Leveranciers importeren in SnelStart 12

Vanaf het pakket InKaart kun je leveranciers importeren in je administratie.

 

- Maak altijd een back up van je administratie voordat je start met het importeren van gegevens in je administratie.
- Door de omvangrijke mogelijkheden van importeren kunnen wij hierbij telefonisch geen ondersteuning bieden. Wij adviseren je hiervoor contact op te nemen met een SnelStart ImplementatiePartner.

Je importeert de leveranciersgegevens via een importprofiel dat je aanmaakt in SnelStart. Het importbestand (het Excel-document) moet wel aan een aantal eisen voldoen. De kolomnamen in het Excel-document moeten overeenkomen met de velden in het importprofiel. Daarnaast geldt voor sommige velden een beperkt aantal invulmogelijkheden. 

Voorbeeldbestand

We hebben een voorbeeld gemaakt van een goed importbestand. Dit voorbeeldbestand bevat een aantal kolommen met veldnamen die gelijk zijn aan de veldnamen die in SnelStart geïmporteerd kunnen worden. De velden die verplicht zijn voor het importeren van leveranciers zijn rood gemarkeerd. De overige velden zijn groen gemarkeerd. Het bestand bevat een aantal voorbeeldleveranciers, waarbij verschillende velden zijn ingevuld.

Na het importeren kun je via het tabblad Relaties en de knop Leveranciers controleren of alle gegevens juist zijn.

Download het voorbeeld importbestand

1. Een nieuw importprofiel maken

  1. Zorg dat je het importbestand hebt opgeslagen in een map op je computer
  2. Ga naar Relaties → Importeren
  3. Kies in het submenu voor de optie 'Nieuw importprofiel maken'
  4. Kies in het keuzeveld Tabel in SnelStart voor de optie Leveranciers
  5. Klik op Volgende onderin het scherm
  6. Klik op Bladeren om het te importeren bestand op te zoeken;
  7. Zoek het bestand en selecteer het. Klik op Openen
  8. Klik op Volgende onderin het scherm
  9. Kies de Te importeren tabel
  10. Klik op Volgende onder in het scherm

Je komt nu in een scherm waar aan de linkerkant alle velden staan waarin je informatie kunt importeren. In het midden staan de te importeren velden uit je importbestand.

Als je het voorbeeldbestand hebt gebruikt als basis voor je importbestand, dan komen de velden aan de linkerkant overeen met de veldnamen in het importbestand en worden ze direct goed gekoppeld.

Helemaal rechts in het scherm zie je het resultaat. Dat zijn de gegevens per regel in het importbestand. Deze gegevens zullen worden geïmporteerd. Als alle velden overeenkomen vervolg je onderstaande stappen.


Importeren leveranciers

  1. Klik op Volgende onder in het scherm
  2. Selecteer de gewenste optie. In dit geval kiezen wij toevoegen en verversen
  3. Klik op Volgende onderin het scherm
  4. Kies welke opslagmogelijkheid je wilt gebruiken: het importprofiel opslaan en uitvoeren
  5. Klik op Voltooien onderin het scherm

De gegevens uit het importbestand worden nu geïmporteerd in SnelStart.

2. Verplichte velden

Een aantal velden zijn verplicht voor het importeren van leveranciersgegevens. Die velden worden in het voorbeeldbestand in het rood weergegeven. De uitleg van deze velden vind je hieronder.

Relatiecode
Het veld fldRelatiecode mag uitsluitend cijfers bevatten. Het veld fldRelatiecode vult het veld 'leverancierscode' in de leverancierskaart.

Naam
De naam van de leverancier wordt ingevuld in het veld Naam. Dit is het veld fldNaam in het importbestand. Als een regel in het importbestand geen gegevens bevat in de kolom fldNaam dan krijg je bij het importeren de volgende melding: 'geen data voor verplichte velden fldNaam'.

3. Niet verplichte velden

Je kunt naast de verplichte velden, ook extra informatie importeren. Deze optionele velden met een bijbehorende uitleg vind je hieronder.

