Openstaande acties uitvoeren in SnelStart Debiteurenbeheer

Dit artikel is onderdeel van het artikel Starten met SnelStart Debiteurenbeheer.

Wanneer een klant een factuur niet op tijd betaalt, worden er automatisch acties gegenereerd op basis van de stappenplannen die je aan deze klant hebt gekoppeld.

Deze acties behandel je vanuit het onderdeel Uitvoer. In dit artikel lees je precies hoe dat werkt en hoe je openstaande zaken op de juiste manier opvolgt.

1. Openstaande acties uitvoeren

Bij het onderdeel Uitvoer zie je in één overzicht welke acties die dag moeten worden uitgevoerd. Hieronder leggen we dit stap voor stap aan je uit.  

1. Klik links in het menu op Uitvoer. 

2. In dit scherm zie je een overzicht van alle acties die op die dag uitgevoerd kunnen worden. Dit helpt je om gestructureerd opvolging te geven aan openstaande zaken.

   Filtermogelijkheden

   Je kunt het overzicht eenvoudig filteren door rechtsboven te klikken op de drie horizontale lijntjes.
   Daar kun je aangeven of je:

   • De acties van alle medewerkers wilt zien

   • Of alleen de acties die specifiek aan jou zijn toegewezen

   Verantwoordelijkheid instellen per debiteur

   Je kunt bij elke debiteur instellen wie verantwoordelijk is voor de opvolging.
   Door dit te doen, kun je per medewerker een eigen portefeuille beheren. Dit maakt het mogelijk om het werk gericht te verdelen en de opvolging per collega inzichtelijk te houden.

   
   
   
3. Klik op een actie om te zien wat je moet doen. Je komt dan in het uitvoerscherm. Dit ziet er bijvoorbeeld zo uit:
   
4. Aan de linkerkant zie je gegevens van de klant. Je ziet daar ook wat er totaal openstaat en vervallen is. 
5. Bij zaken zie je staan om welke zaken het gaat. Dit kunnen meerdere zaken zijn.  

6. In het onderdeel Geplande actie zie je precies welke actie er nog uitgevoerd moet worden, inclusief de datum waarop deze actie gepland staat.

   Zo weet je altijd welke vervolgstap er genomen moet worden en wanneer dat moet gebeuren.

7. In sommige situaties is het wenselijk om af te wijken van de voorgestelde standaardactie.

   Bijvoorbeeld:
   De actie staat op ‘Uitbellen naar de debiteur’, maar de klant heeft zelf al contact opgenomen en er zijn tijdens dat gesprek al afspraken gemaakt. In dat geval heeft een telefoontje geen toegevoegde waarde meer.

   Je kiest dan voor de optie ‘Afwijkende actie’, en selecteert bijvoorbeeld ‘Beoordelen dossier’ om het vervolg intern op te pakken.

   Op deze manier blijft de registratie correct én sluit de actie beter aan op de situatie.

8. Wanneer je kiest voor een afwijkende actie, is het belangrijk dat je duidelijk aangeeft wat het vervolg moet zijn.

   Dit stel je in via de velden naast de actie, onder het kopje ‘Vervolgactie’.
   Hier bepaal je wat er na deze actie moet gebeuren, bijvoorbeeld een nieuwe belactie, een herinnering, of een beoordeling door een collega.

   Vul dit veld altijd zorgvuldig in, zodat het proces niet stilvalt en de opvolging helder blijft voor iedereen die aan het dossier werkt.
   

9. Rechtsonder in het scherm zie je verschillende tabbladen met aanvullende informatie over de geselecteerde zaak. Deze overzichten geven je snel inzicht in alle relevante onderdelen:

   • Facturen: toont de facturen die gekoppeld zijn aan de zaak.

   • Historie: laat zien welke acties eerder zijn uitgevoerd, inclusief notities, verzonden correspondentie en gespreksresultaten.

   • Afboekgegevens: geeft inzicht in betalingen en eventuele afboekingen die op deze zaak van toepassing zijn.

   • Geplande acties: toont welke opvolgacties nog gepland staan, inclusief de uitvoerdatum.

   • Betalingsovereenkomst: Het tabblad Betalingsovereenkomst verschijnt automatisch zodra je een betalingsovereenkomst hebt ingesteld voor de betreffende zaak.

   Elk tabblad bevat informatie die specifiek betrekking heeft op de geselecteerde zaak, zodat je snel het volledige verloop kunt inzien.

Welke verschillende acties zijn er?

Hieronder leggen we de meest voorkomende acties uit. 

Let op: Een actie is alleen beschikbaar als afwijkende actie wanneer dit bij de actie zelf is ingesteld.
Met andere woorden: je ziet een actie alleen terug in de lijst met afwijkende acties als deze in de instellingen van die actie als zodanig is gemarkeerd.

