1. Verkopen
  2. Herinneringen en aanmaningen

Herinneringen en aanmaningen in SnelStart 12

Vanaf inBalans kun je in SnelStart 12 werken met herinneringen en aanmaningen middels dossiervorming. In dit artikel lees je hoe dit werkt.

1. Algemene informatie

Betaalt de klant zijn factuur niet op tijd? Dan kun je vanuit SnelStart een herinnering of aanmaning versturen. Je kunt je eigen aanmaanproces instellen. Deze kan bestaan uit een eerste en/of tweede herinnering en een eerste en/of tweede aanmaning. Dit worden de aanmaanstappen genoemd. Het instellen van de aanmaanstappen doe je in het aanmaningssjabloon.

In SnelStart Web kun je vanaf inStap met één druk op de knop een herinnering van je factuur versturen. In dat geval verstuur je per mail een herinnering van je factuur. Dit is geen officiële dossiervorming zoals in dit artikel wordt uitgelegd.

2. De instellingen om te werken met herinneringen en aanmaningen 

Stap 1: Het aanmaningssjabloon instellen
Begin eerst met het instellen van de aanmaanstappen die je wilt gebruiken. Ga naar het tabblad Facturen → Aanmaningssjablonen. Standaard staat hier een aanmaansjabloon met de naam Aanmaning. Door een vinkje voor de aanmaastap te zetten geef je aan dat je deze stap wilt gebruiken in het proces. Vul daarna de dagen in vanaf wanneer de aanmaanstap mag worden verstuurd.
Aanmaning_b
Bij een eerste of tweede aanmaning kun je ook rente of incassokosten berekenen. Meer informatie hierover lees je hier

Stap 2: De opmaken toevoegen
Na het invullen van de aanmaanstappen moeten de opmaken worden toegevoegd. Dat is de opmaak zoals de aanmaanstap naar de klant wordt verstuurd. Ga naar de tabel Sjabloon opmaak. 
SF000001241_afbeelding_002Wanneer er een vinkje bij Opmaak aanwezig staat dan staat die opmaak er al in. Staat er geen vinkje dan moet de opmaak nog worden toegevoegd. Selecteer de regel van de aanmaanstap en klik op Opmaak kopiëren. Selecteer de optie Basis-/voorbeeld en kies in de lijst de gewenste opmaak (afhankelijk van de aanmaanstap die je hebt geselecteerd). Klik vervolgens op de knop Kopieer opmaak.

Door te klikken op Opmaak wijzigen is het mogelijk om de opmaak van de aanmaanstap aan te passen naar eigen wens. Zoals bijvoorbeeld het toevoegen van je logo. 

Rekeningoverzicht
Het is ook mogelijk om een rekeningoverzicht naar je klanten te sturen. Dit is een overzicht van alle openstaande facturen. Zet in het aanmaningssjabloon een vinkje bij Rekeningoverzicht. Deze optie staat bovenin. Er moet dan ook een opmaak voor het rekeningoverzicht worden toegevoegd. 

Als er voor een aanmaanstap geen opmaak is toegevoegd dan kan die aanmaanstap niet worden verstuurd naar je klanten.

Stap 3: De instelling op de klantkaart
Je moet per klant aangeven of de klant voor een herinnering of aanmaning in aanmerking mag komen. Dit doe je op de klantkaart. In het oude klantenscherm zie je in het tabblad Algemeen aanmanen staan en op de nieuwe klantkaart zie je in het onderdeel Verkoopafspraken aanmanen staan. Selecteer hier of het om een onderneming (bedrijf) of consument (particulier) gaat. Het verschil heeft te maken met het te berekenen rentepercentage. Vul ook de betalingstermijn in. Dit bepaalt namelijk wanneer een factuur vervallen is en in het aanmaanproces terecht komt.

3. De herinnering of aanmaning versturen

Nadat alle aanmanstappen zijn ingevuld en de opmaken zijn toegevoegd kunnen de herinneringen of aanmaningen worden verstuurd. Dit doe je in het scherm Aanmaningen.

  1. Ga naar Facturen → Aanmaningen.
  2. Vul de selectievelden in. Dit bestaat o.a. uit het selecteren van de klanten. Wanneer je deze velden leeg laat dan worden alle klanten in de selectie meegenomen. De ingevoerde peildatum is de datum waarop SnelStart kijkt of er tot die datum aanmaanstappen van toepassing zijn. Bij de optie sjabloon kies je het aanmaningssjabloon. Wanneer je meerdere aanmaanprocessen hebt gemaakt kun je dus een ander sjabloon kiezen. Klik op Vul de lijst als alle selectievelden zijn ingevuld. 
  3. De herinneringen en/of aanmaningen die verstuurd kunnen worden verschijnen. In elke regel wordt de klantnaam genoemd en welke aanmaanstap er voor die klant van toepassing is. Door een regel aan te klikken kun je de betreffende klant de-selecteren. Deze klant ontvangt zijn aanmaanstap dan niet.
  4. Vervolgens kunnen de herinneringen en aanmaningen naar de klanten worden verstuurd. Dit doe je door onderin op de knop Afdrukken en e-mailen te klikken. Je kunt hier kiezen voor verschillende opties:

    - Alles e-mailen: Alles wordt wordt direct gemaild. Er moet dan wel een emailadres staan ingevuld op de klantkaart.
    - Alles afdrukken: Alles wordt direct afgedrukt. 
    - E-mailen volgens instellingen: Wanneer er op de klantkaart bij het tabblad emailadressen een vinkje staat bij Aanmaning dan kun je kiezen voor deze optie. Staat dit vinkje daar niet aangevinkt klik dan voor Alles e-mailen.
    - Afdrukken volgens instellingen: Wanneer er op de klantkaart bij het tabblad emailadressen een vinkje staat bij Aanmaning dan werkt deze optie niet. Klik dan op Alles afdrukken. Wanneer daar geen vinkje staat kun je deze optie selecteren en wordt de factuur afgedrukt. 
    - Afdrukken en e-mailen volgens instellingen. In dit geval wordt naar alle klanten waarbij op de klantkaart in het tabblad e-mailadressen een vinkje staat bij Aanmaning de aanmanstap per mail verstuurd en voor klanten waarbij dit vinkje niet staat aangevinkt wordt de aanmaanstap afgedrukt.
  5. De volgende aanmaanstap voor een klant zal pas weer van toepassing zijn na het aantal dagen wat je hebt ingevuld in het aanmaningssjabloon. 

