Vanaf het pakket inKaart kun je incassobestanden aanmaken. Heb je een factuur gemaakt maar komt deze niet naar voren bij het aanmaken van het incassobestand? Lees dan verder in dit artikel.
Heb je alle stappen uit het artikel incasseren vanuit SnelStart 12 doorlopen? En komt de factuur alsnog niet naar voren? Lees dan verder in dit artikel naar mogelijke oorzaken.
Mogelijke oorzaken
Stap 1: Controleer of de factuur nog open staat
Ga naar het overzicht openstaande verkoopfacturen. In deze lijst vind je vaak alle informatie om te zien wat de reden is waarom de factuur niet naar voren komt.
Ga naar het tabblad Rapportage → Openstaande verkoopfacturen. Kies voor één specifieke klant of maak een overzicht van alle openstaande facturen. Klik op afdrukvoorbeeld voor een overzicht op je scherm of druk hem af met de knop Afdrukken. In het overzicht zijn de openstaande facturen ingedeeld per klant en gesorteerd op factuurdatum. De oudste staat bovenaan.
Stap 2: Controleer of het factuurnummer voorkomt in de lijst
Als het factuurnummer niet in de lijst voorkomt dan is de factuur niet openstaand. Het kan zijn dat de factuur per ongeluk is gekoppeld aan een betaling. Hierdoor zal de factuur niet in de lijst van incasseren naar voren komen.
- Controleer of de factuur voldaan is via het tabblad Snel Starten → Boekhouden. Kies voor de optie Zoeken uitgebreid (onderaan bij alle dagboeken) en zoek op factuurnummer.
- Ga in het tabblad Verkopen naar de betreffende klant en controleer of de factuur in de map betaald staat.
Staat het factuurnummer wel in de lijst? Ga dan verder met stap 3.
Stap 3: Controleer of achter het factuurnummer een Ja staat in de kolom incasseren
Op de lijst openstaande verkoopfacturen kun je controleren of de factuur geïncasseerd mag worden. In de regel achter het factuurnummer staan een aantal belangrijke gegevens. In dit geval controleer je of in de laatste kolom van de regel, de kolom Incasseren, het woord ja staat. Als hier het woord nee staat betekent het dat deze factuur niet beschikbaar is voor incasseren. De factuur komt dan niet in de lijst als je een incasso-opdracht aanmaak.
-
Ga naar de klantenkaart en controleer of deze is ingesteld voor incasseren. In het veld Incasso moet een incassocontract staan, Standaard (CORE) of Zakelijk (B2B).
-
Is er een incassocontract ingesteld, controleer dan in het tabblad incassomachtigingen of er een doorlopende- of een éénmalige machtiging is ingesteld.
-
Is er een machtiging ingesteld, ga dan naar het tabblad Verkopen. Vul het klantnummer in en zoek bij de openstaande facturen de betreffende factuur. Controleer in het tabblad Incassomachtiging of hier een doorlopende of een eenmalige machtiging is toegewezen. Staat hier niet dan wordt de factuur niet geïncasseerd. Je moet de machtiging dan nog koppelen aan de factuur. Als de factuur als verkoopboeking is gemaakt in verkopen controleer dan daar bij het tabblad incassomachtigingen of de factuur is gekoppeld.
Staat er bij incasseren een Ja ga dan verder naar stap 4.
Stap 4: Controleer de vervaldatum van de factuur en de peildatum
Bij het maken van een incasso-opdracht moet een peildatum worden opgegeven. SnelStart vult dan de lijst met openstaande facturen waarvan de vervaldatum binnen 2 dagen wordt bereikt. De peildatum mag dus maximaal 2 dagen liggen vóór de vervaldatum van de factuur. Ligt de peildatum verder naar voren, dan komt de betreffende factuur niet in de lijst naar voren.
Annuleer het maken van de incasso-opdracht en maak hem opnieuw. Controleer daarbij de peildatum. Vergelijk die met de vervaldatum van de gewenste factuur. Komt na de bovenstaande stappen de betreffende factuur nog niet naar voren? Dan is deze al in een andere incasso-opdracht opgenomen. Controleer in de map Nog niet klaargezet of klaargezette incasso's of de factuur daarin staat.
Stap 5: Bankgegevens zijn gewijzigd, nieuwe incassomachtiging aanmaken
Als er op de klantkaart bankgegevens zijn gewijzigd dan zul je daarna ook een nieuwe incassomachtiging aan moeten maken. Het is belangrijk dat de nieuwe incassomachtiging ook weer wordt gekoppeld aan de openstaande factuur.
Klik hier voor het stappenplan ( zie hoofdstuk 2) waarin wordt uitgelegd hoe je de nieuwe incassomachtiging kunt koppelen aan de openstaande factuur.
Was dit artikel nuttig?
