Jaarrekening maken voor een Eenmanszaak (ZZP), Vennootschap onder Firma (VOF), Maatschap of Commanditaire Vennootschap (C.V.)

Deze functionaliteit is beschikbaar met het pakket Accountant Pro.

Een jaarrekening maken

Klant selecteren

De eerste stap is om vanuit het klantenoverzicht een klant te selecteren. Staat de klant nog niet in de lijst? Dan moet deze eerst aangemaakt worden, dit kan op twee manieren:

• Open de kantooradministratie, ga naar Relaties, klanten en maak hier een nieuwe klant aan en vul zoveel mogelijk gegevens in op de klantkaart.
• Vanuit het Accountancyportaal klik je bovenaan op +Nieuw. Er opent nu een pop-up scherm, waarin je de klant kunt aanmaken, deze komt nu ook meteen in de kantooradministratie terecht.

Wanneer je de klant aanklikt, verschijnt er een menu waarin je kunt zien welke werkzaamheden je voor deze klant kunt uitvoeren. Om de jaarrekening te activeren moeten er klantinstellingen gedaan worden. Deze klantinstellingen vind je rechtsboven in het menu. Om de jaarrekening voor deze klant actief te maken moeten de volgende gegevens in de klantinstellingen opgenomen zijn:

• KvK nummer, deze wordt opgehaald vanaf de klantkaart
  
• Er moet een administratie gekoppeld zijn, dit kan een SnelStart administratie zijn, of een externe administratie, op dit moment kun je koppelen met Exact Online en Minox.
• Op het tabblad Jaarrekening moet de SBI-code en de bedrijfsklasse ingevuld zijn.
  

Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan. Het venster Klantinstellingen sluit automatisch. Zodra alle benodigde gegevens zijn ingevuld, wordt de knop Jaarrekening blauw.

Heb je alle instellingen ingevuld, maar wordt de knop Jaarrekening niet blauw?
Dan heb je waarschijnlijk nog geen Accountant Pro-pakket. Heb je hier wel interesse in, neem dan contact op met onze collega’s van Sales om een proeflicentie af te sluiten.

De jaarrapportage maken

Je kunt nu de module jaarrapportage openen 

1. Klik in het klantenoverzicht op de regel van de klant waarvoor je een jaarrekening wilt maken. 
2. Klik op de tegel Jaarrapportage om de jaarrekening te maken.
3. Je komt in het dossier van de jaarrekening.
4. Links bovenin zie je het tabblad Dossier en Jaarrapportage. 
5. Rechts bovenin zie je het boekjaar staan waarin je op dat moment kunt werken. Vanaf boekjaar 2024 is het mogelijk om via deze module een jaarrekening te maken.
6. Klik op het boekjaar en selecteer het boekjaar waarvoor je een jaarrapportage wilt maken.
7. Om de jaarrekening te maken klik je op het tabblad Jaarrapportage. 
8. Klik op de blauwe button om de nieuwe jaarrapportage te maken.
   
   
   
   
9. Er opent nu een nieuw scherm, waarin je vier velden moet vullen:
   - Rechtsvorm
   - Soort jaarrekening
   Nu kun je alleen een enkelvoudige jaarrekening aanmaken. De geconsolideerde variant volgt in de toekomst.
   - Grondslag jaarrekening
   Commercieel of fiscaal. Dit heeft effect op de teksten die opgenomen worden in de jaarrekening.
   - Classificatie onderneming
   Vul hier de bedrijfsklasse van de onderneming in. Nu zijn alleen de bedrijfsklassen Micro en Klein beschikbaar.
   
   
   
   Klik op Opslaan om de jaarrapportage te laden en verder te vullen.
10. Je ziet hier negen onderdelen die voor de jaarrekening van toepassing zijn. Deze leggen we hieronder per onderdeel uit. 
    
    

Algemeen

• Bij informatie entiteit controleer je de gegevens van jouw entiteit. Zorg ervoor dat alle velden gevuld zijn.
  Klik rechtsboven op Opslaan.
• Bij informatie rapportage controleer je de velden die daar staan. Het veld datum opmaak jaarrekening is verplicht. De velden start- en einddatum vorige rapportageperiode zijn optioneel. Als je dit invult wordt er een vergelijking gemaakt tussen twee boekjaren.
  Het veld e-mailadres, contactpersoon rapportage is verplicht.

