Het gebruik van grootboekrekeningen

In SnelStart is een standaard grootboekrekeningschema aanwezig. Je kunt ook grootboekrekeningen aanmaken, kopiëren of verwijderen. In dit artikel lees je alles hierover.

In SnelStart is een standaard grootboekrekeningschema aanwezig. Je kunt altijd extra grootboekrekeningen aanmaken. Elke grootboekrekening heeft een bepaalde functie. De functie die is gekoppeld is bepalend voor de juiste boeking. De functie bepaalt wat er met de btw gebeurd.

In SnelStart kun je grootboekrekeningen aanmaken, kopiëren of verwijderen.

Er zijn verschillende soorten rekeningen in een administratie:

• Dagboeken
• Omzetrekeningen
• Kostenrekeningen
• Btw-rekeningen
• Rekeningen met de overige functies

1. De functie van een grootboekrekening

Elke grootboekrekening heeft een (grootboek)functie. De functie bepaalt wat voor soort rekening het is, en of er wel of geen btw wordt berekend.

Sommige functie mogen maar één keer voorkomen in een administratie. Dit zijn de volgende functies: 4, 5, 8, 21 t/m 28, 41 t/m 45, 85 t/m 87 en 100 t/m 102. Hieronder vind je de verschillende functies.

1.1 Dagboeken

Elke administratie heeft een aantal dagboeken waarin dagelijkse boekingen worden gedaan.

• Functie 1 - Dagboek kas
• Functie 2 - Dagboek bank
• Functie 4* - Dagboek verkoop
• Functie 5* - Dagboek inkoop
• Functie 7 - Dagboek memoriaal
• Functie 8* - Dagboek balans

* Deze functies mogen maar één keer in de administratie voorkomen. 

1.2 Omzetrekeningen

Als je producten of diensten verkoopt dan heb je omzet. Dit boek je op een omzetrekening. Over de omzet betaal je btw. Dit kan laag, hoog, overig of onbelast zijn. Deze btw wordt automatisch berekend. Voor omzet uit het buitenland zijn andere regels van toepassing. Hieronder staan de verschillende omzetrekeningen voor Nederland en het buitenland.

• Functie 10 - verkopen/omzet Nederland onbelast (btw rubriek 1e)
• Functie 11 - verkopen/omzet Nederland laag (btw rubriek 1b)
• Functie 12 - verkopen/omzet Nederland hoog (btw rubriek 1a)
• Functie 13 - verkopen/omzet Nederland overig (btw rubriek 1c)
• Functie 80 - verkopen export binnen EU (btw rubriek 3b)
• Functie 81 - verkopen export buiten EU (btw rubriek 3a)
• Functie 84 - installatie/televerkoop binnen EU
• Functie 88 - dienstverlening binnen EU (btw rubriek 3b)
• Functie 91 - verkopen Globalisatie laag (btw rubriek 1b)
• Functie 92 - verkopen Globalisatie hoog (btw rubriek 1a)
• Functie 93 - verkopen Globalisatie overig (btw rubriek 1c)

1.3 Kostenrekeningen

Als je producten of diensten inkoopt dan maak je kosten. Deze boek je op een kostenrekening. In de kostprijs zit een deel btw. Deze btw kan worden teruggevorderd van de Belastingdienst. Hierbij heb je ook een onderscheid in laag, hoog, overig of onbelast. Op producten die zijn geïmporteerd kun je geen btw terugvragen. Hieronder staan de verschillende kostenrekeningen voor Nederland en het buitenland.

• Functie 30 - inkopen/kosten Nederland alle btw tarieven (btw rubriek 5b)
• Functie 31 - inkopen/kosten Nederland laag (btw rubriek 5b)
• Functie 32 - inkopen/kosten Nederland hoog (btw rubriek 5b)
• Functie 33 - inkopen/kosten Nederland overig (btw rubriek 5b)
• Functie 34 - vraagposten inkopen (btw rubriek 5b)
• Functie 61 - inkopen import binnen EU laag (btw rubriek 4b)
• Functie 62 - inkopen import binnen EU hoog (btw rubriek 4b)
• Functie 63 - inkopen import binnen EU overig (btw rubriek 4b)
• Functie 71 - inkopen import buiten EU laag (btw rubriek 4a)
• Functie 72 - inkopen import buiten EU hoog (btw rubriek 4a)
• Functie 73 - inkopen import buiten EU overig (btw rubriek 4a)
• Functie 94 - inkopen globalisatie laag (btw rubriek 1b)
• Functie 95 - inkopen globalisatie hoog (btw rubriek 1a)
• Functie 96 - inkopen globalisatie overig (btw rubriek 1c)

1.4 Btw-rekeningen

Bij inkopen of verkopen waarbij btw wordt berekend wordt het totaalbedrag gesplitst in een kosten en/of omzetbedrag en een btw-bedrag. Het btw-bedrag wordt op een aparte btw-rekening geboekt.

• Functie 21* - btw-af te dragen laag (verkopen)
• Functie 22* - btw-af te dragen hoog (verkopen)
• Functie 23* - btw-af te dragen overig (verkopen)
• Functie 24* - btw-af te dragen verlegd (verkopen)
• Functie 25* - btw-te vorderen verlegd (verkopen)
• Functie 26* - btw-af te dragen globalisatie laag (verkopen)
• Functie 27* - btw-af te dragen globalisatie hoog (verkopen)
• Functie 28* - btw-af te dragen globalisatie overig (verkopen)
• Functie 97 - btw globalisatie (tussenrekening voor tijdelijke opslag btw-bedragen bij globalisatie)
• Functie 41* - btw-te vorderen laag (inkopen)
• Functie 42* - btw-te vorderen hoog (inkopen)
• Functie 43* - btw-te vorderen overig (inkopen)
• Functie 44* - btw-af te dragen verlegd (inkopen)
• Functie 45* - btw-te vorderen verlegd (inkopen)

* Deze functies mogen maar één keer in de administratie voorkomen.

1.5 Overige functies

Hieronder zie je een overzicht van de overig functies.

• Functie 0 - Overig (voor omzet- en kostenrekeningen als je niet btw-plichtig bent en voor kostenrekeningen onbelast)
• Functie 82 - Oninbare vordering (voor openstaande bedragen die niet meer geïnd kunnen worden)
• Functie 100* - Kredietbeperking (verkopen: Rekening waarop betalingsverschillen geboekt worden bij verkopen)
• Functie 101* - Kredietbeperking (inkopen: Rekening waarop betalingsverschillen geboekt worden bij inkopen)
• Functie 102* - Betalingskorting (als wordt gewerkt met betalingskorting wordt op deze rekening het kortingsbedrag geboekt)
• Functie 110 - Tussenrekening betalingen
• Functie 111 - Onbekende betalingen (op deze rekening worden niet herleidbare betalingen geboekt bij het inlezen van afschriften)
• Functie 112 - Kruisposten (voor een tussenrekening Kruisposten, bijvoorbeeld als je geld van je ene bankrekening naar je andere bankrekening wilt boeken )
• Functie 120 - Betaalwijze (contant: Als je werkt met Add-on Kassa)
• Functie 121 - Betaalwijze (elektronisch: Als je werkt met Add-on Kassa)
• Functie 130* - Winstboeking (op deze rekening boek je aan het eind van het jaar de winst/verlies weg)

* Deze functies mogen maar één keer in de administratie voorkomen.

 

2. Een nieuwe grootboekrekening aanmaken

In SnelStart kun je altijd nieuwe grootboekrekeningen toevoegen.

1. Open je administratie.
2. Klik rechtsboven op het tandwiel (icoon).
3. Klik op Grootboekrekeningen → + Nieuw.
4. Vul de volgende velden in: Nummer, Omschrijving, Grootboekfunctie, Rubriek, Balans of Verlies & Winst.
5. Klik rechtsboven op Opslaan. De grootboekrekening is opgeslagen en verschijnt aan de linkerkant in de lijst moet grootboekrekeningen.

 

3. Nieuwe grootboekrekening aanmaken tijdens boeken

Kom je er tijdens het maken van een boeking achter dat de grootboekrekening nog niet aanwezig is in de administratie waarop je de boeking wilt maken dan kun je deze aanmaken tijdens het boeken.

1. Open je administratie.
2. Klik op Boekhouden.
3. Klik op + Nieuw en kies voor het gewenste dagboek ( bijvoorbeeld dagboek verkoop).
4. Vul de volgende velden in: Klant, Factuurdatum, Omschrijving, Bedrag, Betalingstermijn
5. Ga bij de boekingsregel staan in het veld Grootboekrekening, klik met de muis en kies voor + Grootboekrekening toevoegen.
6. Het venster is nu geopend waar je de velden kunt invullen voor de nieuwe grootboekrekening. Vul alle velden in.
7. Klik op Opslaan. De grootboekrekening wordt aangemaakt en ingevuld op de boekingsregel bij de boeking.
8. Klik tot slot op Opslaan. 
   
   
   

4. Een grootboekrekening kopiëren

1. Open je administratie.
2. Klik rechtsboven op het tandwiel (icoon).
3. Klik op Grootboekrekeningen. De lijst met grootboekrekening is nu geopend.
4. Klik aan de linkerkant op de grootboekrekeningen die je wilt kopiëren.
5. Klik vervolgens rechts op Kopiëren.
6. Vul een nieuw grootboeknummer in bij het veld Nummer en pas waar nodig de velden daaronder aan.
7. Klik op Opslaan. De grootboekrekening wordt opgeslagen en verschijnt aan de linkerkant in de lijst.
   
   

5. Een grootboekrekening verwijderen

1. Open je administratie.
2. Klik rechtsboven op het tandwiel (icoon).
3. Klik op Grootboekrekeningen. Je ziet nu de lijst met grootboekrekeningen.
4. Achteraan de regel van de grootboekrekening die je wilt verwijderen zie je drie puntjes staan, klik hierop en kies voor Verwijderen. De grootboekrekeningen wordt verwijderd.

6. Het Grootboekrekeningschema importeren

Je kunt het grootboekrekeningschema vanuit de ene administratie kopiëren naar een andere administratie via de optie importeren.

Hier zitten een aantal voorwaarden aan:

• Je kunt alleen importeren in een administratie waarin geen boekingen staan.
• Je kunt alleen exporteren vanuit een administratie waarin jij eigenaar bent.
• Als je als accountantskantoor rechten hebt in de administratie van je klant kun je dit hierin uitvoeren.

Grootboekrekeningen importeren

1. Open de administratie waarin je het schema wilt importeren. 
2. Klik rechtsboven op het tandwiel (teken) → Grootboekrekeningen. 
3. Klik op de knop Importeren. Als dit niet kan zijn er boekingen gemaakt in de administratie. Deze moet je eerst verwijderen voordat je kunt importeren. Bij Overzichten → Alle boekingen zie je welke dit zijn.
4. Selecteer de bron administratie. Dat is de administratie waaruit je het schema exporteert. Je ziet direct hoeveel grootboeken en rubrieken daarin staan. 
5. Klik op Importeren. Alle grootboekrekeningen, inclusief grootboekrubrieken en de koppeling van RGS, worden geïmporteerd in de administratie. Het gehele bestaande grootboekrekeningschema wordt automatisch verwijderd. 

Waarom kan bovenstaande handig zijn?
Als accountantskantoor werk je vaak met een eigen grootboekschema. Als je dit schema in één administratie volledig inricht kun je dit importeren in administraties waarin je klanten gaan werken. Dat scheelt een hoop werk.

Was dit artikel nuttig?