Extra gebruikers en rechten in SnelStart 12

In dit artikel lees je meer over extra gebruikers en het instellen van rechten hiervoor.

Standaard zit bij je SnelStart account één gebruiker inbegrepen. Dat is het primaire e-mailadres waarmee je inlogt in SnelStart, ook wel het hoofd e-mailadres genoemd. Je kunt ook extra gebruikers aanmaken. Een extra gebruiker is een extra emailadres waarmee kan worden ingelogd. Hierdoor kunnen jij en je collega tegelijkertijd in SnelStart werken. 

1. Een extra gebruiker toevoegen

Voor het aanmaken van een extra gebruiker worden kosten gerekend. De hoogte van deze kosten zijn afhankelijk van het pakket wat je hebt, en worden maandelijks achteraf gefactureerd.

  • inStap: €2 per extra gebruiker
  • inKaart: €3 per extra gebruiker
  • inBalans: €5 per extra gebruiker
  • inZicht: €7,50 per extra gebruiker
  • inControle: €10 per extra gebruiker
  • Accountant: €5 vanaf de 3e gebruiker. De eerste gebruiker is het e-mailadres van de hoofdgebruiker. De tweede gebruiker is gratis en vanaf de 3e gebruiker wordt er €5 per maand in rekening gebracht.

Een extra gebruiker kan door de hoofdgebruiker worden toegevoegd, of door een extra gebruiker met beheerdersrechten. 

  1. Ga naar het tabblad Administratie → Gebruikers en klik op Nieuw.
  2. Vul het e-mailadres van de gebruiker in, en de voor- en achternaam.
  3. Kies bij Rol voor Standaard of Beheerder. Een gebruiker met rol beheerder heeft meer rechten. Zie schema hieronder: Let op: een extra gebruiker met de functie standaard kan geen RGS gegevens aanpassen en of wijzigen.
    0-5
    * Tenzij de toegang tot de administratie handmatig is geblokkeerd door de eigenaar. 
  4. Na het opslaan ontvangt de gebruiker een e-mail om het wachtwoord in te stellen. Hiermee kan worden ingelogd in SnelStart. De nieuwe gebruiker heeft automatisch toegang tot alle administraties die onder jouw account vallen. Je kan dit per administratie uit te zetten door in de administratie te gaan naar Rechten, en dan bij de extra gebruiker een vinkje te zetten bij toegang blokkeren. De gebruiker heeft dan geen toegang tot die specifieke administratie. 

- Een e-mailadres kan in ons systeem maar éénmalig gebruikt worden. Is een e-mailadres dus al bekend bij een ander account, dan kan dit e-mailadres niet nogmaals worden gebruikt. Dit e-mailadres moet dan eventueel eerst verwijderd worden uit ons systeem. Neem hierover contact met ons op. 

- In een administratie die online of in een netwerk staat kun je tegelijkertijd werken met een extra gebruiker. In een administratie die lokaal staat kan dit niet.

Een extra gebruiker op inactief zetten of verwijderen
Je kunt een gebruiker tijdelijk op inactief zetten. Dit is bijvoorbeeld handig als die gebruiker tijdelijk afwezig is. De kosten worden dan niet doorberekend. Selecteer de gebruiker bij je gebruikersoverzicht en zet de status op inactief. Je kunt de gebruiker ook definitief verwijderen door te kiezen voor Verwijderen. 

Een extra gebruiker wijzigen
Je kunt het e-mailadres van een extra gebruiker niet wijzigen. Als je dit wel wilt, dan moet je de huidige gebruiker verwijderen, en een nieuwe aanmaken. Let op: in dat geval wordt er voor die maand 2 keer kosten berekend voor een extra gebruiker. De gebruiker die je hebt verwijderd, maar ook de nieuwe gebruiker worden als extra gebruikers over die maand geteld.
Je kunt de naam van een gebruiker wel wijzigen. 

De berekening van de kosten
De extra gebruikers worden maandelijks achteraf gefactureerd. Er wordt dan gekeken hoeveel gebruikers je die maand had.  Als je een gebruiker in die maand hebt verwijderd, dan wordt deze gebruiker nog wel over die maand meegeteld.

2. De rechten voor een extra gebruiker instellen

Rechten in een administratie
Standaard staat ingesteld dat een extra gebruiker toegang heeft tot jouw administraties. Je kunt dit uitvinken. Ga naar het tabblad Administratie - Instellingen. Daar zie je je Bedrijfsgegevens staan, met onderaan een kopje Eigendom. Onder het eigendom staat een vinkje bij Alle nieuwe gebruikers binnen uw account hebben automatisch toegang deze administratie (Zie afbeelding hieronder). Als je dit vinkje uitzet dan hebben extra gebruikers niet meer standaard toegang tot die administratie. Let op: dit moet per administratie worden ingesteld. SF000001939_afbeelding_001

De toegang tot een administratie blokkeren
Je kunt per administratie instellen dat een extra gebruiker geen toegang mag hebben. Open de betreffende administratie en ga naar het tabblad Rechten. Selecteer de gebruiker en zet een vinkje bij Toegang blokkeren (zie afbeelding hieronder) en klik op Opslaan. De gebruiker heeft nu geen toegang meer tot deze administratie. 

