Boekhoud venster

Hoe verwerk ik een elektronische inkoopfactuur (ubl)

Omschrijving

Een UBL-bestand is een elektronische inkoopfactuur die alle belangrijke gegevens bevat voor het maken van een inkoopboeking. Een UBL-bestand is te herkennen aan het .XML-formaat. Als u van uw leveranciers zo'n elektronische factuur ontvangt, kunt u deze eenvoudig verwerken in uw administratie.


Uitleg

De juiste instellingen maken

Voordat u een elektronische inkoopfactuur kunt inlezen, dient u de onderstaande instelling te maken/controleren

  1. Ga naar het tabblad Administratie en klik op de knop 'Instellingen';
  2. Klik bij de basisgegevens op het tabblad 'Boekhouding';
  3. Vul bij Map UBL bestanden de juiste map in: C:\SnelStart\UBL\
SF000001240_afbeelding_001

4. Klik op 'Opslaan'.

Let op! In het voorbeeld gebruiken wij de map C:\SnelStart\UBL. U kunt echter ook een andere map kiezen.


Inlezen van een UBL- inkoopfactuur

  1. Sla de ontvangen UBL-factuur op in de ingestelde map;
  2. Ga naar tabblad Boekhouden en klik op de knop Boekhouden;
  3. Open het Dagboek Inkoop en klik op de knop UBL inlezen;
SF000001240_afbeelding_002

4. De factuur wordt automatisch geboekt;

Tips & Tricks

  1. Na het inlezen wordt het bestand als bijlage toegevoegd aan de boeking. Heeft u een PDF-bestand van de factuur met dezelfde naam in de map staan, dan wordt dit bestand ook aan boeking toegevoegd.
  2. Leest u een elektronische factuur in van een nieuwe leverancier, dan wordt deze toegevoegd aan uw relaties;
  3. Een UBL-bestand van een nieuwe leverancier zal meestal geboekt worden op de grootboekrekening 'Vraagposten inkopen'. Na correctie van de boeking zal de volgende keer een UBL van dezelfde leverancier op de gewijzigde grootboekrekening geboekt worden.
  4. Bij het inlezen van een elektronische inkoopfactuur wordt de voorraad niet bijgewerkt.
  5. SnelStart is aangesloten bij de website www.ublketentest.nl.
  6. SnelStart volgt de laatste standaard voor zowel het aanmaken van UBL vanuit SnelStart als voor het inlezen van UBL, en dat is op dit moment de versie UBL 2.1-SI.

Gerelateerde onderwerpen

Partners in documentverwerking

Inkoopfacturen importeren met de Outlook add-in

Bonnetjes of inkoopfacturen uploaden met SnelStart Web