Plaats
Met veld fldPlaats importeer je de plaatsnaam in de leverancierskaart. Het veld kan zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Afwijkend correspondentieadres plaats
Het veld fldCorrespondentieAdresPlaats vult het veld Plaats bij een afwijkend correspondentieadres in de leverancierskaart. Bevat dit veld een andere waarde dan het veld fldPlaats, dan wordt het vinkje bij Afwijkend correspondentieadres geactiveerd. Dit gebeurt ook als je hier geen informatie invult.

Wil je geen gebruik maken van een afwijkend correspondentieadres? Vul dan het veld fldCorrespondentieAdresPlaats met dezelfde waarde als het veld fldPlaats. Het veld kan zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Adres
Met het veld fldAdres zet je de straatnaam en het huisnummer in de leverancierskaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Postcode
Het veld fldPostcode vult het veld postcode van de hoofdadresgegevens van de klant. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Afwijkend correspondentieadres postcode
Het veld fldCorrespondentieAdresPostcode vult het veld Postcode bij een afwijkend correspondentieadres in de leverancierskaart. Bevat dit veld een andere waarde dan het veld fldPostcode, dan wordt het vinkje bij 'Afwijkend correspondentieadres' geactiveerd. Dit gebeurt ook als je hier geen informatie invult.

Wil je geen gebruik maken van een afwijkend correspondentieadres? Vul dan het veld fldCorrespondentieAdresPostcode met dezelfde waarde als het veld fldPostcode. Het veld kan zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Land en afwijkend correspondentieadres land
Het veld fldLandID vult het veld land in de leverancierskaart. Het veld fldCorrespondentieAdresLandID vult het veld 'Land' in de leverancierskaart als je een apart correspondentieadres hebt ingesteld. De velden kunnen zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

De velden fldLandID en fldCorrespondentieAdresLandID kunnen op drie manieren gevuld worden. 1: De naam van het land. Als de ingevoerde naam voorkomt in de lijst met landen in je administratie, dan wordt de betreffende naam overgenomen. Komt de naam niet precies overeen, dan wordt automatisch Nederland ingevuld. 2: De landcode van het land. 3: Het CBS-nummer van het land. 

Contactpersoon
Met het veld fldContactpersoon zet je de naam van de contactpersoon in de leverancierskaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Afwijkend correspondentieadres contactpersoon
Het veld fldCorrespondentieAdresContactpersoon vult het veld Contactpersoon bij een afwijkend correspondentieadres in de leverancierskaart. Bevat dit veld een andere waarde dan het veld fldContactpersoon, dan wordt het vinkje bij Afwijkend correspondentieadres geactiveerd. Dit gebeurt ook als je hier geen informatie invult.

Wil je geen gebruik maken van een afwijkend correspondentieadres? Vul dan het veld fldCorrespondentieAdresContactpersoon met dezelfde waarde als het veld fldContactpersoon.

E-mail
Het veld fldEmail vult het veld E-mail (algemeen) in de leverancierskaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten. Zorg dat je uitsluitend het e-mailadres in dit veld plaatst, zonder toevoegingen (dus geen blokhaken met de naam van de leverancier ertussen).

Creditcardnummer
Het veld fldCreditCardNummer vult het veld creditcardnummer in de leverancierskaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Iban nummer
Het veld fldIban vult het veld Iban in de leverancierskaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Automatisch betalen
Het veld fldBankieren maakt het mogelijk om de leverancier in te stellen voor automatisch betalen. Het veld fldBankieren kan twee waarden bevatten. True: voor een leverancier wordt automatisch betalen ingesteld. False: een leverancier kan niet automatisch betaald worden.

Krediettermijn
Het veld fldKrediettermijn vult het veld betalingstermijn in de leverancierskaart. Het aantal dagen dat hier wordt ingevuld is het aantal dagen waarbinnen een factuur moet worden voldaan. De vervaldatum van de factuur is de factuurdatum + het aantal dagen betalingstermijn.
Het veld mag uitsluitend cijfers bevatten.