Inrichting SnelStart Debiteurenbeheer

Dit artikel is onderdeel van het artikel Starten met SnelStart Debiteurenbeheer. 

In dit artikel begeleiden we je stap voor stap bij het instellen van SnelStart Debiteurenbeheer, zodat je er direct goed mee aan de slag kunt.

1. Je administratie koppelen

Heb je één of meerdere administratie(s) bij SnelStart? Dan zijn deze automatisch gekoppeld aan SnelStart Debiteurenbeheer zodra je inlogt. Je logt namelijk met dezelfde gegevens in als waarmee je in SnelStart inlogt.

Je vindt deze administraties terug in het menu aan de linkerkant onder Administraties.

Administraties koppelen uit andere software
Heb je een administratie bij een ander boekhoudpakket? Dan moet je de administratie handmatig koppelen aan SnelStart Debiteurenbeheer.

1. Wij initialiseren jouw omgeving met de door jou aangeleverde gegevens.
2. Log daarna in op SnelStart Debiteurenbeheer.
3. Klik links in het menu op Administraties.
4. Klik op de regel van de administratienaam waarin je jouw administratie wil inlezen. 
5. Je ziet nu een overzicht met gegevens van jouw administratie. 
6. In het midden staat SOAP koppeling. Klik daar op Nieuwe gegevens genereren.
   
7. Doorloop de stappen om de koppeling te maken.
   
   
   

2. Het dashboard instellen

Zodra je inlogt in SnelStart Debiteurenbeheer, kom je direct op je dashboard terecht. Hier stel je zelf widgets in. Zo zie je in één oogopslag de belangrijkste rapportgegevens. Wil je meer details? Bekijk of exporteer dan de volledige rapporten via het onderdeel Rapport (hier link naar dat artikel toevoegen). Jij bepaalt zelf welke widgets je toevoegt aan je dashboard.

1. Log in SnelStart Debiteurenbeheer in.
2. Klik rechtsonder op het instellingen (het tandwiel)
3. Je ziet aan de rechterkant Widget toevoegen staan. Je geeft daar aan welke widgets je op je dashboard wilt zien. 
   
   - Cashflow forecast (meest gekozen): Een cashflow forecast laat zien hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat. Zo weet je of je genoeg cash hebt om rekeningen te betalen en plannen te maken.
   - Klachtenoverzicht: In het klachtenoverzicht zie je per categorie hoeveel klachten openstaan, wat het bijbehorende bedrag is en wat de gemiddelde oplostijd is.
   - Lopende BTO's: Per administratie zie je hoeveel actieve betalingsovereenkomsten er zijn in SnelStart Debiteurenbeheer. 
   - Ouderdomsoverzicht (meest gekozen): Per administratie zie je in een staafgrafriek welk bedrag openstaat, verdeeld over de termijnen 1–30, 31–60, 61–90, 91–180, 181–360 en 361+ dagen vervallen.
   

   - DSO: DSO (Days Sales Outstanding) laat zien hoe lang het gemiddeld duurt voordat je facturen zijn betaald. Hoe lager de DSO, hoe sneller je klanten betalen.

   In de widgets kun je de DSO per administratie bekijken. Je kiest zelf de berekeningsmethode: Standard, True of Best Possible. Elke methode berekent de DSO op een andere manier.
   - Workload (meest gekozen): Bij Workload zie je hoeveel acties er openstaan, voor alle administraties of alleen voor de actieve administratie waaraan je op dat moment werkt.

4. Je kunt widgets instellen die op elk dashboard zichtbaar zijn, ongeacht welke administratie je opent. Wil je specifieke widgets alleen bij één administratie tonen? Dan stel je die in voor die administratie en geef je aan dat je deze alleen in de actieve (de administratie waarin je nu ziet) wilt zien. 
   
5. Heb je alles toegevoegd en is je dashboard goed zo, dan klik je rechtsonder op Opslaan.
6. Wissel je rechtsboven van administratie? Dan past het dashboard zich automatisch aan. Je ziet direct de cijfers en informatie van de administratie die je hebt geselecteerd.
   
   
   

3. De algemene instellingen

Voor een goede werking van SnelStart Debiteurenbeheer is het belangrijk dat je eenmalig de algemene instellingen instelt.

