Mailen vanuit Snelstart 12

Vanaf het pakket inStap kun je rechtstreeks facturen of andere verkoopdocumenten versturen naar klanten. In dit artikel lees je meer.

In SnelStart 12 kun je een factuur, offerte of bevestiging rechtstreeks naar de klant mailen.

Een pakbon of werkbon kun je niet rechtstreeks mailen naar de klant, maar kunnen wel naar 2 vaste ingestelde e-mailadressen worden gemaild of via een work-around alsnog naar de klant. (zie punt 6). Om te mailen vanuit SnelStart is het belangrijk dat er een aantal instellingen zijn gedaan.

Verder is het mogelijk om een standaard e-mailtekst in te stellen of een bijlage toe te voegen voor het versturen van facturen en/of andere verkoopdocumenten vanuit SnelStart. Klik hier voor meer informatie.

In SnelStart Web kun je ook een factuur mailen naar een klant. Klik hier voor meer informatie.

1. Afzender e-mailadres instellen in de administratie

Ga naar Administratie → Instellingen → Basisgegevens → Bedrijfsgegevens.
Hier moet in het veld e-mail (Algemeen) je e-mailadres worden ingevoerd.
Dit is het afzendermailadres waarmee je mailt naar je klanten.
Wanneer de klanten op jouw e-mail reageren dan komt de reactie in die mailbox terecht.

2. Mailen vanaf de server van SnelStart

Om te mailen moet er een uitgaande e-mailserver (SMTP) zijn ingesteld.
Vanuit SnelStart 12 kun je ook mailen vanaf onze server. Er hoeven dan geen SMTP gegevens te worden ingevuld.
Ga naar het tabblad Administratie → Instellingen → Basisgegevens →  E-mailadressen.
Rechts staat de optie Versturen via eigen mailserver.
Als dit niet staat aangevinkt dan mail je via onze server. Klik vervolgens op Test e-mail versturen. Als het lukt dan krijg je een melding dat de testmail is verstuurd.
Je kunt de volgende melding krijgen: U bent niet gemachtigd om een e-mail te versturen vanaf dit adres. Er is een verificatiemail verstuurd. Lees hieronder meer.

Er is een verificatiemail verstuurd
Stel: je bent in SnelStart ingelogd met een ander e-mailadres dan wat staat ingesteld bij het tabblad Instellingen (het afzendermailadres) dan is het niet direct mogelijk om te mailen.
Er wordt in dat geval een verificatiemail naar het afzendermailadres verstuurd (het e-mailadres wat in het tabblad Instellingen staat). Deze mail dient één keer te worden bevestigd en daarna kun je e-mailen. 

Het afzendermailadres is mail@klantmail.snelstart.nl of mail@mail.snelstartklant.nl
Wanneer er wordt gemaild vanaf de server van SnelStart ziet de klant bij het afzender e-mailadres het volgende: Jullie bedrijfsnaam, en mail@klantmail.snelstart.nl of mail@mail.snelstartklant.nl
Wanneer de klant op beantwoorden klikt dan wordt wel je eigen afzender e-mailadres ingevuld en wordt de e-mail hier naar toe gestuurd. Dit is zo ingesteld om te voorkomen dat mails vanuit SnelStart bij de klant in de spam of ongewenste mailbox terecht komen.

Als je niet wilt dat bovenstaand e-mailadres als afzender e-mailadres wordt getoond dan kun je je eigen SMTP server instellen.

3. Mailen vanaf je eigen SMTP server

Wil je mailen vanaf eigen SMTP gegevens? Dan kun je dit instellen in SnelStart. Je kunt vanuit SnelStart alleen mailen vanuit poort 25 en 587. Ons advies is om altijd poort 587 te gebruiken.

Let op: Het instellen om te mailen vanaf een eigen SMTP server valt buiten de ondersteuning van SnelStart. Poort 25 is een onbeveiligde poort. De poort 587 is beveiligd (met TLS/SSL). Voor poort 587 is het vereist dat je je gebruikersnaam en wachtwoord invult van jouw e-mailadres. 

Klik op het tabblad Administratie → Instellingen. Klik links op Basisgegevens en ga naar het tabblad E-mailadressen. Je ziet nu een overzicht van je ingestelde e-mailadressen staan.
Aan de rechterkant zie je Test e-mail versturen staan en daarboven staat Versturen via eigen mailserver. Als je deze optie aanvinkt verschijnen er velden waarin je je eigen SMTP gegevens kunt invullen. Deze gegevens kun je opvragen bij je webhostingprovider of e-mailprovider.

Extra informatie over het mailen met de SMTP server van Office365
Per 1 oktober 2022 kun je vanuit SnelStart 12 niet meer standaard mailen met de SMTP server van Office 365. Microsoft stopt per 1 oktober met basic authentication. Dit betekent dat er geen gebruik meer gemaakt kan worden van authenticatieprotocollen als POP, IMAP en Exchange Remote PowerShell. SnelStart 12 maakt gebruik van zo`n authenticatieprotocol waardoor je kon mailen met eigen SMTP gegevens. Vanaf 1 oktober krijg je in SnelStart 12 een foutmelding als je bijvoorbeeld een factuur of herinnering probeert te versturen via de mailserver van Microsoft Office 365. Meer informatie hierover lees je hier op de site van Microsoft.

Wat kun je doen?
Zonder verdere instellingen kun je mailen vanaf de server van SnelStart. In hoofdstuk 2 van dit artikel lees je hoe dit werkt. 

Wil je toch blijven mailen vanaf de SMTP server van Office 365 dan zijn er 2 alternatieven. 
Let op: Wij bieden  geen ondersteuning bij het instellen hiervan. Wil je bijvoorbeeld meer informatie over het instellen van app-wachtwoord dan verwijzen we je hiervoor naar Microsoft.

