Klanten importeren in een administratie in SnelStart 12

Vanaf het pakket InKaart kun je klanten importeren in je administratie.

 


  •  Maak altijd een back up voordat je start met importeren van gegevens in je administratie.
  •  Door de omvangrijke mogelijkheden van importeren kunnen wij hierbij telefonisch geen ondersteuning bieden. Wij adviseren je hiervoor contact op te nemen met een SnelStart Implementatiepartner

Je kunt met een importbestand ook voor alle klanten tegelijk een bepaalde wijziging doorvoeren. Voordat je deze gegevens kunt importeren, moet je een importprofiel aanmaken. Dit importbestand moet aan een aantal eisen voldoen. Het moet de juiste kolomnamen hebben en voor sommige velden geldt een beperkt aantal invulmogelijkheden. 

Voorbeeldbestand

Het voorbeeldbestand bevat een aantal kolommen met de veldnamen die in SnelStart geïmporteerd kunnen worden. De velden die voor het importeren van klanten verplicht zijn, zijn rood gemarkeerd. De overige velden zijn groen gemarkeerd. Het bestand bevat een aantal voorbeeldklanten, waarbij verschillende velden zijn ingevuld. Na het importeren kun je die klanten controleren via het tabblad Relaties en de knop Klanten.

Download het voorbeeld importbestand

1. Een nieuw importprofiel maken

  1. Zorg dat je het importbestand hebt opgeslagen in een map op je computer
  2. Ga naar Relaties → Importeren
  3. Kies in het submenu voor de optie Nieuw importprofiel maken
SF000001552_afbeelding_001

4. Kies in het keuzeveld Tabel in SnelStart voor de optie Klanten

SF000001552_afbeelding_002

5. Klik op Volgende onderin het scherm

6. Klik op Bladeren om het te importeren bestand op te zoeken

7. Zoek het bestand en selecteer het. Klik op Openen

SF000001552_afbeelding_003

8. Klik op Volgende onder in het scherm

9. Kies de Te importeren tabel

SF000001552_afbeelding_004


10. Klik op Volgende onder in het scherm.

In het volgende scherm staan aan de linkerkant alle velden waarin je informatie kunt importeren. In het midden staan de te importeren velden in je importbestand. Als je het voorbeeldbestand hebt gebruikt, dan komen de velden aan de linkerkant precies overeen met de veldnamen in het bestand en worden ze direct goed gekoppeld. Rechts in het scherm zie je het resultaat. Dat zijn de gegevens per regel in het importbestand. Deze gegevens zullen worden geïmporteerd.

SF000001552_afbeelding_005


Als alle velden overeenkomen, ga je verder met de onderstaande stappen.

Importeren klanten

  1. Klik op Volgende onderin het scherm
  2. Selecteer de gewenste optie. In dit geval kiezen wij Toevoegen en Verversen
SF000001552_afbeelding_006

3. Klik op Volgende onder in het scherm

4. Kies welke opslagmogelijkheid je wilt gebruiken: het importprofiel opslaan en uitvoeren

SF000001552_afbeelding_007


5. Klik op Voltooien onderin het scherm

De gegevens uit het importbestand worden nu geïmporteerd in SnelStart.

2. Verplichte velden

Een aantal velden zijn verplicht voor het importeren van klantgegevens. Die velden worden in het voorbeeldbestand in het rood weergegeven. De uitleg van deze velden vind je hieronder.

Relatiecode

Het veld fldRelatiecode mag uitsluitend cijfers bevatten. Het veld fldRelatiecode vult het veld 'klantcode' in de klantenkaart of het veld 'leverancierscode' in de leverancierskaart.

Naam

De naam van de klant wordt ingevuld in het veld Naam. Dit is het veld fldNaam in het importbestand. Als een regel in het importbestand geen gegevens bevat in de kolom fldNaam, dan krijg je bij het importeren de volgende melding: 'geen data voor verplichte velden fldNaam'.



3. Niet verplichte velden

Je kunt naast de verplichte velden, ook extra informatie importeren. Deze optionele velden met een bijbehorende uitleg vind je hieronder.

Plaats
Met veld fldPlaats importeer je de plaatsnaam in de klantenkaart. Het veld kan zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Afwijkend correspondentieadres plaats
Het veld fldCorrespondentieAdresPlaats vult het veld Plaats bij een afwijkend correspondentieadres in de klantenkaart. Bevat dit veld een andere waarde dan het veld fldPlaats, dan wordt het vinkje bij Afwijkend correspondentieadres geactiveerd. Dit gebeurt ook als je hier geen informatie invult. Wanneer je geen gebruik maakt van het afwijkende correspondentieadres, dan is het van belang dat je het veld fldCorrespondentieAdresPlaats vult met dezelfde waarde als het veld fdlPlaats. Het veld kan zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Adres
Met het veld fldAdres zet je de straatnaam en het huisnummer in de klantenkaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Postcode
Het veld fldPostcode vult het veld postcode van de hoofdadresgegevens van de klant. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Afwijkend correspondentieadres postcode
Het veld fldCorrespondentieAdresPostcode vult het veld Postcode bij een afwijkend correspondentieadres in de klantenkaart. Bevat dit veld een andere waarde dan het veld fldPostcode, dan wordt het vinkje bij 'Afwijkend correspondentieadres' geactiveerd. Dit gebeurt ook als je hier geen informatie invult. Wanneer je geen gebruik maakt van het afwijkende correspondentieadres, dan is het van belang dat je het veld fldCorrespondentieAdresPostcode vult met dezelfde waarde als het veld fldPostcode. Het veld kan zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Land en afwijkend correspondentieadres land
Het veld fldLandID vult het veld land in de klantenkaart. Het veld fldCorrespondentieAdresLandID vult het veld 'Land' in de klantenkaart als je een apart correspondentieadres hebt ingesteld. De velden kunnen zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