1. Klik links in het menu op Instellingen. 
   
2. Je ziet daar verschillende instellingen die je kunt toevoegen. We leggen deze hieronder per onderdeel uit. 

Onderdeel Algemeen

Handtekeningen

Bij handtekeningen kun je de handtekening instellen die je onder je correspondentie wilt.

1. Klik op Handtekeningen.
2. Klik rechtsonder op Toevoegen om een nieuwe handtekening toe te voegen. 
3. Vul bij Algemeen de naam van de handtekening in.
4. Je ziet aan de rechterkant de opmaak waarin je de handtekening kunt maken. Daarboven zie je vier tabbladen: Nederlands, Engels, Frans en Duits.
5. Je kunt de handtekening in vier verschillende talen maken. De tekst wordt niet automatisch vertaald. Je moet dit zelf in die taal instellen. 
6. Op het moment dat de debiteur gekozen wordt dan kijkt SnelStart Debiteurenbeheer welke afkomst deze klant heeft en pakt dan automatisch de juiste handtekening. 
7. Klik aan de rechterkant op het wolkje met het plusteken om een variabel veld toe te voegen. De bijbehorende informatie wordt automatisch ingevuld op basis van de gegevens in dat veld.
   
8. Werk je met meerdere collega’s in SnelStart Debiteurenbeheer? Dan wil je natuurlijk dat jouw naam onder de brief staat als jij die verstuurt. Gebruik in dat geval de variabele Medewerker volledige naam. Dan wordt automatisch jouw naam ingevuld bij het verzenden.
9. Klik nadat je een veld hebt geselecteerd op Toevoegen. Het veld komt dan in je opmaak te staan. 
10. Als je onder je eigen naam de naam van de administratie wilt dan voeg je het variabele Administratie naam toe. 

11. Bij het opmaken van je handtekening kun je zelf bepalen hoe deze eruitziet.
    Druk je op Enter, dan komt er een witruimte tussen de velden.
    Gebruik je Shift + Enter, dan plaats je de velden direct onder elkaar.

    Per veld kun je instellen of het links, gecentreerd of rechts wordt uitgelijnd. Ook kun je teksten vetgedrukt, cursief of in een andere stijl zetten. Zo maak je de handtekening helemaal op naar jouw smaak.

12. Ben je klaar? Klik dan rechtsonder op Opslaan. 

Instanties
Dit onderdeel wordt niet vaak gebruikt en is verder niet van toepassing. Of nog uitzoeken waar dit voor is?

Klachten categorieën
Hier voeg je categorieën toe die je kunt gebruiken om klachten te registreren. Tijdens het werken aan een klacht kun je er een dossier aan koppelen, bijvoorbeeld een factuur of openstaande post.

Klik rechtsonder om een type klacht toe te voegen. 

Titels
Hier staan standaard de titels Dhr en Mevr. Je kunt hier eventueel extra titels aan toevoegen.

Onderdeel Financieel

Banken
Je hoeft hier geen banken toe te voegen, maar het kán wel. Bij de administratiegegevens staan je bankgegevens namelijk al standaard ingevuld. Wil je daar een andere bank kunnen selecteren? Voeg die dan hier toe. Het gaat alleen om de naam van de bank, puur voor de weergave.

Betalingswijzen
Hier staan standaard een aantal betalingswijzen toegevoegd. Deze kun je gebruiken. De meest voorkomende is bank. Klik rechtsonder op Toevoegen als je een andere betalingswijzen wilt toevoegen. 

Kosten
Hier kun je extra kosten toevoegen die je als actie wilt toevoegen. Dit is niet verplicht. Als jij bij een aanmaning bijvoorbeeld €25 extra wilt rekenen dan voeg je deze hier toe en kun je die later gebruiken in het dossier.

Rechtsvormen
Dit zijn de verschillende rechtsvormen die je bij je administratiegegevens kunt kiezen.

Wettelijke rente
Hier zie je twee overzichten: één voor ondernemers (handelstransacties) en één voor particulieren (niet-handelstransacties). De wettelijke rentepercentages zijn vooraf ingevuld, maar je blijft zelf verantwoordelijk voor het gebruik van de juiste percentages. Je kunt ze hier wijzigen of aanvullen.

Deze rente kun je later toepassen in een dossier. Hoe dat werkt, lees je verderop.