1. Stel een app-wachtwoord in via je Microsoft Office 365-account.
Een app-wachtwoord is een lang, willekeurig gegenereerd wachtwoord dat je slechts één keer opgeeft in plaats van je gewone wachtwoord. Met behulp van een app-wachtwoord kun je toch mailen vanuit je eigen mailserver in SnelStart 12. Via onderstaande twee links vind je de instructies van Microsoft welke instellingen je moet maken. Hierop bieden wij geen ondersteuning. Je kunt hiervoor eventueel je systeembeheerder inschakelen of contact opnemen met de support-afdeling van Microsoft.

https://support.microsoft.com/nl-nl/account-billing/app-wachtwoorden-gebruiken-met-apps-die-verificatie-in-twee-stappen-niet-ondersteunen-5896ed9b-4263-e681-128a-a6f2979a7944

https://support.microsoft.com/nl-nl/account-billing/app-wachtwoorden-beheren-voor-verificatie-in-twee-stappen-d6dc8c6d-4bf7-4851-ad95-6d07799387e9

of

2. Maak een software koppeling via Snelkoppeling.eu
Je kunt een software koppeling maken via Snelkoppeling.eu. SnelKoppeling.eu is een softwarepartner. Zij koppelen je software aan SnelStart en maken de juiste instellingen. Dan kun je alsnog volledig opgemaakte, gepersonaliseerde e-mails versturen vanuit je eigen mailserver in SnelStart 12. Wil je hierover meer weten? Kijk dan op de site van SnelKoppeling.eu. Zij kunnen je hiermee verder helpen. 

Extra informatie over het mailen vanuit Gmail
Let op: Dit valt buiten de ondersteuning van SnelStart.
Gmail heeft een aanpassing gedaan bij het versturen vanuit de SMTP van Gmail. Als je hiermee wilt mailen moet je hiervoor een app wachtwoord aanmaken voor SnelStart. Dat doe je in je Gmail account. In dit stappenplan van Gmail lees je hoe dit werkt. 

4. Kopie naar jezelf versturen (BCC)

Als je mailt vanuit SnelStart dan kun je een kopie naar jezelf sturen.
Ga naar Administratie → instellingen → Basisgegevens → E-mailadressen.
Rechts zie je de optie kopie naar uzelf (BCC) staan. Wanneer je dit aanvinkt dan kun je daar een mailadres in te voeren.

5. Test e-mail versturen

Als bovenstaande instellingen zijn ingevoerd dan kun je een test e-mail versturen om te kijken of het lukt. Ga naar het tabblad Administratie en klik op instellingen. Ga naar basisgegevens en dan naar het tabblad E-mailadressen. Klik rechts op de optie Test e-mail versturen. Er wordt dan een testmail verstuurd naar het e-mailadres wat staat ingevoerd bij Bedrijfsgegevens. 

6. Instellingen op de klantkaart

Vanuit SnelStart 12 kun je rechtstreeks een factuur, offerte of bevestiging mailen naar de klant. Hiervoor moet het mailadres van de klant zijn ingevuld op de klantkaart in het veld E-mail (Algemeen).

Ga naar Relaties → Klanten. In het kader E-mail zie je bij e-mailadres het standaard e-mailadres van de klant staan. Hier kun je aanvinken welke documenten je standaard per e-mail wilt versturen en door te klikken op het plusje naast Aan of CC kun je hier een extra mailadres invoeren.

7. Pakbon of werkbon mailen naar de klant

Het is niet mogelijk om een pakbon/werkbon rechtstreeks te mailen naar de klant.

Je kunt wel een pakbon/werkbon naar twee vaste ingevulde e-mailadressen mailen. Ga hiervoor naar het tabblad Administratie → Instellingen → E-mailadressen.
Hier kun je aanvinken of je wilt dat de pakbon/werkbon per e-mail wordt verstuurd en bij aan en CC kun je de ontvangende mailadressen invoeren. Via een work-around kun je wel een pakbon mailen naar een klant, hieronder meer daarover.

Een pakbon naar een klant mailen
Wanneer je geen gebruik maakt van een bevestiging dan kun je de opmaak van de pakbon/werkbon in de opmaak van een bevestiging zetten ( via het tabblad Verkoopsjablonen).
Opmaak van een pakbon/werkbon in de opmaak voor een bevestiging zetten:

1. Ga naar Facturen → Verkoopsjablonen.
2. Kies aan de linkerkant het sjabloon.
3. Selecteer de regel Bevestiging.
4. Controleer of er een vinkje staat in de kolom Opmaak aanwezig.
5. Is dit niet het geval ga dan verder naar stap 7.
6. Klik op Opmaak verwijderen.
7. Wanneer er geen opmaak stond klik dan op de knop Opmaak kopiëren.
8. Selecteer Basis-/voorbeeld en kies Basis Pakbon.
9. Klik op Kopieer opmaak.
10. Klik op Opslaan.

In de opmaak bevestiging staat nu de opmaak voor een pakbon of werkbon.
Als je nu een pakbon of werkbon wilt maken dan moet je in het tabblad Verkopen niet kiezen voor de knop Pakbon of Werkbon, maar voor de knop Bevestiging.
Een bevestiging kan wel rechtstreeks worden gemaild naar de klant. Dit kun je op de klantkaart bij het tabblad e-mailadressen instellen. 

 

---

Meer weten over dit onderwerp?
Klik hier om terug te gaan naar alles over verkopen, of lees hier de veelgestelde vragen. 

 

Was dit artikel nuttig?