Periodieke facturen aanmaken en versturen - abonnementen

Een abonnementsorder wordt per klant aangemaakt en kan vervolgens periodiek worden gefactureerd. Dit is vooral handig wanneer een klant bijvoorbeeld iedere maand dezelfde factuur ontvangt. Je hoeft de abonnementsorder slechts één keer in te voeren, waarna je met slechts een paar klikken elke maand eenvoudig de factuur kunt versturen of maken - zonder dat je deze telkens opnieuw hoeft op te stellen.

1. Een abonnementsorder maken

Als eerste maak je de abonnementsorder aan. De stappen vind je hieronder:

1. Open je administratie.
2. Klik op het tabblad Verkopen en ga naar Abonnementen.
3. Klik op Nieuw. Kies het sjabloon en selecteer Order. Het is belangrijk dat aan dit sjabloon ook een opmaak voor Factuur is gekoppeld. Als je met de muis op een sjabloon gaat staan dan zie je welke opmaken er zijn gekoppeld. 
4. Het ordervenster is nu geopend. Maak de order (de factuur) op zoals deze per periode moet worden verstuurd. Hieronder een voorbeeld van een order:
   
5. Klik vervolgens op het tabblad Abonnement. Hier geef je aan per welke periode het abonnement moet worden verstuurd.
6. Stel ook de begindatum in. Standaard staat deze op de datum van vandaag. In het veld Eindigt op geef je aan wanneer het abonnement eindigt. Heb je nog geen einddatum? Kies dan voor Geen einddatum. Deze optie verschijnt wanneer je op het pijltje klikt. Let op: je moet een waarde invullen in dit veld om de order op te slaan.
   
7. Als alles is ingevuld dan klik je rechtsboven op Opslaan. De abonnementsorder is nu aangemaakt en opgeslagen.
   
   
   

Een abonnementsorder stoppen/verwijderen

Als je in de abonnementsorder bij Einddatum een datum hebt ingesteld, kun je de order vanaf die datum niet meer omzetten. De order blijft wel zichtbaar in het overzicht, maar bij het omzetten krijg je een foutmelding.
Wil je de order helemaal verwijderen? Ga dan naar Abonnementen, klik in de regel van de order rechts op de drie puntjes en kies Verwijderen. Het abonnementsorder wordt dan definitief verwijderd. De facturen die al zijn aangemaakt, blijven gewoon zichtbaar in je Facturen. Alleen het abonnementsorder zelf wordt verwijderd.

2. Een abonnementsorder factureren

Als de abonnementsorder is aangemaakt kun je deze eenvoudig versturen naar de klant.

1. Klik op Verkopen → Abonnementen. Je ziet bij het tabblad Alles een lijst met alle aangemaakte abonnementsorders.
2. Je kunt vanaf dit tabblad per order versturen of per periode. Klik dan op tabblad Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks. 
3. Selecteer de order(s) die je wilt factureren. Door het bovenste vakje te selecteren vink je alle orders in één keer aan.
4. Je ziet nu bovenin een aantal opties verschijnen:
   
   De knop Versturen: Klik op deze knop om de order(s) direct naar je klant te mailen. De klant ontvangt de factuur per e-mail. Je vindt de factuur daarna terug bij je facturenoverzicht en als boeking in het dagboek Verkoop.
   
   De printerknop: Klik op deze knop om de order(s) direct af te drukken. Je order wordt dan afgedrukt als bijvoorbeeld factuur. Je vindt de factuur daarna terug bij je facturenoverzicht in als boeking in het dagboek verkoop.
   
   De knop Omzetten: Klik op deze knop om de order om te zetten naar een factuur, zonder deze te mailen naar je klant. Handig bij bijvoorbeeld automatische incasso’s, waarbij je klant geen factuur hoeft te ontvangen. De factuur wordt wel geboekt in het dagboek Verkoop.
5. Je ziet een scherm waarin je de factuurdatum kunt aanpassen en kunt kiezen of je meerdere orders wilt samenvoegen. Ook kun je aangeven of je een ander sjabloon wilt gebruiken en of je de klantvoorkeuren wilt volgen. In dat laatste geval wordt de factuur alleen gemaild als op de klantkaart staat dat dit is toegestaan (deze optie zie je ook alleen bij Versturen).
6. Als je hebt gekozen voor Versturen kun je de factuur (of andere ordertype) nu mailen naar je klant. 
7. Nadat de order is verstuurd, afgedrukt of is omgezet zie je deze terug bij Facturen en als boeking in je dagboek verkoop.

Extra opties

Beschikbaar vanaf het pakket inBalans:
Blokkeren: Je kunt orders ook blokkeren. Deze orders kunnen dan niet worden gefactureerd. 
Vrijgeven: Orders die zijn geblokkeerd kun je ook weer vrijgeven

3. Een prijswijziging in mijn abonnement verwerken

Wijzigt de prijs van een artikel in je abonnementsfacturen? Pas dan eerst de prijs aan op de artikelkaart. Ga daarna naar de abonnementsorder via Verkopen → Abonnementen.

Selecteer de betreffende order en klik op Wijzigen. Verwijder het artikelnummer en voer het daarna opnieuw in. De nieuwe prijs van het artikel wordt dan automatisch overgenomen. Sla de order vervolgens op.

Herhaal deze stap voor elke abonnementsorder waarbij een artikelprijs is gewijzigd.

Vanaf het pakket inZicht kun je de prijs van al je abonnementsorders in één keer wijzigen. 

1. Wijzig de prijs op de artikelkaart.
2. Ga daarna naar Verkopen - Abonnementen.
3. Kies voor Alles. Je ziet daar een overzicht van al jouw abonnementsorders.
4. Selecteer de abonnementorders die gewijzigd moeten worden. Je kunt ook alle orders selecteren door het bovenste vierkantje te selecteren.
5. Klik bovenin op de knop Prijswijzigingen orders bijwerken.
6. Bij alle geselecteerde orders wordt op de achtergrond gecontroleerd of de juiste artikelprijs is ingesteld. De prijs wordt echter alleen aangepast bij de abonnementsorders waarbij je de artikelprijs daadwerkelijk hebt gewijzigd.

Was dit artikel nuttig?