SF000001914_afbeelding_002


Een extra gebruiker rechten geven in een Online (cliënt) administratie - door Accountant
Heb je als accountant extra gebruikers aangemaakt, en heb je rechten gekregen in een administratie van een klant, dan kun je per administratie instellen welke van jouw gebruikers hier toegang tot mogen hebben. Open de administratie van de klant en ga naar het tabblad Administratie - Rechten. Selecteer jouw accountantskantoor, rechts zie je een overzicht van jouw extra gebruikers. Hier kun je per gebruiker aanvinken wie wel of geen toegang mag hebben tot deze administratie. 

Extra gebruikers binnen het pakket Accountant met de rol Beheerder hebben automatisch alle rechten en toegang in online (cliënt) administraties.
De extra gebruikers binnen het pakket Accountant met de rol Standaard hebben geen rechten, deze moeten per online (cliënt) administratie worden toegekend door de hoofdgebruiker van het accountantskantoor.


De rechten voor een extra gebruiker instellen
Je kunt per gebruiker instellen tot welke functionaliteiten deze gebruiker wel of geen rechten heeft. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een gebruiker alleen verkoopfacturen mag maken. Dit worden ingesteld door de hoofgebruiker van het account (het primaire emailadres). Er zijn vier verschillende onderdelen waarover je rechten kan instellen: Extra, Onderhoud, Overzichten en Programma. Onder deze mapjes vallen verschillende functionaliteiten. Het instellen van de rechten moet per gebruiker en per administratie.

Open de administratie in SnelStart 12 ga naar het tabblad Administratie → Rechten.
Selecteer links in het overzicht de gebruiker waarvan je de rechten wilt instellen. Onder de gegevens van de gebruiker zie je een overzicht waar je de rechten kun instellen. Door dubbel te klikken op een onderdeel kun je een functionaliteit aan of uit zetten. Als er een vinkje voor staat is dit wel beschikbaar voor de gebruiker en bij een kruisje niet.


Een aantal voorbeelden:
- Een gebruiker mag het financieel dashboard niet zien

Wil je dat een extra gebruiker het financieel dashboard in SnelStart Web niet kan zien, dan kun je dit uitzetten. Open het mapje Overzichten en dubbelklik bij Dashboard zodat daar een X komt te staan. Het dashboard is nu uitgeschakeld.
SF000002343_afbeelding_001
- Een gebruiker mag alleen facturen maken
Zet in de mapjes Extra, Onderhoud en Overzichten bij alle functionaliteiten een kruis. Zet in het mapje Programma - Verkopen - Factuur een vinkje bij Factuur verwijderen, Factuur wijzigen, Map facturen en Nieuwe factuur maken. En zet bij Programma - Verkopen - Order, een vinkje bij In het menu beschikbaar.

- De dagboeken voor een gebruiker uitzetten
Je kunt ervoor kiezen om alle dagboeken uit te zetten. Het is helaas niet mogelijk om bepaalde dagboeken uit of aan te zetten. Zet een kruisje bij Programma - Boekhouden, In menu beschikbaar. 

Een aantal tips:
- Controleer altijd of de rechten goed werken bij de extra gebruiker.
- Leg de ingestelde rechten bijvoorbeeld vast in een document, zodat je sneller kunt zien wat je moet aan of uitvinken. 
- Indien een administratie moet worden vrijgegeven dan komen alle ingestelde rechten te vervallen!

3. Een andere gebruiker rechten geven in jouw administratie

Je kunt een andere SnelStart gebruiker, waaronder ook een accountant kosteloos rechten geven in je administratie. Lees hier hoe je een accountant rechten kunt geven in SnelStart 12. En lees hieronder hoe je een andere SnelStart gebruiker (geen accountant dus) rechten kunt geven. Dit kun je per administratie instellen.

  1. Open je administratie en ga naar het Tabblad Administratie - Rechten.
  2. Kies onderin voor Nieuw en zet het veld Type op gebruiker. Vul in het veld Gebruiker het emailadres van de andere SnelStart gebruiker in en klik op Opslaan. 
  3. Als je administratie online staat dan ziet de andere SnelStart gebruiker jouw administratie nu ook in zijn lijst als (online extern).
    externegebruiker_b

 

Was dit artikel nuttig?

Kcc-ja Kcc-nee