Het klantonderzoek (KYC)

Om een bankkoppeling te maken moet je een klantonderzoek doorlopen. In dit artikel lees je hier alles over.

Om een bankkoppeling te maken, moet je eerst een klantonderzoek doorlopen. Dit is nodig om je identiteit te verifiëren. Wil je weten waarom dit nodig is? Op onze landingspagina over PSD2 lees je hier alles over.

1. Het klantonderzoek starten

• Het klantonderzoek kan alleen worden uitgevoerd in een online administratie en moet voor elke administratie afzonderlijk worden doorlopen.
• Je kunt tussendoor stoppen. De ingevoerde gegevens worden 30 dagen bewaard. 
• Als je geen documenten hoeft aan te leveren, doorloop je het proces binnen enkele minuten. Moet je wel documenten uploaden, dan duurt het iets langer. Nadat je het klantonderzoek hebt voltooid, ontvang je een e-mail zodra wij je aanvraag hebben beoordeeld. Dit kan tot zeven werkdagen duren. Daarna kun je de koppeling activeren.

Het klantonderzoek starten

Je start het klantonderzoek vanuit het nieuwe bankierenscherm in SnelStart Polaris. Dit scherm bereik je via SnelStart Web.

1. Ga naar onze website en klik rechtsboven op Inloggen. Open daarna je administratie.
2. Klik links in het overzicht op koppelingen. Heb je het pakket inOrde? Dan vind je Koppelingen door rechtsboven op het Poppetje te klikken. 
3. Typ in de zoekbalk: Bankkoppelingen. Klik op de tegel Bankkoppelingen SnelStart → Naar bankieren.
   
4. Je komt in een nieuw bankierenscherm van SnelStart. Als je al rekeningnummers in je administratie hebt zie je deze hier. 
5. Klik op de blauwe knop Nieuw → met automatische bankkoppeling
   
   
6. Klik op Bankrekening koppelen → Naar klantonderzoek. Als je contactgegevens niet stonden ingesteld krijg je hiervan een melding. Klik op Naar Basisinstellingen en stel bij het tabblad contact je voor- en achternaam in. Sluit daarna dit venster en klik weer opnieuw op de blauwe knop Nieuw.
7. Het klantonderzoek proces start nu. Lees de introductiepagina en klik op Starten.
   
8. In stap 1 zie je een samenvatting van de gegevens van jouw bedrijf. Selecteer Ja, deze kloppen en ga naar de Volgende stap.
   
9. In stap 2 staan de gegevens van de vertegenwoordigers van jouw bedrijf. Deze zijn opgehaald vanuit de KVK. Klik op Voltooi gegevens en controleer deze. Klopt alles? Klik dan op Ja, vertegenwoordigers zijn juist ingevuld. Ga akkoord met de twee verklaringen en ga naar de Volgende stap.
   
10. Kloppen de gegevens niet of staan er geen gegevens? Klik op Nee, vertegenwoordigers zijn niet juist ingevuld. Vul de gegevens aan en upload het gevraagde document.
11. In stap 3 verifieer je je identitiet. Bij sommige banken kan dit via iDIN. Let op: gebruik hiervoor de bank waarbij jij persoonlijk bankiert. Het gaat erom dat jij jezelf identificeert. Gebruik dus niet per ongeluk de iDIN van je partner of iemand anders.  
    
12. Kun je jezelf niet met iDIN indentificeren? Klik dan op de link: Ik kan geen iDIN gebruiken. Upload een kopie van de voor- en achterkant van je paspoort, rijbewijs of ID-kaart. Je kunt hiervoor de KopieID-app gebruiken zodat je gemakkelijk je BSN en foto kunt verbergen.
13. Heb je een eenmanszaak of BV met één eigenaar? Dan krijg je nu de melding dat het klantonderzoek is voltooid. Wij beoordelen dit onderzoek. Zodra het is beoordeeld, ontvang je een e-mail van ons. Daarna kun je de bankkoppeling activeren. Let op: de beoordeling kan tot 7 werkdagen duren. Heb je een andere rechtsvorm dan ga je verder naar stap 4.
    

14. In stap Stap 4 vul je de uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) in. Een UBO is iemand met meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendom, of iemand die feitelijk zeggenschap heeft over het bedrijf. Klik op + Belanghebbende toevoegen. Is de vertegenwoordiger ook een UBO? Klik dan op Bestaande vertegenwoordiger kiezen en selecteer de juiste persoon. Let op: Je moet alle UBO's invullen. Zijn er meerdere UBO's? Klik dan opnieuw op + Uiteindelijke belanghebben toevoegen en voeg de volgende UBO toe. Als dit niet goed is ingevuld, hebben wij extra documentatie nodig. 

    
15. Zijn alle UBO's ingevuld? Lees en selecteer de twee verklaringen en ga naar de Volgende stap.
16. In stap 5 moet je een UBO-uittreksel uploaden dat niet ouder mag zijn dan 1 jaar. Klik op Selecteer bestand of op de link: Ik heb geen UBO-uittreksel beschikbaar om het uittreksel op te halen. 
    
17. Je kunt nu de melding krijgen dat het klantonderzoek is voltooid. Wij beoordelen dit onderzoek. Zodra het is beoordeeld, ontvang je een e-mail van ons. Daarna kun je de bankkoppeling activeren. Let op: de beoordeling kan tot 7 werkdagen duren. Krijg je deze melding niet dan kom je in de volgende stap.

18. In de laatste stappen moet je mogelijk een bewijs van de UBO’s uploaden.
    Dit kan één van de volgende documenten zijn:

    • Een UBO-uittreksel, ondertekend door je accountant (niet ouder dan 1 jaar). Hiermee bevestigt de accountant wie de UBO’s zijn.

    • Een ondertekend organogram van de accountant

    • Een accountantsverklaring

    • Een vennootschapscontract

    • De statuten van je bedrijf

19. In de laatste stap moeten alle UBO's zich afzonderlijk identificeren. Ze ontvangen een mail met daarin een verificatielink. Deze link is zeven dagen geldig. Daarmee kunnen ze zichzelf identificeren via iDIN of door het uploaden van een identiteitsbewijs. Ga naar de laatste stap.
20. Je krijgt nu de melding dat het klantonderzoek is voltooid. Wij beoordelen dit onderzoek. Zodra het is beoordeeld, ontvang je een e-mail van ons. Daarna kun je de bankkoppeling activeren. Let op: de beoordeling kan tot 7 werkdagen duren. 

Hoe kan ik het klantonderzoek herstarten of opnieuw opstarten?
Als je het proces tussentijds onderbreekt, kun je dit later eenvoudig hervatten. Ga naar het nieuwe bankierenscherm en klik bovenaan op "Nieuw - Met automatische bankkoppeling". Klik op hervatten of opnieuw starten.

2. Veelgestelde vragen

1. Hoelang is het klantonderzoek geldig nadat ik dit heb doorlopen?
   Afhankelijk van de aangeleverde informatie wordt bepaald wat de geldigheidsduur van jouw verificatie zal zijn. Dat kan bijvoorbeeld 1,3 of 5 jaar zijn.
2. Moet ik het klantonderzoek per administratie doorlopen?
   Ja, voor elke administratie waarin je een bankkoppeling wilt moet je het klantonderzoek doorlopen.
3. Ik heb een eenmanszaak en ben vrijgesteld van btw. Heb ik dan een btw-nummer?
   Ja, ook als je bent vrijgesteld van btw krijg je een btw-nummer bij het inschrijven bij de KVK. Meer informatie lees je op de website van de KVK.

Was dit artikel nuttig?