Mailen vanuit Snelstart 12

In SnelStart kun je verkoopdocumenten, zoals facturen, rechtstreeks per e-mail versturen. Voor andere documenten, zoals pakbonnen of werkbonnen, werkt dit net iets anders.

• Facturen en andere verkoopdocumenten kun je rechtstreeks mailen naar je klant, mits de juiste instellingen zijn gedaan.

• Pakbonnen en werkbonnen kun je niet direct naar een klantmailadres sturen. Deze documenten kun je alleen verzenden naar twee vooraf ingestelde e-mailadressen.

• Wil je een pakbon of werkbon toch naar je klant sturen? Dan kan dat via een handige work-around (zie punt 6 in dit stappenplan).

E-mailinstellingen
Om documenten te kunnen mailen vanuit SnelStart, is het belangrijk dat je eerst de juiste e-mailinstellingen controleert of instelt. Zo zorg je ervoor dat je berichten goed worden verzonden en aankomen bij je klant.

Standaard e-mailtekst en bijlagen
Voor facturen en andere verkoopdocumenten kun je in SnelStart een standaard e-mailtekst instellen. Ook is het mogelijk om een bijlage toe te voegen, bijvoorbeeld je algemene voorwaarden of leveringsinformatie. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten. Klik hier voor meer informatie hierover. 

Vanuit SnelStart Web kun je ook facturen mailen. Klik hier om naar dat stappenplan te gaan.

1. Afzender e-mailadres instellen in de administratie

Stel eerst het afzendermailadres in in SnelStart. Zo komen reacties van klanten op de mails die je vanuit SnelStart verstuurt, terecht in de juiste mailbox.

Zo stel je het afzendermailadres in:

1. Ga naar Administratie → Instellingen → Basisgegevens → Bedrijfsgegevens.

2. Vul bij het veld E-mail (Algemeen) je e-mailadres in.

 

2. Mailen vanaf de server van SnelStart

Om e-mails te kunnen versturen, moet er een uitgaande e-mailserver (SMTP) zijn ingesteld.

Mailen via de server van SnelStart

Vanuit SnelStart 12 kun je ook e-mails versturen via onze server. In dat geval hoef je geen SMTP-gegevens in te vullen.

Zo werkt het:

1. Ga naar het tabblad Administratie → Instellingen → Basisgegevens → E-mailadressen.

2. Controleer rechts de optie Versturen via eigen mailserver. Als deze niet is aangevinkt, wordt er via de server van SnelStart gemaild.

3. Klik op Test e-mail versturen. Als het lukt, verschijnt een melding dat de testmail is verstuurd.

Mogelijke melding

Je kunt de melding krijgen:

U bent niet gemachtigd om een e-mail te versturen vanaf dit adres. Er is een verificatiemail verstuurd."

Waarom dit gebeurt:
Als je in SnelStart bent ingelogd met een ander e-mailadres dan het afzendermailadres dat bij Instellingen is ingesteld, wordt er een verificatiemail naar dat afzendermailadres gestuurd. Deze mail moet één keer bevestigd worden voordat je e-mails kunt versturen.

Afzender bij mailen via SnelStart

Het afzendermailadres is bijvoorbeeld:

• mail@klantmail.snelstart.nl

• of mail@mail.snelstartklant.nl

Wanneer de klant een e-mail ontvangt, ziet hij als afzender: jouw bedrijfsnaam en één van bovenstaande SnelStart-adressen. Als de klant op Beantwoorden klikt, wordt het antwoord automatisch naar jouw eigen e-mailadres gestuurd. Dit voorkomt dat e-mails in de spam of ongewenste mailbox van de klant terechtkomen.

Eigen SMTP-server gebruiken
Wil je dat je eigen e-mailadres als afzender wordt getoond? Dan kun je een eigen SMTP-server instellen in plaats van de server van SnelStart. In hoofdstuk 3 lees je hier meer over. 

 

 

3. Mailen vanaf je eigen SMTP server

Wil je e-mails versturen vanuit je eigen SMTP-gegevens? Dit kun je instellen in SnelStart. Hierbij kun je alleen gebruikmaken van poort 25 of 587. Ons advies is om altijd poort 587 te gebruiken, omdat deze beveiligd is via TLS/SSL.

Let op:

• Het instellen van een eigen SMTP-server valt buiten de ondersteuning van SnelStart.

• Poort 25 is onbeveiligd en wordt niet aanbevolen.

• Voor poort 587 moet je je gebruikersnaam en wachtwoord van je e-mailadres invullen.

