Mailen vanuit Snelstart 12

Vanaf inStap kun je rechtstreeks e-mailen (bijv. verkoopfacturen) vanuit SnelStart 12. Hoe je dit doet, vind je in dit artikel.

In SnelStart 12 kun je een factuur, offerte of bevestiging rechtstreeks naar de klant mailen.
Een pakbon of werkbon kun je niet rechtstreeks mailen naar de klant, maar kunnen wel naar 2 vaste ingestelde e-mailadressen worden gemaild of via een work-around toch naar de klant. (zie punt 6). Om te mailen vanuit SnelStart is het belangrijk dat er een aantal instellingen zijn gedaan.

1. Afzender e-mailadres instellen in de administratie

Ga naar Administratie → Instellingen → Basisgegevens → Bedrijfsgegevens.
Hier moet in het veld e-mail (Algemeen) je e-mailadres worden ingevoerd.
Dit is het afzendermailadres waarmee je mailt naar je klanten.
Wanneer de klanten op jouw e-mail reageren dan komt de reactie in die mailbox terecht.

2. Mailen vanaf de server van SnelStart

Om te mailen moet er een uitgaande e-mailserver (SMTP) zijn ingesteld.
Vanuit SnelStart kun je ook mailen vanaf onze server. Er hoeven dan geen SMTP gegevens te worden ingevuld.
Ga naar het tabblad Administratie → Instellingen → Basisgegevens →  E-mailadressen.
Rechts staat de optie Versturen via eigen mailserver.
Als dit niet staat aangevinkt dan mail je via onze server. Klik vervolgens op Test e-mail versturen. Als het lukt dan krijg je een melding dat de testmail is verstuurd. Je kunt de volgende melding krijgen: U bent niet gemachtigd om een e-mail te versturen vanaf dit adres. Er is een verificatiemail verstuurd. Lees hieronder meer.

Er is een verificatiemail verstuurd
Stel je bent in SnelStart ingelogd met een ander e-mailadres dan wat staat ingesteld bij het tabblad Instellingen (het afzendermailadres) dan is het niet direct mogelijk om te mailen.
Er wordt in dat geval een verificatiemail naar het afzendermailadres verstuurd (het e-mailadres wat bij het tabblad Instellingen staat). Deze mail dient één keer te worden bevestigd en daarna kun je e-mailen. 

Het afzendermailadres is mail@klant.snelstart.nl
Wanneer er wordt gemaild vanaf de server van SnelStart ziet de klant bij het afzender e-mailadres het volgende: Jullie bedrijfsnaam, mail@klant.snelstart.nl. Wanneer de klant op beantwoorden klikt dan wordt wel je eigen afzender e-mailadres ingevuld en wordt de e-mail hier naar toe gestuurd. Dit is zo ingesteld om te voorkomen dat mails vanuit SnelStart bij de klant in de spam of ongewenste mailbox terecht komen.
Als je niet wilt dat bovenstaand e-mailadres als afzender e-mailadres wordt getoond dan kun je je eigen SMTP server instellen.

3. Mailen vanaf je eigen SMTP server

Wil je mailen vanaf eigen SMTP gegevens? Dan moet je dit instellen in SnelStart. Je kunt vanuit SnelStart alleen mailen vanuit poort 25 en 587. Let erop dat poort 25 een onbeveiligde poort is. Ons advies is om altijd te mailen vanuit poort 587.

Klik op het tabblad Administratie → Instellingen. Klik links op Basisgegevens en ga naar het tabblad E-mailadressen. Je ziet nu een overzicht van je ingestelde e-mailadressen staan.
Aan de rechterkant zie je Test e-mail versturen staan en daarboven staat Versturen via eigen mailserver. Als je deze optie aanvinkt verschijnen er velden waarin je je eigen SMTP gegevens kunt invullen. Deze gegevens kun je opvragen bij je webhostingprovider of e-mailprovider.

Extra informatie over het mailen vanuit Office365
Let op:
onderstaande informatie valt buiten onze ondersteuning
Als je mailt vanuit Office 365 kan het zijn dat je een foutmelding krijgt. Als dat zo is kun je ervoor kiezen om toch te mailen over onze server. Zie hoofdstuk 2 van dit stappenplan.

Wil je toch mailen over de server van Office 365? Dan kun je de volgende stappen proberen:
Onderstaande stappen kunnen alleen door de office365 beheerder worden uitgevoerd. 
- Ga naar Microsoft 365 office center -> gebruikers -> actieve gebruikers.
- Selecteer de gebruiker waarmee mails worden verstuurd en ga naar ‘e-mail’.
- Kies voor e-mail apps beheren.
- Zet een vinkje bij Geverifieerde SMTP. Lees hier meer informatie hierover op de site van Microsoft.
- Daarnaast moet je in SnelStart de juiste gegevens van Office hebben ingesteld. Dat ziet er dan zo uit:
smtp_b

Extra informatie over het mailen vanuit Gmail
Let op:
Dit valt ook buiten de ondersteuning van SnelStart. Gmail heeft een aanpassing gedaan bij het versturen vanuit de SMTP van Gmail. Als je hiermee wilt mailen moet je hiervoor een app wachtwoord aanmaken voor SnelStart. Dat doe je in je Gmail account. In dit stappenplan van Gmail lees je hoe dit werkt. 