Naar dit e-mailadres wordt bij een succesvolle deponering bij de KvK de bevestiging toegestuurd. Wij adviseren om hier het emailadres van de persoon in te vullen die de jaarrekening gemaakt heeft. Klik rechtsboven op Opslaan

• Zakelijk partner(s). Hier moeten de natuurlijke personen ingevoerd worden die bij de onderneming horen. Is het een jaarrekening voor een eenmanszaak, kun je hier één persoon invoeren, gaat het om een VOF, Maatschap of C.V., dan wordt de knop Item toevoegen beschikbaar, en kun je meerdere partners toevoegen.

Zolang je geen zakelijke partner toevoegt, wordt de post Eigen Vermogen niet getoond onder de toelichting Balans.

• Bij Administratie inlezen lees je de administratie in die je eerder in de klantinstellingen hebt gekoppeld. Kies voor Ja en selecteer de administratie. Klik op administratie inlezen om de cijfers in te lezen. Er wordt een banner getoond met informatie of het inlezen wel of niet succesvol is geweest. Na het succesvol inlezen klik je op opslaan en kun je door naar de volgende stap
  
  

Balans en winst-en-verliesrekening
Na het inlezen van de cijfers controleer je onder Balans en winst-en-verliesrekening of de cijfers goed zijn ingelezen. Controleer bijvoorbeeld bij de activa en passiva of deze totalen gelijk zijn, en of het resultaat op de winst-en-verliesrekening overeenkomt met wat er in de administratie staat.

Tip! Kloppen de cijfers niet? Probeer na te gaan om welke post het gaat, die niet op de verwachte plek is ingelezen. Controleer in het boekhoudpakket of deze post aan de juiste RGS code is gekoppeld. Kom je hier niet uit? Neem dan contact op met klantenservice.

Algemene toelichting
Onder de algemene toelichting kun je informatie kwijt over de onderneming onder de volgende categorieën:
- Algemeen
- Continuïteit
- Schattingen
- Consolidatie
- Fusies en overnames
- Bedrijfsactiviteiten die niet duurzaam worden voortgezet.

Onder elke categorie zitten een of meerdere onderwerpen welke je kunt toelichten. Dit toelichten kun je doen door achter het onderwerp te klikken op de knop Invullen.
Er opent nu een scherm waarin je zelf de toelichting kunt invoeren.

Grondslagen
De grondslagen zijn onderverdeeld in drie categorieën, met elk eigen onderwerpen. De algemene grondslagen hebben daarnaast ook een aantal subcategorieën met daaronder de onderwerpen.

• Algemene grondslagen
• Algemeen – schattingswijzigingen – stelselwijzigingen – omrekening vreemde valuta – leases - overig
• Waardering activa en passiva
• Bepaling van het resultaat

Klik op een categorie om de grondslagen te bekijken. Controleer of de tekst klopt voor de situatie van je klant.

• Klik op +Aanpassen om de automatisch gegenereerde tekst te bekijken.
• Onder de automatisch gegenereerde tekst kun je ook kiezen voor Eigen grondslag gebruiken. Zodra je dit aanklikt kun je de bestaande tekst aanpassen of zelfs helemaal weghalen en een eigen tekst invoegen.

Toelichting balans
Onder de toelichting balans wordt per balanspost een uitsplitsing gemaakt in de verschillende standaard onderdelen. Per onderdeel kun je daarnaast door op de knop Specificeer te klikken het saldo per grootboekrekening opvragen.

Onder de tab Toelichting kun je een tekstuele toelichting toevoegen.

Eigen Vermogen – Eigen vermogen onderneming
Wanneer je de post Eigen Vermogen aanklikt opent het Eigen vermogen onderneming. Hier zie je de optelling van het eigen vermogen van de onderneming, en of dit voor of na resultaatbestemming is geboekt.

Wanneer je op de knop Specificeer klikt wordt de uitsplitsing getoond waar de post mee is opgebouwd.

Onder tekstuele toelichting kun je een tekstuele toevoeging doen.

Onder het tabje Privé opnamen en stortingen wordt de optelling getoond van de privé opnamen en stortingen welke per zakelijk partner is toegevoegd.

Je kunt dit toevoegen per zakelijk partner door op de naam te klikken.

Eigen vermogen - Zakelijk partner(s)
Onder de post Eigen vermogen zie je als toevoeging de namen van de zakelijke partner(s) welke je onder Algemeen eventueel hebt toegevoegd.

