E-factuur versturen via SnelStart Web

Vanaf het pakket inStap is het vanuit SnelStart web mogelijk om een e-factuur te versturen. In dit artikel vind je de informatie over e-facturatie naar ander ondernemingen en overheidsinstellingen via het Peppol- netwerk.

1. Algemene informatie

E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Het kabinet heeft daarom met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen.

2. De instellingen in SnelStart om een e-factuur te versturen.

Om een e-factuur te kunnen versturen is het belangrijk dat de volgende gegevens op de klantkaart in SnelStart Web staan ingevuld:

  • KVK nummer
  • Organisatie-Identificatienummer

Daarnaast moet er met de contactpersoon waarnaar je de e-factuur verstuurd zijn afgesproken dat je de factuur als e-factuur mag versturen. De e-factuur wordt vanuit SnelStart verstuurd over het Peppol-netwerk.

3. De e-factuur versturen

Het is alleen vanuit SnelStart Web mogelijk een e-factuur te versturen via het Peppol-netwerk naar andere ondernemingen en overheden (zie de OIN-lijst van de overheid voor een overzicht). Dit kan alleen als de ontvanger ook is aangesloten op dit netwerk. Wanneer dit niet het geval is kan de factuur alsnog per e-mail worden verstuurd als PDF en/of UBL.

Open de online administratie. Ga naar Facturen → Nieuwe factuur. Kies de klant die een e-factuur moet krijgen en maak op de gebruikelijke wijze de factuur. Kies bij stap 4 voor de optie als e-factuur. Als er nog geen koppeling met het Peppol-netwerk is dan wordt deze nu gemaakt aan de hand van het KVK-nummer. Klik vervolgens op Versturen.

4. De status van de e-factuur controleren

In het factuuroverzicht zal de factuur de status krijgen: e-factuur onderweg. Vervolgens krijgt de factuur, net als de andere facturen, een vervalstatus. Wanneer deze wordt opengeklapt voor meer details zal die een extra labeltje hebben: E-factuur afgeleverd.

5. E-factuur versturen middels een koppeling

Wanneer je bijvoorbeeld werkt in SnelStart 12 en je wilt je factuur toch als e-factuur versturen dan is dat mogelijk via een koppeling. Koppel met het platform van Simplerinvoicing. Deze dienst wordt door diverse partijen aangeboden. Een account bij één van deze partijen is noodzakelijk. Je stuurt je PDF-factuur en UBL-bestand vanuit SnelStart naar een speciaal e-mailadres en vervolgens worden door deze partij via het SI-netwerk aangeboden bij de overheid.
Deze methode gaat buiten SnelStart om. Neem hierover contact op met één van de software partners.