Een e-factuur versturen of ontvangen

Vanaf nu kun je facturen die je in SnelStart 12, Web of SnelStart Polaris maakt, via SnelStart Polaris als e-factuur te versturen. Dit kan naar Nederlandse overheidsorganisaties of niet overheidsorganisaties (klanten) en buitenlandse klanten, zoals Belgische ondernemers.

Let op: Gebruik je het pakket inControle of inHandel? Dan kun je op dit moment helaas nog geen gebruikmaken van deze service. De overstap naar SnelStart Polaris is voor deze pakketten namelijk nog niet beschikbaar. 

 

1. Een factuur als e-factuur versturen vanuit SnelStart Polaris

Als je een factuur hebt gemaakt in SnelStart 12 of Web, kun je deze na het opslaan vanuit SnelStart Polaris versturen als e-factuur. Hieronder leggen we dit stap voor stap uit.

Goed om te weten: Om een factuur als e-factuur te kunnen versturen vanuit SnelStart Polaris, moet je eerst een klantonderzoek doorlopen. Deze stap verschijnt op het moment dat je de factuur als e-factuur wilt verzenden en is nodig om je identiteit te verifiëren.

Heb je voor deze administratie al een klantonderzoek afgerond, bijvoorbeeld omdat je een PSD2-bankkoppeling of een bankierenabonnement hebt, dan wordt deze melding niet getoond.

Meer informatie over het klantonderzoek vind je hieronder bij stap 5 en lees je hier op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit.

Stap 1: toegang tot SnelStart Polaris

Zorg dat je toegang hebt tot SnelStart Polaris, onze nieuwste, moderne applicatie. Heb je nog geen toegang of heb je meer vragen hierover? Neem dan contact op met onze klantenservice.

Let op: Gebruik je het pakket inControle of inHandel? Dan kun je op dit moment helaas nog geen gebruikmaken van deze service. De overstap naar SnelStart Polaris is voor deze pakketten namelijk nog niet beschikbaar. 

Stap 2: stel jouw KVK- en BTW-nummer in

Om een e-factuur te kunnen versturen, moeten jouw KVK-nummer en btw-nummer correct zijn ingevuld bij je bedrijfsgegevens in SnelStart. Zorg dat dit staat ingesteld. Daarnaast moet de ontvanger zijn aangesloten bij het PEPPOL-netwerk, zodat de e-factuur kan worden afgeleverd.
Dit kun je instellen in SnelStart 12, Web of SnelStart Polaris.

Stap 3: zorg dat de juiste gegevens staan ingesteld op de klantkaart

Een e-factuur kun je naar drie verschillende doelgroepen versturen. Voor elke doelgroep moet je de juiste instellingen op de klantkaart instellen.

• 1.Een e-factuur versturen naar een overheidsorganisatie in Nederland:
  Voor het verzenden van een e-factuur aan een overheidsorganisatie heb je het organisatie-identificatienummer (OIN-nummer) nodig. Dit nummer vul je in op de klantkaart. Het PEPPOL-netwerk gebruikt dit nummer om de factuur automatisch naar de juiste overheidsinstantie te sturen.
  
  Let op: Het OIN-nummer kan alleen worden ingevuld op de klantkaart in SnelStart Web of SnelStart Polaris. Stel dit eerst in voordat je de factuur gaat maken. Heb je het OIN-nummer niet ontvangen? Neem dan contact op met de betreffende overheidsorganisatie, of raadpleeg de openbare lijst met alle OIN-nummers.
• 2.Een e-factuur versturen naar een klant (niet-overheidsorganisatie) in Nederland
  Ook bedrijven die geen overheidsorganisatie zijn, kunnen e-facturen ontvangen. De voorwaarde is dat de ontvangende partij zelf is aangemeld bij het PEPPOL-netwerk.
  In SnelStart moeten het KVK-nummer en het btw-nummer van deze klant op de klantkaart zijn ingevuld. Alleen dan kan de e-factuur via PEPPOL worden afgeleverd. Je kunt deze gegevens instellen op de klantkaart in SnelStart 12, Web of Polaris.
• 3.Een e-factuur versturen naar een klant in het buitenland
  Om een e-factuur naar een buitenlandse klant te kunnen versturen, moet het buitenlandse ondernemingsnummer op de klantkaart zijn ingevuld. In SnelStart noemen we dit het KVK-nummer, maar in België bijvoorbeeld heet dit het KBO-nummer.
  Dit nummer kun je alleen invullen in SnelStart Polaris. Zorg er dus voor dat je toegang hebt tot Polaris, ga naar Relaties, zoek de klant op en vul het nummer in bij het veld KVK-nummer onder het tabblad Klantgegevens. Dit moet je doen voordat je de factuur gaat maken in SnelStart 12 of Web.
  
  

Stap 4: de factuur maken

maak de factuur in SnelStart 12 of Web en sla deze op. Het is heel belangrijk dat je bovenstaande stappen eerst hebt uitgevoerd. Hierdoor zijn de juiste klantgegevens ingevuld. 

Stap 5: de factuur als e-factuur versturen vanuit SnelStart Polaris

Open SnelStart Polaris en verstuur de zojuist aangemaakte factuur vanuit daar als e-factuur. Hieronder lees je precies hoe je dit doet. 

