Een e-factuur versturen

Vanuit SnelStart Polaris kun je facturen die je in SnelStart 12 of SnelStart Web maakt, als e-factuur versturen naar buitenlandse klanten, zoals Belgische ondernemers.

Het is belangrijk dat je dit artikel stap voor stap goed doorneemt. Om de factuur als e-factuur te versturen moet je namelijk wisselen tussen de verschillende applicaties. Per stap staat precies uitgelegd wat je moet doen.

 

1. Een factuur als e-factuur versturen vanuit SnelStart Polaris

Als je een factuur hebt gemaakt in SnelStart 12 of SnelStart Web, kun je deze vervolgens vanuit SnelStart Polaris als e-factuur versturen naar buitenlandse klanten.

Stap 1: toegang tot SnelStart Polaris

De factuur maak je eerst aan in SnelStart 12 of Web, maar daarna verstuur je deze vanuit SnelStart Polaris als e-factuur. Je moet dus toegang hebben tot SnelStart Polaris.

Helaas is SnelStart Polaris op dit moment nog niet voor iedereen beschikbaar. Heb je nog geen toegang of heb je meer vragen hierover? Neem dan contact op met onze klantenservice.

Heb je nog geen toegang → Vanuit SnelStart Web is het al mogelijk om e-facturen te versturen. Dit kan met facturen die je in SnelStart Web maakt, naar Nederlandse overheidsorganisaties en klanten. 

Stap 2: stel jouw KVK- en BTW-nummer in

Om een e-factuur te kunnen versturen, moeten jouw KVK-nummer en btw-nummer correct zijn ingevuld bij je bedrijfsgegevens in SnelStart. Zorg dat dit staat ingesteld. 
Dit kun je instellen in bij je bedrijfsgegevens in SnelStart 12, SnelStart Web of SnelStart Polaris.

Daarnaast moet de ontvanger zijn aangesloten bij het PEPPOL-netwerk, zodat de e-factuur kan worden afgeleverd. Hier hoef jij verder niks voor in te stellen. 

Stap 3: de juist gegevens instellen op de klantkaart

Je kunt een e-factuur naar drie verschillende soorten klanten versturen: een Nederlandse overheidsorganisatie, een Nederlandse klant of een buitenlandse klant. Voor elk type klant moeten de juiste gegevens op de klantkaart zijn ingevuld.

1. Een e-factuur versturen naar een buitenlandse klant, zoals een Belgische onderneming:
Voor een buitenlandse klant, zoals een Belgische onderneming, moet het buitenlandse ondernemingsnummer op de klantkaart staan. In Nederland noemen we dit het KvK-nummer, in België wordt dit het KBO-nummer genoemd. Dit nummer kan alleen worden ingevuld in SnelStart Polaris. Zorg er daarom voor dat je toegang hebt tot Polaris. Ga naar Relaties, zoek de betreffende klant op en vul het nummer in bij het veld KvK-nummer onder het tabblad Klantgegevens. Het is belangrijk dat je eerst het land van de klant instelt, bijvoorbeeld België, voordat je het KBO-nummer opslaat. Een voorbeeld van een Belgisch KBO-nummer is 0123456789; dit nummer bestaat uit tien cijfers en begint met een 0. Het btw-nummer sluit aan op het KBO-nummer, maar daar staat dan BE voor. De laatste 10 cijfers zijn hetzelfde.

Voor Nederlandse klanten zijn er twee mogelijkheden.

2. Een e-factuur naar een overheidsorganisatie in Nederland
Een e-factuur naar een overheidsorganisatie in Nederland vereist het organisatie-identificatienummer, het OIN-nummer. Dit nummer moet op de klantkaart worden ingevuld voordat de factuur wordt gemaakt. Het PEPPOL-netwerk gebruikt het OIN-nummer om de factuur automatisch naar de juiste overheidsinstantie te sturen. Het OIN-nummer kan alleen worden ingevuld in SnelStart Web of SnelStart Polaris. Heb je het nummer niet ontvangen, dan kun je contact opnemen met de betreffende overheidsorganisatie of de openbare lijst met alle OIN-nummers raadplegen. Facturen naar Nederlandse overheidsorganisaties kunnen ook direct vanuit SnelStart Web worden verstuurd, maar alleen voor facturen die in SnelStart Web zijn aangemaakt.