Dit zorgt ervoor dat alleen relevante acties beschikbaar zijn als alternatief, en voorkomt dat de lijst onoverzichtelijk wordt.

De meest voorkomende acties:

Beoordelen dossier
Met deze actie kun je vrij tekst invoeren, zonder dat daar een vaste actie aan gekoppeld is.
Dit is handig in situaties waarin je bijvoorbeeld:

• Eigenlijk correspondentie zou moeten versturen, maar dit nog even wilt uitstellen.

• De klant zelf contact heeft opgenomen, bijvoorbeeld telefonisch of per e-mail.

• Een situatie wil vastleggen die niet standaard in het stappenplan voorkomt.

Wanneer je deze actie kiest, verschijnt er een scherm waarin je jouw toelichting of aantekening kunt invoeren als vrije tekst. Deze wordt vervolgens opgeslagen in de historie van de zaak.

Betalingsovereenkomst:
Als je met een klant een betalingsregeling bent overeengekomen, kun je dit vastleggen via een betalingsovereenkomst. Dit doe je als volgt:

1. Geef aan voor welk bedrag of welke specifieke facturen de overeenkomst geldt.

2. Stel vervolgens in hoe de betalingsovereenkomst wordt berekend:

   • Kies je voor Rente, dan wordt automatisch het toegestane rentepercentage berekend.

   • Kies je voor Eigen, dan kun je handmatig je eigen voorwaarden invoeren.

3. Bij ‘Bedrag eerste factuur’ kun je eventueel instellen welk bedrag je bij de eerste termijn wilt ontvangen.

4. Geef aan of je administratiekosten wilt doorberekenen aan de klant.

5. Klaar met invullen? Klik op ‘Voorstel genereren’ om de betalingsovereenkomst op te stellen.

6. Klik daarna op bevestigen. 

7. Wanneer je een betalingsovereenkomst hebt aangemaakt voor één of meerdere facturen, verandert de weergave in de zaak:

   • In het tabblad Facturen zie je dat de oorspronkelijke facturen waarvoor je de overeenkomst hebt opgesteld, nu zijn afgeboekt.

   • In plaats daarvan verschijnen er nieuwe regels in het overzicht. Deze vertegenwoordigen de termijnen van de betalingsovereenkomst.

   Zo zie je per termijn precies wat er nog openstaat en wat al is voldaan, waardoor je altijd actueel inzicht hebt in de voortgang van de regeling.

8. In het uitvoerscherm zie je vervolgens staan dat er een betalingsovereenkomst actief is. 

9. Nadat je een betalingsovereenkomst hebt opgesteld, moet je deze nog versturen naar de klant. Dit doe je via het onderdeel Uitgaande correspondentie. Daar selecteer je de betalingsovereenkomst en verstuur je deze eenvoudig op dezelfde manier als andere communicatie, zoals brieven of e-mails.

Handmatige email: 
Met deze actie kun je een e-mail versturen naar de klant.
Je stelt de e-mail op dat moment handmatig samen, zodat je de inhoud kunt afstemmen op de specifieke situatie of klant.

Deze actie is handig wanneer je persoonlijk contact wilt opnemen of extra toelichting wilt geven buiten de standaard correspondentie om.

Klacht behandelen
Met deze actie kun je een klacht van de klant registreren en opvolgen. Je doorloopt hierbij een aantal stappen om de klacht correct vast te leggen en verder te behandelen:

1. Geef aan op welke factuur of facturen de klacht betrekking heeft.

2. Voeg de juiste klachtcategorie toe om het type klacht te specificeren (bijvoorbeeld: inhoudelijk, administratief, betalingsgeschil, etc.).

3. Vul een duidelijke omschrijving in van de klacht, zodat de situatie helder is voor iedereen die de zaak behandelt.

4. Voeg tot slot een stappenplan voor klachten toe, zodat de klacht volgens de juiste procedure wordt opgevolgd.

Door deze stappen te volgen, wordt de klacht goed geregistreerd én gestructureerd afgehandeld binnen het debiteurenbeheerproces.

Klacht opvolgen
Tijdens deze stap krijg je de mogelijkheid om aan te geven welke actie je hebt uitgevoerd om de klant op te volgen.

Denk hierbij aan bijvoorbeeld een telefoongesprek, het versturen van een e-mail of het maken van een betalingsafspraak.
Deze informatie wordt vastgelegd in de historie van de zaak, zodat de opvolging altijd goed gedocumenteerd is.

Statuswissel
Bij deze stap kun je de status van de zaak aanpassen.
Je hebt hierbij de mogelijkheid om de zaak te wijzigen van minnelijk naar gerechtelijk, of juist andersom.

Het wijzigen van de status helpt om aan te geven in welk stadium het incassotraject zich bevindt, en zorgt ervoor dat het juiste vervolgproces wordt gevolgd.

U/Tel Debiteur
Tijdens deze actie neem je telefonisch contact op met de klant.

