Het scherm administratiebeheer

In het scherm administratiebeheer kun je verschillende dingen doen voor je administratie zoals kopiëren van een adminsitratie of een back-up maken. Alle mogelijkheden worden besproken in dit artikel.

Als je bent ingelogd in SnelStart Polaris dan kom je terecht in het scherm administratiebeheer.
Hier staan alle administratie die onder je SnelStart account vallen, en ook de administraties waarin je rechten hebt gekregen van andere SnelStart accounts.

In het Administratiebeheer kun je verschillende dingen doen voor je administratie.
De volgende dingen kun je doen:

• De administratie openen
• Een back-up maken of terugzetten
• De administratienaam wijzigen
• De administratie kopiëren
• Een herstelpunt terugzetten
• De administratie overdragen
• Toegang voor andere gebruikers
• Instellingen
• Administratie verwijderen

1. Administratie openen

Als je bent ingelogd in SnelStart Polaris kun je op twee manieren je administratie openen.

Optie 1: Klik op de naam van je administratie en hij wordt geopend.
Optie 2: Klik rechtsboven op Administratiebeheer. Klik vervolgens achteraan de regel (van jouw administratie) op de drie puntjes en kies voor Open in een nieuw tabblad.
Het verschil tussen beide opties is dat bij optie 2 je administratie wordt geopend in een nieuw tabblad in de webbrowser en bij optie 1 is dit niet het geval.

In het onderdeel Administratiebeheer kun je verschillende dingen doen die van toepassing zijn op je administratie. Denk hierbij aan een back-up maken of je administratienaam wijzigen. In de volgende hoofdstukken wordt dit uitgelegd.

2. Administratienaam wijzigen

Soms kan het voorkomen dat je de naam van de administratie wilt wijzigen. 

1. Open SnelStart.
2. Klik rechtsboven op Administratiebeheer.
3. Klik achteraan de regel ( van de naam van je administratie) op de drie puntjes en kies voor Naam wijzigen. Het venster Administratie hernoemen verschijnt nu.
4. Vul hier de nieuwe naam in.
5. Klik op Opslaan. De nieuwe administratienaam is direct zichtbaar in het overzicht.
   
   

3. Administratie kopiëren

Een administratie kun je ook kopiëren.

1. Open SnelStart.
2. Klik rechtsboven op Administratiebeheer.
3. Klik achteraan de regel ( van de naam van je administratie) op de drie puntjes en kies voor Administratie kopiëren. Het venster administratie kopiëren wordt geopend. Hier kun je de nieuwe naam invullen voor de nieuwe administratie.
4. Klik daarna op Opslaan.

Let op: Als je een administratie kopieert zitten hier wel kosten aan verbonden. De kosten voor een extra administratie zijn €3,- per administratie, per maand.

4. Back-up maken en terugzetten

Back-up maken
Het is raadzaam om regelmatig een back-up te maken van je administratie.

1. Open SnelStart.
2. Klik rechtsboven op Administratiebeheer.
3. Klik achteraan de regel ( van de naam van je administratie) op de drie puntjes en kies voor Back-up maken. Het venster wordt geopend.
4. Doorloop de stappen en klik op Volgende stap.
5. Geef de back-up een naam en klik op Volgende stap.
6. Lees de samenvatting door en klik op Voltooien. De back-up wordt gemaakt. De back-up is terug te vinden onder de optie Online back-ups bij de instellingen (tandwiel) rechtsboven.

Back-up terugzetten
Een back-up terugzetten doe je vanuit Administratiebeheer. 

1. Open SnelStart.
2. Klik bovenaan op de knop Back-up terugzetten. Het venster wordt geopend.
3. Lees alles door en klik op Volgende stap.
4. Selecteer de back-up dit je wilt terugzetten en klik op Volgende stap.
5. Vul de nieuwe administratienaam in en klik op Volgende stap.
6. Lees alles goed door en klik op Voltooien. De back-up wordt teruggezet je administratielijst.

Let op: voor het terugzetten van een back-up worden extra kosten berekend. De kosten hiervan zijn €3,- per administratie, per maand.

5. Herstelpunt terugzetten

Een administratie kun je tot maximaal 30 dagen in het verleden terugzetten. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn wanneer je een aantal verkeerde boekingen hebt gemaakt en je terug wilt gaan naar het moment voor die boekingen. Dit noem je een herstelpunt.

1. Open SnelStart.
2. Klik rechtsboven op Administratiebeheer.
3. Klik achteraan de regel ( van de naam van je administratie) op de drie puntjes en kies voor Herstelpunt terugzetten. Je wordt nu doorgelinkt naar SnelStart Web.
4. Je komt in het overzicht herstelpunten terugzetten terecht. Hier vul je de gewenste datum en tijdstip in. Dit kan tot maximaal 30 dagen in het verleden. Kies vervolgens voor de knop Terugzetten. De administratie wordt nu teruggezet.
   
   Let op: Nadat de administratie als herstelpunt is teruggezet staat deze administratie ook in je administratielijst. Het betreft een nieuwe administratie, met in de naam de datum en tijdstip van het herstelpunt. Op dat moment staat je administratie dus twee keer in je lijst. Je kunt er zelf voor kiezen om de administratie van voor het herstelpunt te verwijderen. Laat je de administratie staan dan heb je een extra administratie. Een extra administratie kost €3,- per maand per administratie.

6. Administratie overdragen

Als je je administratie wilt overdragen naar een ander SnelStart account dan doe je dit via de optie Administratie overdragen.

