Artikelen importeren in SnelStart 12

Vanaf inKaart kun je in SnelStart 12 artikelen importeren in je administratie. In dit artikel leggen we uit hoe dit werkt.

 

  • Door de omvangrijke mogelijkheden m.b.t. importeren bieden wij hierop geen ondersteuning. Wil je toch hulp hebben met het importeren dan kun je hierover contact opnemen met een Implementatiepartner
  • Maak altijd eerst een back-up van je administratie voordat je start met het importeren van gegevens.

1. Het importbestand maken

Om artikelen te importeren moet eerst een importbestand zijn aangemaakt. Dit kan een Excel of CSV bestand zijn. In dit importbestand moeten een aantal verplichte kolommen zijn toegevoegd. De velden in deze kolommen moeten zijn ingevuld. 

De verplichte kolommen:

Artikelcode
In het bestand moet een kolom FldArtikelcode staan. Hierin moet de artikelcode van het artikel komen te staan. Dit veld mag cijfers, letters en leestekens bevatten. Afhankelijk van wat staat ingesteld in je administratie bij instellingen. Als je in het importbestand artikelcodes hebt staan die in SnelStart al bestaan dan worden bij het importeren de bestaande gegevens vervangen door de gegevens in het importbestand. Een artikelcode met alleen cijfers kan uit maximaal 10 cijfers bestaan. 

Artikelcode met cijfers en letters: Heb je in SnelStart ingesteld dat je artikelcode uit cijfers en letters bestaat dan dit ook in importbestand worden ingevuld. Het aantal cijfers en/of letters mag niet langer zijn dan het ingestelde aantal karakters in SnelStart. Het kan helaas voorkomen dat wanneer er artikelen geïmporteerd worden waarbij artikelcode's in één importbestand bestaan uit cijfers en cijfers en letters dit problemen veroorzaakt. Lees hierover meer informatie in dit artikel bij hoofdstuk 4. 

    Omschrijving
    Er moet ook een kolom FldOmschrijving in het bestand staan. Hierin moet de omschrijving van het artikel worden ingevuld. 

    Verkoopprijs
    In het veld Fldverkoopprijs moet de verkoopprijs van het artikel komen te staan. In dit veld kunnen alleen cijfers en het decimaalteken (komma) worden ingevuld. Wil je geen verkoopprijs importeren zet dan een nul in dit veld.. 

    Artikelomzetgroep
    Naast bovenstaande velden moet er ook een kolom FldArtikelOmzetGroepID in het bestand staan. Meer informatie over artikelomzetgroepen lees je hier

    In dit veld moet worden ingevuld aan welke omzetgroep het artikel kan worden gekoppeld. Hiervoor moet een ID nummer worden ingevuld. Dit is niet het nummer wat de omzetgroep bij instellingen in SnelStart heeft, maar het nummer dat de omzetgroep krijgt in de database zelf. In onderstaande tabel staat beschreven wat de IDnummers zijn van de standaardomzetgroepen die in SnelStart staan. Als je hierin geen wijzigingen hebt aangebracht dan kun je onderstaand nummer gebruiken voor de juiste omzetgroep.

    Artikelomzetgroepnummer Naam artikelomzetgroep Het IDnummer
    1 Hoog btw (goederen) 1
    2 Laag btw (goederen) 2
    3 Geen btw (goederen) 3
    4 Vrijgesteld btw (goederen) 4
    5 Hoog btw (diensten) 5
    6 Laag btw (diensten) 6
    7 Geen btw (diensten) 7
    8 Vrijgesteld btw (diensten) 8


    Heb je wel wijzigingen aangebracht in de artikelomzetgroepen dan kun je het ID nummer achterhalen door de administratie (database) te openen in een management studio (geïnstalleerd op de computer). Is het niet mogelijk om de administratie te openen in een management studio dan kan je de artikelomzetgroep ook achterhalen en importeren middels een formule. Hoe je dit doet lees je hier.

    Naast de verplichte velden kunnen nog meer velden worden geïmporteerd. Zie bij hoofdstuk 3 in dit artikel de velden die ook geïmporteerd kunnen worden. 

    De voorbeeldbestanden:
    Klik hieronder op de link om een voorbeeldbestand te zien waarmee artikelen geïmporteerd kunnen worden. De velden die rood gemarkeerd zijn, zijn verplicht velden. De overige velden zijn groen gemarkeerd.