3. Een e-factuur voor een Nederlandse klant die geen overheidsorganisatie is
Voor Nederlandse klanten die geen overheidsorganisatie zijn, kan een e-factuur alleen worden verstuurd als de ontvangende partij is aangemeld bij het PEPPOL-netwerk. Op de klantkaart moeten het KvK-nummer en het btw-nummer van de klant zijn ingevuld. Deze gegevens kun je instellen in SnelStart 12, Web of Polaris. Zodra dit is gedaan, kan de e-factuur via het PEPPOL-netwerk worden afgeleverd.

Stap 4: de factuur maken

maak de factuur in SnelStart 12 of Web en sla deze op. 

Stap 5: de factuur als e-factuur versturen vanuit SnelStart Polaris

Open SnelStart Polaris en verstuur de zojuist aangemaakte factuur vanuit daar als e-factuur. Hieronder lees je precies hoe je dit doet. 

De factuur als e-factuur versturen vanuit SnelStart Polaris

1. Log in SnelStart Polaris in door te gaan naar app.snelstart.nl. Dit kan alleen als je toegang hebt tot SnelStart Polaris.

2. Ga naar Verkopen en kies voor Facturen. Je ziet dan een overzicht van al je facturen.

3. Zie je de optie Facturen niet? Dat komt omdat er nog geen factuuropmaak in SnelStart Polaris staat. Je moet verplicht een factuuropmaak gekoppeld hebben aan een sjabloon om de optie Facturen te zien. Werk je in SnelStart 12 met het pakket inStap t/m inBalans of Accountant dan kun je heel gemakkelijk de opmaken vanuit die applicaties omzetten naar Polaris. Lees hier hoe je dat doet. Daarna zie je de optie Facturen.

4. Werk je met inZicht, inControle of inHandel, dan adviseren wij om de factuuropmaken uit SnelStart 12 nog niet over te zetten naar SnelStart Polaris. Deze opmaken zijn op dit moment nog niet geschikt voor Polaris; ondersteuning hiervoor volgt later.

   Maak in de tussentijd eenmalig een verkoopsjabloon aan, bijvoorbeeld met de naam “Sjabloon voor e-factuur”. Kopieer vervolgens een basisfactuuropmaak in Polaris en koppel deze aan het sjabloon. Je gebruikt dit sjabloon verder niet; het is alleen nodig om de optie “Facturen” in het overzicht zichtbaar te maken. In dit kennispleinartikel staat stap voor stap uitgelegd hoe je dit doet. 

   Later, wanneer je volledig kunt overstappen naar SnelStart Polaris en je eigen opmaken kunt omzetten, kan dit tijdelijke sjabloon weer worden verwijderd.

5. Werk je in SnelStart Web of start je in SnelStart Polaris dan kun je geen opmaken omzetten. In dat geval moet je ook een verkoopsjabloon aanmaken en een factuuropmaak koppelen. Je leest hier hoe je een sjabloon maakt en een factuuropmaak koppelt. Hierna zie je de optie Facturen.

6. Als je een factuuropmaak aan een sjabloon hebt gekoppeld dan zie je de optie Facturen bij het menu Verkopen. Ga naar dit overzicht. Je ziet daar een overzicht van al je gemaakte facturen. Dus ook de factuur die je in SnelStart 12 of Web hebt gemaakt.

7. Klik in de regel van de factuur die je wilt versturen als e-factuur aan de rechterkant op de drie puntjes. Kies vervolgens Versturen als → e-factuur. Hiervoor moet je eerst op het pijltje naar rechts naast Versturen als klikken; de optie e-factuur verschijnt dan. 
8. Als je nog geen *klantonderzoek (KYC-proces) hebt doorlopen, verschijnt nu de melding dat je dit moet doen. Het klantonderzoek is nodig om je identiteit te verifiëren. Heb je voor deze administratie al een klantonderzoek gedaan, bijvoorbeeld omdat je een PSD2-bankkoppeling of een bankierenabonnement hebt, dan verschijnt deze melding niet. Meer informatie over het doorlopen van het klantonderzoek lees je hier. Wil je meer informatie over waarom je een klantonderzoek moet doorlopen? Dit lees je hier op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit.

