Klanten

In dit artikel lees je meer over het aanmaken, wijzigen, archiveren en verwijderen van klanten.

Voordat je een factuur kunt versturen, moet je eerst de klant toevoegen aan je administratie. In dit artikel lees je alles over het werken met klanten in Polaris.

1. Een klant aanmaken

In een nieuwe administratie staat standaard klantnummer -2 met de klantnaam Klant onbekend. Het advies is om deze klant ongewijzigd te laten. Wanneer je facturen inleest waarbij geen klant bekend is, worden deze automatisch aan deze klant gekoppeld. Je kunt dit later altijd handmatig aanpassen

Een klant toevoegen:

1. Klik bovenin op het tabblad Relaties en ga naar klanten. 
2. Je ziet hier een overzicht van al je klanten. 
3. Klik op de blauwe knop Nieuw om een klant toe te voegen. 
4. Je ziet verschillende tabbladen met velden die je kunt invullen. Vul de gewenste velden in en klik op Opslaan.
5. Wijzigt later iets in de gegevens van de klant dan kun je dit op de klantkaart aanpassen.

2. Een klant archiveren en verwijderen

Klik in de regel van de klant rechts op de drie puntjes en kies Archiveren.
Wil je een gearchiveerde klant terugvinden? Klik dan rechtsboven op de knop Actieve klanten en kies voor Toon gearchiveerde klanten. 

Heb je de klant nooit gebruikt in je administratie? Dan kun je de klant vanuit dit overzicht definitief verwijderen. Staat er wel historie op de klant? Dan kun je de klant alleen archiveren.

3. Order- factuur- en artikelhistorie

Vanaf het pakket inBalans kun je op de klantkaart per klant de order-, factuur- en artikelhistorie bekijken.

Zo doe je dat:

• Ga naar je klantenoverzicht.

• Selecteer de klant waarvan je de historie wilt zien.

• Je komt nu op de klantkaart.

• Hier zie je verschillende tabbladen met de gegevens.

• Je kunt het overzicht filteren of een sortering toepassen om snel de juiste informatie te vinden.

4. Klanten exporteren en importeren

Vanaf het pakket inKaart kun je klanten exporteren en importeren

Exporteren

Je kunt je klanten exporteren.

1. Klik bovenaan op Relaties.
2. Klik op Klanten.
3. Klik rechtsboven op de drie verticale puntjes. 
4. Klik op Exporteren naar Excel. 
5. Het Excelbestand wordt klaargezet in je downloadmap. Deze kun je direct openen.
   
   

Importeren

Je kunt klanten importeren in SnelStart Polaris.

Het importbestand
In SnelStart Polaris staat een voorbeeldsjabloon dat je kunt gebruiken om te importeren. Het is ons advies om dit sjabloon te gebruiken omdat alle velden en waarde daarin op de juiste wjize staan. Hieronder bij stap 5 staat dit sjabloon.

Kan ik het importbestand uit SnelStart 12 gebruiken?
Nee, je kunt het importbestand uit SnelStart 12 niet gebruiken. De kolomnamen in Polaris wijken af van die in het bestand uit SnelStart 12. Om succesvol te importeren in Polaris, moeten de kolomnamen precies overeenkomen met die in het voorbeeldimportbestand van Polaris.

1. Open je administratie. Klik bovenin op Relaties
2. Ga naar je klanten.
3. Klik rechtsboven op de drie verticale puntjes. 
4. Klik op Importeren.
5. Klik op Sjabloon downloaden. Er wordt nu een voorbeeldsjabloon gedownload.
   Je kunt dit sjabloon gebruiken om klanten te importeren.
6. De kolommen in het rood zijn verplicht. De andere velden zijn optioneel. Gebruik je die niet? Dan kun je ze verwijderen. In het sjabloon staat één klant als voorbeeld ingevuld. Zo zie je precies welke soort waarde je bij elke kolom moet invullen voor een succesvolle import.
7. Nadat je het bestand hebt aangemaakt klik je op Selecteer bestand. Je kunt het bestand nu uploaden. 

8. Selecteer wat je wilt doen met het importsjabloon:

   • Alleen nieuwe klanten toevoegen
     Alleen klanten die nog niet in de administratie staan worden toegevoegd. Bestaande klanten worden overgeslagen.

   • Bestaande klanten bijwerken en nieuwe toevoegen
     Zijn er in het sjabloon wijzigingen gedaan bij bestaande klanten? Dan worden die aangepast op de artikelkaart. Nieuwe artikelen worden toegevoegd.

   • Alleen bestaande klanten bijwerken
     Alleen gegevens van bestaande klanten worden aangepast. Er worden geen nieuwe klanten toegevoegd.

9. Klik op Importeren. Het bestand wordt geïmporteerd.
   
   

Handig om te weten:

In het voorbeeldbestand staat bij sommige kolommen een 0, 1, 2 of waar. Hieronder leggen we uit wat dit betekent:

• LandId: dit veld kun je leeg houden. Dit wordt automatish gevuld op basis van de adresgegevens. 
• Factuurkorting: de waarde 1 staat hier voor 1%. Vul in dit veld het percentage in dat je wilt toepassen als factuurkorting.
• Krediettermijn: de waarde hier staat voor 1 dag betalingstermijn. Vul in dit veld de betalingstermijn in die van toepassing is. 
• Bankieren: dit veld is niet van toepassing bij klanten, dit geldt voor leveranciers. 
• Incasseren: de 1 staat voor: Standaard incasso Core. Een 0 staat voor: Niet automatisch incasseren.
• Aanmanen: de 0 staat voor geen, de 1 staat voor Onderneming, de 2 staat voor Consument.
• Waar: bij een aantal velden staat waar. Dit betekent dat het zo is, dus dat bij dat onderdeel een vinkje of iets dergelijks staat. Als dit onderneel niet aan moet staan dan moet daar False komen te staan. 

Was dit artikel nuttig?