Extra gebruikers en rechten instellen

Bij elk SnelStart-abonnement is één gebruiker inbegrepen. Dit is het e-mailadres waarmee je inlogt in SnelStart en in Mijn SnelStart. We noemen dit ook wel het hoofd-e-mailadres.

Heb je meer collega’s die in SnelStart moeten werken? Maak dan voor iedere collega een eigen inlog aan. Zij krijgen een persoonlijk e-mailadres en werken zelfstandig in SnelStart.

In dit artikel lees je hoe je een extra gebruiker aanmaakt en hoe je per gebruiker de rechten in een administratie instelt. Zo kun je per gebruiker ook aangeven in welke administraties ze wel of geen toegang hebben.

 

1. De kosten voor een extra gebruiker

Voor iedere extra gebruiker betaal je extra kosten per maand. Bij elk abonnement is één gebruiker inbegrepen. Dit is het hoofdmailadres waarmee je als klant bij ons bent geregistreerd.

• inOrde: €2,25 per extra gebruiker
• inStap: €2,75 per extra gebruiker
• inKaart: €4,00 per extra gebruiker
• inBalans: €6,50 per extra gebruiker
• inZicht: €10,00 per extra gebruiker
• inControle: €13,00 per extra gebruiker
• Accountant: de eerste twee gebruikers zijn gratis, daarna zijn de kosten €6,00 per maand, per extra gebruiker.
  
  

2. Een extra gebruiker aanmaken

1. Open je administratie → Klik rechtsboven op het poppetje (icoon) → Klik op Gebruikersbeheer.
2. Je ziet nu een overzicht van al je gebruikers. Klik linksboven op +Nieuw.
3. Vul de naam en het e-mailadres van de gebruiker in. 
   Let op: gebruik geen hoofdletters, alleen kleine letters.

4. Bij Accountrol kies je welke rol de gebruiker krijgt: Standaard of Beheerder.

   • Beheerder
     Deze gebruiker heeft bijna dezelfde rechten als de hoofdgebruiker.

   • Standaard
     Deze gebruiker heeft beperkte rechten.

   In het schema hieronder zie je precies wat het verschil is tussen beide rollen.

   
   *Tenzij de toegang van de administratie is geblokkeerd door de hoofdgebruiker. De standaard gebruiker ziet de administratie dan niet in de lijst.

5. Onder het tabblad Rechten kun je nog extra rechten instellen voor de gebruiker. Je zet deze rechten aan door het vakje aan te vinken:

   • Nieuwe administratie aanmaken
     De gebruiker kan zelf nieuwe administraties aanmaken.

   • Administratie verwijderen en hernoemen
     De gebruiker mag administraties verwijderen of de naam aanpassen.

   • Kopiëren en back-ups maken
     De gebruiker kan administraties kopiëren en back-ups maken of terugzetten.

   • Eigendom beheren
     De gebruiker kan een administratie overdragen naar een ander SnelStart-account, of overdrachten van andere accounts accepteren.

6. Klik op Opslaan. De gebruiker wordt aangemaakt.
7. Je kunt nu ook Multifactorauthenticatie aanzetten voor deze gebruiker. Klik op de regel van de gebruiker. Je ziet nu de optie Multifactorauthenticatie staan. Schuif het bolletje naar rechts als je dit wil instellen.
   
   

De gebruiker kan de status actief of inactief hebben:

Actief:
De gebruiker is aangemaakt en actief. Hij of zij kan inloggen en werken in SnelStart.

Inactief:
De gebruiker is wel aangemaakt, maar tijdelijk niet actief. Inloggen en werken in SnelStart is dan niet mogelijk. Dit is handig bij bijvoorbeeld tijdelijke afwezigheid. Je betaalt geen kosten zolang de gebruiker inactief is. Zet je de status weer op actief? Dan kan de gebruiker weer inloggen en meewerken in de administratie.

 

3. Een extra gebruiker verwijderen

Je kunt een extra gebruiker ook verwijderen.

