Boekingen importeren in een administratie in SnelStart 12

Vanaf InKaart kun je boekingen importeren in je administratie. Hoe je dit doet, vind je in dit artikel.

 

  • Maak altijd eerste een back-up van je administratie voordat je start met het importeren van gegevens in je administratie.
  • Door de omvangrijke mogelijkheden van importeren kunnen wij hierbij telefonisch geen ondersteuning bieden. Wij adviseren je hiervoor contact op te nemen met een SnelStart ImplementatiePartner.


Je importeert de boekingen via een importprofiel dat je aanmaakt in Snelstart. Het importbestand moet wel aan een aantal eisen voldoen. De kolomnamen in de eerste regel van het bestand moeten overeenkomen met de velden in het importprofiel. Daarnaast geldt voor sommige velden een beperkt aantal invulmogelijkheden.

Het is belangrijk dat de boekingen op de juiste manier in het importbestand staan. Voor een verkoopboeking met btw dient de boeking uit minimaal 3 regels te bestaan:

  1. De hoofdboeking: op grootboekrekening 1300
  2. De omzetboeking: op grootboekrekening XXXX
  3. De btw-boeking: op btw-rekening XXXX
Bij elke boeking krijgen alle regels die bij dezelfde boeking horen dezelfde boekingscode. Daarnaast is het bij het importeren van inkoop- en verkoopboekingen van belang dat de bijbehorende leveranciers en/of klanten (met relatiecode) al wel aanwezig zijn in de administratie.


Voorbeeldbestanden
We hebben een voorbeeld gemaakt van een importbestand. Dit voorbeeldbestand bevat een aantal kolommen met veldnamen die gelijk zijn aan de veldnamen die in SnelStart geïmporteerd kunnen worden. De velden die voor het importeren van boekingen verplicht zijn, zijn rood gemarkeerd. De overige velden zijn groen gemarkeerd.

Het bestand bevat een vijftal voorbeeldboekingen, waarvan boekingen met en zonder btw. Na het importeren kun je die boekingen controleren in de dagboeken Kas, Verkoop, Inkoop en Memoriaal. 

Download het voorbeeld xlsx importbestand

Wij adviseren om via Excel te importeren. Wanneer je alleen een tekstbestand hebt, dan kun je er ook voor kiezen om het tekstbestand te importeren. Hoe je dit doet vind je hier.

1. Een nieuw importprofiel maken

  1. Zorg dat je het importbestand hebt opgeslagen in een map op je computer.
  2. Ga naar Boekhouden → Importeren.
  3. Kies in het submenu voor de optie Nieuw importprofiel maken.
SF000001615_afbeelding_001

4. Kies in het keuzeveld Tabel in SnelStart voor de optie Boekingen.

SF000001615_afbeelding_002

5. Klik op Volgende onder in het scherm.

6. Klik op de knop Bladeren om het te importeren bestand op te zoeken.

7. Zoek het bestand en selecteer het. Klik op Openen.

8. Klik op Volgende onder in het scherm.

9. Kies de Te importeren tabel dit is het blad in het importbestand waarop de gegevens staan.

10. Klik op de knop Volgende onder in het scherm.

Je komt nu in een scherm waar aan de linkerkant alle velden staan waarin je informatie kunt importeren. In het midden staan de te importeren velden uit je importbestand.

Als je het voorbeeldbestand hebt gebruikt als basis voor je importbestand, dan komen de velden aan de linkerkant overeen met de veldnamen in het importbestand en worden ze direct goed gekoppeld.

Helemaal rechts in het scherm zie je het resultaat. Dat zijn de gegevens per regel in het importbestand. Deze gegevens zullen worden geïmporteerd. 

SF000001615_afbeelding_005


Als alle velden overeenkomen vervolg je de stappen.

Boekingen importeren

  1. Klik op Volgende onder in het scherm.
  2. Kies welke opslagmogelijkheid je wilt gebruiken: Het importprofiel opslaan en uitvoeren.
  3. Klik op Voltooien onder in het scherm.

De gegevens uit het importbestand worden nu geïmporteerd in SnelStart.

2. Verplichte velden

Een aantal velden zijn verplicht voor het importeren van boekingen. Die velden worden in het voorbeeldbestand in het rood weergegeven. De uitleg van deze velden vind je hieronder.

