Met het pakket Accountant kun je vanuit SnelStart Polaris de grootboekrekeningen koppelen aan het Referentie Grootboek Schema (RGS). In dit artikel lees je hoe dit werkt.
In SnelStart Polaris kun je het grootboekschema koppelen aan het Referentie Grootboek Schema (RGS). Deze functie is beschikbaar vanaf het pakket Accountant. Heeft jouw accountant toegang tot de administratie? Dan kan de accountant de koppeling ook voor je instellen.
1. Algemene informatie over het RGS
Het RGS (Referentie Grootboek Schema) is een gestandaardiseerd grootboekschema voor belastingplichtige organisaties. Dankzij deze standaard wordt het uitwisselen en analyseren van financiële gegevens eenvoudiger, en worden rapportages consistenter en overzichtelijker.
In SnelStart Web kun je je eigen grootboekrekeningen koppelen aan het RGS. Deze koppeling wordt vastgelegd op accountniveau, niet per afzonderlijke administratie. Dat betekent dat als je voor al je administraties hetzelfde grootboekschema gebruikt, je de koppelingen slechts één keer hoeft te maken.
Bijvoorbeeld: als je in Administratie 1 grootboekrekening 1000 Kas koppelt aan RGS-code BLimKasKas, dan wordt deze koppeling automatisch toegepast op alle online administraties waarin grootboeknummer 1000 met de omschrijving Kas voorkomt.
Wil je de RGS-code van een bepaalde rekening alleen in één administratie aanpassen, dan moet je eerst het grootboekrekeningnummer wijzigen. Zo wordt de aangepaste RGS-code niet automatisch overgenomen in andere administraties.
SnelStart gebruikt RGS versie 3.1 (niveau 4). Dit betekent dat de code aangeeft of het gaat om een balansrekening of een winst- en verliesrekening, gevolgd door de hoofdrubriek, de rubriek en de specifieke grootboekrekening.
Zo staat de code BLimKasKas bijvoorbeeld voor: Balans → Liquide Middelen → Kasmiddelen → Kas.
Niveau 1 = B = Balans
Niveau 2 = BLim = Hoofdrubriek Liquide middelen
Niveau 3 = BLimKas = Rubriek Kasmiddelen
Niveau 4 = BLimKasKas = Kas
Klik hier voor meer informatie over het RGS.
In het administratie overzicht zie je per administratie of deze gekoppeld is aan het RGS of niet.
Groen rondje - Wel gekoppeld
Rood rondje - Niet gekoppeld
Let op:
- Alleen de hoofdgebruiker en een extra gebruiker met beheerdersrechten kunnen de RGS-codes instellen/aanpassen. Een extra gebruiker met standaardrechten kan dit niet.
- Je kunt alleen het grootboekrekeningschema in online administraties koppelen aan het RGS.
- Je kunt rubrieken niet zelf wijzigen of aanpassen. Het RGS is een standaard rekeningschema dat voor iedereen hetzelfde is. Wil je meer informatie over het RGS? Klik dan hier om naar de site van het RGS te gaan.
2. De grootboekrekeningen koppelen aan het RGS
- Open de administratie in SnelStart Polaris.
- Klik rechtsboven op Instellingen (tandwiel teken). Ga naar RGS koppelen.
- Je ziet een overzicht van je grootboekrekeningen. Hier koppel je deze aan het RGS.
- Als je begint bij de derde regel (het vierde niveau) worden niveau 2 en 3 automatisch gevuld.
- Niveau 1 is hier niet direct zichtbaar en wordt bepaald doordat er in SnelStart al een onderscheid aanwezig is tussen balansrekeningen en winst- en verliesrekeningen.
Alle grootboekrekeningen in één keer koppelen aan het RGS met suggesties
Het is ook mogelijk om de RGS-koppelingen automatisch door SnelStart te laten invullen. Bovenaan elke pagina vind je de optie ‘Vul met suggesties’.
Wanneer je hierop klikt, worden de niet-gekoppelde rekeningen van die pagina automatisch aan een RGS-code gekoppeld op basis van logica en herkenning.
Controleer altijd de voorgestelde koppelingen voordat je verdergaat. Klik daarna opnieuw op ‘Vul met suggesties’ om de volgende pagina te koppelen.
Overzicht van koppelingen
Klik rechtsboven op Alle koppelingen om een selectie te maken tussen Toon alle koppelingen of Toon niet gekoppeld
Filters
Klik rechtsboven op Filters om te filteren op Grootboek.
Kolommen
Klik rechtsboven op de drie puntjes. Hier kun je kolominstellingen maken. Je kunt de lay-out opslaan als standaard.
Zoeken
Snel zoeken naar een grootboekrekeningen? Vul in het zoekveld een zoekterm in.
Was dit artikel nuttig?