Onderdeel Stappenplannen (wijzigen naar workflows)

In het debiteurenbeheerprogramma werk je met stappenplannen. Een stappenplan is eigenlijk een soort workflow: je bepaalt van tevoren welke acties op welk moment automatisch worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van een herinnering na een aantal dagen.

Elke actie binnen het stappenplan is gekoppeld aan een sjabloon, zoals een standaardmail of brief. Komt een dossier bij zo’n actie aan? Dan wordt automatisch de juiste communicatie verstuurd, met het bijbehorende sjabloon. Zo werk je gestructureerd en weet je zeker dat je niets mist.

Acties

Hier zie je een overzicht van alle beschikbare acties. Deze kun je gebruiken in een stappenplan. Klik op een actie om de bijbehorende instellingen te bekijken of aan te passen. Door rechtsonder op Toevoegen te klikken kun je zelf een actie toevoegen.

Voorbeeld: de actie Aanmaning brief stuurt automatisch een aanmaningsbrief volgens het ingestelde sjabloon.

• Type: Hier geef je aan wat het type van de actie is.
• Correspondentie type: Hier stel in of de correspondentie per brief of e-mail moet.
• Richting: Hier geef je aan wat de richting is; inkomend of uitgaand.
• Bij sjabloon kies je het sjabloon van de aanmaningsbrief. Deze staat bij je sjablonen. Dat leggen we hieronder uit. 
  

• Bruikbaar als afwijkende actie: Bij ‘Uitvoeren’ kun je aangeven of een actie beschikbaar is als afwijkende actie. Ons advies: zet dit alleen op Ja als je de actie ook echt wilt gebruiken buiten het stappenplan om. Zo blijft je lijst met afwijkende acties overzichtelijk.

  Een afwijkende actie gebruik je wanneer je bewust afwijkt van het standaard stappenplan, bijvoorbeeld in een uitzonderlijke situatie.

• Bruikbaar als ingeplande extra actie: Ons advies is om dit op Ja te laten staan. Je kunt deze actie dan als extra actie inzetten.
• Bruikbaar in stappenplan: Ons advies om dit op Ja te laten staan. Je kunt dan actie dan gebruiken in een stappenplan. 
• Zichtbaar in historie bescherm: Als dit op Ja staat is deze actie zichtbaar in de historie van je belscherm. 
• Zichtbaar in historie debiteur: Als dit op Ja staat is deze actie zichtbaar in de historie op deze debiteur. 
• Kosten: als je extra kosten hebt ingesteld dan kun je hier aangeven of je deze wilt toevoegen tijdens deze actie.

Je kunt de naam van een standaardactie wijzigen of de actie verwijderen.

Sjablonen
Bij sjablonen geef je aan welk sjabloon hoort bij welke actie. Kies je bijvoorbeeld de actie Aanmaning brief, dan wordt het sjabloon Aanmaning brief verstuurd. Hier bepaal je dus hoe de tekst van die brief eruitziet.

Standaard zie je hier een aantal voorbeeldsjablonen. Deze kun je direct gebruiken. Klik op een regel om te zien hoe de brief eruitziet. Je kunt de inhoud zelf aanpassen. Wil je een nieuw sjabloon maken? Klik dan onderin op Toevoegen.

Klik aan de rechterkant op het wolkje met het plusteken om een variabel veld toe te voegen. De bijbehorende informatie wordt automatisch ingevuld op basis van de gegevens in dat veld.

De stappenplannen
Heb je je acties en sjablonen goed ingesteld? Dan kun je aan de slag met het maken van je workflow. Je kunt zoveel workflows aanmaken als je wilt. Het kost even wat tijd om ze goed in te richten, maar zodra alles staat, kun je er telkens opnieuw efficiënt gebruik van maken. Lees hier hoe je dit doet. 

 

4. De administratie instellingen

Zodra de algemene instellingen zijn gemaakt, kun je per administratie aanvullende instellingen instellen.

1. Klik links in het menu op Administraties
2. Je ziet hier een overzicht van al jouw administraties.
3. Klik op de regel van de administratie waarin je de instellingen wilt toepassen.
4. Je komt in het administratiescherm. We leggen hieronder per onderdeel uit wat je daar instelt. 
   
