Een e-factuur versturen of ontvangen

Vanaf het pakket inStap kun je een e-factuur versturen naar de overheid. Je kunt ook een e-factuur ontvangen. In dit artikel leggen we je uit hoe dit werkt vanuit SnelStart.

Een e-factuur is een elektronische factuur. Dat betekent dat die facturen digitaal worden afgehandeld. Sinds april 2019 moeten leveranciers hun facturen aan de overheid verplicht als e-factuur via het Europese Peppol netwerk versturen. 

Een e-factuur wordt als UBL bestand via het PEPPOL-netwerk verstuurd en bij de ontvanger automatisch ingeboekt

Vanuit SnelStart Web kun je een e-factuur versturen. Werk je alleen in SnelStart 12? Vanuit die omgeving kan dit alleen via een softwarepartner. In dit stappenplan leggen we beide manieren verder uit. 

1. Een e-factuur versturen vanuit SnelStart Web (online)

Om een e-factuur te kunnen versturen moet jouw KVK-nummer bij je bedrijfsgegevens in SnelStart staat ingesteld. Je bedrijfsgegevens vind je in SnelStart Web door rechtsboven op de naam van je administratie te klikken en dan te gaan naar Bedrijfsgegevens. Daarnaast is het belangrijk dat de ontvangende partij is aangemeld bij het Peppol-netwerk. Lees hieronder verder.

Een e-factuur versturen naar een overheidsorganisatie
Een e-factuur kan alleen worden verstuurd naar een overheidsorganisatie als je het organisatie-identificatienummer van die overheidsorganisatie hebt ontvangen. Ook wel het OIN nummer genoemd. Dit nummer, samen met het KVK nummer, moet je invullen op de klantkaart. Het PEPPOL-netwerk herkent dit nummer en daardoor wordt de factuur naar de juiste overheidsorganisatie worden verstuurd. Let op: Deze gegevens kun je alleen invullen op de klantkaart in SnelStart Web. Dit kun je niet invullen in SnelStart 12. 
Heb je dit nummer niet ontvangen, neem dan contact op met de overheid of klik hier voor een lijst met alle OIN nummers. Een e-factuur kan namelijk alleen worden verstuurd als dit nummer staat ingesteld. 

Een e-factuur versturen naar een klant (geen overheidsorganisatie)
Een e-factuur kan ook worden verstuurd naar bedrijven die geen overheidsorganisatie zijn. De ontvangende partij moet dan zijn aangemeld op het Peppol netwerk. Dit moet de ontvangende partij zelf doen. Het KVK nummer van deze klant moet worden ingesteld op de klantkaart in SnelStart. 

De factuur versturen
Als bovenstaande goed staat ingesteld, kan de factuur als e-factuur worden verstuurd. Dit kan in SnelStart Web tijdens het maken van de factuur in Stap 4. De factuur maak je zoals je een factuur altijd maakt. In Stap 4 selecteer je bovenaan de optie Als e-factuur. Daarna kun je de factuur als e-factuur versturen. 

Als je bij stap 4 de factuur niet als e-factuur kunt versturen verschijnt er een melding dat de ontvangende partij niet is aangemeld bij het PEPPOL-netwerk. Neem in dit geval contact op met de ontvangende partij. 

Een e-factuur wordt vanuit SnelStart als UBL versie 1.2 verstuurd.

2. Een e-factuur versturen vanuit SnelStart 12 (via een partner)

Werk je alleen in SnelStart 12 en wil je je factuur toch als e-factuur versturen? Dit kan via een koppeling met een sofwarepartner. Je stuurt in dat geval de PDF-factuur en het UBL-bestand vanuit SnelStart naar de partner. De partner verstuurt hiervan een e-factuur via het Peppol netwerk naar de ontvanger. Partners die dit o.a. kunnen vind je terug op onze koppelingensite. Vul in de zoekbalk bijvoorbeeld everbinding in. Deze partner kan dit o.a. voor je regelen. Neem voor vragen hierover contact op met de partner.


3. Een e-factuur ontvangen in SnelStart

Je kunt ook een e-factuur ontvangen. Dit kan alleen in een online administratie.
Hiervoor moet je je eerst aanmelden bij het Peppol netwerk.

Dit kun je doen door een email te sturen naar kvkcheck@snelstart.nl met daarin je relatienummer, een kopie uittreksel van je KVK, en een kopie van het identiteitsbewijs van de persoon die als eigenaar van het bedrijf staat ingeschreven bij de KVK. Let op: Het uittreksel van de KVK mag niet ouder zijn dan een half jaar en het legitimatiebewijs moet nog geldig zijn. 
Binnen 3 werkdagen ontvang je van ons een reactie dat je bent gevalideerd.
Nadat je bent gevalideerd moet je de koppeling instellen in SnelStart Web. Lees verder hoe je dit kunt doen.

Open je administratie en ga links in het overzicht naar koppelingen. Selecteer de koppelingstegel
E-facturen ontvangen en vul de gevraagde gegevens in. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Je kunt nu een e-factuur ontvangen in SnelStart 12 en/of in Web. Zodra je een e-factuur ontvangt wordt deze automatisch dik gedrukt in je Dagboek inkoop (SnelStart 12) of inkoopoverzicht (SnelStart Web) gezet. Je krijgt hiervan verder geen melding in SnelStart. 

Een e-factuur kan als UBL versie 1.1, 1.2 en 2.0 worden ontvangen.

 

Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee