behouden.
-
Selecteer in de kolom ‘Archiveren’ de klant die je wilt archiveren als gearchiveerde klant.
Alle dossiers (zoals aangiften, rapporten, etc.) van de te archiveren klant worden automatisch overgezet naar de klant die je behoudt.
-
Alleen de klanten die je selecteert bij Behouden en Archiveren worden samengevoegd.
Heb je bijvoorbeeld drie klanten die je wilt samenvoegen? Kies dan één klant als Behouden en de overige als Archiveren.
Stonden er nog andere klanten in het overzicht die aan je zoekterm voldeden? Dan gebeurt er niets met deze klanten, tenzij je ze expliciet selecteert.
- Bevestig het samenvoegen door te klikken op 'Voeg samen'. De 'te archiveren’ klanten worden direct uit de lijst gehaald.
- De klant is nu samengevoegd.
- Herhaal deze stappen voor alle klanten die je wilt samenvoegen.
Kom je er niet uit? Neem dan contact op met onze klantenservice. We helpen je graag verder. Wees gerust, er gaan geen gegevens verloren.
Was dit artikel nuttig?