De velden fldLandID en fldCorrespondentieAdresLandID kunnen op drie manieren gevuld worden, te weten. 1: De naam van het land. Als de ingevoerde naam voorkomt in de lijst met Landen in je administratie, dan wordt de betreffende naam overgenomen. Komt de naam niet precies overeen, dan wordt automatisch Nederland ingevuld. 2: De landcode van het land. 3: Het CBS-nummer van het land. 

Contactpersoon
Met het veld fldContactpersoon zet je de naam van de contactpersoon in de klantenkaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Afwijkend correspondentieadres contactpersoon
Het veld fldCorrespondentieAdresContactpersoon vult het veld Contactpersoon bij een afwijkend correspondentieadres in de klantenkaart. Bevat dit veld een andere waarde dan het veld fldContactpersoon, dan wordt het vinkje bij Afwijkend correspondentieadres geactiveerd. Dit gebeurt ook als je hier geen informatie invult. Als je geen gebruik maakt van het afwijkende correspondentieadres, dan is het van belang dat je het veld fldCorrespondentieAdresContactpersoon vult met dezelfde waarde als het veld fdlContactpersoon.

E-mail
Het veld fldEmail vult het veld E-mail (algemeen) in de klantenkaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten. Zorg dat je uitsluitend het e-mailadres in dit veld plaatst, zonder toevoegingen (dus geen blokhaken met de naam van de klant ertussen).

Elektronisch factureren
Met het veld fldElektronischFactureren zet je in het tabblad E-mailadressen het vinkje aan of uit voor het verzenden van facturen per e-mail. Dit veld mag uitsluitend de waarde True of False bevatten. True: je kunt voor deze klant wel facturen per e-mail versturen. False: je kunt voor deze klant geen facturen per e-mail versturen.

Bevestiging e-mailen
Vanaf het pakket inZicht kun je orderbevestigingen versturen. Met het veld fldBevestigingEmail zet je in het tabblad E-mailadressen het vinkje aan of uit voor het verzenden van orderbevestigingen per e-mail. Het veld mag alleen de waarde true of false bevatten. True: de bevestiging wordt gestuurd naar het mailadres dat bij het tabblad 'e-mailadressen' is ingesteld achter het vinkje bij 'bevestiging'. Als daar geen e-mailadres is ingevuld, dan wordt het mailadres gebruikt dat bij het tabblad 'algemeen' is ingevuld.
False: als je een mailadres hebt ingevuld bij het tabblad 'algemeen' dan wordt de bevestiging naar dit mailadres gestuurd. Wanneer ook daar geen e-mailadres is ingevuld, dan kun je voor deze klant geen bevestiging per e-mail versturen. Als dit veld de waarde true heeft, dient ook een e-mailadres te worden ingevuld in het veld fldBevestigingEmailadres.

Creditcardnummer
Het veld fldCreditCardNummer vult het veld Creditcardnummer in de klantenkaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Iban nummer
Het veld fldIban vult het veld Iban in de klanten- of leverancierskaart. Het veld mag zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Incassocontract instellen
Om aan te geven dat je voor een bepaalde klant bedragen wilt incasseren, gebruik je het veld fldIncasseren. Als je de waarde 1 of 2 toekent aan het veld, is het van belang dat je een overeenkomstig incassocontract hebt ingesteld bij Bankieren. Het veld fldIncasseren kan drie waarden bevatten: 0: de klant wordt ingesteld op 'Niet' incasseren. 1: de klant wordt ingesteld op 'Standaard incasso (CORE). 2: de klant wordt ingesteld op 'Zakelijk incasso (B2B).

Krediettermijn
Het veld fldKrediettermijn vult het veld betalingstermijn in de klantenkaart. Het aantal dagen dat hier wordt ingevuld is het aantal dagen waarbinnen een factuur moet worden voldaan. De vervaldatum van de factuur is de factuurdatum + het aantal dagen betalingstermijn.
Het veld mag uitsluitend cijfers bevatten.

Aanmanen
Het veld fldAanmanen kun je een klant instellen voor het aanmaanproces. Het veld kan drie waarden bevatten: 0: Deze klant wordt ingesteld op 'Nee', dus niet aanmanen. 1: Deze klant wordt ingesteld op 'Onderneming. 2: De klant wordt ingesteld op 'Consument. Als je de waarde 1 of 2 toekent aan het veld fldAanmanen, dan worden de facturen van deze klant meegenomen in het aanmaanproces. De keuze voor consument of onderneming maak je omdat je voor ondernemingen afspraken kunt vastleggen met betrekking tot het aanmaanproces. Voor een Consument gelden deze speciale afspraken niet. Daar geldt de wet Incassokosten uit 2012.