Openstaande acties uitvoeren in SnelStart Debiteurenbeheer

Dit artikel is onderdeel van het artikel Starten met Snelstart Debiteurenbeheer.

Wanneer een klant een factuur niet op tijd betaalt, worden op basis van het gekoppelde stappenplan automatisch acties klaargezet. Je voert deze acties vervolgens zelf uit.

In dit artikel lees je over:

 

1. Openstaande acties uitvoeren

Klik in het linkermenu op Uitvoeren.

Je ziet een overzicht van alle acties die je die dag kunt uitvoeren. Zo geef je gestructureerd opvolging aan openstaande zaken.

Het overzicht filteren

Klik rechtsboven op de drie horizontale streepjes om het overzicht te filteren. Je kunt kiezen of je:

• de acties van alle medewerkers wilt zien;
• alleen de acties wilt zien die aan jou zijn toegewezen

Verantwoordelijkheid per debiteur instellen

Je kunt per debiteur instellen welke medewerker verantwoordelijk is voor de opvolging. Zo kan iedere medewerker een eigen portefeuille beheren en houd je overzicht op de verdeling van het werk.

Een actie uitvoeren

Klik op een actie om deze te openen.

Aan de linkerkant zie je de gegevens van de klant. Je ziet hier ook het totaal openstaande en vervallen bedrag. Bij Zaken zie je op welke zaak of zaken de actie betrekking heeft.

In het onderdeel Geplande actie zie je welke actie je moet uitvoeren en op welke datum deze is gepland. Zo weet je welke vervolgstap nodig is.

Een afwijkende actie kiezen

Soms wil je afwijken van de voorgestelde actie. Bijvoorbeeld wanneer de actie U/Tel debiteur is, maar de klant al contact heeft opgenomen en er afspraken zijn gemaakt. In dat geval kies je bijvoorbeeld voor de afwijkende actie Beoordelen dossier.

Kies je een afwijkende actie? Geef dan bij Vervolgactie duidelijk aan wat er hierna moet gebeuren, bijvoorbeeld:

• een nieuwe belactie;
• een herinnering;
• een beoordeling door een collega.

Vul dit zorgvuldig in. Zo blijft de opvolging duidelijk voor iedereen die aan de zaak werkt.

 

Tabbladen in een zaak

Rechtsonder in het uitvoerscherm zie je tabbladen met aanvullende informatie over de geselecteerde zaak:

• Facturen: Hier zie je de facturen die aan de zaak zijn gekoppeld.
• Historie: Hier zie je eerder uitgevoerde acties, notities, verzonden correspondentie en gespreksresultaten.
• Afboekgegevens: Hier zie je betalingen en afboekingen die op de zaak van toepassing zijn.
• Geplande acties: Hier zie je welke acties nog gepland staan, inclusief de uitvoerdatum.
• Betalingsovereenkomst: Dit tabblad verschijnt wanneer je voor de zaak een betalingsovereenkomst hebt ingesteld.

Veelvoorkomende acties

Beoordelen dossier

Met Beoordelen dossier kun je een vrije tekst toevoegen, zonder dat hier een vaste actie aan is gekoppeld.

Gebruik deze actie bijvoorbeeld wanneer:

• je correspondentie wilt uitstellen;
• een klant telefonisch of per e-mail contact heeft opgenomen;
• je een situatie wilt vastleggen die niet in het standaard stappenplan voorkomt.

Je toelichting wordt opgeslagen in de historie van de zaak.

Betalingsovereenkomst

Heb je met een klant een betalingsregeling afgesproken? Leg deze dan vast via een betalingsovereenkomst.

1. Geef aan voor welk bedrag of voor welke facturen de overeenkomst geldt.
2. Kies hoe je de betalingsovereenkomst wilt berekenen:
   1. Rente: het toegestane rentepercentage wordt automatisch berekend;
   2. Eigen: je vult zelf de voorwaarden in.
3. Vul eventueel bij Bedrag eerste factuur het bedrag in dat je bij de eerste termijn wilt ontvangen.
4. Geef aan of je administratiekosten wilt doorberekenen.
5. Klik op Voorstel genereren.
6. Klik daarna op Bevestigen.

Nadat je een betalingsovereenkomst hebt aangemaakt, worden de oorspronkelijke facturen in het tabblad Facturen afgeboekt. In plaats daarvan zie je nieuwe regels voor de termijnen van de betalingsovereenkomst. Zo zie je per termijn wat nog openstaat en wat al is betaald.

Je ziet in het uitvoerscherm vervolgens dat er een betalingsovereenkomst actief is.

Wil je de betalingsovereenkomst naar de klant sturen? Ga dan naar Uitgaande correspondenties, selecteer de betalingsovereenkomst en verstuur deze op dezelfde manier als andere correspondentie.