   
   

Bestanden

Hier kun je bestanden uploaden die je aan je administratie wilt koppelen. Denk bijvoorbeeld aan briefpapier, algemene voorwaarden etc. Klik in dat vlak rechtsboven op het blauwe blad met daarin het plus teken. Upload het gewenste bestand.

Contactpersonen

Hier kun je contactpersonen toevoegen die van toepassing zijn bij deze administratie.

SOAP koppeling

Hier koppel je je administratie. In hoofdstuk 2 van dit artikel lees je hier meer over. 

Stappenplannen

Hier koppel je de stappenplannen die voor deze administratie van toepassing zijn. In dit hoofdstuk lees je alles over de stappenplannen. 

1. Klik rechts naast Stappenplannen op het pennetje. 
2. Je ziet links Actieve stappenplannen staan en rechts Beschikbare stappenplannen. De beschikbare stappenplannen zijn alle stappenplannen die je hebt gemaakt bij het onderdeel stappenplannen. 
3. Sleep het stappenplan dat je wilt gebruiken naar het veld Actieve stappenplannen. Dit doe je door op de regel van het stappenplan te klikken en je muis ingedrukt te houden. 
4. Let op: de volgorde van je stappenplannen is belangrijk.
   Het bovenste stappenplan wordt als eerste uitgevoerd. Klanten die aan de voorwaarden van dat plan voldoen, doorlopen dit stappenplan volledig. Pas daarna wordt – indien van toepassing – het volgende stappenplan gestart.
   
   Bijvoorbeeld: als het eerste stappenplan bedoeld is voor particuliere klanten, dan doorlopen zij dat plan. Zakelijke klanten die daar niet onder vallen, gaan automatisch door naar het volgende stappenplan daaronder.

Administratie

Linksboven staat de naam van je administratie. Klik in dat overzicht rechtsboven op het pennetje om gegevens van je administratie in te zien en in te stellen. 

Administratie bewerken
Hier staan de algemene gegevens van je administratie. Heb je bij Bestanden jouw algemene voorwaarden geüpload, dan kun je deze hier toevoegen.

Administratie instellingen
Hier stel je verschillende instellingen in die van toepassing zijn in deze administratie.

• Standaard waardes: Deze velden worden automatisch ingevuld op basis van de gegevens in je administratie. Als bepaalde informatie ontbreekt, wordt er standaardinformatie gebruikt. Je hoeft deze velden in dat geval niet zelf aan te passen.
• Incassokosten: Hier stel je in welke incassokosten bij jouw zakelijke en particuliere klanten van toepassing zijn. 
• Rentes: hier stel je de rentes in waarmee je wilt werken. Bij instellingen staan de standaard rentes ingesteld. Stel hier juist in waarmee je wilt werken. 
• Uitgaande e-mail: Hier stel je de gegevens in die voor de correspondentie van toepassing zijn. De handtekening maak je bij Instellingen. Dit lees je in hoofdstuk 3 van dit artikel.
• Brieven: Hier stel je in of je met briefpapier wilt werken. Dit heb je bij Bestanden geüpload. Je stelt hier de marges in. 
• Betaalverzoeken: Nog even horen wat hier precies gaat komen

Vrije velden
Hier kun je instellen welke extra velden je ook wilt laten inlezen vanuit je administratie. 

 

5. Zoeken in SnelStart debiteurenbeheer

Als je rechtsboven klik op het vergrootglas kun je heel eenvoudig zoeken. Type je daar de naam van een klant in dan zie je in één overzicht gegevens van de klant, de zaken en facturen. Dit ziet er dan zo uit:

In de regels zie je verschillende tekens staan. Vanuit die tekens kun je direct doorklikken naar dat onderdeel:

• Telefoon: Je komt direct in het uitvoeren scherm
• Poppetjes: Je komt in het klantenoverzicht
• Koffer: Je ziet een overzicht van de betreffende zaak
• Factuur: De factuur opent zich.
  
  
  

6. Relaties toevoegen

Links in het menu zie je Relaties staan. Hier kun je zelf relaties toevoegen, zoals bijvoorbeeld een incassobureau. Dit is handig wanneer je een klant doorverwijst naar een incassobureau — je kunt dan direct het juiste bureau aan de klant koppelen.

 

Was dit artikel nuttig?