    Download het voorbeeldbestand
    Download het voorbeeldbestand voor het importeren met een formule voor de artikelomzetgroepID

    2. De artikelen importeren

    Nadat het importbestand is aangemaakt kan het bestand worden geïmporteerd. Advies is om vooraf aan het importeren een back up van je administratie te maken. Hierdoor kun je altijd terug naar de situatie zoals het was. 

    1. Ga naar het tabblad Relaties → Importeren. Als je voor de eerste keer gaat importeren klik dan op Nieuw importprofiel maken. 
      SF000001552_afbeelding_001
    2. Selecteer bij Tabel in SnelStart Artikelen. 
    3. Klik onderin op Volgende. Klik op Bladeren om het te importeren bestand te selecteren vanaf je computer en klik daarna op Volgende. 
    4. Selecteer in het te importeren tabel de juiste tabel en klik op Volgende.
    5. In het scherm wat nu getoond wordt staat aan de linkerkant de kolom Velden in SnelStart. Hieronder staan alle velden die in SnelStart geïmporteerd kunnen worden en de naam hiervan. Daarnaast staat de kolom Te importeren velden (formules). Dit zijn de kolomnamen zoals ze in jouw importbestand staan. Als SnelStart deze kolomnamen herkent als zijnde het veld in SnelStart dan komt de kolom achter het juiste veld te staan. Wanneer een te importeren veld vanuit jouw importbestand niet achter het juiste veld staat dan kun je dit zelf aanpassen door te klikken op het + teken. Je kunt dan het juiste veld selecteren. 

      Door rechts onderin op volgende te klikken kun je al je artikelen die in het importbestand staan controleren. Je ziet in het de kolom Resultaat welke gegevens er in welk veld worden gezet. Dit is overgenomen uit je importbestand.
    6. Als alles goed staat ingesteld kun je links onderin klikken op Volgende. 
    7. Je kunt bij de importeermethode kiezen voor 3 verschillende opties. Selecteer de gewenste optie en klik op Volgende.

    8. Selecteer vervolgens de gewenste actie. Om het bestand direct te importeren selecteer je de optie Het importprofiel opslaan en uitvoeren en klik onderin op Voltooien.
      SF000001552_afbeelding_007

    3. Overige velden die geïmporteerd kunnen worden

    Naast de verplicht velden kunnen onderstaande velden ook geïmporteerd worden. 

    Inkoopprijs
    Het veld fldInkoopPrijs vult het veld Inkoopprijs in de artikelkaart. In dit veld kun je uitsluitend cijfers gebruiken en het decimaalteken (komma).Wil je geen inkoopprijs voor het artikel importeren? Zet dan een nul in het importbestand.

    Automatische prijs
    Het veld fldAutomatischePrijs zet het vinkje bij de optie Automatische prijs in de artikelkaart. Als je een vinkje plaatst bij de optie Automatische prijs, dan kun je in het verkoopvenster in de orderregels de verkoopprijs niet handmatig aanpassen. SnelStart kiest dan altijd de prijs aan de hand van prijsafspraken en ingestelde kortingen.

    Dit veld kan alleen de waarden True of False bevatten. Vul de waarde True in om het vinkje te plaatsen. Gebruik de waarde False om het vinkje niet te plaatsen.

    Relatiecode leverancier
    Werk je met het pakket inControle dan kun je artikelen toewijzen aan standaard leveranciers. Het veld fldLeverancierRelatieCode vult het veld Leverancier in de artikelkaart. In dit veld kun je uitsluitend cijfers gebruiken.

    Besteleenheid
    Met het pakket inControle of hoger kun je de besteleenheid invullen, hiermee geef je het aantal aan waarin je het artikel kunt bestellen. Het veld fldBestelEenheid in het importprofiel vult het veld Besteleenheid in de artikelkaart. Het veld mag alleen cijfers bevatten. Je hoeft het veld alleen in te vullen als je bij het betreffende artikel de voorraadcontrole hebt aangevinkt.

    Eenheid
    Als je bijvoorbeeld een bepaald artikel alleen per doos verkoopt, vul je bij de eenheid het woord 'doos' in. Het veld fldEenheid vult het veld Eenheid in de artikelkaart. Dit veld kan zowel cijfers als letters bevatten.

