Mailen vanuit Snelstart 12

Vanaf inStap kun je rechtstreeks e-mailen vanuit SnelStart 12. Hoe je dit doet, vind je in dit artikel.

In SnelStart 12 kun je een factuur, offerte of bevestiging rechtstreeks naar de klant te mailen. Een pakbon of werkbon kunnen niet rechtstreeks naar de klant worden gemaild, maar kunnen wel naar 2 vaste ingestelde e-mailadressen worden gemaild of via een workaround toch naar de klant. (zie punt 6. pakbon of werkbon mailen).
Om te mailen vanuit SnelStart is het belangrijk dat een aantal instellingen zijn ingevuld.

1. Afzender e-mailadres instellen in de administratie

Ga naar Administratie → Instellingen → Basisgegevens → Bedrijfsgegevens. Hier moet in het veld e-mail (algemeen) je mailadres worden ingevoerd. Dit is het afzendermailadres waarmee je mailt naar je klanten vanuit SnelStart. Wanneer de klanten op je mail reageren dan komt de reactie in die mailbox terecht.

2. Mailen vanaf de server van SnelStart

Om te mailen moet er een uitgaande e-mailserve (SMTP)r zijn ingesteld. Vanuit SnelStart is het ook mogelijk om te mailen over onze server. Er hoeven dan geen SMTP gegevens te worden ingevuld. Ga naar het tabblad Administratie → instellingen → Basisgegevens → E-mailadressen. Rechts zie je de optie versturen via eigen mailserver staan. Wanneer dit niet staat aangevinkt dan kun je mailen over onze server. Klik vervolgens op Test e-mail versturen om te controleren dat het werkt. Als het lukt dan krijg je een melding dat de testmail is verstuurd. Het kan ook zijn dat je de volgende melding krijgt: U bent niet gemachtigd om een e-mail te versturen vanaf dit adres. Er is een verificatiemail verstuurd. Lees hieronder wat dit inhoudt.

Er is een verificatiemail verstuurd
Stel je bent in SnelStart ingelogd met een ander mailadres dan het mailadres wat staat ingesteld bij je instellingen (het afzendermailadres) dan is het niet direct mogelijk om te mailen. Er wordt in dat geval een verificatiemail naar het afzendermailadres verstuurd (het mailadres wat bij je instellingen staat ingesteld). Deze mail dient één keer te worden bevestigd en daarna is het mogelijk om te mailen. 

Het afzendermailadres is mail@klant.snelstart.nl
Wanneer er gemaild wordt vanaf de server van SnelStart ziet de klant bij het afzender mailadres het volgende: Jullie bedrijfsnaam, mail@klant.snelstart.nl. Wanneer de klant op beantwoorden klikt dan wordt wel jullie eigen afzender e-mailadres ingevuld en wordt de e-mail hier naar toe gestuurd. Dit is zo ingesteld om zoveel mogelijk te voorkomen dat mails vanuit SnelStart bij de klant in de spam of ongewenste mailbox terecht komen. Wanneer je niet wilt dat bovenstaand mailadres als afzender mailadres wordt getoond dan kan je instellen dat je vanaf je eigen SMTP gegevens wilt mailen. 

3. Mailen vanaf je eigen SMTP server

Wil je toch mailen vanaf je eigen server vanuit SnelStart 12 dan kun je je eigen SMTP gegevens invullen. Klik op het tabblad Administratie → Instellingen. Klik links op basisgegevens en ga naar het tabblad E-mailadressen. Je ziet nu een overzicht van je ingestelde emailadressen staan. Aan de rechterkant zie je Test e-mail versturen staan en daarboven staat Versturen via eigen mailserver. Wanneer je deze optie aan vinkt verschijnen er velden waarin je je eigen SMTP gegevens kunt invullen. Deze gegevens kun je bij je internetprovider opzoeken. Als je bent aangesloten op een bedrijfsnetwerk met een eigen mailserver dan wordt er alleen een nummer getoond. Informeer dan bij je systeembeheerder naar de juiste gegevens. 

4. Kopie naar jezelf versturen (BCC)

Als je mailt vanuit SnelStart is het mogelijk om een kopie naar jezelf te laten versturen. Ga naar Administratie → instellingen → Basisgegevens → E-mailadressen. Rechts zie je de optie kopie naar uzelf (BCC) staan. Wanneer je dit aanvinkt dan is het mogelijk om daar een mailadres in te voeren.

5. Test e-mail versturen

Wanneer bovenstaande instellingen zijn ingevoerd dan is het mogelijk om een test e-mail te versturen om te kijken of het lukt. Ga naar het tabblad Administratie en klik op instellingen. Ga naar basisgegevens en dan naar het tabblad E-mailadressen. Klik rechts op de optie test e-mail versturen. Er wordt dan een testmail verstuurd naar het mailadres wat staat ingevoerd bij Bedrijfsgegevens. 