Door op de naam van een zakelijk partner te klikken wordt voor die persoon het eigen vermogen zakelijk partner getoond.

Het eigen vermogen aan het begin van de periode moet altijd handmatig ingevuld worden. Stel de jaarrekening gaat over boekjaar 2025, dan moet hier de stand van het eigen vermogen per 1-1-2025 ingevoerd worden.

Onder tekstuele toelichting kun je een tekstuele toevoeging doen.

Vervolgens kun je onder het tabje Privé opnamen en stortingen de opgave doen per zakelijk partner. Dit wordt vervolgens totaaltelling onder Eigen vermogen Onderneming.

De Specificatie onder Allocatie van het Resultaat wordt automatisch berekend op basis van de ingevoerde gegevens bij de Zakelijke partners. Hier wordt indien van toepassing het aandeel van het resultaat, de rente op het kapitaal en de arbeidsvergoeding getoond. Deze informatie wordt berekend op basis van wat er ingevuld is onder Algemeen -> Zakelijke partners.

Als laatste kun je onder Overige mutaties toevoegingen doen onder Specificeer voor overige vermogensmutaties.

Toelichting winst-en-verliesrekening
Onder de toelichting balans wordt per winst-en-verliespost een uitsplitsing gemaakt in de standaard onderdelen. Ook hier kun je per onderdeel op de knop specificeer klikken om de uitsplitsing per grootboekrekening op te vragen. Daarnaast is ook hier de mogelijkheid om een toelichting per post toe te voegen.

• Klik op een post, bijvoorbeeld Bedrijfsopbrengsten, om te zien hoe de totaalpost is opgebouwd.
• Gebruik +Specificeer om de saldi te controleren, en indien nodig te wijzigen. Tip! Voer correcties meteen door in de administratie, dan hoef je dit maar een keer te doen.

• Netto-omzet
  Onder de bedrijfsopbrengsten vind je de uitsplitsing van de Netto-omzet terug onder een apart kopje: Netto-omzet: Uitsplitsing.

Overige toelichtingen
Onder de post overige toelichtingen voeg je een extra toelichting toe om die cijfers beter begrijpelijk te maken. We hebben hiervoor de volgende onderwerpen:

• Concessies
• Gemiddeld aantal werknemers (waarbij aantal medewerkers in NL een verplicht veld is)
• Financiële instrumenten
• Gebeurtenissen na balansdatum
• Overige toelichtingen.

Ondertekening van de jaarrekening
Voor de ondertekening van de jaarrekening wordt de naam van de zakelijke partners getoond die onder Algemeen zijn opgevoerd. Dit kan aangevuld worden met de Naam van de ondertekenaar, de soort ondertekening, de plaats en datum van ondertekening.

Accountantsverklaring/ Samenstellingsverklaring

Onder het kopje Accountantsverklaring kun je de samenstellingsverklaring genereren.

Je kunt twee soorten verklaringen genereren, een samenstelverklaring en een accountantsverklaring. Voordat je de verklaring kunt genereren moet er antwoord gegeven worden op twee vragen:

• Verklaring volledig volgens NBA standaard, inclusief officiële voor accountants geldende standaarden en VGBA-terminologie?
  Deze optie mag alleen gekozen worden als je als accountant bent aangesloten bij NBA. Standaard staat deze daarom ook op Nee.
• Is er sprake van onzekerheid over de continuïteit van de onderneming?

Ook deze optie staat standaard op Nee, is er wel sprake van onzekerheid kun je deze optie op Ja zetten, dan zal er een aanvullende tekst opgenomen worden in de verklaring.

Zijn beide vragen beantwoord, dan klik je op de knop Verklaring genereren. Je wordt vervolgens Doorgeleid naar de verklaring, die bestaat uit drie tabbladen bovenin:

• Informatie
  Hier wordt informatie getoond over de verklaring zoals een begin- en einddatum.
• Inhoud
  Hier wordt de standaard inhoud van de verklaring getoond, deze kun je nog aanpassen en/of uitbreiden met eigen items.
• Ondertekening
  Hier geef je aan wie vanuit het kantoor de ondertekening van de verklaring doet.

Exporteren jaarrekening

Als laatste stap kun je de jaarrekening valideren, hierbij wordt gecontroleerd of alle verplichte velden zijn ingevuld, en er geen verschillen in de cijfers zijn.

Geen validatiefouten meer? Klik dan rechtsboven op Jaarrapportage om de pdf te exporteren.

Was dit artikel nuttig?