    Maxkortingpercentage
    Vanaf het pakket inBalans kun je prijsmaker gebruiken. Als je met kortingsafspraken werkt, maar je wilt voor een bepaald artikel een maximale korting instellen, dan gebruik je het veld Maximale korting om een percentage in te vullen. Het veld fldMaxKortingPercentage plaatst een vinkje bij Maximale korting in de artikelkaart en vult het veld met het percentage dat je hebt ingevuld.

    Recept plaatsen
    Het veld fldReceptPlaatsen kun je uitsluitend gebruiken als je werkt met samengestelde artikelen (vanaf het pakket inZicht) en heeft invloed op het veld Recept plaatsen tijdens het ingeven van een factuurregel in het tabblad Recepten. Bij het plaatsen van een artikel dat uit meerdere andere artikelen bestaat, kun je ervoor kiezen alleen het hoofdartikel te plaatsen of alle artikelen waaruit het hoofdartikel bestaat. Met het veld fldReceptPlaatsen heb je 3 verschillende mogelijkheden. 

    1. Keuze wel of niet plaatsen: wil je tijdens het plaatsen van het hoofdartikel bepalen of je wel of niet het recept op de factuur wilt zetten, dan vul je de waarde 0 in.
    2. Nooit plaatsen: wil je dat het recept beslist niet wordt geplaatst, dan vul je de waarde 1 in.
    3. Altijd plaatsen: wil je dat het recept altijd geplaatst wordt, dan vul je de waarde 2 in.

    Dit artikel op recept
    Dit veld kun je uitsluitend gebruiken als je werkt met samengestelde artikelen en heeft invloed op het veld Hoofdartikel plaatsen in het tabblad Recepten. Het veld fldDitartikelOpRecept plaatst een vinkje bij de optie Hoofdartikel plaatsen in het tabblad recepten van de artikelkaart. Hiermee geef je aan of je van het samengestelde artikel het hoofdartikel wilt plaatsen op de factuur. Dit veld moet de waarden True of False bevatten. Door de waarde True wordt het hoofdartikel geplaatst. Wanneer je de waarde False gebruikt, dan wordt het hoofdartikel niet geplaatst.

    Artikelkortingsgroep
    Het veld fldArtikelKortinggroepID vult het veld Kortinggroep in de klantenkaart. Het veld moet het ID-nummer van een artikelkortinggroep bevatten. De Artikelkortinggroep is in principe een koppeling tussen een artikel en een prijsafspraak. Standaard kun je alleen het ID-nummer van de betreffende artikelkortinggroep importeren. Dit is niet het nummer dat de kortinggroep heeft bij de instellingen, maar het nummer dat de kortinggroep krijgt in de database zelf. Dit kun je alleen bekijken door de database te openen met Management Studio.

    Het is ook mogelijk om artikelkortinggroep te importeren op naam of nummer. Hiervoor moet je een formule toevoegen aan het importprofiel. Hoe je dit doet lees je hier.

    Gewenste voorraad
    Als je werkt met inControle en voorraadbeheer dan kun je de gewenste voorraad importeren.  Het veld fldVoorraadGewenst vult het veld Gewenste voorraad in de artikelkaart. Werk je niet met voorraadbeheer dan hoef je dit veld niet in te vullen. Het veld mag uitsluitend cijfers bevatten.

    Voorraadcontrole
    Met het veld fldVoorraadcontrole zet je in de artikelkaart het vinkje aan of uit voor het bijhouden van de voorraad van het betreffende artikel. Het veld fldVoorraadControle kan alleen de waarde true of false bevatten. True gebruik je wanneer je de voorraad bij wilt houden. De waarde False vul je in als je voor het artikel geen voorraad wilt bijhouden.

    Minimum voorraad
    Het veld fldMinimumVoorraad vult het veld Minimumvoorraad in de artikelkaart. Werk je met voorraadbeheer, dan kun je een minimum voorraad invoeren. Bij het gebruik van SnelStart Inkoop krijg je een melding als de voorraad onder het ingestelde minimum komt. Dit veld mag alleen cijfers bevatten. Je hoeft het veld alleen in te vullen als je bij het betreffende artikel de voorraadcontrole hebt aangevinkt.