Dagboek
Boekingen vinden altijd plaats in een dagboek. Het veld fldDagboek is dan ook leidend bij het importeren van boekingen. Dit veld moet ingevuld zijn in elke regel van de boeking. Het veld bepaalt in welk dagboek de boeking wordt gemaakt en mag uitsluitend cijfers bevatten (dagboeknummer).

Boekingcode
Boekingen die je importeert bevatten meerdere regels. Het veld fldBoekingcode bepaalt welke regels bij elkaar horen in een boeking. Het veld kan uitsluitend cijfers bevatten.

Datum
Het veld fldDatum bepaalt de boekingsdatum. Dit veld moet worden ingevuld in elke regel van de boeking. De datum dient altijd een koppelteken te bevatten dus bijvoorbeeld: 01-01-2020 en mag alleen een datum bevatten.

Grootboeknummer
Boekingen vinden altijd plaats in een dagboek en worden opgesplitst in een aantal boekingsregels. In elke boekingsregel wordt een bedrag naar een bepaald grootboekrekening geboekt. Het veld fldGrootboeknummer bepaalt op welke grootboekrekening een bedrag wordt geboekt. Het veld moet ingevuld zijn in elke regel van de boeking en mag uitsluitend cijfers bevatten (grootboekrekeningnummer).

Debet
Het veld fldDebet bepaalt het debetbedrag. Bij het maken van boekingen is er altijd sprake van bedragen die Debet of Credit geboekt worden. In elke regel in je importbestand heb je een veld Debet en een veld Credit. Deze dien je beide in te vullen. Heb je in het veld Debet een bedrag, dan zet je in het veld Credit in dezelfde regel een bedrag van 0,00 euro en omgekeerd. Het veld mag uitsluitend cijfers bevatten (bedragen).

Credit
Het veld fldCredit bepaalt het creditbedrag. Bij het maken van boekingen is er altijd sprake van bedragen die Debet of Credit geboekt worden. In elke regel in je importbestand heb je een veld Debet en een veld Credit. Deze dien je beide in te vullen. Heb je in het veld Credit een bedrag, dan zet je in het veld Debet in dezelfde regel een bedrag van 0,00 euro en omgekeerd. Het veld mag uitsluitend cijfers bevatten (bedragen).

Relatiecode
Het veld fldRelatiecode is geen verplicht veld bij het importeren van alle boekingen, maar wel bij Inkoop- of Verkoopboekingen. Als je boekingen importeert in het dagboek Verkopen of het dagboek Inkopen, dan is daar een klant of leverancier aan gekoppeld. Je moet in dat geval dus het relatienummer van de klant of leverancier in het importbestand opnemen. Het veld kan uitsluitend cijfers bevatten.

Factuurnummer
Het veld fldFactuurnummer is alleen een verplicht veld bij het importeren van inkoop- of verkoopboekingen. Als je boekingen importeert in het dagboek Verkopen of het dagboek Inkopen, dan geef je een factuurnummer op. Dit factuurnummer mag nog niet in je administratie aanwezig zijn, je mag het niet eerder gebruikt hebben. Dit veld kan cijfers en letters bevatten. Heb je ingesteld dat je verkoopfacturen een nummer hebben met alleen cijfers, dan mag dit veld alleen cijfers bevatten.

3. Niet verplichte velden

Je kunt naast de verplichte velden, ook extra informatie importeren. Deze optionele velden met een bijbehorende uitleg vind je hieronder.


Omschrijving
Als je boekingen importeert, dan kun je hieraan een omschrijving meegeven. Dit zorgt wel voor overzicht in je administratie, maar het is niet verplicht. Het veld fldOmschrijving vult het veld omschrijving in de hoofdboeking en in de boekingsregels en kan zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Boekstuk
Als je boekingen importeert, dan kun je hieraan een boekstuknummer meegeven. Dit is een optioneel veld en hoef je alleen te gebruiken als je werkt met boekstuknummers. Het veld fldBoekstuk vult het veld Boekstuk in de hoofdboeking en kan zowel cijfers als letters en leestekens bevatten.

Kostenplaatsnummer
Met kostenplaatsen kun je kosten en omzet per project administreren. Werk je met kostenplaatsen, dan kun je per boekingsregel aangeven op welke kostenplaats moet worden geboekt. Hiervoor gebruik je het nummer van de kostenplaats. Het veld kan uitsluitend cijfers bevatten (nummer kostenplaats). Het kostenplaatsnummer dat in het importbestand staat moet wel bestaan in de administratie. Bij niet bestaande nummers krijg je een foutmelding en wordt niet geïmporteerd.