Een inkoopfactuur boeken met kosten over verschillende periodes

Vanaf inKaart kun je een inkoopfactuur boeken in het dagboek Inkoop. Het kan zijn dat deze inkoopfactuur kosten bevat over verschillende periodes. In dit artikel vind je hierover meer informatie.

Het kan zijn dat je een inkoopfactuur ontvangt waarop kosten over verschillende periodes worden berekend. Een voorbeeld hiervan is een factuur van SnelStart waarop abonnementskosten en verbruikskosten worden berekend. De abonnementskosten zijn voor de maand juni en de verbruikskosten over de maand mei. In dit stappenplan leggen we uit hoe je de kosten in de juiste perioden kan boeken.  

Een inkoopfactuur boeken met kosten over verschillende periodes


Benodigde grootboekrekening
Uiteraard zijn de standaard kostenrekeningen en btw te vorderen rekeningen nodig. Standaard staan deze al in je grootboekrekeningschema. Naast deze grootboekrekeningen heb je ook een extra grootboekrekening nodig:

  • Tussenrekening overlopende kosten (Functie 32 bij hoog btw of functie 31 bij laag btw). Let op dit moet een balansrekening zijn.

De factuur
In dit voorbeeld gaan we uit van de volgende factuur:

Je ontvangt op 1 juni 2020 een factuur van SnelStart met een totaalbedrag van  €81,68 (incl btw). Hiervan is €50 (excl btw) aan abonnementskosten voor de maand juni en €17,50 (excl btw) aan verbruikskosten voor de maand mei. De totale btw bedraagt €14,18.

Het boeken van de factuur

Open het Dagboek inkoop en maak een nieuwe boeking aan. Zet de boekingsdatum op de factuurdatum. In dit geval 1 juni 2020. Vul eventueel het boekstuknummer, de leverancier, het factuurnummer en de omschrijving in. Vul bij bedrag het totale bedrag van de factuur in (incl. btw). In dit geval €81,68. Maak een eerste boekingsregel aan. In deze boekingsregel boek je de abonnementskosten voor de maand juni. Boek deze regel op de grootboekrekening waarop de abonnementskosten normaal ook zouden worden geboekt. Zet de kosten hiervoor in de kolom debet. In dit geval €50. Maak een tweede boekingsregel aan. In deze boekingsregel boek je de verbruikskosten voor de maand mei. Boek deze op de grootboekrekening Tussenrekening overlopende kosten en zet het bedrag in de kolom debet. In dit geval €17,50. Het totale btw bedrag van de factuur wordt automatisch rechts onder bij btw te vorderen neergezet. Hierdoor wordt de btw over de factuur al goed berekend. Hierdoor zit de boeking er als volgt uit:

periodekostenjuni_b
De inkoopfactuur is nu ingeboekt, maar de kosten voor verbruikskosten staan nog op de Tussenrekening overlopende kosten.
Deze kosten dien je vervolgens te boeken in de maand mei op de juiste kostenrekening. Dit kun je doen in het Dagboek memoriaal. Open het Dagboek memoriaal en klik op Nieuwe boeking.  Zet de boekingsdatum op een datum in mei. Bijvoorbeeld de datum waarop de verbruikskosten worden berekend. Vul eventueel een boekstuknummer in en zet in de omschrijving Verbruikskosten SnelStart maand mei. Maak een eerste boekingsregel aan. In deze regel boek je de verbruikskosten. Boek deze op de grootboekrekening waarop je normaal ook de verbruikskosten zou boeken. Zet de kosten hiervoor in de kolom debet. In dit geval €17,50. Maak vervolgens een tweede boekingsregel aan en kies bij grootboekrekeningen voor de grootboekrekening Tussenrekening overlopende kosten. Zet in de kolom credit ook het bedrag van de verbruikskosten. In dit geval €17,50 en klik op Opslaan. Het bedrag op de tussenrekening overlopende kosten wordt nu weg geboekt en de verbruikskosten worden nu in de maand mei op de kostenrekening geboekt.  De boeking ziet er dan als volgt uit:

memoriaalboeking_b

Doordat de laatste boeking in het Dagboek memoriaal wordt geboekt wordt daar niet nogmaals de btw over berekend. Ook al boek je de verbruikskosten in die boeking op een kostenrekening met een btw functie.