Een boeking maken met buitenlandse btw voor particuliere klanten binnen de EU

Je kunt in SnelStart Polaris een boeking maken met buitenlandse btw. In dit artikel lees je hier alles over.

Is je omzet van verkopen aan particulieren in alle EU-landen samen hoger dan 10.000 euro per jaar? Dan moet je de lokale btw-tarieven hanteren van de landen waar je levert en daar ook de btw afdragen. Je omzet in Nederland telt hierbij niet mee.

Vanaf dat moment kun je in SnelStart factureren met buitenlandse btw. Dit noemen we VAT (Value Added Tax).

SnelStart houdt automatisch bij hoeveel buitenlandse btw je factureert. Zo kun je deze bedragen eenvoudig aangeven via het éénloketsysteem of One Stop Shop (OSS) van de Belastingdienst, ook wel de Unieregeling genoemd.

Je doet dan via de Nederlandse Belastingdienst één speciale btw-aangifte in plaats van afzonderlijke aangiftes in elk EU-land waarin je verkoopt.

Meer informatie hierover lees op de site van de Belastingdienst.

1. De instellingen om te factureren met buitenlandse btw

Wil je factureren met buitenlandse btw? Dan moet je eerst een paar instellingen doen.
Lees de stappen hieronder goed door.

Stap 1: Instellen dat je wilt factureren met buitenlandse btw.
Stap 2: Aparte grootboekrekening toevoegen voor buitenlandse omzet
Stap 3: De grootboekrekening koppelen aan de omzetgroep

Stap 1: Instellen dat je wilt boekhouden met buitenlandse btw

Zodra je instelt dat je wilt factureren met buitenlandse btw, kun je hiermee starten.
Je kunt niet met terugwerkende kracht factureren met buitenlandse btw.

1. Open je administratie. Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen)
2. Ga naar Basisinstellingen → Tabblad Boekhouden. 
3. Schuif het bolletje bij Factureren met buitenlandse btw (One Stop Shop) naar rechts. Klik op Opslaan. 
   

Belangrijke voorwaarden:

SnelStart houdt niet bij wanneer je omzet hoger is dan 10.000 euro.
Zodra je het schuifje naar rechts zet, kun je factureren met buitenlandse btw.

Je hebt twee mogelijkheden:

• Je houdt zelf bij vanaf welk moment je boven de 10.000 euro omzet komt en zet dan het vinkje aan.

• Of je geeft bij de Belastingdienst aan dat je direct wilt factureren met buitenlandse btw, ook als je nog onder de 10.000 euro omzet zit.
  Meld dit via de Melding keuze plaats van prestatie digitale diensten en afstandsverkopen.

Belangrijk:
Zet je het schuifje naar rechts? Dan ben je volgens de Belastingdienst verplicht om minimaal twee jaar te blijven factureren met buitenlandse btw. Ook als je omzet in het tweede jaar onder de 10.000 euro blijft.

Let op:
Zet je het schuifje bijvoorbeeld op 1 augustus aan? Dan kun je pas vanaf 1 augustus facturen of boekingen maken met buitenlandse btw. Je kunt dus geen facturen of boekingen met een eerdere datum (bijvoorbeeld 4 juli) aanmaken met buitenlandse btw. De datum waarop je het vinkje zet, is je officiële startdatum. 

Stap 2: Aparte grootboekrekening toevoegen voor buitenlandse omzet

Je moet een aparte grootboekrekening toevoegen voor de omzet. Deze grootboekrekening moet de functie 84 (installatie/televerkoop binnen de EU) hebben.

In het standaard rekeningschema van SnelStart zijn deze rekeningen al toegevoegd:

• Voor omzet productiegoederen: grootboekrekening 8080.

• Voor omzet diensten: grootboekrekening 8280.

Controleer of deze rekeningen in jouw lijst staan met de functie 84:

• Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen).

• Ga naar Grootboekrekeningen.

Staan ze niet in je lijst? Klik dan op Nieuw om een nieuwe grootboekrekening toe te voegen.

Omdat je in stap 1 hebt aangegeven dat je wilt factureren met buitenlandse btw,
en deze grootboekrekening de functie 84 heeft, zie je nu de optie om een VAT-tarief toe te voegen. Hier stel je in welk btw-tarief van het buitenland van toepassing is.

Je kunt kiezen uit 6 verschillende tarieven:

1. Super verlaagd
2. Verlaagd hoog
3. Verlaagd laag
4. Parking
5. Standaard
6. Geen

Het standaard btw-tarief
Gebruik je voor alle of veel landen het standaard btw-tarief? Dan kun je dit tarief invullen op de grootboekrekening. SnelStart berekent dan automatisch het standaard btw-tarief van het land dat op de klantkaart staat ingesteld.