1. Open SnelStart.
2. Klik rechtsboven op Administratiebeheer.
3. Klik achteraan de regel ( van de naam van je administratie) op de drie puntjes en kies voor Administratie overdagen. Je wordt nu doorgelinkt naar SnelStart Web.
4. Je komt in een volgend scherm. In dit scherm vul je het e-mailadres in van de hoofdgebruiker van het andere account. Klik op Overdracht starten.
   Krijg je de volgende melding te zien: ''Deze gebruiker kan de administratie niet ontvangen?'' Dit betekent dat dat de gebruiker (het e-mailadres) geen hoofdgebruiker is, of dat het e-mailadres niet correct is ingevoerd. 
   Vervolgens wordt er een mail gestuurd naar het mailadres wat je hierboven hebt ingesteld. De ontvangende partij kan vervolgens inloggen in SnelStart Web, daar zien zij de administratie staan en kunnen de administratie vervolgens accepteren. De ontvangende partij heeft 72 uur de tijd om overdracht te accepteren. Als de ontvangende partij de overdracht weigert of als de tijd verlopen is, dan blijft de administratie online in jouw overzicht staan.
   Let op: een extra administratie kost €3,- per maand, per administratie. Als de overdracht niet doorgaat dan kun je ervoor kiezen om de administratie te verwijderen.
   Binnen de tijd dat je wacht op de acceptatie van de overdracht kun je nog wel werken in de administratie. Zodra de ontvangende partij de overdracht heeft geaccepteerd kan dit niet meer.
   
   Als de ontvangende partij de overdracht accepteert dan verdwijnt de administratie uit jouw overzicht. Actieve koppelingen zoals een bankkoppeling zullen komen te vervallen. De nieuwe eigenaar zal deze indien gewenst opnieuw moeten aanvragen.

De overdracht intrekken
Binnen 72 uur kun je de overdracht ook zelf weer intrekken. Dit doe je vanuit hetzelfde scherm als waar je de overdracht bent gestart. De overdracht intrekken kan worden gedaan door de hoofdgebruiker van het account en een extra gebruiker (met beheerdersrechten) van het account.

7. Toegang voor andere gebruikers

Andere gebruiker kun je toegang geven tot je administratie. Dit kun je ook regelen via Administratiebeheer.

1. Open SnelStart.
2. Klik rechtsboven op Administratiebeheer.
3. Klik achteraan de regel ( van de naam van je administratie) op de drie puntjes en kies voor Toegang. Het administratietoegang venster wordt geopend.
4. Optie 1: Als je een accountant toegang wilt geven dan klik je op Voeg Accountant toe. Het venster Accountant toevoegen. Zoek het kantoor erbij en klik op Uitnodigen. De accountant ontvangt een e-mail dat hij/zij toegang heeft gekregen in jouw administratie.
   Optie 2: Als je een externe gebruiker toegang wilt geven dan klik je op Externe gebruiker. Het venster voor Externe gebruiker wordt geopend. Vul het e-mailadres in van de externe gebruiker. 
   Let op: dit e-mailadres moet bekend zijn bij SnelStart. Dit houdt in dat het e-mailadres gekoppeld moet zijn aan een ander SnelStart account.  
   Standaard heeft de externe gebruiker toegang tot alle onderdelen (functionaliteiten) in je SnelStart administratie. Onder het kopje Rechten zie je mapjes staan die je kunt uitklappen, hiermee kun je specifieke rechten toekennen. Als er een vinkje staat bij een onderdeel dan heeft de externe gebruiker toegang. Als er geen vinkje staat, dan heeft de externe gebruiker geen toegang. Als je alle gewenste  rechten hebt toegekend aan de externe gebruiker dan klik je op Opslaan. De externe gebruiker ontvangt dan een e-mail waarin staat dat hij/zij toegang heeft gekregen tot je administratie.

Toegang blokkeren

In SnelStart kun je ook de toegang blokkeren voor extra gebruikers die bij jouw SnelStart account horen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een extra gebruiker die je hebt aangemaakt niet in alle administraties mag die bij het SnelStart account horen.

1. Open SnelStart.
2. Klik rechtsboven op Administratiebeheer.
3. Klik achteraan de regel ( van de naam van je administratie) op de drie puntjes en kies voor Toegang. Het administratietoegang venster wordt geopend. Hier zie je alle gebruikers die bij jouw account horen.
4. Wil je de toegang blokkeren voor één van de extra gebruikers? Ga naar de regel van de extra gebruiker waarvan je toegang wilt blokkeren. Klik aan het einde van de regel op de drie puntjes en kies voor Toegang blokkeren. De toegang is nu geblokkeerd, de gebruiker heeft geen toegang meer tot de betreffende administratie.
   
   

8. Instellingen

Per administratie kun je instellingen doen zoals de bedrijfsnaam of KvK nummer invullen, maar ook instellingen voor de artikelen of prijsafspraken met klanten.
Voorbeeld: Je bedrijf heeft een nieuw IBAN-nummer gekregen en je wilt deze ook wijzigen in je administratie. Dit doe je onder de Instellingen. Hier kun je o.a. komen vanuit het Administratiebeheer.

1. Open SnelStart.
2. Klik rechtsboven op Administratiebeheer.
3. Klik achteraan de regel ( van de naam van je administratie) op de drie puntjes en kies voor Instellingen. Het venster met de basisinstellingen wordt geopend.
4. Wijzig de gewenste gegevens en klik op Opslaan.

9. Administratie verwijderen

In SnelStart kun je een administratie verwijderen.

1. Open SnelStart.
2. Klik rechtsboven op Administratiebeheer.
3. Klik achteraan de regel ( van de naam van je administratie) op de drie puntjes en kies voor Verwijderen. Er verschijnt nu een melding: '''Weet je zeker dat je administratie XXXX wilt verwijderen?'' Als je dit echt wilt dan klik je op Bevestigen.
   Let op: Een verwijderde administratie is niet meer terug te halen.

 

Was dit artikel nuttig?