Handmatige e-mail

Met Handmatige e-mail kun je zelf een e-mail opstellen en versturen naar de klant. Dit is handig wanneer je persoonlijk contact wilt opnemen of extra toelichting wilt geven buiten de standaardcorrespondentie om.

Klacht behandelen

Met Klacht behandelen registreer en behandel je een klacht van een klant.

1. Geef aan op welke factuur of facturen de klacht betrekking heeft.
2. Kies de juiste klachtcategorie.
3. Vul een duidelijke omschrijving van de klacht in.
4. Koppel een stappenplan voor klachten, zodat de klacht volgens de juiste procedure wordt opgevolgd.

Klacht opvolgen

Met Klacht opvolgen leg je vast welke actie je hebt uitgevoerd om de klant op te volgen. Denk bijvoorbeeld aan een telefoongesprek, e-mail of betalingsafspraak.

Deze informatie wordt opgeslagen in de historie van de zaak.

Statuswissel

Met Statuswissel wijzig je de status van een zaak. Je kunt de zaak bijvoorbeeld wijzigen van Minnelijk naar Gerechtelijk, of andersom.

Zo geef je aan in welke fase het incassotraject zich bevindt en zorg je dat het juiste vervolgproces wordt gebruikt.

U/Tel debiteur

Met U/Tel debiteur neem je telefonisch contact op met de klant.

Aan de rechterkant van het scherm kun je het gespreksverslag invullen. Leg hier vast wat er is besproken, zoals afspraken, bezwaren of bijzonderheden. Deze notitie wordt opgeslagen in de historie van de zaak.

 

2. Overige openstaande acties uitvoeren

Naast Uitvoeren vind je aanvullende onderdelen voor openstaande acties. Verwerk deze onderdelen dagelijks, zodat geen correspondentie of andere actie blijft liggen.

Betaalverzoeken

Bij Betaalverzoeken zie je de klanten voor wie een betaalverzoek klaarstaat.

Inkomende correspondentie

Je kunt inkomende correspondentie toevoegen aan de juiste zaak.

1. Zoek de betreffende debiteur op en klik op de regel.
2. Je ziet een overzicht van de zaken van deze debiteur.
3. Selecteer de zaak waaraan je de correspondentie wilt koppelen.
4. Klik op Bestanden toevoegen om bijvoorbeeld een e-mail, brief of document toe te voegen.
5. Vul altijd het veld Notities in. Dit veld is verplicht; zonder notitie wordt de knop Opslaan niet zichtbaar.
6. Klik op Opslaan.

Zo leg je alle communicatie overzichtelijk vast per debiteur en zaak.

Uitgaande correspondenties

In Uitgaande correspondenties verstuur je de correspondentie die klaarstaat, zoals herinneringen, aanmaningen en betalingsovereenkomsten.

Aan de linkerkant zie je de knop Genereren. Hier zie je welke correspondentie klaarstaat en voor welke debiteuren deze wordt gegenereerd.

Aan de rechterkant stel je in naar welke ontvangers je de correspondentie wilt versturen.

Standaard is alle correspondentie die die dag kan worden verstuurd geselecteerd. Wil je dit aanpassen? Vink dan bij de betreffende klant het selectievakje aan of uit.

Let op: maak je handmatig een selectie? Dan kun je per keer maar één klant selecteren. Wil je correspondentie naar meerdere, maar niet alle klanten versturen? Klik dan per geselecteerde klant op Genereren.

Wil je een brief versturen?

1. Download de brief naar je computer.
2. Print de brief.
3. Verstuur de brief per post.

Na het versturen wordt de brief, net als een verzonden e-mail, opgeslagen in de historie van de zaak.

Uitgevoerde actie wijzigen

Bij Uitgevoerde actie wijzigen zie je een overzicht van acties die al zijn uitgevoerd.

Wil je de tekst van een actie aanpassen?

1. Klik op de actie die je wilt wijzigen.
2. Je komt in het scherm met het gespreksresultaat.
3. Pas de tekst aan of vul deze aan.

De aangepaste tekst wordt opgeslagen en is zichtbaar in de historie van de bijbehorende zaak.

3.Overzicht uitgevoerde acties

Via Rapporten kun je een overzicht genereren van de acties die binnen Snelstart Debiteurenbeheer zijn uitgevoerd.

Je ziet bijvoorbeeld:

• welke e-mails zijn verstuurd;
• welke brieven zijn gegenereerd of geprint;
• welke klanten zijn gebeld;
• welke andere acties zijn uitgevoerd.

1. Klik in het linkermenu op Rapporten.
2. Ga naar Uitgevoerde acties.
3. Stel de gewenste sortering in.
4. Klik op Rapport genereren.

Was dit artikel nuttig?