Aan de rechterkant van het scherm vind je een veld waarin je het gespreksverslag kunt noteren. Hier leg je vast wat er besproken is, zoals gemaakte afspraken, bezwaren of bijzonderheden.

Deze notitie wordt automatisch opgeslagen in de historie van de zaak, zodat alle communicatie goed gedocumenteerd blijft.

2. Overige openstaande acties uitvoeren

Aan de rechterkant van het scherm zie je nog vier aanvullende uitvoeracties die belangrijk zijn om uit te voeren.

Een van deze onderdelen is Openstaande correspondentie.
Dit bevat alle uitgaande correspondentie die op die dag verstuurd moet worden — bijvoorbeeld brieven of e-mails naar debiteuren.

Lees dit hoofdstuk goed door om te begrijpen hoe je deze acties verwerkt en zorgt dat geen communicatie blijft liggen.

Zo werk je je dagelijkse taken volledig af en blijft de opvolging richting klanten actueel en gestructureerd.

1.Betaalverzoeken

Daar staan de klanten die een betaalverzoek hebben.

2.Inkomende correspondentie

Alle inkomende correspondentie kun je eenvoudig toevoegen aan de juiste zaak. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Zoek de betreffende debiteur op en klik op de regel van de debiteur.

2. Er verschijnt een overzicht met alle zaken van deze klant.

3. Selecteer de juiste zaak waaraan je de correspondentie wilt koppelen. Je ziet nu een scherm waarin je de correspondentie kunt toevoegen.
   

4. Klik op ‘Bestanden toevoegen’ om de correspondentie (zoals een e-mail, brief of document) toe te voegen.

5. Vul ook altijd iets in bij het veld Notities — dit is verplicht, anders wordt de knop Opslaan niet zichtbaar.

Zo zorg je ervoor dat alle communicatie overzichtelijk per klant en per zaak wordt vastgelegd.

3.Uitgaande correspondentie

In dit scherm verstuur je de uitgaande correspondentie die klaarstaat om verzonden te worden.

• Aan de linkerkant van het scherm zie je de knop ‘Genereren’. Hier zie je een overzicht van de correspondentie die verstuurd wordt en naar wie deze verzonden wordt.

• Aan de rechterkant stel je in naar welke ontvangers de correspondentie moet gaan.

Zodra alles correct is ingesteld, kun je de correspondentie met één klik op Genereren verzenden.

Instellen naar wie de correspondentie moet
Standaard is ingesteld dat alle correspondentie die die dag verzonden kan worden, automatisch geselecteerd is om gegenereerd te worden.

Wil je hier toch handmatig aanpassingen in doen?
Aan de rechterkant van het scherm kun je aangeven welke klanten je wel of juist geen correspondentie wilt sturen.
Dit doe je eenvoudig door het selectievakje naast de klant aan of uit te vinken.

Wanneer je handmatig een selectie maakt, kun je per keer maar één optie aanvinken.
Wil je correspondentie versturen naar meerdere klanten maar niet naar alles, dan moet je voor elke geselecteerde klant apart op ‘Genereren’ klikken.

Zo behoud je controle over wie je wanneer benadert, maar houd er rekening mee dat dit extra stappen vereist bij handmatige selectie.

Let op: Wil je een brief versturen naar een klant? Volg dan deze stappen:

1. Download de brief eerst naar je computer.

2. Print de brief uit.

3. Verstuur de brief per post naar de klant.

Na het versturen wordt de brief — net als verzonden e-mails — automatisch opgeslagen als onderdeel van de historie in de zaak. Zo blijft alle communicatie overzichtelijk vastgelegd.

4.Uitgevoerde actie wijzigen

In dit scherm zie je een overzicht van alle acties die zijn uitgevoerd. Wil je de tekst van een specifieke actie aanpassen? Dat kan eenvoudig:

1. Klik op de actie die je wilt bewerken.

2. Je komt dan in het scherm met het gespreksresultaat.

3. Hier kun je de tekst aanpassen of aanvullen.

De aangepaste tekst wordt automatisch opgeslagen en is vervolgens ook zichtbaar in de historie van de bijbehorende taak. Zo blijft alle communicatie en opvolging netjes bijgehouden.

3.Overzicht uitgevoerde acties

Via het onderdeel Rapporten krijg je in één overzicht inzicht in alle acties die je hebt uitgevoerd binnen het debiteurenbeheer.

Je ziet hier onder andere:

• Welke e-mails zijn verstuurd

• Welke brieven zijn gegenereerd of geprint

• Welke klanten zijn gebeld

• En eventueel andere uitgevoerde acties

Dit overzicht helpt je om het opvolgproces per klant of per periode snel te controleren en te analyseren.

1. Klik links in het menu op Rapporten. 
2. Ga naar uitgevoerde acties. 
3. Stel de juiste sortering in en klik op Rapport genereren.

Was dit artikel nuttig?