De factuur als e-factuur versturen vanuit SnelStart Polaris

1. Log in SnelStart Polaris in door te gaan naar app.snelstart.nl
2. Ga links in het menu naar Verkopen en kies voor Facturen. Je ziet daar een overzicht van je facturen. 
3. Klik in de regel van de factuur die je wilt versturen aan de rechterkant op de drie puntjes.
   Kies vervolgens Versturen als → e-factuur. Hiervoor moet je eerst op het pijltje naar rechts naast Versturen als klikken; de optie e-factuur verschijnt dan. 
4. Als je nog geen *klantonderzoek (KYC-proces) hebt doorlopen, verschijnt nu de melding dat je dit moet doen. Het klantonderzoek is nodig om je identiteit te verifiëren. Heb je voor deze administratie al een klantonderzoek gedaan, bijvoorbeeld omdat je een PSD2-bankkoppeling of een bankierenabonnement hebt, dan verschijnt deze melding niet. Meer informatie over het doorlopen van het klantonderzoek lees je hier. Wil je meer informatie over waarom je een klantonderzoek moet doorlopen? Dit lees je hier op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit.

5. Als je een klantonderzoek moet doorlopen, kun je pas verder nadat het onderzoek is beoordeeld. In veel gevallen gebeurt dit direct, maar het kan maximaal zeven werkdagen duren. Je ontvangt een e-mail zodra het klantonderzoek is afgerond.

6. Heb je het klantonderzoek al doorlopen, dan verschijnt de melding hierover niet. Je kunt dan direct klikken op “E-factuur versturen” en de factuur wordt als e-factuur verzonden.
7. Als er nog gegevens ontbreken waardoor de factuur niet als e-factuur kan worden verzonden, krijg je in deze stap een melding. Vul de ontbrekende gegevens aan en probeer de factuur vervolgens opnieuw als e-factuur te versturen.

*Waarom moet je het KYC-proces doorlopen voor e-facturatie in SnelStart Polaris?

Om e-facturen via Peppol te kunnen versturen, vragen we je het KYC-proces (Know Your Customer) te doorlopen. Dit is een manier om te controleren wie er een factuur verstuurt en bij welk bedrijf dat hoort. Waarom?

1. Duidelijke afzender: e-facturen worden automatisch verwerkt zonder menselijke controle. KYC zorgt ervoor dat jouw bedrijfsgegevens kloppen en dat jouw facturen juridisch herleidbaar zijn.

2. Bescherming tegen fraude: KYC helpt voorkomen dat spookfacturen of identiteitsfraude het systeem binnensluipen. Zo blijven jij en je klanten beschermd.

3. Klaar voor de toekomst: overheden stappen steeds verder over op verplichte e-facturatie en realtime btw-controle. Met KYC kun je nu én straks probleemloos blijven factureren. Voor SnelStart betekent dit dat ons platform veilig, betrouwbaar en toekomstbestendig blijft voor al onze klanten.

Kortom: KYC is niet zomaar een extra stap, maar een manier om veilig, betrouwbaar en toekomstbestendig te factureren.

In SnelStart Web kan ik op dit moment een e-factuur versturen naar Nederlandse overheidsorganisaties en niet-overheidsorganisaties. Hoe zit dat?

Dat klopt. Toen we e-facturatie in SnelStart Web integreerden, waren de regels minder scherp dan nu. Door de aangescherpte regelgeving en met het oog op de toekomst van SnelStart, passen we de werkwijze nu aan in SnelStart Polaris. Let op: vanuit SnelStart Web is het op dit moment niet mogelijk om e-facturen naar buitenlandse klanten te versturen.

 

 

2. Een e-factuur ontvangen

Je kunt ook e-facturen ontvangen, maar dit kan alleen in een online administratie. Hiervoor moet je je eerst aanmelden bij het PEPPOL-netwerk.

Aanmelding bij PEPPOL

Stuur een e-mail naar kvkcheck@snelstart.nl met de volgende gegevens:

• Je relatienummer in SnelStart

• Een kopie van je KVK-uittreksel (maximaal zes maanden oud) waarop jij als natuurlijk persoon vermeld staat. Werk je met een holdingstructuur? Lever dan de volledige structuur aan, tot aan de uiteindelijk belanghebbende.

• Een kopie van het identiteitsbewijs van de persoon die als eigenaar van het bedrijf staat ingeschreven bij de KVK (moet nog geldig zijn)

Binnen 3 werkdagen ontvang je een bevestiging dat je bent gevalideerd.

Koppeling instellen in SnelStart Web

Na validatie kun je de koppeling instellen om e-facturen te ontvangen:

1. Open je administratie in SnelStart Web. Je logt hier in door te gaan naar web.snelstart.nl.

2. Open je administratie en ga links in het menu naar Koppelingen.

3. Selecteer de tegel E-facturen ontvangen en vul de gevraagde gegevens in. Er zijn geen kosten verbonden aan deze koppeling.

Ontvangen en verwerken van e-facturen

• Na het instellen kun je e-facturen ontvangen in SnelStart 12, SnelStart Web of SnelStart Polaris.

• Ontvangen e-facturen worden automatisch dik gedrukt in het Dagboek inkoop (SnelStart 12/SnelStart Polaris) of in het Inkoopoverzicht (SnelStart Web).

• Er wordt geen aparte melding gegeven bij ontvangst.

Een e-factuur kan worden ontvangen als UBL-versie 1.1, 1.2 of 2.0.

 

Was dit artikel nuttig?