Een voorbeeld van de herinneringen of aanmaningen bekijken
Links onderin bij Aanmaningen zie je een blad met een vergrootglas. Door daar op te klikken is het mogelijk om een voorbeeld van de herinnering of aanmaning te zien voordat je deze naar je klanten verstuurd. 

Een kopie van de factuur met de herinnering of aanmaning meesturen. 
Per aanmaan stap kun je aangeven of je wel of niet een kopie van de factuur mee wilt sturen. Dit doe je door te gaan naar het aanmaansjabloon, Facturen → Aanmaningssjablonen. Ga naar de tabel Sjabloon opmaak. Selecteer de aanmaanstap en zet een vinkje bij kopie factuur afdrukken.
Kopiefactuuraanmaning_b

Het e-mailbericht aanpassen
Op het moment dat de de herinneringen en aanmaningen per mail naar de klanten worden verstuurd, wordt het e-mailbericht niet getoond. Het is op dat moment dus niet mogelijk om de tekst van het e-mailbericht aan te passen. Het is wel mogelijk om dit bericht van te voren op te stellen. Ga naar het tabblad Facturen → Aanmaningssjabloon. In het kader Sjabloon opmaak zie je de opmaken staan. Rechts hiervan staat E-mailbericht. Hier is het mogelijk om het e-mailbericht in te zien en eventueel aan te passen. Dit e-mailbericht geldt voor al je aanmaanstappen.
emailbijaanmaning_b

Nogmaals afdrukken
Het opnieuw afdrukken is alleen mogelijk vanuit het oude klantenscherm. Ga naar de klantkaart van de betreffende klant en klik op het tabblad Aanmaningsarchief. Vul het factuurnummer in en klik op Vul de lijst. Selecteer de factuur en klik op de printerknop.

De herinnering of aanmaning verwijderen
Je kunt een aanmaanstap, dus een herinnering of aanmaning verwijderen per klant verwijderen. Ga naar de klantkaart en klik op het tabblad Aanmaningsarchief. Vul het factuurnummer in en klik op Vul de lijst. Selecteer de factuur en klik op Verwijder.

Een gehele aanmaanrun kan ook in één keer worden verwijderd. Ga naar het onderdeel Aanmaningen. Selecteer rechtsonder de aanmaanrun die je wilt verwijderen en klik op Verwijder herinneringen/aanmaningen. Kies in het keuze menu voor Verwijder alle herinneringen/aanmaningen voor het laatste afdruktijdstip en klik op Ja. Per manier van versturen (dus afdrukken of afdrukken en mailen etc.) wordt een aparte regel historie gemaakt. Het kan dus zijn dat je meerdere regels moet verwijderen om een complete aanmaanrun te verwijderen. 

Status deurwaarder
Zodra een klant het volledige ingestelde aanmaantraject heeft doorlopen krijgt deze de status deurwaarder. Dit betekent dat deze klant niet verder kan worden aangemaand vanuit SnelStart. Een vervolgstap zou kunnen zijn het onderbrengen van deze facturen bij een incassobureau. Dit gaat buiten SnelStart om. 

Het is wel mogelijk om voor klanten met de status deurwaarder een nieuw aanmaantraject te starten. Selecteer bij het vullen van de lijst ook de optie: Ook klanten met de status deurwaarder aanmanen voor nieuwe facturen. De eerder aangemaande facturen blijven hierbij open staan en voor de nieuwe facturen wordt een nieuw aanmaantraject gestart. 

4. Een herinnering of aanmaning komt niet naar voren. Hoe kan dit?

1. De betaaltermijn van de factuur is nog niet om. (Dit kun je controleren op de plek waar je de factuur hebt gemaakt)

2. De betaaltermijn is wel om, maar de termijn die staat ingesteld bij het aanmaningsproces is nog niet om. (Zie Aanmaningsjablonen).

3. Er is al een herinnering of aanmaningsproces actief. (Wanneer er voor een klant al een aanmaningsproces is gestart dan gaat een nieuwe factuur die ook in aanmerking zou komen voor herinnering of aanmaning mee in dat proces. Het kan dan zijn dat de volgende stap van het al bestaande aanmaningsproces nog niet van toepassing is).

Hoe kun je controleren of er al een aanmaningsproces actief is?
Dit kun je controleren op de klantkaart. Selecteer de betreffende klant en ga naar het Aanmaningsarchief. Kijk naar de meest actuele datum en kijk wat voor aanmaanstap dit was. In Aanmaningsjablonen kun je kijken na hoeveel dagen de volgende aanmaanstap naar voren zal komen. 

4. Op de klantkaart is niet ingevuld dat er bij de betreffende klant gewerkt kan worden met herinneringen en aanmaningen (zie stap 3).



Meer weten over dit onderwerp?
Klik hier om terug te gaan naar alles over verkopen, of lees hier de veelgestelde vragen.