Een e-factuur versturen en ontvangen in SnelStart

Vanaf inStap kun je vanuit SnelStart Web een e-factuur versturen naar de overheid. Het is ook mogelijk om een e-factuur te ontvangen. Hoe je dat doet leggen we je hier uit.

1. Algemene informatie

Vanuit SnelStart Web kun je een factuur als e-factuur versturen. De factuur wordt dan als UBL-bestand via het PEPPOL-netwerk verstuurd en bij de ontvanger automatisch ingeboekt. Dit scheelt een hoop werk en tijd. Het is ook mogelijk om een e-factuur te ontvangen, waardoor deze automatisch in je dagboek inkoop wordt geboekt. Het versturen en ontvangen is alleen mogelijk in een online administratie.  

Sinds april 2019 moeten leveranciers hun facturen aan de overheid verplicht als e-factuur via het Europese PEPPOL-netwerk versturen. Meer informatie hierover lees je verderop in dit artikel.

2. Een e-factuur versturen

Peppol is een internationaal Europees systeem - SnelStart e-facturatie beperkt zich (nog) tot e-facturen sturen binnen NL.

Om een e-factuur te kunnen versturen, moet jouw KVK-nummer bij je bedrijfsgegevens in SnelStart staan ingesteld. Daarnaast is het belangrijk dat de ontvangende partij is aangemeld bij het PEPPOL-netwerk. Lees hieronder verder.

Een e-factuur versturen naar een overheidsorganisatie
Een e-factuur kan alleen worden verstuurd naar een overheidsorganisatie als je het organisatie-identificatienummer van die overheidsorganisatie hebt ontvangen. Ook wel het OID-nummer genoemd. Dit nummer, samen met het KVK-nummer, vul je in op de klantkaart in SnelStart Web onder het kopje bedrijfsgegevens. Het PEPPOL-netwerk herkent dit nummer en daardoor wordt de factuur naar de juiste overheidsorganisatie verstuurd.
Heb je dit nummer niet ontvangen, neem dan contact op met de overheidsorganisatie of klik hier voor een lijst met alle OID-nummers. Een e-factuur kan namelijk alleen worden verstuurd als dit nummer staat ingesteld. 

Een e-factuur versturen naar een klant (geen overheidsorganisatie)
Een e-factuur kan ook worden verstuurd naar bedrijven die geen overheidsorganisatie zijn. De ontvangende partij moet dan zijn aangemeld op het PEPPOL-netwerk. Dit moet de ontvangende partij zelf doen. Het KVK-nummer van deze klant moet worden ingesteld op de klantkaart in SnelStart. Het kan ook zijn dat een ondernemer zich met een btw-nummer heeft geregistreerd op het Peppol netwerk. In dat geval is het voldoende als het btw-nummer van de klant staat ingevuld op de klantkaart. 

De factuur versturen
Als bovenstaande goed staat ingesteld, kan de factuur als e-factuur worden verstuurd. Dit kan alleen in SnelStart Web tijdens het maken van de factuur in Stap 4. De factuur maak je zoals je een factuur altijd maakt. In Stap 4 selecteer je bovenaan de optie Als e-factuur. Vervolgens is het mogelijk om de factuur als e-factuur te versturen. 

Als het bij stap 4 niet mogelijk in om de factuur als e-factuur te versturen verschijnt een melding dat de ontvangende partij niet is aangemeld bij het PEPPOL-netwerk. Neem in dit geval contact op met de ontvangende partij. 

Een e-factuur wordt vanuit SnelStart als UBL versie 1.2 verstuurd.

3. Een e-factuur ontvangen

Je kunt ook een e-factuur ontvangen. Dit kan alleen in een online administratie. Hiervoor moet je je eerst aanmelden bij het PEPPOL-netwerk. Dit kun je doen door een email te sturen naar kvkcheck@snelstart.nl met daarin je relatienummer, een kopie uittreksel van je KVK-inschrijving en een kopie van het identiteitsbewijs van de persoon die als eigenaar van het bedrijf staat ingeschreven bij de KVK. Binnen 3 werkdagen ontvang je van ons een reactie dat je bent gevalideerd. Daarna moet je de koppeling instellen in SnelStart Web: Open je administratie en ga links in het overzicht naar Koppelingen. Selecteer de koppelingstegel E-facturen ontvangen en vul de gevraagde gegevens in. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Je kunt nu een e-factuur ontvangen in SnelStart 12 en/of in Web. Zodra je een e-factuur ontvangt wordt deze automatisch dik gedrukt in je Dagboek inkoop (SnelStart 12) of inkoopoverzicht (SnelStart Web) gezet. Je krijgt hiervan verder geen melding in SnelStart. 

Een e-factuur kan als UBL versie 1.1, 1.2 en 2.0 worden ontvangen.

4. Een e-factuur versturen via een andere softwarepartner

Werk je bijvoorbeeld alleen in SnelStart 12 en wil je je factuur toch als e-factuur versturen dan is dat mogelijk via een koppeling met een andere partner. Partners die dit o.a. kunnen vind je terug op onze koppelingensite. Vul in de zoekbalk Simplerinvoicing in. De partners die naar voren komen kunnen deze koppeling maken. Neem hiervoor contact op met één van deze partners. Je stuurt in dat geval de PDF-factuur en het UBL-bestand vanuit SnelStart eerst naar de partner en deze stuurt de factuur verder via het PEPPOL-netwerk naar de ontvanger.