1. Ga weer naar Gebruikersbeheer
2. Klik de betreffende gebruiker aan. Het venster opent.
3. Klik rechtsboven op het prullenbak (icoon). 
4. Klik vervolgens in het geopende venster op de knop Verwijderen (prullenbak). De gebruiker wordt verwijderd.
   
   
   

4. Rechten instellen

Per gebruiker kun je rechten instellen. Hiermee bepaal je wat een gebruiker wel of niet mag doen binnen een administratie, en of een gebruiker toegang heeft tot bepaalde administraties.

Zo stel je gebruikersrechten in:

1. Open je administratie. Klik rechtsboven op Instellingen (tandwiel-icoon). 
2. Ga naar Administratietoegang.
3. Klik op de gebruiker waarvoor je rechten wil instellen. 
4. Je ziet een scherm waarin je vier verschillende mappen hebt om de rechten per onderdeel aan of uit te zetten. 
5. Open een onderdeel om de juiste rechten in te stellen. 
6. Je kunt er ook voor kiezen om Alle rechten in één keer aan of uit te zetten. Klik hiervoor op de knoppen Alle aanzetten of Alle uitzetten. 

De toegang tot de administratie blokkeren
Klik in de regel van een extra gebruiker aan de rechterkant op de drie puntjes. Daar zie je de optie Toegang blokkeren. Hiermee blokkeer je de toegang van die gebruiker tot de administratie waarin je dit instelt.

Hieronder een aantal voorbeelden:

1.Mijn gebruiker mag alleen facturen maken:

1. Selecteer de map Extra en klik op Alle rechten uitzetten.
2. Selecteer de map Onderhoud en klik op Alle rechten uitzetten.
3. Selecteer de map Overzichten en klik op Alle rechten uitzetten.
4. Open de map Onderhoud, daarna Verkopen.
5. Zet een vinkje bij: In menu beschikbaar en zet de andere vinkjes uit.
6. Open de map Factuur. Zet een vinkje bij de onderdelen die de gebruiker mag gebruiken. Mag je gebruiker facturen maken in SnelStart web dan moet de optie Map facturen ook aan staan.
7. Mag de gebruiker ook orders maken, zoals offertes? Open de map Order en zet vinkjes bij de juiste onderdelen.
8. Zet alle overige onderdelen onder Verkopen uit.

2.Artikelen, klanten, leveranciers

Mag de gebruiker artikelen, klanten of leveranciers toevoegen?

1. Ga naar de map Onderhoud.

2. Zet een vinkje bij de onderdelen die de gebruiker mag gebruiken.
   Denk aan: Artikelen, Klanten en Leveranciers.

Alle andere onderdelen kun je uitzetten als ze niet nodig zijn.

3. het onderdeel boekhouden uitzetten

Wil je voorkomen dat de gebruiker jouw dagboeken ziet?

1. Ga naar de map Boekhouden.

2. Zet het vinkje bij In menu beschikbaar uit.

De gebruiker ziet dan geen dagboeken meer in het menu. Let op: je kunt niet per dagboek instellen wat zichtbaar is. Het is alles of niets – dus of alle dagboeken zichtbaar, of geen één.

4. Mijn gebruiker mag niet in mijn administratie werken, maar wel fiscale functionaliteiten uitvoeren. Hoe stel ik dat in?

Heeft een medewerker geen toegang tot de gekoppelde administratie van jouw kantoor, maar moet deze medewerker wel fiscale werkzaamheden kunnen uitvoeren? Dan kun je dit als volgt instellen in SnelStart 12.

Geef de medewerker opnieuw rechten tot jouw kantooradministratie. Ga vervolgens in de administratie naar het onderdeel Rechten. Selecteer daar de medewerker en kies alle rechten uitzetten. Zet vervolgens alleen het recht Onderhoud klanten aan.

De medewerker ziet de administratie nu wel in het overzicht, maar kan deze niet openen. Vanuit het accountancyportaal (Dossiers) kan de medewerker nu wél de fiscale functionaliteiten uitvoeren.

 

Was dit artikel nuttig?