Voorbeeld:

• Maak je een factuur voor een particuliere klant in Duitsland?
  Dan gebruikt SnelStart automatisch het standaard btw-tarief van Duitsland.

• Maak je een factuur voor een particuliere klant in België?
  Dan wordt automatisch het standaard btw-tarief van België toegepast.

Gebruik je overal het standaardtarief?
Dan hoef je maar één grootboekrekening aan te maken.

Factureren met het lage btw-tarief

Verkoop je artikelen waarvoor het lage btw-tarief geldt? En mag je voor alle of veel landen het verlaagde VAT-tarief gebruiken? Dan kun je hiervoor één grootboekrekening aanmaken.
Stel het VAT-tarief in op Verlaagd hoog of Verlaagd laag.

In stap 3 voeg je deze grootboekrekening toe aan de artikelomzetgroep laag. SnelStart berekent dan automatisch het verlaagde btw-tarief voor artikelen die aan deze omzetgroep zijn gekoppeld.

Andere tarieven

Vallen je producten in sommige landen onder een ander btw-tarief?
Maak dan per land een aparte grootboekrekening aan.

Voorbeeld:
Is in Italië het Parking btw-tarief van toepassing?
Maak dan een aparte grootboekrekening aan voor verkopen naar Italië.
Geef in de omschrijving bijvoorbeeld aan: Afstandsverkopen Italië.
Deze grootboekrekening krijgt ook de functie 84, maar het VAT-tarief zet je op Parking.

Extra informatie

Aan de functie 84 is standaard de btw-rekening 1700 (Te betalen EU VAT) gekoppeld.
Deze rekening heeft functie 0, waardoor de btw niet op de Nederlandse aangifte verschijnt.
Maak je een factuur met buitenlandse btw? Dan wordt het btw-bedrag automatisch geboekt op rekening 1700.

Stap 3: De grootboekrekening koppelen aan de omzetgroep

Je hebt de grootboekrekening nu aangemaakt. Koppel deze vervolgens aan de juiste omzetgroep. Aan die omzetgroep is je artikel gekoppeld.

Factureer je dit artikel aan een particuliere klant binnen de EU? Dan wordt automatisch het btw-tarief berekend dat je hebt ingesteld bij het VAT-tarief.

1. Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen) en ga naar Omzetgroepen.

2. Selecteer de omzetgroep waaraan je artikelen zijn gekoppeld die je factureert naar buitenlandse particuliere klanten binnen de EU. Dit kan bijvoorbeeld de omzetgroep "Hoog btw goederen" zijn. 

Klik bij het tabblad Algemeen op + Voeg regel toe en vul onderstaande in:
Soort: Landen binnen EU (particulier )
Type relatie: Particulier OSS 
Omzetrekening: 8080 omzet afstandsverkopen binnen EU

Meerdere grootboekrekeningen met functie 84 toevoegen

Heb je meerdere grootboekrekeningen met functie 84,
bijvoorbeeld omdat in Italië een ander btw-tarief geldt?
Voeg deze rekeningen dan toe door te klikken op + Voeg regel toe.

• Selecteer bij Soort het land Italië.

• Vul vervolgens de omzetrekening in die je hiervoor hebt aangemaakt.

• Bij Type relatie verschijnt automatisch Particulier (OSS).

Hoe SnelStart het juiste VAT-tarief bepaalt

Bij het factureren kijkt SnelStart naar de klantkaart van het artikel dat is gekoppeld aan de omzetgroep.

• Geen btw-nummer ingevuld? Dan gaat het om een particuliere klant.

• Land op de klantkaart ingesteld?

  • Staat daar Duitsland? Dan gebruikt SnelStart het VAT-tarief dat je hebt ingesteld bij omzetrekening 8080.

  • Staat daar Italië? Dan wordt het VAT-tarief gebruikt dat je hebt ingesteld bij de omzetrekening voor Italië.

Let op: Als er een specifiek land is ingesteld op de klantkaart, gaat dat altijd boven het algemene soort Landen binnen EU.

Verschillende VAT tarieven

Heb je een aparte grootboekrekening aangemaakt voor artikelen die bijvoorbeeld onder het verlaagde btw-tarief vallen? Dan moet je deze grootboekrekening toevoegen bij de Artikelomzetgroep laag btw.

2. Een factuur maken met buitenlandse btw

Als alles goed is ingesteld, kun je nu een factuur maken.

Kies je een particuliere klant binnen de EU en selecteer je een artikel dat is gekoppeld aan een omzetgroep met een omzetrekening voor buitenlandse btw? Dan wordt automatisch het juiste btw-tarief berekend op je factuur.