9. Als je een klantonderzoek moet doorlopen, kun je pas verder nadat het onderzoek is beoordeeld. In veel gevallen gebeurt dit direct, maar het kan maximaal zeven werkdagen duren. Je ontvangt een e-mail zodra het klantonderzoek is afgerond.

10. Heb je het klantonderzoek al doorlopen, dan verschijnt de melding hierover niet. Je kunt dan direct klikken op “E-factuur versturen” en de factuur wordt als e-factuur verzonden.
11. Als er nog gegevens ontbreken waardoor de factuur niet als e-factuur kan worden verzonden, krijg je in deze stap een melding. Vul de ontbrekende gegevens aan en probeer de factuur vervolgens opnieuw als e-factuur te versturen.

*Waarom moet je het KYC-proces doorlopen voor e-facturatie in SnelStart Polaris?

Om e-facturen via Peppol te kunnen versturen, vragen we je het KYC-proces (Know Your Customer) te doorlopen. Dit is een manier om te controleren wie er een factuur verstuurt en bij welk bedrijf dat hoort. Waarom?

1. Duidelijke afzender: e-facturen worden automatisch verwerkt zonder menselijke controle. KYC zorgt ervoor dat jouw bedrijfsgegevens kloppen en dat jouw facturen juridisch herleidbaar zijn.

2. Bescherming tegen fraude: KYC helpt voorkomen dat spookfacturen of identiteitsfraude het systeem binnensluipen. Zo blijven jij en je klanten beschermd.

3. Klaar voor de toekomst: overheden stappen steeds verder over op verplichte e-facturatie en realtime btw-controle. Met KYC kun je nu én straks probleemloos blijven factureren. Voor SnelStart betekent dit dat ons platform veilig, betrouwbaar en toekomstbestendig blijft voor al onze klanten.

Kortom: KYC is niet zomaar een extra stap, maar een manier om veilig, betrouwbaar en toekomstbestendig te factureren.

In SnelStart Web kan ik op dit moment een e-factuur versturen naar Nederlandse overheidsorganisaties en niet-overheidsorganisaties. Hoe zit dat?

Dat klopt. Toen we e-facturatie in SnelStart Web integreerden, waren de regels minder scherp dan nu. Door de aangescherpte regelgeving en met het oog op de toekomst van SnelStart, passen we de werkwijze nu aan in SnelStart Polaris. Let op: vanuit SnelStart Web is het op dit moment niet mogelijk om e-facturen naar buitenlandse klanten te versturen.

Meer informatie over het klantonderzoek lees je hier op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit.

 

2. Een e-factuur ontvangen

Je kunt ook e-facturen ontvangen, maar dit kan alleen in een online administratie. Hiervoor moet je je eerst aanmelden bij het PEPPOL-netwerk.

Aanmelding bij PEPPOL

Stuur een e-mail naar kvkcheck@snelstart.nl met de volgende gegevens:

• Je relatienummer in SnelStart

• Een kopie van je KVK-uittreksel (maximaal zes maanden oud) waarop jij als natuurlijk persoon vermeld staat. Werk je met een holdingstructuur? Lever dan de volledige structuur aan, tot aan de uiteindelijk belanghebbende.

• Een kopie van het identiteitsbewijs van de persoon die als eigenaar van het bedrijf staat ingeschreven bij de KVK (moet nog geldig zijn)

Binnen 3 werkdagen ontvang je een bevestiging dat je bent gevalideerd.

Koppeling instellen in SnelStart Web

Na validatie kun je de koppeling instellen om e-facturen te ontvangen:

1. Open je administratie in SnelStart Web. Je logt hier in door te gaan naar web.snelstart.nl.

2. Open je administratie en ga links in het menu naar Koppelingen.

3. Selecteer de tegel E-facturen ontvangen en vul de gevraagde gegevens in. Er zijn geen kosten verbonden aan deze koppeling.

Ontvangen en verwerken van e-facturen

• Na het instellen kun je e-facturen ontvangen in SnelStart 12, SnelStart Web of SnelStart Polaris.

• Ontvangen e-facturen worden automatisch dik gedrukt in het Dagboek inkoop (SnelStart 12/SnelStart Polaris) of in het Inkoopoverzicht (SnelStart Web).

• Er wordt geen aparte melding gegeven bij ontvangst.

Een e-factuur kan worden ontvangen als UBL-versie 1.1, 1.2 of 2.0.

 

Was dit artikel nuttig?