Zo stel je je eigen SMTP-server in:

1. Ga naar Administratie → Instellingen.

2. Klik links op Basisgegevens en ga naar het tabblad E-mailadressen.

3. Je ziet nu een overzicht van je ingestelde e-mailadressen.

4. Aan de rechterkant staat Test e-mail versturen. Daarboven vind je de optie Versturen via eigen mailserver.

5. Vink deze optie aan. Er verschijnen nu velden waarin je je eigen SMTP-gegevens kunt invullen.

De benodigde gegevens kun je opvragen bij je webhostingprovider of e-mailprovider.

Extra informatie over het mailen vanuit Gmail

Let op: Dit valt buiten de ondersteuning van SnelStart.
Gmail heeft een aanpassing gedaan bij het versturen vanuit de SMTP van Gmail. Als je hiermee wilt mailen moet je hiervoor een app wachtwoord aanmaken voor SnelStart. Dat doe je in je Gmail account. In dit stappenplan van Gmail lees je hoe dit werkt. 

 

4. Kopie naar jezelf versturen (BCC)

Als je mailt vanuit SnelStart dan kun je een kopie naar jezelf sturen.
Ga naar Administratie → instellingen → Basisgegevens → E-mailadressen.
Rechts zie je de optie kopie naar uzelf (BCC) staan. Wanneer je dit aanvinkt dan kun je daar een mailadres in te voeren.

 

5. Test e-mail versturen

Als bovenstaande instellingen zijn ingevoerd dan kun je een test e-mail versturen om te kijken of het lukt. Ga naar het tabblad Administratie en klik op instellingen. Ga naar basisgegevens en dan naar het tabblad E-mailadressen. Klik rechts op de optie Test e-mail versturen. Er wordt dan een testmail verstuurd naar het e-mailadres wat staat ingevoerd bij Bedrijfsgegevens. 

 

6. Instellingen op de klantkaart

Vanuit SnelStart 12 kun je rechtstreeks een factuur, offerte of bevestiging mailen naar de klant. Hiervoor moet het mailadres van de klant zijn ingevuld op de klantkaart in het veld E-mail (Algemeen).

Ga naar Relaties → Klanten. In het kader E-mail zie je bij e-mailadres het standaard e-mailadres van de klant staan. Hier kun je aanvinken welke documenten je standaard per e-mail wilt versturen en door te klikken op het plusje naast Aan of CC kun je hier een extra mailadres invoeren.

 

7. Pakbon of werkbon mailen naar de klant

Het is niet mogelijk om een pakbon/werkbon rechtstreeks te mailen naar de klant.

Je kunt wel een pakbon/werkbon naar twee vaste ingevulde e-mailadressen mailen. Ga hiervoor naar het tabblad Administratie → Instellingen → E-mailadressen.
Hier kun je aanvinken of je wilt dat de pakbon/werkbon per e-mail wordt verstuurd en bij aan en CC kun je de ontvangende mailadressen invoeren. Via een work-around kun je wel een pakbon mailen naar een klant, hieronder meer daarover.

Een pakbon naar een klant mailen
Wanneer je geen gebruik maakt van een bevestiging dan kun je de opmaak van de pakbon/werkbon in de opmaak van een bevestiging zetten ( via het tabblad Verkoopsjablonen).
Opmaak van een pakbon/werkbon in de opmaak voor een bevestiging zetten:

1. Ga naar Facturen → Verkoopsjablonen.
2. Kies aan de linkerkant het sjabloon.
3. Selecteer de regel Bevestiging.
4. Controleer of er een vinkje staat in de kolom Opmaak aanwezig.
5. Is dit niet het geval ga dan verder naar stap 7.
6. Klik op Opmaak verwijderen.
7. Wanneer er geen opmaak stond klik dan op de knop Opmaak kopiëren.
8. Selecteer Basis-/voorbeeld en kies Basis Pakbon.
9. Klik op Kopieer opmaak.
10. Klik op Opslaan.

In de opmaak bevestiging staat nu de opmaak voor een pakbon of werkbon.
Als je nu een pakbon of werkbon wilt maken dan moet je in het tabblad Verkopen niet kiezen voor de knop Pakbon of Werkbon, maar voor de knop Bevestiging.
Een bevestiging kan wel rechtstreeks worden gemaild naar de klant. Dit kun je op de klantkaart bij het tabblad e-mailadressen instellen. 

 

Meer weten over dit onderwerp?
Klik hier om terug te gaan naar alles over verkopen, of lees hier de veelgestelde vragen. 

 

Was dit artikel nuttig?