6. Instellingen op de klantkaart

Vanuit Snelstart is het mogelijk om rechtstreeks een factuur, offerte of bevestiging te mailen naar de klant. Hiervoor moet het mailadres van de klant zijn ingevuld op de klantkaart in het veld E-mail (algemeen).
In het nieuwe klantenscherm is het mogelijk om meerdere of een afwijkend aan of cc e-mailadres in te voeren waar de factuur of order naar toe moet worden gestuurd. Ga naar relaties, klanten en dan naar het nieuwe klantenscherm. In het kader e-mail zie je bij e-mailadres het standaard e-mailadres van de klant staan. 
het is hier mogelijk om aan te vinken welke documenten je standaard per mail wilt versturen en door te klikken op het plusje naast Aan of CC kun je hier een extra of ander mailadres invoeren

7. Pakbon of werkbon mailen naar de klant

Het is niet mogelijk om een pakbon/werkbon vanuit SnelStart rechtstreeks te mailen naar de klant. Het is wel mogelijk om een pakbon/werkbon naar twee vaste ingevulde e-mailadressen te mailen. Dit kun je instellen bij instellingen. Ga naar het tabblad Administratie → Instellingen → E-mailadressen. 
Hier kun je aanvinken of je wilt dat de pakbon/werkbon per mail wordt verstuurd en bij aan en cc kun je de ontvangende mailadressen invoeren. Via een workaround is het wel mogelijk om een pakbon rechtstreeks te mailen naar een klant.

Een pakbon naar een klant mailen
Wanneer je geen gebruik maakt van een bevestiging dan zou je de opmaak van de pakbon/werkbon in de opmaak van een bevestiging kunnen zetten (in het onderdeel verkoopsjablonen).
Opmaak van een pakbon/werkbon in de opmaak voor bevestiging zetten:

  1. Ga naar Facturen → Verkoopsjablonen.
  2. Selecteer in de lijst aan de linkerkant het sjabloon dat je wilt aanpassen.
  3. Selecteer de regel Bevestiging.
  4. Controleer of er een vinkje staat in de kolom Opmaak aanwezig.
  5. Is dit niet het geval ga dan verder naar stap 7.
  6. Klik op Opmaak verwijderen.
  7. Wanneer er geen opmaak stond klik dan op de knop Opmaak kopiëren.
  8. Selecteer Basis-/voorbeeld en kies Basis Pakbon.
  9. Klik op Kopieer opmaak.
  10. Klik op Opslaan.

In de opmaak bevestiging staat nu de opmaak voor een pakbon/werkbon. Wanneer je nu een pakbon/werkbon wilt maken dan moet je bij verkopen niet kiezen voor de knop Pakbon/Werkbon, maar voor de knop Bevestiging. Een bevestiging kan wel rechtstreeks worden gemaild naar de klant. Dit kun je op de klantkaart bij het tabblad e-mailadressen instellen. 

Je documenten kunnen soms niet aankomen bij de je klant, dit kan verschillende oorzaken hebben:

Foutief e-mailadres
Is het e-mailadres van de klant juist ingevoerd?

Zorg voor een duidelijke e-mailindeling
Een email die is voorzien van een standaard e-mailtekst kan als spam bericht worden gezien. Ons advies is om het mailbericht te personaliseren.

Mailen via je eigen server
Het kan zijn dat je mailt vanaf je eigen mailserver. Controleer bij je instellingen of deze gegevens goed staan ingesteld en of de testmail kan worden verstuurd.

Mail je niet via een eigen mailserver, maar via het SnelStart Service Platform?
Mail je niet via een eigen mailserver, dan wordt je mail verzonden via het SnelStart Service Platform. Hierbij doen wij er zoveel mogelijk aan om ervoor te zorgen dat de mail ook wordt afgeleverd. Gebruik je een eigen domeinnaam (bijvoorbeeld ‘uwbedrijf.nl’), dan kun je het systeem een handje helpen: vraag de beheerder van je domein om in de DNS-registratie een SPF-entry aan te maken voor ‘spf.mailservice.snelstart.nl'. Hierdoor kan de ontvangende e-mailserver zien dat het SnelStart Platform namens jou een e-mail mag versturen. Meer hierover lees je op: https://en.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework
Laat de bovenstaande handeling altijd uitvoeren door je systeembeheerder.

 


Meer weten over dit onderwerp?
Klik hier om terug te gaan naar alles over verkopen, of lees hier de veelgestelde vragen.