In dit voorbeeld:

• Kies je een klant uit Duitsland,

• Dan wordt automatisch het standaard btw-tarief van Duitsland toegepast.

• Bij het totaalbedrag zie je VAT staan, samen met het berekende btw-tarief.

3. Een boekingen maken met buitenlandse btw

Je kunt ook een boeking maken in je dagboek verkoop zonder factuur.

1. Ga naar het tabblad Boekhouden. Open je dagboek verkoop en klik op het plus teken om een nieuwe boeking te maken. 
2. Selecteer de klant. Dit moet een klant met een land binnen de EU zijn waarbij geen btw-nummer op de klantkaart is ingesteld. Vul de boekingsdatum, het factuurnummer en de omschrijving in.  Let op: De datum moet een datum zijn nadat je het vinkje voor Factureren met buitenlandse btw hebt hebt aangezet (zie hoofdstuk 1 van dit stappenplan)
3. Vul in het veld bedrag het totale bedrag in (dat is de omzet + de btw).
4. In dit voorbeeld nemen we een particuliere klant uit Duitsland met een factuurbedrag van totaal €595. Het vullen van de algemene gegevens ziet er dan zo uit:
   
5. Vul nu de boekingsregels in. De boeking moet uit minimaal 2 regels bestaan: 1 regel voor de omzet, en 1 regel voor de btw. 
6. Regel 1:
   In deze regel boek je het omzetbedrag op de grootboekrekening die je hiervoor hebt aangemaakt. Dit moet een grootboekrekening met de de functie 84 zijn. In hoofdstuk 1, stap 2, lees je hierover uitgebreide uitleg. In dit voorbeeld was de totale factuur €595 euro. De omzet is €500. Dit bedrag vul je in de eerste regel in. De omzet moet je zelf uitrekenen of aflezen van de factuur. Zodra je de omzet hebt geboekt verschijnt een regel waarin staat: EU VAT: 95,00 en daaronder Plaatsen. Dat is het btw-bedrag dat automatisch wordt berekend. (Op basis van de klant die je hebt gekozen, dus het land van de klant, en het VAT-tarief dat hangt aan de grootboekrekening). 
   
7. Regel 2:
   Als je de omzet hebt geboekt klik je op Plaatsen. Het btw-bedrag wordt dan geboekt op de rekening Te betalen EU VAT. Dit ziet er dan zo uit:
   
8. Het btw-bedrag is nu geboekt op de rekening EU VAT. Hieronder lees je waar je dit kunt terugvinden voor het indienen van de aangifte.

4. De aangifte

Je kunt een overzicht generen met de buitenlandse btw. Dit overzicht gebruik je voor je OSS (One Stop Shop of éénloketsysteem) aangifte.

1. Open je administratie
2. Klik op het tabblad Boekhouden → Aangiftes → Oss aangifte 
3. Je ziet een overzicht met alle OSS boekingen. Dit overzicht heb je nodig bij het indienen van de aangifte op de website van de Belastingdienst.

Btw-aangifte via het éénloketsysteem (OSS)

Is je omzet binnen de EU, maar buiten Nederland, hoger dan 10.000 euro?
Dan ben je verplicht om de btw af te dragen aan de landen waarin je verkoopt.

Je kunt deze btw aangeven via het éénloketsysteem of One Stop Shop (OSS) van de Belastingdienst.
Dit regel je met een aanmelding voor de Unieregeling.
Je hebt dan geen aparte btw-registratie nodig in andere EU-landen.

Met de Unieregeling:

• Doe je één speciale btw-aangifte via de Nederlandse Belastingdienst.

• Hoef je niet afzonderlijk btw-aangiftes te doen in elk EU-land.

• Zorgt de Nederlandse Belastingdienst ervoor dat de btw via het OSS-portaal bij het juiste EU-land terechtkomt.

Binnen het éénloketsysteem handel je per kwartaal je btw-melding en betaling in één keer af.

Wil je liever zelf per land de btw-aangifte doen?
Dat kan natuurlijk ook.

Uitzondering:

De drempelbedragen gelden niet voor accijnsgoederen, zoals alcoholische dranken en (bijna) nieuwe vervoersmiddelen, zoals auto’s en motoren.
Deze goederen zijn altijd belast in het land waar ze naartoe worden verzonden.

Daarnaast kun je deze regeling niet gebruiken voor margegoederen.
Pas je de margeregeling toe?
Dan ben je Nederlandse btw verschuldigd over de winstmarge van de goederen.
Je berekent dan geen btw aan de klant en vermeldt dit ook niet op de factuur.

In dit artikel van de Belastingdienst lees je er meer over.

Was dit artikel nuttig?