Vanaf het pakket inBalans kun je periodieke facturen versturen. In dit artikel lees je hier alles over.
Een abonnementsorder wordt per klant aangemaakt en kan vervolgens periodiek worden gefactureerd. Dit is vooral handig wanneer een klant bijvoorbeeld iedere maand dezelfde factuur ontvangt. Je hoeft de abonnementsorder slechts één keer in te voeren, waarna je met slechts een paar klikken elke maand eenvoudig de factuur kunt versturen of maken - zonder dat je deze telkens opnieuw hoeft op te stellen.
1. Een abonnementsorder maken
Als eerste maak je de abonnementsorder aan. De stappen vind je hieronder:
- Open je administratie.
- Klik op het tabblad Verkopen en ga naar Abonnementen.
- Klik op Nieuw. Kies het sjabloon en selecteer Order. Het is belangrijk dat aan dit sjabloon ook een opmaak voor Factuur is gekoppeld. Als je met de muis op een sjabloon gaat staan dan zie je welke opmaken er zijn gekoppeld.
- Het ordervenster is nu geopend. Maak de order (de factuur) op zoals deze per periode moet worden verstuurd. Hieronder een voorbeeld van een order:
- Klik vervolgens op het tabblad Abonnement. Hier geef je aan per welke periode het abonnement moet worden verstuurd. In het voorbeeld gaan we uit van een maandabonnement met geen einddatum. Zie hieronder:
- Als alles is ingevuld dan klik je rechtsboven op Opslaan. De abonnementsorder is nu aangemaakt en opgeslagen.
2. Een abonnementsorder factureren
Als de abonnementsorder is aangemaakt kun je deze eenvoudig versturen naar de klant.
- Klik op Verkopen → Abonnementen. Je zit bij het tabblad Alles een lijst met alle aangemaakte abonnementsorders.
- Je kunt vanaf dit tabblad de order versturen of per periode. Klik dan op tabblad Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks.
- Selecteer de order(s) die je wilt factureren. Door het bovenste vakje te selecteren vink je alle orders in één keer aan.
- Je ziet nu bovenin een aantal opties verschijnen:
De knop Versturen: Klik op deze knop om de order(s) direct naar je klant te mailen. De klant ontvangt de factuur per e-mail. Je vindt de factuur daarna terug bij je facturenoverzicht en als boeking in het dagboek Verkoop.
De printerknop: Klik op deze knop om de order(s) direct af te drukken. Je order wordt dan afgedrukt als bijvoorbeeld factuur. Je vindt de factuur daarna terug bij je facturenoverzicht in als boeking in het dagboek verkoop.
De knop Omzetten: Klik op deze knop om de order om te zetten naar een factuur, zonder deze te mailen naar je klant. Handig bij bijvoorbeeld automatische incasso’s, waarbij je klant geen factuur hoeft te ontvangen. De factuur wordt wel geboekt in het dagboek Verkoop. - Je ziet een scherm waarin je de factuurdatum kunt aanpassen en kunt kiezen of je meerdere orders wilt samenvoegen. Ook kun je aangeven of je een ander sjabloon wilt gebruiken en of je de klantvoorkeuren wilt volgen. In dat laatste geval wordt de factuur alleen gemaild als op de klantkaart staat dat dit is toegestaan (deze optie zie je ook alleen bij Versturen).
- Als je hebt gekozen voor Versturen kun je de factuur (of andere ordertype) nu mailen naar je klant.
- Nadat de order is verstuurd, afgedrukt of is omgezet zie je deze terug bij Facturen en als boeking in je dagboek verkoop.
Extra opties:
Beschikbaar vanaf het pakket inBalans:
Blokkeren: Je kunt orders ook blokkeren. Deze orders kunnen dan niet worden gefactureerd.
Vrijgeven: Orders die zijn geblokkeerd kun je ook weer vrijgeven
Beschikbaar vanaf het pakket inZicht:
Prijswijzigingen orders bijwerken: Als je de prijs van een artikel dat in een order staat hebt aangepast kun je dit heel gemakkelijk in één keer verwerken in je orders. Pas eerst de prijs op de artikelkaart aan. Selecteer daarna de betreffende order(s) en klik op Prijswijzigingen orders bijwerken → Orders bijwerken. De prijs in de orders wordt nu bijgewerkt.
Was dit artikel nuttig?