    Voorraad importeren
    Het is helaas niet mogelijk om de voorraad van artikelen te importeren via het importprofiel. Wel bieden onze partners de optie aan om voorraad te importeren. Een partner die dit voor je kan realiseren is S for Software. Zij leveren de module S-Flex Voorraad. Je kunt via deze module snel en eenvoudig voorraad exporteren, aanpassen en importeren. Meer informatie vind je hier.

    4. Artikelen importeren waarbij het importbestand bestaat uit artikelen met cijfers en cijfers en letters

    Standaard staat in SnelStart bij instellingen ingesteld dat artikelcode's bestaan uit cijfers. Dit kunnen maximaal 10 tekens zijn. Het is ook mogelijk om in te stellen dat de artikelcode uit cijfers en letters bestaat. Wanneer je een importbestand hebt waarbij artikelcode's bestaan uit cijfers en uit cijfers en letters dan kan dit problemen veroorzaken. Als het importbestand begint met een groot aantal artikelen waarbij de artikelcode's alleen uit cijfers bestaan dan worden de artikelen die bestaan uit cijfers en letters niet meer geïmporteerd. Dit is op 2 manieren op te lossen:

    1. Splits het importbestand in 2 verschillende bestanden. Eén met alle artikelen die alleen cijfers als artikelcode hebben en één met artikelen die cijfers en letters als artikelcode hebben.
    2. Sorteer de artikelen in het bestand zodat de artikelen die als artikelcode cijfers en letters bovenaan in het bestand staan en de artikelen die alleen cijfers hebben onderaan in het bestand staan. 

    Naast de 2 bovengenoemde oplossingen is er nog een derde oplossing. Deze oplossing werkt goed, maar is wel meer werk. Met deze oplossing pas je het importbestand aan. Alle artikelcodes krijgen een toevoeging waardoor ze alfanumeriek worden. Daarna gebruik je in SnelStart in het importprofiel een formule om de toevoeging weer te verwijderen bij het importeren.

    Oplossing 3: Het importbestand aanpassen
    Deze oplossing werkt alleen bij Excel importbestanden. 

    1. Open het importbestand in Excel. Voeg voor de kolom met de artikelcode een nieuwe kolom toe en noem die bijvoorbeeld Artikelcode met X.
    2. Vul in het veld A2 de volgende formule in: ="X_"&B2  (We voegen in dit geval de tekens X_ en de inhoud van veld B2 samen in veld A2. Door de toevoeging van X_ maken we de waarde alfanumeriek. De inhoud van veld B2 is in dit voorbeeld de originele artikelcode).
    3. Kopieer de inhoud van veld A2 en plak dit in de velden A3 tot en met het eind van je bestand. Sla het bestand op na het maken van deze wijzigingen en sluit Excel af.
      SF000002132_afbeelding_001
    4. Het is nu mogelijk om te starten met importeren zoals in dit stappenplan in hoofstuk 2 wordt uitgelegd, maar tijdens het importeren moet je nu iets aanpassen in de tabel te importeren velde. 
    5. Open je administratie. Ga naar Artikelen → Importeren.
      Kies voor de optie Nieuw importprofiel maken. Selecteer in het keuzeveld Tabel in SnelStart de optie Artikelen en klik op Volgende. Klik op Bladeren om het aangepaste importbestand te zoeken → ga naar de juiste map en selecteer het aangepaste bestand → klik op Openen in het navigatievenster om het bestand toe te voegen en klik daarna op Volgende.
      Selecteer de juiste tabel om te importeren (wordt vaak al aangegeven) en klik nogmaals op Volgende. Klik op het plusje in de eerste regel, achter het veld fldArtikelcode → verwijder de bestaande tekst in het veld Formule → plaats hiervoor in de plaats de formule: Right([Artikelcode met X], Len ([Artikelcode met X])-2) en klik op Ok om de formule te plaatsen.
      SF000002132_afbeelding_002
    6. Klik nogmaals op Volgende en Selecteer de door jou gewenste optie. Wij kiezen voor Toevoegen en Verversen. Klik nogmaals op Volgende → selecteer de optie Het importprofiel opslaan en uitvoeren→ klik op Voltooien en bevestig met Ja om de artikelen definitief te importeren.