Het mailen vanaf je eigen server geldt alleen voor mailen vanuit SnelStart 12.

De mails vanuit SnelStart Web worden altijd via de mailserver van SnelStart verstuurd. 

4. Kopie naar jezelf versturen (BCC)

Als je mailt vanuit SnelStart dan kun je een kopie naar jezelf sturen.
Ga naar Administratie → instellingen → Basisgegevens → E-mailadressen.
Rechts zie je de optie kopie naar uzelf (BCC) staan. Wanneer je dit aanvinkt dan kun je daar een mailadres in te voeren.

5. Test e-mail versturen

Wanneer bovenstaande instellingen zijn ingevoerd dan kun je een test e-mail versturen om te kijken of het lukt. Ga naar het tabblad Administratie en klik op instellingen. Ga naar basisgegevens en dan naar het tabblad E-mailadressen. Klik rechts op de optie Test e-mail versturen. Er wordt dan een testmail verstuurd naar het e-mailadres wat staat ingevoerd bij Bedrijfsgegevens. 

6. Instellingen op de klantkaart

Vanuit SnelStart 12 kun je rechtstreeks een factuur, offerte of bevestiging mailen naar de klant. Hiervoor moet het mailadres van de klant zijn ingevuld op de klantkaart in het veld E-mail (Algemeen). Ga naar Relaties → Klanten. In het kader E-mail zie je bij e-mailadres het standaard e-mailadres van de klant staan. Hier kun je aanvinken welke documenten je standaard per e-mail wilt versturen en door te klikken op het plusje naast Aan of CC kun je hier een extra mailadres invoeren.

7. Pakbon of werkbon mailen naar de klant

Het is niet mogelijk om een pakbon/werkbon rechtstreeks te mailen naar de klant.

Je kunt wel een pakbon/werkbon naar twee vaste ingevulde e-mailadressen mailen. Ga hiervoor naar het tabblad Administratie → Instellingen → E-mailadressen. 
Hier kun je aanvinken of je wilt dat de pakbon/werkbon per e-mail wordt verstuurd en bij aan en CC kun je de ontvangende mailadressen invoeren.
Via een work-around kun je wel een pakbon mailen naar een klant, hieronder meer daarover.

Een pakbon naar een klant mailen
Wanneer je geen gebruik maakt van een bevestiging dan kun je de opmaak van de pakbon/werkbon in de opmaak van een bevestiging zetten ( via het tabblad Verkoopsjablonen).
Opmaak van een pakbon/werkbon in de opmaak voor een bevestiging zetten:

  1. Ga naar Facturen → Verkoopsjablonen.
  2. Kies aan de linkerkant het sjabloon.
  3. Selecteer de regel Bevestiging.
  4. Controleer of er een vinkje staat in de kolom Opmaak aanwezig.
  5. Is dit niet het geval ga dan verder naar stap 7.
  6. Klik op Opmaak verwijderen.
  7. Wanneer er geen opmaak stond klik dan op de knop Opmaak kopiëren.
  8. Selecteer Basis-/voorbeeld en kies Basis Pakbon.
  9. Klik op Kopieer opmaak.
  10. Klik op Opslaan.

In de opmaak bevestiging staat nu de opmaak voor een pakbon/werkbon.
Wanneer je nu een pakbon/werkbon wilt maken dan moet je in het tabblad Verkopen niet kiezen voor de knop Pakbon/werkbon, maar voor de knop Bevestiging.
Een bevestiging kan wel rechtstreeks worden gemaild naar de klant. Dit kun je op de klantkaart bij het tabblad e-mailadressen instellen. 

Je documenten kunnen soms niet aankomen bij de klant, dit kan verschillende oorzaken hebben:

Foutief e-mailadres
Is het e-mailadres van de klant juist ingevoerd?

Zorg voor een duidelijke e-mailindeling
Een e-mail die is voorzien van een standaard e-mailtekst kan als spam bericht worden gezien. Ons advies is om het e-mailbericht te personaliseren.

E-mailen via je eigen server
Het kan zijn dat je mailt vanaf je eigen e-mailserver. Controleer bij je instellingen of deze gegevens goed staan ingesteld en of de testmail kan worden verstuurd.

Mail je niet via een eigen mailserver, maar via het SnelStart Service Platform?
Mail je niet via een eigen e-mailserver, dan wordt je e-mail verzonden via het SnelStart Service Platform. Hierbij doen wij er zoveel mogelijk aan om ervoor te zorgen dat de mail ook wordt afgeleverd. Gebruik je een eigen domeinnaam (bijvoorbeeld ‘uwbedrijf.nl’), dan kun je het systeem een handje helpen: vraag de beheerder van je domein om in de DNS-registratie een SPF-entry aan te maken voor ‘spf.mailservice.snelstart.nl'. Hierdoor kan de ontvangende e-mailserver zien dat het SnelStart Platform namens jou een e-mail mag versturen. Meer hierover lees je op: https://en.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework
Laat de bovenstaande handeling altijd uitvoeren door je systeembeheerder.

 


Meer weten over dit onderwerp?
Klik hier om terug te gaan naar alles over verkopen, of lees hier de veelgestelde vragen. 

 

Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee