Het gebruik van grootboekrekeningen

In SnelStart is een standaard grootboekrekeningschema aanwezig. Je kunt ook grootboekrekeningen aanmaken, kopiëren of verwijderen. In dit artikel lees je alles hierover.

Een grootboekrekening is een soort mapje waarin je alle inkomsten en uitgaven van één soort bij elkaar zet.
Bijvoorbeeld: een mapje voor ‘telefoonkosten’, eentje voor ‘verkopen’ en eentje voor ‘benzine’. Alles wat je uitgeeft of ontvangt, stop je in het juiste mapje.

Wat doet een grootboekrekening?
Een grootboekrekening zorgt voor overzicht. Je ziet precies waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat.
Dat is handig voor jezelf én nodig voor de Belastingdienst. Denk aan rapporten zoals een winst-en-verliesrekening.

1. De soorten grootboekrekening en de functies

Wat betekent de functie van een grootboekrekening?

Elke grootboekrekening heeft een functie. Die functie bepaalt hoe SnelStart met btw omgaat als je iets op die rekening boekt.
Bijvoorbeeld: staat de functie op ‘inkoop’? Dan weet SnelStart dat het om een uitgave gaat en dat de btw teruggevraagd mag worden.
Staat de functie op ‘verkoop’? Dan weet SnelStart dat je btw moet afdragen.

Waarom is dat belangrijk?

Als de functie niet klopt, kan de btw-aangifte fout gaan. Kies dus altijd een grootboekrekening met de juiste functie.
Zo voorkom je fouten én houd je je administratie netjes.

Sommige functies mogen maar één keer voorkomen in een administratie. Dit zijn de volgende functies: 4, 5, 8, 21 t/m 28, 41 t/m 45, 85 t/m 87 en 100 t/m 102. Hieronder vind je een overzicht van de verschillende soorten rekeningen en functies.

1.1 Dagboeken

Elke administratie heeft een aantal dagboeken waarin dagelijkse boekingen worden gedaan.

• Functie 1 - Dagboek kas
• Functie 2 - Dagboek bank
• Functie 4* - Dagboek verkoop
• Functie 5* - Dagboek inkoop
• Functie 7 - Dagboek memoriaal
• Functie 8* - Dagboek balans

* Deze functies mogen maar één keer in de administratie voorkomen. 

1.2 Omzetrekeningen

Als je producten of diensten verkoopt dan heb je omzet. Dit boek je op een omzetrekening. Over de omzet betaal je btw. Dit kan laag, hoog, overig of onbelast zijn. Deze btw wordt automatisch berekend. Voor omzet uit het buitenland zijn andere regels van toepassing. Hieronder staan de verschillende omzetrekeningen voor Nederland en het buitenland.

• Functie 10 - verkopen/omzet Nederland onbelast (btw rubriek 1e)
• Functie 11 - verkopen/omzet Nederland laag (btw rubriek 1b)
• Functie 12 - verkopen/omzet Nederland hoog (btw rubriek 1a)
• Functie 13 - verkopen/omzet Nederland overig (btw rubriek 1c)
• Functie 80 - verkopen export binnen EU (btw rubriek 3b)
• Functie 81 - verkopen export buiten EU (btw rubriek 3a)
• Functie 84 - installatie/televerkoop binnen EU
• Functie 88 - dienstverlening binnen EU (btw rubriek 3b)
• Functie 91 - verkopen Globalisatie laag (btw rubriek 1b)
• Functie 92 - verkopen Globalisatie hoog (btw rubriek 1a)
• Functie 93 - verkopen Globalisatie overig (btw rubriek 1c)

1.3 Kostenrekeningen

Als je producten of diensten inkoopt dan maak je kosten. Deze boek je op een kostenrekening. In de kostprijs zit een deel btw. Deze btw kan worden teruggevorderd van de Belastingdienst. Hierbij heb je ook een onderscheid in laag, hoog, overig of onbelast. Op producten die zijn geïmporteerd kun je geen btw terugvragen. Hieronder staan de verschillende kostenrekeningen voor Nederland en het buitenland.

• Functie 30 - inkopen/kosten Nederland alle btw tarieven (btw rubriek 5b)
• Functie 31 - inkopen/kosten Nederland laag (btw rubriek 5b)
• Functie 32 - inkopen/kosten Nederland hoog (btw rubriek 5b)
• Functie 33 - inkopen/kosten Nederland overig (btw rubriek 5b)
• Functie 34 - vraagposten inkopen (btw rubriek 5b)
• Functie 61 - inkopen import binnen EU laag (btw rubriek 4b)
• Functie 62 - inkopen import binnen EU hoog (btw rubriek 4b)
• Functie 63 - inkopen import binnen EU overig (btw rubriek 4b)
• Functie 71 - inkopen import buiten EU laag (btw rubriek 4a)
• Functie 72 - inkopen import buiten EU hoog (btw rubriek 4a)
• Functie 73 - inkopen import buiten EU overig (btw rubriek 4a)
• Functie 94 - inkopen globalisatie laag (btw rubriek 1b)
• Functie 95 - inkopen globalisatie hoog (btw rubriek 1a)
• Functie 96 - inkopen globalisatie overig (btw rubriek 1c)

1.4 Btw-rekeningen

Bij inkopen of verkopen waarbij btw wordt berekend wordt het totaalbedrag gesplitst in een kosten en/of omzetbedrag en een btw-bedrag. Het btw-bedrag wordt op een aparte btw-rekening geboekt.

• Functie 21* - btw-af te dragen laag (verkopen)
• Functie 22* - btw-af te dragen hoog (verkopen)
• Functie 23* - btw-af te dragen overig (verkopen)
• Functie 24* - btw-af te dragen verlegd (verkopen)
• Functie 25* - btw-te vorderen verlegd (verkopen)
• Functie 26* - btw-af te dragen globalisatie laag (verkopen)
• Functie 27* - btw-af te dragen globalisatie hoog (verkopen)
• Functie 28* - btw-af te dragen globalisatie overig (verkopen)
• Functie 97 - btw globalisatie (tussenrekening voor tijdelijke opslag btw-bedragen bij globalisatie)
• Functie 41* - btw-te vorderen laag (inkopen)
• Functie 42* - btw-te vorderen hoog (inkopen)
• Functie 43* - btw-te vorderen overig (inkopen)
• Functie 44* - btw-af te dragen verlegd (inkopen)
• Functie 45* - btw-te vorderen verlegd (inkopen)

* Deze functies mogen maar één keer in de administratie voorkomen.

1.5 Overige functies

Hieronder zie je een overzicht van de overig functies.

• Functie 0 - Overig (voor omzet- en kostenrekeningen als je niet btw-plichtig bent en voor kostenrekeningen onbelast)
• Functie 82 - Oninbare vordering (voor openstaande bedragen die niet meer geïnd kunnen worden)
• Functie 100* - Kredietbeperking (verkopen: Rekening waarop betalingsverschillen geboekt worden bij verkopen)
• Functie 101* - Kredietbeperking (inkopen: Rekening waarop betalingsverschillen geboekt worden bij inkopen)
• Functie 102* - Betalingskorting (als wordt gewerkt met betalingskorting wordt op deze rekening het kortingsbedrag geboekt)
• Functie 110 - Tussenrekening betalingen
• Functie 111 - Onbekende betalingen (op deze rekening worden niet herleidbare betalingen geboekt bij het inlezen van afschriften)
• Functie 112 - Kruisposten (voor een tussenrekening Kruisposten, bijvoorbeeld als je geld van je ene bankrekening naar je andere bankrekening wilt boeken )
• Functie 120 - Betaalwijze (contant: Als je werkt met Add-on Kassa)
• Functie 121 - Betaalwijze (elektronisch: Als je werkt met Add-on Kassa)
• Functie 130* - Winstboeking (op deze rekening boek je aan het eind van het jaar de winst/verlies weg)

* Deze functies mogen maar één keer in de administratie voorkomen.

2. Een nieuwe grootboekrekening aanmaken

Vanaf het pakket inKaart kun je zelf nieuwe grootboekrekeningen toevoegen.

1. Open je administratie.
2. Klik rechtsboven op het tandwiel (instellingen) en ga naar Grootboekrekeningen.
3. Je ziet hier een overzicht van de grootboekrekeningen. Klik op + Nieuw om een nieuwe grootboekrekening aan te maken. 
4. Vul de velden in en klik op Opslaan.
5. Tijdens het maken van een boeking kun je ook een nieuwe grootboekrekening aanmaken. 

3. Een grootboekrekening verwijderen

Klik op de regel van de grootboekrekening rechts op de drie puntjes. Kies Deactiveren of Verwijderen.
Is er al op de grootboekrekening geboekt? Dan kun je deze alleen deactiveren, niet verwijderen.

Gedeactiveerde rekeningen terugzien? Klik bovenin op Actieve rekeningen en kies Toon gedeactiveerde rekeningen.

 

4. Grootboekrekeningen exporteren en importeren

Vanaf het pakket inKaart kun je grootboekrekeningen exporteren en importeren. 

Exporteren

Je kunt je grootboekrekeningen exporteren.

1. Klik rechtsboven op de drie verticale puntjes. 
2. Klik op Exporteren naar Excel. 
3. Het Excelbestand wordt klaargezet in je downloadmap. Deze kun je direct openen.
   
   

Importeren

Je kunt grootboekrekeningen importeren.

Je kunt bij het importeren niet het importbestand uit SnelStart 12 gebruiken. De kolomnamen in Polaris wijken af van die in het bestand uit SnelStart 12. Om succesvol te importeren in Polaris, moeten de kolomnamen precies overeenkomen met die in het voorbeeldimportbestand van Polaris.

1. Klik rechtsboven op de drie verticale puntjes. 
2. Klik op Importeren.
3. Klik op Sjabloon downloaden. Er wordt nu een voorbeeldsjabloon gedownload.
   Je kunt dit sjabloon gebruiken om grootboekrekeningen te importeren.
4. De kolommen in het rood zijn verplicht. De andere velden zijn optioneel. Gebruik je die niet? Dan kun je ze verwijderen. In het sjabloon staan twee grootboekrekeningen als voorbeeld ingevuld. Zo zie je precies welke soort waarde je bij elke kolom moet invullen voor een succesvolle import.
5. Nadat je het bestand hebt aangemaakt klik je op Selecteer bestand. Je kunt het bestand nu uploaden. 

6. Selecteer wat je wilt doen met het importsjabloon:

   • Alleen nieuwe grootboekrekeningen toevoegen
     Alleen grootboekrekeningen die nog niet in de administratie staan worden toegevoegd. Bestaande grootboekrekeningen worden overgeslagen.

   • Bestaande grootboekrekeningen bijwerken en nieuwe toevoegen
     Zijn er in het sjabloon wijzigingen gedaan bij bestaande grootboekrekeningen? Dan wordt de bestaande rekening aangepast. Nieuwe grootboekrekeningen worden toegevoegd.

   • Alleen bestaande grootboekrekeningen bijwerken
     Alleen gegevens van bestaande grootboekrekeningen worden aangepast. Er worden geen nieuwe grootboekrekeningen toegevoegd.

7. Klik op Importeren. Het bestand wordt geïmporteerd.

 

 

Was dit artikel nuttig?